Configurar uma política de arquivo morto e exclusão para caixas de correio na sua organização do Office 365

Importante :  Este artigo foi traduzido por um sistema de tradução automática, leia o aviso de isenção de responsabilidade. Para sua referência, veja a versão em inglês deste artigo aqui.

Este artigo é destinado a administradores. Quer adicionar políticas de arquivo morto e retenção a itens na sua caixa de correio? Confira Atribuir uma política de retenção a mensagens de email | Políticas de arquivo morto e retenção no Outlook na Web para empresas

No Office 365, é possível criar uma política de arquivo morto e exclusão que move itens automaticamente para a caixa de correio de arquivo morto de um usuário e exclui itens automaticamente da caixa de correio. Para fazer isso, basta criar uma política de retenção que seja atribuída a caixas de correio, mova itens para a caixa de correio de arquivo morto de um usuário após um determinado período de tempo e também exclua itens da caixa de correio depois que eles atingem um determinado limite de duração. As regras reais que determinam quais itens são movidos ou excluídos e quando isso acontece são chamadas de marcas de retenção. Marcas de retenção estão vinculadas a uma política de retenção que, por sua vez, é atribuída à caixa de correio de um usuário. Uma marca de retenção aplica configurações de retenção a mensagens individuais e pastas na caixa de correio de um usuário. Ela define por quanto tempo uma mensagem fica na caixa de correio e qual ação é realizada quando essa mensagem atinge a duração para retenção especificada. Quando uma mensagem atinge sua duração para retenção, ela é movida para a caixa de correio de arquivo morto do usuário ou é excluída.

As etapas neste tópico configurarão uma política de arquivo morto e retenção para uma organização fictícia denominada Alpine House. A configuração dessa política inclui as seguintes tarefas:

  • Habilitar uma caixa de correio de arquivo morto para cada usuário na organização. Isso aumenta o armazenamento da caixa de correio para os usuários e é um processo necessário para que uma política de retenção possa mover itens para a caixa de correio de arquivo morto. O processo também permite que o usuário armazene informações, movendo itens para a caixa de correio de arquivo morto dele.

  • Criar três marcas de retenção personalizadas que:

    • Movam automaticamente os itens com mais de três anos para a caixa de correio de arquivo morto do usuário. Mover itens para a caixa de correio de arquivo morto libera espaço na caixa de correio principal do usuário.

    • Excluam automaticamente os itens com mais de cinco anos da pasta Itens Excluídos. Isso também libera espaço na caixa de correio principal do usuário. O usuário terá a oportunidade de recuperar esses itens, se necessário. Veja mais detalhes na nota de rodapé da seção Mais informações.

    • Excluam itens automaticamente (e permanentemente) com mais de sete anos, tanto da caixa de correio principal quanto da caixa de correio de arquivo morto. Devido a normas de conformidade, algumas organizações são obrigadas a guardar emails por um determinado período de tempo. Terminado esse período, uma organização pode querer remover permanentemente esses itens das caixas de correio dos usuários.

  • Criar uma nova política de retenção e adicionar as novas tags de retenção personalizadas a ela. Além disso, você também adicionará marcas de retenção internas à nova política de retenção. Isso inclui marcas pessoais que os usuários podem atribuir a itens nas próprias caixas de correio. Você também adicionará uma marca de retenção que move os itens da pasta Itens Recuperáveis na caixa de correio principal do usuário para a pasta Itens Recuperáveis na caixa de correio de arquivo morto do mesmo usuário. Isso ajuda a liberar espaço na pasta Itens Recuperáveis do usuário quando a caixa de correio dele é colocada em espera.

Siga algumas etapas deste artigo ou todas elas para configurar uma política de arquivo morto e exclusão para caixas de correio na sua própria organização. É recomendável testar esse processo em algumas caixas de correio antes de implementá-lo em todas as caixas de correio da organização.

Antes de começar

  • Você precisa ser um administrador global na sua organização do Office 365 para realizar as etapas deste tópico.

  • Quando você cria uma nova conta de usuário no Office 365 e atribui ao usuário uma licença do Exchange Online, uma caixa de correio é automaticamente criada para ele. Quando a caixa de correio é criada, ela recebe automaticamente uma política de retenção padrão, denominada Política de MRM Padrão. Neste artigo, você criará uma nova política de retenção e a atribuirá a caixas de correio de usuários, substituindo a política de MRM Padrão. Uma caixa de correio pode ter apenas uma política de retenção atribuída a ela por vez.

  • Saiba mais sobre marcas de retenção e políticas de retenção no Exchange Online em Marcas de retenção e políticas de retenção.

