Configurar o compartilhamento e o armazenamento de arquivos do Office 365

Colaboradores: Tom Werner Diane Faigel

Uma das melhores maneiras de configurar o compartilhamento e o armazenamento de arquivos para a sua empresa é usar o OneDrive for Business e um site de equipe do Office 365 em conjunto. Isso é ideal se você tem uma empresa pequena com poucos funcionários.

O Office 365 inclui um site de equipe básico para você começar. Você pode começar imediatamente a armazenar arquivos no OneDrive for Business e colaborar em arquivos no seu site de equipe.

Onde armazenar documentos no Office 365

  • O OneDrive for Business foi projetado para uso individual, com compartilhamento ocasional de arquivos. O OneDrive for Business é ideal para armazenar arquivos dos quais você é proprietário.

  • Um site de equipe do Office 365 é projetado para compartilhamento e colaboração regulares em arquivos. Um site de equipe é ideal para armazenar arquivos que têm propriedades compartilhadas, ou seja, em que toda a equipe ou várias pessoas possuem os arquivos e podem colaborar neles.

Tanto o OneDrive for Business quanto os sites de equipe oferecem acesso em praticamente qualquer lugar a você e aos seus funcionários.

Um diagrama de como você pode usar dois tipos de armazenamento: Sites do OneDrive ou de Equipe

Veja as recomendações sobre o que deve ser armazenado em cada local quando você usa o OneDrive for Business e os sites de equipe do Office 365 em conjunto:

Local de armazenamento

Para que serve

O que armazenar aqui

OneDrive for Business

Armazenar conteúdo no OneDrive for Business é como armazenar arquivos no seu computador. Nenhuma pessoa poderá acessá-los com facilidade.

É ideal para armazenar arquivos de negócios nos quais você tem trabalhado sozinho.

Arquivos de negócios nos quais outros membros da equipe não precisarão colaborar ou acessar regularmente.

Site de equipe do Office 365

Um site de equipe do Office 365 é como um site, mas, por padrão, não é público. O site só pode ser acessado pelas pessoas às quais você der permissões.

É ideal para compartilhar e colaborar em arquivos.

Documentos compartilhados que todos os funcionários podem acessar e colaborar. Por exemplo, colaborar em uma apresentação do PowerPoint, armazenar planos de equipe que todos podem atualizar ou publicar agendas de reuniões.

Subsite de equipe do Office 365

Um subsite de equipe do Office 365 é como uma seção separada em seu site de equipe com aparência ou permissões exclusivas para o acesso.

É ideal para compartilhar e colaborar em arquivos com clientes ou parceiros de fora de sua empresa.

Também é ideal para armazenar arquivos que você deseja manter privados, os quais o restante das pessoas em sua empresa que têm acesso ao site de equipe não podem ver. Você pode configurar um subsite para que somente você (e, se necessário, mais uma ou duas pessoas) possa acessá-lo.

Saiba como criar um subsite de equipe.

Arquivos que você deseja compartilhar com pessoas de fora de sua empresa.

Arquivos que você deseja manter privados, os quais outras pessoas em sua empresa não podem ver. Por exemplo, você talvez queira armazenar informações pessoais e financeiras aqui.

Conjuntos de sites do Office 365

Armazenamento e compartilhamento de arquivos, mas o conjunto de sites é totalmente separado de seu site de equipe existente.

Um novo conjunto de sites do Office 365 tem seu próprio endereço e permissões. Ele pode ser usado para colaboração interna ou externa.

Grandes empresas usam conjuntos de sites da mesma forma que as pequenas empresas usam os subsites. Uma pequena empresa com necessidades de segurança avançada e fortes habilidades técnicas também pode querer criar um conjunto de sites.

Armazene as mesmas informações compartilhadas em um conjunto de sites como faria em um site de equipe e um subsite.

Vídeo: Migrar seus arquivos para a nuvem

Assista a este vídeo para ver como você pode começar a armazenar seus documentos na nuvem rapidamente. Vá para as etapas.

Seu navegador não oferece suporte a vídeo. Instale o Microsoft Silverlight, o Adobe Flash Player ou o Internet Explorer 9.

