Configurar o compartilhamento e o armazenamento de arquivos do Office 365

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Última atualização 2 de abril de 2018

Uma das melhores maneiras de configurar o compartilhamento e o armazenamento de arquivos para a sua empresa é usar o OneDrive for Business e um site de equipe do Office 365 em conjunto. Isso é ideal se você tem uma empresa pequena com poucos funcionários.

O Office 365 inclui um site de equipe básico para você começar. Você pode começar imediatamente a armazenar arquivos no OneDrive for Business e colaborar em arquivos no seu site de equipe.

Onde armazenar documentos no Office 365

  • O OneDrive for Business foi projetado para uso individual, com compartilhamento ocasional de arquivos. O OneDrive for Business é ideal para armazenar arquivos dos quais você é proprietário.

  • Um site de equipe do Office 365 é projetado para compartilhamento e colaboração regulares em arquivos. Um site de equipe é ideal para armazenar arquivos que têm propriedades compartilhadas, ou seja, em que toda a equipe ou várias pessoas possuem os arquivos e podem colaborar neles.

Tanto o OneDrive for Business quanto os sites de equipe oferecem acesso em praticamente qualquer lugar a você e aos seus funcionários.

Um diagrama de como você pode usar dois tipos de armazenamento: Sites do OneDrive ou de Equipe

Veja as recomendações sobre o que deve ser armazenado em cada local quando você usa o OneDrive for Business e os sites de equipe do Office 365 em conjunto:

Local de armazenamento

Para que serve

O que armazenar aqui

OneDrive for Business

Armazenar conteúdo no OneDrive for Business é como armazenar arquivos no seu computador. Nenhuma pessoa poderá acessá-los com facilidade.

É ideal para armazenar arquivos de negócios nos quais você tem trabalhado sozinho.

Arquivos de negócios nos quais outros membros da equipe não precisarão colaborar ou acessar regularmente.

Site de equipe do Office 365

Um site de equipe do Office 365 é como um site, mas, por padrão, não é público. O site só pode ser acessado pelas pessoas às quais você der permissões.

É ideal para compartilhar e colaborar em arquivos.

Documentos compartilhados que todos os funcionários podem acessar e colaborar. Por exemplo, colaborar em uma apresentação do PowerPoint, armazenar planos de equipe que todos podem atualizar ou publicar agendas de reuniões.

Subsite de equipe do Office 365

Um subsite de equipe do Office 365 é como uma seção separada em seu site de equipe com aparência ou permissões exclusivas para o acesso.

É ideal para compartilhar e colaborar em arquivos com clientes ou parceiros de fora de sua empresa.

Também é bom para armazenar arquivos que você deseja manter particulares do restante do que as pessoas em sua empresa que têm acesso ao site de equipe. Você pode configurar um subsite para que somente você (e se necessário, uma ou duas outras pessoas) possam acessá-lo.

Saiba como criar um subsite de equipe.

Arquivos que você deseja compartilhar com pessoas de fora de sua empresa.

Arquivos que você deseja manter particulares de outras pessoas em sua empresa. Por exemplo, talvez você queira armazenar pessoal e informações financeiras aqui.

Conjuntos de sites do Office 365

Um conjunto de sites do Office 365 é completamente separado do seu site de equipe existente.

Um conjunto de sites tem seu próprio endereço e permissões e pode ser usado para colaboração interna ou externa.

Grandes empresas usam conjuntos de sites da mesma forma que as pequenas empresas usam os subsites. Uma pequena empresa com necessidades de segurança avançada e fortes habilidades técnicas também pode querer criar um conjunto de sites.

Armazene os mesmos arquivos compartilhados em um conjunto de sites como faria em um site de equipe e o subsite.

Etapas: Começar a usar o OneDrive for Business e o site de equipe do Office 365 para armazenamento de arquivos e colaboração online

Tempo estimado para conclusão: 5–10 minutos

Todas as pessoas em sua empresa que tenham o Office 365 receberão o armazenamento em nuvem do OneDrive for Business. Informe-as de que os arquivos relacionados a negócios deverão ser armazenados aqui se elas forem as únicas pessoas que precisam usar os arquivos. Por exemplo, é possível armazenar um rascunho de proposta, suas anotações de reunião ou uma demonstração que será apresentada.

Também é importante informar aos funcionários para que compartilhem as pastas do OneDrive for Business com você e com os colegas de trabalho. Se os funcionários ficarem doentes ou saírem da empresa, será difícil acessar os arquivos armazenados no OneDrive for Business. Porém, se as pastas do OneDrive for Business forem compartilhadas, você sempre terá acesso aos arquivos, se necessário.