A primeira etapa é habilitar a caixa de correio de arquivo morto para cada usuário da organização. A caixa de correio de arquivo morto do usuário deve ser habilitada para que uma marca de retenção com uma ação de retenção "Mover para Arquivo Morto" possa mover o item após o término do período de retenção.

Observação : É possível habilitar caixas de correio de arquivo morto a qualquer momento, com a condição de que elas sejam habilitadas antes da conclusão desse processo. Se uma caixa de correio de arquivo morto não estiver habilitada, nenhuma ação será realizada para os itens que tiverem uma política de arquivo morto atribuída a eles.

  1. Acesse https://protection.office.com.

  2. Entrar no Office 365 usando sua conta de administrador global.

    O Centro de Conformidade e Segurança é exibida.

    Home page do Centro de Conformidade e Segurança do Office 365
  3. No Centro de Conformidade e Segurança, vá para Gestão de dados > arquivo morto.

    É exibida uma lista das caixas de correio na organização, indicando se a caixa de correio de arquivo morto está habilitada ou desabilitada.

  4. Para selecionar todas as caixas de correio, clique na primeira da lista, mantenha pressionada a tecla Shift e clique na última da lista.

    Dica : Esta etapa supõe que nenhuma caixa de correio de arquivo morto está habilitada. Se você tiver alguma caixa de correio com arquivo morto habilitado, mantenha pressionada a tecla Ctrl e clique em cada caixa de correio que tenha uma caixa de correio de arquivo morto desabilitada. Outra opção é clicar no cabeçalho de coluna Caixa de correio de arquivo morto para classificar as linhas com base no status das caixas de correio de arquivo morto (habilitada ou desabilitada), facilitando assim a seleção.

  5. No painel de detalhes, em Edição em Massa, clique em Habilitar.

    É exibido um aviso dizendo que itens que são mais antigos do que dois anos serão movidos para a nova caixa de correio de arquivamento. Isso acontece porque a política de retenção padrão que atribuiu uma nova caixa de correio do usuário quando ele é criado tem uma marca de política padrão de arquivamento que tem uma duração de retenção de 2 anos. A marca de política padrão de arquivamento personalizado que você deseja criar na etapa 2 tem uma duração de retenção de 3 anos. Isso significa que os itens que estão 3 anos ou mais antigas serão movidos para a caixa de correio de arquivamento.

  6. Clique em Sim para fechar a mensagem de aviso e iniciar o processo para habilitar a caixa de correio de arquivo morto para cada caixa de correio selecionada.

  7. Quando o processo terminar, clique em Atualizar atualizar para atualizar a lista na página Arquivo Morto.

    A caixa de correio de arquivo morto está habilitada para todos os usuários da organização.

    A lista de caixas de correio com a caixa de correio de arquivo morto habilitada
  8. Deixe o Centro de Conformidade e Segurança aberta. Você vai usá-lo na próxima etapa.

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Nesta etapa, você criará as três marcas de retenção personalizadas que foram descritas anteriormente.

  • Alpine House – 3 anos – Mover para Arquivo Morto (política de arquivo morto personalizada)

  • Alpine House – 7 anos – Excluir Permanentemente (política de exclusão personalizada)

  • Alpine House – Itens excluídos – 5 anos – Excluir e Permitir Recuperação (marca personalizada para a pasta Itens Excluídos)

Para criar novas marcas de retenção, você usará o Centro de administração do Exchange (EAC) em sua organização de Exchange Online.

  1. No Centro de Conformidade e Segurança, clique o inicializador de aplicativo Botão do inicializador de aplicativos no canto superior esquerdo e, em seguida, clique no bloco do administrador.

  2. No painel de navegação esquerdo da Centro de administração do Office 365, clique em centros de administração e, em seguida, clique em Exchange.

    A captura de tela mostra o Centro de administração do Office 365 com a opção Centros de administração expandida e o Exchange selecionado.
  3. No EAC, vá para gerenciamento de conformidade > marcas de retenção

    É exibida uma lista das marcas de retenção da organização.

Criar uma marca de política padrão de arquivo morto personalizada

Primeiro, você criará uma DPT (marca de política padrão) de arquivo morto personalizada que moverá os itens para a caixa de correio de arquivo morto depois de três anos.

  1. Na página Marcas de retenção, clique em Nova marca Ícone Novo e selecione aplicada automaticamente a uma caixa de correio inteira (padrão).

  2. Na página Nova marca aplicada automaticamente a uma caixa de correio inteira (padrão), preencha os campos a seguir:

    Configurações para criar uma nova marca de política de arquivo morto padrão
    1. Nome   Digite um nome para a nova marca de retenção.