Etapas: comece a usar o OneDrive for Business e seu site de equipe para armazenamento de arquivos e colaboração online

Tempo estimado para conclusão: 5–10 minutos

Todas as pessoas em sua empresa que tenham o Office 365 receberão o armazenamento em nuvem do OneDrive for Business. Informe-as de que os arquivos relacionados a negócios deverão ser armazenados aqui se elas forem as únicas pessoas que precisam usar os arquivos. Por exemplo, é possível armazenar um rascunho de proposta, suas anotações de reunião ou uma demonstração que será apresentada.

Também é importante informar aos funcionários para que compartilhem as pastas do OneDrive for Business com você e com os colegas de trabalho. Se os funcionários ficarem doentes ou saírem da empresa, será difícil acessar os arquivos armazenados no OneDrive for Business. Porém, se as pastas do OneDrive for Business forem compartilhadas, você sempre terá acesso aos arquivos, se necessário.

Veja como cada membro da equipe acessa o OneDrive for Business e compartilha a pasta.

  1. Vá até https://portal.office.com para entrar.

  2. Digite seu nome de usuário e senha e selecione Entrar.

  3. Na home page do Office 365, escolha OneDrive.

    .

  4. No OneDrive for Business, se você já tiver uma pasta Compartilhado com Todos, abra-a. Esse é o local onde os membros da equipe devem armazenar seus próprios documentos relacionados a negócios no OneDrive for Business. Escolha Compartilhar e vá para a próxima etapa.

    Ou, se você ainda não tiver essa pasta, escolha Nova para criar uma nova pasta. Nomeie a pasta como Compartilhado com Todos e escolha Convidar Pessoas. Se você não vir a opção Convidar Pessoas, clique em Criar e, em seguida, clique com o botão direito do mouse na nova pasta e clique em Compartilhar.

    Escolha a pasta Compartilhado com Todos no OneDrive

  5. Na caixa Convidar Pessoas, digite os nomes ou endereços de email dos membros da equipe que você deseja que tenham acesso à pasta. Você pode incluir seu próprio endereço de email para obter uma cópia do email que será enviado para as pessoas às quais você concedeu acesso.

    A caixa de diálogo para listar os endereços de email das pessoas com as quais você deseja compartilhar sua pasta do OneDrive for Business.

  6. Selecione uma configuração de permissão para a pasta como Pode editar ou Pode exibir.

  7. Digite uma mensagem a ser incluída no email que será enviado para as pessoas convidadas para que elas saibam que o email inclui um link para os arquivos compartilhados de negócios. Escolha Criar. O email é imediatamente enviado para as pessoas que você convidar.

    Veja a aparência do email quando ele for enviado. Isso inclui um link para a pasta Compartilhado com Todos, localizada na parte inferior, para que eles possam acessá-la.

    Abra o email e clique em Abrir o site.

Tempo estimado para conclusão: 5–10 minutos

O Office 365 inclui um site de equipe básico com alguns recursos para ajudá-lo a começar. Somente as pessoas em sua empresa podem acessar esse site interno.

Veja como obter seu site de equipe:

  1. Enquanto ainda estiver conectado ao Office 365, no canto superior esquerdo da página, escolha o inicializador de aplicativos Ícone do inicializador de aplicativos do Office 365 e, em seguida, escolha Sites.

    No canto superior direito da página, escolha o inicializador de aplicativos e, em seguida, escolha Sites.

  2. Na página Sites, escolha Site de Equipe.

    Para acessar seus sites de equipe, clique em Sites e, em seguida, em Sites de Equipe.

Você verá a home page do site interno de sua equipe com um título padrão de <nome de sua empresa> Site de Equipe. Esta home page inclui:

  • Blocos de recursos para ajudá-lo a começar a personalizar seu site de equipe.

  • Links no canto esquerdo para navegar para outras áreas do site de equipe.

  • Uma biblioteca de documentos para que você possa começar a armazenar e compartilhar arquivos com sua equipe.

A página inicial dos Sites de Equipe inclui blocos para recursos frequentemente usados para personalizar seu site.

