Configurar recursos de uma política de gerenciamento de informações

Importante :  Este artigo foi traduzido por um sistema de tradução automática, leia o aviso de isenção de responsabilidade. Para sua referência, veja a versão em inglês deste artigo aqui.

Os administradores de site podem ter acesso a todos ou parte dos seguintes recursos, dependendo de quais recursos de gerenciamento de informações foram habilitados na Administração Central. Você também pode ter recursos personalizados adicionais que foram criados especificamente para sua organização.

O que você deseja fazer?

Abra a página Editar política

Saiba mais sobre o recurso de política de etiqueta

Adicionar rótulos a uma política

Adicionar a uma política de auditoria de eventos

Adicionar códigos de barras a uma política

Adicionar recursos de retenção e expiração de item a uma política

Abrir a página Editar Política

Você pode acessar a página Editar política de uma política de conjunto de sites ou uma política que tenha sido adicionada a um tipo de conteúdo de site.

Abrir a página Editar Política para uma política de conjunto de sites

  1. Na home page do conjunto de sites, clique em Ações do Site, aponte para Definições do Site e, em seguida, clique em Modificar Todas as Definições do Site.

  2. Na página Configurações do Site, na seção Administração do conjunto de sites, clique em políticas de conjunto de sites.

  3. Selecione a política cujos recursos você deseja configurar.

Abrir a página Editar Política para uma política de tipo de conteúdo

  1. Na home page do conjunto de sites, clique em Ações do Site, aponte para Definições do Site e, em seguida, clique em Modificar Todas as Definições do Site.

  2. Na página Configurações do Site, na seção galerias, clique em tipos de conteúdo de Site.

  3. Selecione o tipo de conteúdo com o qual a política foi associada e, em seguida, clique em Configurações de política de gerenciamento de informações.

  4. Clique em definir uma política para abrir a página Editar política de tipo de conteúdo.

Início da página

Aprender sobre o recurso de política de rótulo

O recurso de política de rótulo permite que os administradores de sites criem rótulos uniformes para documentos do 2007 Microsoft Office system. Os rótulos são úteis para assegurar que as informações sobre as propriedades do documento sejam anexadas a um documento quando ele for impresso. As propriedades do item armazenadas em colunas, como nome do arquivo, autor, data de criação, status, nome do projeto e informações de agenda podem ser incluídas em um rótulo.

Por padrão, os rótulos são exibidos no cabeçalho do documento; No entanto, os usuários finais pode inserir um rótulo em qualquer lugar no documento, usando a guia Inserir em programas de 2007 Office release, como Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 e Microsoft Office PowerPoint 2007. Rótulos são aplicados a todos os documentos aos quais essa política é aplicada.

Os administradores de política podem determinar os seguintes atributos de rótulo:

  • Quais informações para incluir no rótulo, como metadados definidos no item colunas bem como texto embutido e formatação de caracteres. Rótulos podem conter até dez referências de coluna, cada um deles pode ter até 255 caracteres.

  • O formato do rótulo, incluindo sua altura e largura gerais, estilo, fonte e tamanho do texto, quebras de linha e tabulações. Por padrão, a altura do rótulo é 25,4 mm, mas pode ser definida de 6,35 mm a 50,8 cm. A largura do rótulo pode ter de 6,35 mm a 50,8 cm. O texto do rótulo é sempre centralizado verticalmente dentro da imagem do rótulo.

  • Se os programas do 2007 Office release solicitam que os usuários finais insiram um rótulo antes de salvar ou imprimir um documento, ou se o rótulo pode ser adicionado manualmente, a critério do usuário final. Os usuários também podem excluir um rótulo de um documento, se necessário.

  • Se o conteúdo do rótulo deve ser bloqueado quando é adicionado pela primeira vez a um documento, ou se ele pode ser atualizado à medida que as informações da coluna são alteradas. Os rótulos são bloqueados apenas quando todos os metadados requeridos estão presentes no rótulo.

Início da página

Adicionar rótulos a uma política

  1. Abra a página Editar política para a política ao qual você deseja adicionar rótulos.

  2. Na página Editar política, na seção rótulos, clique em Habilitar rótulos.

  3. Para assegurar que um rótulo será sempre adicionado a um documento, marque a caixa de seleção Avisar aos usuários para inserir um rótulo antes de salvar ou imprimir.

    Observação : Todas as configurações são aplicadas ao rótulo inteiro. Poderá ser necessário ajustar a formatação do texto ou o tamanho do rótulo para assegurar-se de que o texto seja exibido corretamente.