    2. Ação de retenção    Selecione Mover para Arquivo Morto para mover os itens para a caixa de correio de arquivo morto quando o período de retenção expirar.   

    3. Período de retenção   Selecione Quando um item atingir a seguinte idade (em dias) e insira a duração do período de retenção. Para esse cenário, os itens serão movidos para a caixa de correio de arquivo morto depois de 1.095 dias (três anos).

    4. Comentário   (Opcional) Digite um comentário que explique o objetivo da marca de retenção personalizada.

  3. Clique em Salvar para criar a DPT de arquivo morto personalizada.

    A nova DPT de arquivo morto é exibida na lista de marcas de retenção.

Criar uma marca de política padrão de exclusão personalizada

Em seguida, você criará outra DPT personalizada, mas esta será uma política de exclusão que exclui os itens permanentemente depois de sete anos.

  1. Na página Marcas de retenção, clique em Nova marca Ícone Novo e selecione aplicada automaticamente a uma caixa de correio inteira (padrão).

  2. Na página Nova marca aplicada automaticamente a uma caixa de correio inteira (padrão), preencha os campos a seguir:

    Configurações para criar uma nova marca de política de exclusão padrão
    1. Nome   Digite um nome para a nova marca de retenção.

    2. Ação de retenção    Selecione Excluir Permanentemente para limpar os itens da caixa de correio quando o período de retenção expirar.   

    3. Período de retenção   Selecione Quando um item atingir a seguinte idade (em dias) e insira a duração do período de retenção. Para esse cenário, os itens serão limpos depois de 2.555 dias (sete anos).

    4. Comentário   (Opcional) Digite um comentário que explique o objetivo da marca de retenção personalizada.

  3. Clique em Salvar para criar a DPT de exclusão personalizada.

    A nova DPT de exclusão é exibida na lista de marcas de retenção.

Criar uma marca de política de retenção personalizada para a pasta Itens Excluídos

A última marca de retenção que você criará é uma RPT (marca de política de retenção) personalizada para a pasta Itens Excluídos. Essa marca excluirá os itens da pasta Itens Excluídos depois de cinco anos e fornece um período de recuperação quando os usuários podem usar a ferramenta Recuperar Itens Excluídos para recuperar um item.

  1. Na página Marcas de retenção, clique em Nova marca Ícone Novo e selecione aplicada automaticamente a uma pasta padrão.

  2. Na página Nova marca aplicada automaticamente a uma pasta padrão, preencha os campos a seguir:

    Configurações para criar uma nova marca de política de retenção para a pasta Itens Excluídos
    1. Nome   Digite um nome para a nova marca de retenção.

    2. Aplicar esta marca à seguinte pasta padrão:    Na lista suspensa, selecione Itens Excluídos.

    3. Ação de retenção    Selecione Excluir e Permitir Recuperação para excluir os itens quando o período de retenção expirar, mas permitir que os usuários recuperem um item excluído dentro do período de retenção de itens excluídos (que, por padrão, é de 14 dias).  

    4. Período de retenção   Selecione Quando um item atingir a seguinte idade (em dias) e depois insira a duração do período de retenção. Para esse cenário, os itens serão excluídos depois de 1.825 dias (cinco anos).

    5. Comentário   (Opcional) Digite um comentário que explique o objetivo da marca de retenção personalizada.

  3. Clique em Salvar para criar a RPT personalizada para a pasta Itens Excluídos.

    A nova RPT é exibida na lista de marcas de retenção.

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Depois de criar as marcas de retenção personalizada, a próxima etapa é criar uma nova política de retenção e adicionar as marcas de retenção. Você vai adicionar as três marcas de retenção personalizada que você criou na etapa 2 e as marcas internas que foram mencionadas na primeira seção. Na etapa 4, você deverá atribuir essa nova política de retenção para caixas de correio do usuário.

  1. No EAC, vá para gerenciamento de conformidade > políticas de retenção.

  2. Na página políticas de retenção, clique em novo Ícone Novo .

  3. Na caixa Nome, digite um nome para a nova política de retenção, por exemplo, Alpine House – Política de Arquivo Morto e Exclusão.

  4. Em Marcas de retenção, clique em Adicionar Ícone Novo .

    É exibida uma lista das marcas de retenção em sua organização. Observe as marcas personalizadas que você criou na etapa 2 são exibidas.

  5. Adicione as 9 marcas de retenção que são realçadas na seguinte captura de tela (essas marcas são descritas mais detalhadamente na seção mais informações ). Para adicionar uma marca de retenção, selecione-o e clique em Adicionar.