Tempo estimado para conclusão: 20–30 minutos para os primeiros arquivos

Para ajudá-lo a começar a armazenar e compartilhar arquivos rapidamente, seu site de equipe traz um local para armazenar arquivos. Ele é chamado de Biblioteca de documentos.

Estas são as etapas:

  1. Na home page do seu site de equipe, escolha Documentos no menu de navegação à esquerda. Isso levará você à sua Biblioteca de documentos.

    Escolha a biblioteca de Documentos no menu à esquerda

  2. Enquanto ainda estiver conectado ao Office 365, abra o Explorador de Arquivos na barra Iniciar ou em outro local.

    Abra o Explorador de Arquivos na barra Iniciar ou em outro local.

  3. Acesse os arquivos que você deseja carregar para seu site de equipe.

    Escolha Procurar para navegar até o arquivo do seu computador que você deseja carregar para o site de equipe.

  4. Selecione os arquivos que você deseja carregar para seu site de equipe e arraste-os para a biblioteca de Documentos.

    Exemplo de um arquivo carregado para a biblioteca de Documentos em seu site de equipe.

    Quando terminar, os arquivos serão armazenados em seu site de equipe e em seu computador.

    Uma imagem da biblioteca de Documentos após carregar arquivos para lá.

    Você pode excluir os arquivos de seu computador. Na próxima etapa, Etapa 4: Sincronizar arquivos online com sua área de trabalho, você criará um novo local para esses arquivos em seu computador.

    Se você tiver muitos arquivos ou arquivos grandes para carregar para seu site de equipe, leia estas dicas sobre Como carregar arquivos grandes ou muitos arquivos para uma biblioteca.

    Se precisar de mais espaço de armazenamento, confira Alterar o espaço de armazenamento de sua assinatura.

Tempo estimado para conclusão: 20–30 minutos para os primeiros arquivos

Agora que você já tem arquivos no site de equipe, é possível configurá-los para sincronizar com seu PC ou Mac. Dessa forma, você pode trabalhar neles no PC ou Mac, em vez de trabalhar no Internet Explorer, Chrome ou outro navegador. Também é útil ter uma versão dos arquivos sincronizados no seu computador para situações em que você precisa de um arquivo e não tem acesso à Internet.

Após configurar os arquivos para sincronizar com seu computador, quando você estiver conectado à Internet, eles serão sincronizados automaticamente a cada 10 minutos.

Veja aqui como sincronizar os arquivos que estão no site de equipe com sua área de trabalho:

  1. Na home page do site de equipe, escolha Documentos no menu de navegação à esquerda. Você não pode configurar a sincronização na home page, é necessário abrir a biblioteca no menu de navegação.

    Dica : Durante a sincronização de arquivos em seu site de equipe, você sincroniza cada biblioteca de documentos no site e não o site inteiro.

    Escolha a biblioteca de Documentos no menu à esquerda

  2. Na Biblioteca de documentos, selecione Sincronizar. Ou selecione os arquivos individuais que você deseja sincronizar.

    Selecione o arquivo e, em seguida, escolha sincronizar.
  3. Na caixa OneDrive for Business, escolha Sincronizar agora. O OneDrive for Business é o processo que realiza a sincronização.

    Escolha o botão Sincronizar agora para iniciar a sincronização de arquivos do site de equipe para sua área de trabalho.
  4. Se você receber uma solicitação de segurança em seguida, escolha Permitir. Se você receber uma solicitação para inserir suas credenciais do Office 365, insira sua ID de usuário do Office 365 e senha. Quando o processo de sincronização iniciar, você verá essa caixa de diálogo:

    Você verá uma imagem da caixa de diálogo quando a sincronização começar.
  5. Escolha Mostrar meus arquivos para ver seus documentos no Windows Explorer. Você pode ver os arquivos no computador em sua pasta do SharePoint. A pequena marca de seleção verde ao lado do arquivo indica que ele está atualizado e foi sincronizado com a versão no site de equipe.

    Use o Explorador de Arquivos para navegar até o arquivo sincronizado em sua área de trabalho. O arquivo está na pasta do SharePoint.