    Desmarque essa caixa de seleção se a política de rótulo for opcional e você deseja que os usuários finais insiram manualmente um rótulo em seus documentos.

  4. Para bloquear um rótulo de forma que ele não possa ser alterado, mesmo se as informações da coluna forem alteradas, marque a caixa de seleção Impedir alterações aos rótulos depois de adicionados.

    Para permitir alterações no rótulo quando as informações nas configurações da coluna forem alteradas, desmarque essa caixa de seleção.

  5. Na caixa Formato do Rótulo, digite o texto do rótulo como deseja que ele seja exibido.

    • Digite os nomes das colunas que você deseja exibir na ordem em que você deseja que elas apareçam no rótulo. Inclua os nomes de colunas entre chaves ({ }) como mostrado na página.

    • Se desejado, é possível digitar um identificador de coluna fora das chaves, como mostrado no exemplo na página.

    • Para adicionar uma quebra de linha a um rótulo, digite \n na caixa do rótulo onde deseja que a quebra de linha apareça.

    • Para adicionar uma tabulação, digite \t no campo do rótulo onde deseja que o texto seja recuado.

  6. Na seção Aparência, selecione a formatação de texto do rótulo. Use uma fonte e um estilo de fonte que estarão disponíveis nos computadores dos usuários finais. O tamanho da fonte também afetará a quantidade do texto que poderá ser exibida no rótulo.

  7. Na seção Tamanho do Rótulo, digite a altura e a largura do rótulo. Tanto a altura quanto a largura do rótulo podem ser de 6,35 mm a 50,8 cm. O texto do rótulo é sempre centralizado verticalmente dentro da imagem do rótulo.

  8. Clique em Atualizar para visualizar o conteúdo do rótulo.

    Certifique-se de que o texto caiba na altura e largura do rótulo especificados. Um texto que seja grande demais para o rótulo não será exibido.

    Observação : Os valores reais da coluna não serão exibidos na visualização.

  9. Clique em OK para aplicar o recurso de rótulo à política.

Resolução de problemas com rótulos

Para assegurar-se de que os rótulos sejam impressos corretamente, verifique o seguinte:

  • Todas as colunas listadas no formato do rótulo existem na biblioteca de documentos.

  • O conteúdo do rótulo não é maior que o comprimento do rótulo.

  • A formatação do texto (como estilo da fonte) é válida. Se os parâmetros de formatação forem inválidos ou fizerem referência a fontes que não existam no sistema do cliente, um rótulo será criado, mas usará os valores de formatação padrão.

Se alguns dos valores dos metadados atualmente requeridos para o rótulo ainda não estiverem preenchidos, será exibida uma caixa de diálogo de notificação informando aos usuários que parte dos metadados requeridos para o rótulo estão ausentes. Os usuários podem ir para o Painel de Informações do Documento para preencher os metadados que faltam.

Início da página

Adicionar auditoria de eventos a uma política

O recurso de auditoria da política de conjunto de sites permite que as empresas criem e analisem trilhas de auditoria para seus documentos, bem como para itens de listas não relacionadas a documentos, como listas de tarefas, listas de problemas, grupos de discussão e calendários. O recurso fornece um log de auditoria que registra eventos, como na ocasião em que o conteúdo é exibido, editado, publicado e assim por diante. Quando a auditoria estiver ativada em uma política, os administradores de política poderão exibir os dados auditados em relatórios de uso de política com base no Excel, que resumem o uso atual. Você pode revisar cada relatório para verificar quais informações estão sendo utilizadas na organização. Os relatórios do log de auditoria podem ajudar as organizações a verificar e documentar conformidade regulatória ou investigar preocupações em potencial.

O log de auditoria captura as seguintes informações:

  • Nome do evento.

  • Data e hora do evento.

  • Nome do sistema do usuário que executa a ação.

  • Abra a página Editar política para a política ao qual você deseja adicionar auditoria.

  • Na página Editar política, na seção de auditoria, marque a caixa de seleção Habilitar a auditoria e, em seguida, selecione as caixas de seleção ao lado de eventos que você deseja manter uma trilha de auditoria.

  • Clique em OK para aplicar o recurso de auditoria à política.

Quando auditoria está habilitada, serão listados no log de eventos relacionados a itens cobertos por essa política. Para exibir a auditoria logs, na página Configurações do Site, clique em relatórios de log de auditoria em, em seguida, selecione o relatório que você configurou.