    Adicionar marcas de retenção à nova política de retenção

    Dica : Para selecionar várias marcas de retenção, mantenha pressionada a tecla Ctrl e clique em cada marca.

  6. Depois de adicionar as marcas de retenção, clique em OK.

  7. Na página Nova política de retenção, clique em Salvar para criar a nova política.

    A nova política de retenção é exibida na lista. Selecione-a para exibir as marcas de retenção vinculadas a ela no painel de detalhes.

    A nova política de retenção e a lista de marcas de retenção vinculadas

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Quando uma nova caixa de correio é criada, uma política de retenção denominada diretiva de MRM padrão é atribuída a ela por padrão. Nesta etapa, você vai substituir esta política de retenção (porque uma caixa de correio pode ter apenas uma política de retenção atribuída) atribuindo a nova política de retenção que você criou na etapa 3 para as caixas de correio de usuário de sua organização. Esta etapa supõe que você vai atribua a nova política para todas as caixas de correio em sua organização.

  1. No EAC, vá até destinatários > caixas de correio.

    Uma lista de todas as caixas de correio de usuário de sua organização é exibida.

  2. Para selecionar todas as caixas de correio, clique na primeira da lista, mantenha pressionada a tecla Shift e clique na última da lista.

  3. No painel de detalhes no lado direito da EAC, em Edição em massa, clique em mais opções.

  4. Política de retenção, clique em Atualizar.

  5. Na página em massa atribuir política de retenção, na lista suspensa Selecione a política de retenção, selecione a política de retenção que você criou na etapa 3; Por exemplo, Digite normalmente arquivamento de casa e política de retenção.

  6. Clique em Salvar para salvar a nova atribuição de política de retenção.

  7. Para verificar que a nova política de retenção foi atribuída a caixas de correio, você pode fazer o seguinte: selecione uma caixa de correio na página caixas de correio e clique em Editar.

    1. Selecione uma caixa de correio na página caixas de correio e clique em Editar Editar .

    2. Na página de propriedades da caixa de correio para o usuário selecionado, clique em recursos de caixa de correio.

      O nome da nova política atribuída à caixa de correio é exibido na lista suspensa de política de retenção.

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Depois de aplicar a nova política de retenção para caixas de correio na etapa 4, pode levar até 7 dias no Exchange Online para as novas configurações de retenção a serem aplicadas às caixas de correio. Isso ocorre porque um processo chamado as caixas de correio de processos Assistente de pasta gerenciada uma vez a cada 7 dias. Em vez de esperar o Assistente de pasta gerenciada executar, você pode forçar isso aconteça, execute o cmdlet Start-ManagedFolderAssistant no Exchange Online PowerShell.

O que acontece quando você executa o Assistente de Pastas Gerenciadas? Ele aplica as configurações na política de retenção, inspecionando os itens na caixa de correio e determinando se eles estão sujeitos à retenção. Em seguida, ele marca os itens sujeitos à retenção com a marca de retenção apropriada e realiza a ação de retenção especificada para os itens após a duração para retenção.

Estas são as etapas para conectar-se a Exchange Online PowerShell e, em seguida, executar o Assistente de pasta gerenciada em cada caixa de correio em sua organização.

  1. No computador local, abra o Windows PowerShell e execute o seguinte comando.

    $UserCredential = Get-Credential

    Na caixa de diálogo Solicitação de Credenciais do Windows PowerShell, digite o nome de usuário e senha da sua conta de administrador global do Office 365 e clique em OK.

  2. Execute o seguinte comando.

    $Session = New-PSSession –ConfigurationName Microsoft.Exchange –ConnectionUri https://outlook.office365.com/powershell-liveid/ -Credential $UserCredential –Authentication Basic -AllowRedirection
  3. Execute o seguinte comando.

    Import-PSSession $Session
  4. Para verificar se você está conectado à sua organização do Exchange Online, execute o seguinte comando para ver a lista de todas as caixas de correio da organização.

    Get-Mailbox

    Observação : Para saber mais ou solucionar problemas para se conectar à sua organização do Exchange Online, confira Conectar-se ao Exchange Online usando o PowerShell remoto.

  5. Execute os dois comandos a seguir para iniciar o Assistente de Pastas Gerenciadas para todas as caixas de correio dos usuários na organização.

    $Mailboxes = Get-Mailbox -ResultSize Unlimited -Filter {RecipientTypeDetails -eq "UserMailbox"}
    $Mailboxes.Identity | Start-ManagedFolderAssistant

Pronto! Você configurou uma política de arquivo morto e exclusão para a organização Alpine House.