    Observações : 

    • Quando você sincroniza arquivos no OneDrive for Business, eles ficam na pasta do OneDrive for Business na sua área de trabalho.

    • Uma captura de tela da aparência do Explorador de Arquivos após sincronizar um arquivo do OneDrive for Business na sua área de trabalho

  6. Acesse a pasta do SharePoint e abra o arquivo. Faça uma alteração e, em seguida, escolha Salvar. Se você estiver conectado à Internet, na parte inferior da tela verá Carregando para o SharePoint, indicando que o arquivo está sendo salvo em seu site de equipe. Ele, simultaneamente, também é salvo na pasta do SharePoint em sua área de trabalho. Tente novamente se você receber a mensagem "Falha ao carregar". Às vezes, uma conexão de Internet inconsistente pode interromper o salvamento.

    Uma imagem da mensagem de status que você recebe quando um arquivo é salvo em seu site de equipe.

    Parabéns! Você concluiu a configuração do armazenamento de arquivos e da colaboração online para sua organização.

Práticas recomendadas para compartilhamento e armazenamento de arquivos

  • Pequenas entidades sem fins lucrativos: crie um site de equipe do Office 365 para armazenar documentos compartilhados para que as informações fiquem centralmente localizadas e arquivadas. Dessa forma, as informações não são perdidas durante transições de funcionários, por exemplo, para outro diretor. Crie um subsite de equipe do Office 365 privado para armazenar arquivos que você deseja manter privados do restante da equipe, como documentos financeiros e dos funcionários.

  • Empresa individual: use o OneDrive for Business para armazenar seus próprios arquivos e compartilhá-los com clientes caso a caso.

  • Copropriedades: se você for o coproprietário da empresa, ainda poderá usar seu OneDrive for Business, mas será necessário compartilhar seus arquivos diretamente com o outro proprietário e vice-versa.

  • Empresas com clientes ou parceiros externos que precisam de acesso a arquivos: use os subsites de equipe do Office 365 para armazenar e compartilhar documentos destinados a um cliente específico. Como o acesso ao subsite é específico para determinados clientes e limitado ao subsite, você não precisa se preocupar se um cliente acidentalmente tiver acesso a informações destinadas a outro cliente.

Ao armazenar um arquivo no OneDrive for Business, ele ficará acessível somente para você se não o compartilhar com outras pessoas. Ao compartilhar arquivos, você poderá escolher compartilhar com pessoas individualmente ou com todas. Você também pode criar pastas separadas no OneDrive para finalidades diferentes, como projetos públicos, pessoais ou individuais. Cada pasta pode ser compartilhada com pessoas ou grupos diferentes, ou não.

Para saber mais sobre compartilhamento, confira também Compartilhar arquivos e pastas no OneDrive for Business.

Para ver quanto espaço de armazenamento você tem no OneDrive for Business, confira Gerenciar seu armazenamento do OneDrive for Business.

Embora você possa carregar arquivos de praticamente qualquer formato, alguns arquivos não são permitidos por dois motivos: segurança e caracteres inválidos nos nomes de arquivo. As políticas de segurança do OneDrive for Business bloqueiam determinados tipos de arquivos e um pequeno conjunto de caracteres. Para saber mais sobre quais formatos de arquivo e caracteres inválidos não são permitidos, confira Caracteres e tipos de arquivos inválidos no OneDrive for Business.

Próximas etapas

Estamos aqui para ajudar!

Se você for um administrador do Office 365, poderá chamar nosso atendimento ao cliente gratuitamente a qualquer hora.

Este artigo foi atualizado pela última vez em 22 de março de 2017 por causa de seus comentários.

Deixe suas dúvidas e sugestões na caixa de comentários abaixo para a nossa equipe tratá-las em atualizações futuras deste artigo.

Expanda suas habilidades
Explore o treinamento
Obtenha novos recursos primeiro
Ingressar no Office Insider

Essas informações foram úteis?

Obrigado por seus comentários!

Agradecemos pelos seus comentários! Parece que pode ser útil conectar você a um de nossos agentes de suporte do Office.

×