Observação : A auditoria fornece informações sobre quando um item foi alterado, mas não os detalhes sobre o que foi alterado. Dessa forma, não deve ser considerada como uma ferramenta de controle de versão de documentos ou de backup.

Início da página

Adicionar códigos de barras a uma política

Os códigos de barras são especialmente úteis para o gerenciamento de registros físicos, porque fornecem uma forma de rastrear ativos não digitais, como documentos impressos, e itens físicos, como produtos, protótipos e hardware de computador. Diferentemente dos rótulos, os códigos de barras não exibem informações sobre o item, portanto informações confidenciais podem ser armazenadas online com segurança e associadas a uma cópia impressa ou a itens físicos sem divulgar as informações.

Quando os códigos de barras são habilitados como parte de uma política, eles são adicionados às propriedades do documento e exibidos na área de cabeçalho do documento ao qual o código de barras é aplicado. Como rótulos, códigos de barras também podem ser manualmente removidos de um documento.

Você pode especificar se os usuários devem ser solicitados a incluir o código de barras ao imprimir ou salvar um item, ou se o código de barras deve ser inserido manualmente com o uso da guia Inserir nos programas do 2007 Office release.

A política de código de barras usa o padrão Código 39. Cada imagem de código de barras contém um texto abaixo do símbolo de código de barras, representando o valor. Isso permite que os dados do código sejam utilizados mesmo quando o hardware de varredura não está disponível. Os usuários podem digitar manualmente o número do código de barras na caixa de pesquisa do Microsoft Office SharePoint Server 2007 para localizar o item em um site.

  1. Na página Editar política, na seção códigos de barras, marque a caixa de seleção Habilitar códigos de barras.

  2. Para solicitar que os usuários insiram esses códigos de barras nos documentos, marque a caixa de seleção Avisar usuários para inserir um código de barras antes de salvar ou imprimir.

  3. Clique em OK para aplicar o recurso de código de barras à política.

Início da página

Adicionar recursos de retenção e expiração de itens a uma política

Quando ativada, a política de expiração pesquisa o conjunto de sites para localizar os itens que excederam o período de retenção. O que acontece com esses itens depende de como o sistema foi configurado para manipular itens que excederam seu período de retenção. Por exemplo, os itens podem ser movidos para a lixeira, um fluxo de trabalho de expiração pode ser iniciado ou um processo personalizado pode ser executado.

A política de expiração é ativada pela definição de um período de retenção e de uma ação de expiração.

  1. Abra a página Editar política para a política ao qual você deseja definir item retenção e expiração.

  2. Na página Editar política, marque a caixa de seleção Ativar expiração estabelecer como descartar de conteúdo que é gerenciado por essa política.

  3. Selecione uma opção de período de retenção para especificar quando os documentos serão definidos para expirar. Isso também pode ser expresso em um fluxo de trabalho separado ou em uma fórmula de retenção personalizada.

    • Para definir a data de expiração com base em uma propriedade de data, clique em um período de tempo com base em Propriedades do item e selecione a ação e o período de tempo (dias, meses ou anos). Digite um número na caixa entre as listas para definir o período de tempo.

      Observações : 

      • Ao criar uma política como parte de um tipo de conteúdo, é possível selecionar qualquer propriedade de data definida nesse tipo de conteúdo para usar como um valor de expiração.

      • Essas opções estão disponíveis apenas ao criar uma política de conjunto de sites.

    • Para usar um fluxo de trabalho ou fórmula de retenção personalizada para determinar a expiração, clique em Definir por programação.

  4. Defina quais são as ações que devem ser executadas quando o documento expirar.

    • Para ativar uma ação predefinida (como excluir), clique em Executar esta ação e, em seguida, selecione uma ação na lista.

    • Para iniciar um fluxo de trabalho de expiração, clique em Iniciar este fluxo de trabalho e, em seguida, selecione o nome do fluxo de trabalho.

      Observação : Esse recurso estará disponível apenas se definir uma política para um tipo de conteúdo que já tenha um fluxo de trabalho associado a ele.

  5. Clique em OK para aplicar o recurso de expiração à política.

Início da página

Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

Expanda suas habilidades
Explore o treinamento
Obtenha novos recursos primeiro
Ingressar no Office Insider

Essas informações foram úteis?

Obrigado por seus comentários!

Agradecemos pelos seus comentários! Parece que pode ser útil conectar você a um de nossos agentes de suporte do Office.

×