Mais informações

  • Como é calculada a duração para retenção? A duração para retenção de itens de caixa de correio é calculada com base na data de entrega ou na data de criação de itens como mensagens de rascunho que não são enviadas, mas são criadas pelo usuário. Quando o Assistente de Pastas Gerenciadas processa itens em uma caixa de correio, ele carimba uma data de início e uma data de vencimento para todos os itens que possuem marcas de retenção com a ação Excluir e Permitir Recuperação ou Excluir Permanentemente. Itens com uma marca de arquivo morto são carimbados com uma data de movimentação.

  • A tabela a seguir fornece mais informações sobre cada marca de retenção que é adicionada à política de retenção personalizada criada de acordo com as etapas deste tópico.

    Marca de retenção

    Função da marca

    Interna ou personalizada?

    Tipo

    Alpine House – 3 anos – Mover para Arquivo Morto

    Move os itens com mais de 1.095 dias (três anos) para a caixa de correio de arquivo morto.

    Personalizado (consulte a etapa 2 )

    Marca de Política Padrão (arquivo morto): essa marca é aplicada automaticamente à caixa de correio inteira.

    Alpine House – 7 anos – Excluir Permanentemente

    Exclui permanentemente os itens na caixa de correio principal ou na caixa de correio de arquivo morto quando eles atingem sete anos.

    Personalizado (consulte a etapa 2 )

    Marca de Política Padrão (exclusão): essa marca é aplicada automaticamente à caixa de correio inteira.

    Alpine House – Itens excluídos – 5 anos – Excluir e Permitir Recuperação

    Exclui itens com mais de cinco anos da pasta Itens Excluídos. Os usuários podem recuperar esses itens até 14 dias após a exclusão.*

    Personalizado (consulte a etapa 2 )

    Marca de Política de Retenção (Itens excluídos): essa marca é automaticamente aplicada aos itens da pasta Itens Excluídos.

    Itens Recuperáveis – 14 dias – Mover para Arquivo Morto

    Move itens que estavam na pasta Itens Recuperáveis por 14 dias para a pasta Itens Recuperáveis na caixa de correio de arquivo morto.

    Interna

    Marca de Política de Retenção (Itens Recuperáveis): essa marca é automaticamente aplicada aos itens da pasta Itens Recuperáveis.

    Lixo Eletrônico

    Exclui permanentemente os itens que estiveram na pasta Lixo Eletrônico por 30 dias. Os usuários podem recuperar esses itens até 14 dias após a exclusão.*

    Interna

    Marca de Política de Retenção (Lixo Eletrônico): essa marca é automaticamente aplicada aos itens da pasta Lixo Eletrônico.

    1 Mês – Excluir

    Exclui permanentemente os itens com 30 dias. Os usuários podem recuperar esses itens até 14 dias após a exclusão.*

    Interna

    Pessoal: essa marca pode ser aplicada pelos usuários.

    1 Ano – Excluir

    Exclui permanentemente os itens com 365 dias. Os usuários podem recuperar esses itens até 14 dias após a exclusão.*

    Interna

    Pessoal: essa marca pode ser aplicada pelos usuários.

    Nunca Excluir

    Essa marca impede que os itens sejam excluídos por uma política de retenção.

    Interna

    Pessoal: essa marca pode ser aplicada pelos usuários.

    Pessoal – 1 ano – Mover para Arquivo Morto

    Move os itens na caixa de correio de arquivo morto depois de um ano.

    Interna

    Pessoal: essa marca pode ser aplicada pelos usuários.

    Observações : * Os usuários podem usar a ferramenta Recuperar Itens Excluídos no Outlook e no Outlook Web App para recuperar um item excluído dentro do período de retenção de itens excluídos que, por padrão, é de 14 dias no Exchange Online. Um administrador pode usar o Windows PowerShell para aumentar o período de retenção de itens excluídos para no máximo 30 dias. Confira mais informações em: 

  • Usar a marca de retenção Itens Recuperáveis – 14 dias – Mover para Arquivo Morto ajuda a liberar espaço de armazenamento na pasta Itens Recuperáveis da caixa de correio principal do usuário. Isso é útil quando a caixa de correio do usuário é colocada em espera, o que significa que nada será permanentemente excluído dela. Sem mover itens para a caixa de correio de arquivo morto, é possível que a cota de armazenamento da pasta Itens Recuperáveis na caixa de correio principal seja atingida. Saiba mais sobre esse problema e como evitá-lo em Aumente a cota da pasta Itens Recuperáveis para caixas de correio em espera.

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Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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