Veja como cada membro da equipe acessa o OneDrive for Business e compartilha a pasta.

Home page do Office 365

  1. Acesse office.com para entrar e entre com seu nome de usuário e senha.

  2. Na home page do Office 365, escolha OneDrive.

  3. No OneDrive for Business, se você já tiver uma pasta Compartilhado com Todos, abra-a. Esse é o local onde os membros da equipe devem armazenar seus próprios documentos relacionados a negócios no OneDrive for Business. Escolha Compartilhar e vá para a próxima etapa.

    Ou, se você ainda não tiver esta pasta, escolha novo> pastae dê o nome compartilhado com todos.

    Clique com botão direito na pasta e selecione compartilhar.

    Pasta de compartilhamento do Office 365

  4. Para obter as informações Enviar Link , leave a seleção padrão, qualquer pessoa com o link pode visualizar e editar.

    Digite os nomes ou endereços de email dos membros da equipe que você deseja ter acesso à pasta e adicionar uma mensagem. Você pode incluir seu próprio endereço de email para obter uma cópia do email que será enviada para as pessoas conceder acesso para.

    O Office 365 Enviar link para pasta

  5. Quando você terminar de inserir as informações de Enviar Link , escolha Enviar. O email é enviado imediatamente para as pessoas que você convidar.

    Caixa de diálogo do Office 365 Enviar Link

  6. Veja aqui os emails de aparência quando ele for enviado. Ele inclui um Abrir  link para sua pasta compartilhado com todos para poder acessá-lo.

    Email do Office 365 Enviar link

Tempo estimado para conclusão: 5–10 minutos

O Office 365 inclui um site de equipe básico com alguns recursos para ajudá-lo a começar. Somente as pessoas em sua empresa podem acessar esse site interno.

Veja como obter seu site de equipe:

  1. Faça logon no Office 365 e vá para o site de equipe usando a URL https://<your nome da empresa >. sharepoint.com. Por exemplo: https://contoso.sharepoint.com

  2. Você verá a home page do site de interno da sua equipe com um título padrão de < seu nome comercial > Site de equipe. Esta página inclui:

    • Blocos de recursos para ajudá-lo a começar a personalizar seu site de equipe.

    • Links no canto esquerdo para navegar para outras áreas do site de equipe.

    • Uma biblioteca de documentos para que você possa começar a armazenar e compartilhar arquivos com sua equipe.

Home page do Site de equipe do Office 365

Tempo estimado para conclusão: 20–30 minutos para os primeiros arquivos

Para ajudá-lo a começar a armazenar e compartilhar arquivos rapidamente, seu site de equipe traz um local para armazenar arquivos. Ele é chamado de Biblioteca de documentos.

Aqui estão as etapas para adicionar arquivos:

  1. Na Home page do seu site de equipe, escolha documentos no menu de navegação à esquerda. Isso levará você à sua biblioteca de documentos.

    O Office 365 Team Site - escolha documentos

  2. Enquanto você ainda estiver conectado ao Office 365, abra o Windows File Explorer na barra de ferramentas ou em outro local. Vá até os arquivos que você deseja carregar no seu site de equipe.

    Arquivos do Explorador de arquivos do Office 365 para carregar

  3. Selecione os arquivos que você deseja carregar no seu site de equipe e arraste-os para a biblioteca de documentos.

    Biblioteca de documentos do SharePoint do Office 365 - arrastar e soltar

  4. Quando terminar, os arquivos serão armazenados no seu site de equipe e no seu computador.

    Biblioteca de documentos do SharePoint do Office 365 - arquivos carregados

  5. Você pode excluir os arquivos de seu computador. Na próxima etapa, Etapa 4: Sincronizar arquivos online com sua área de trabalho, você criará um novo local para esses arquivos em seu computador.

    Se você tiver muitos arquivos ou arquivos grandes para carregar para seu site de equipe, leia estas dicas sobre Como carregar arquivos grandes ou muitos arquivos para uma biblioteca.

    Se precisar de mais espaço de armazenamento, confira Alterar o espaço de armazenamento de sua assinatura.

Tempo estimado para conclusão: 20–30 minutos para os primeiros arquivos

Agora que você tiver arquivos no site da equipe, você pode configurá-los para sincronização com o seu PC ou Mac. Dessa forma, você pode trabalhar em seus arquivos em seu PC ou Mac em vez de trabalhar no Microsoft Edge, Chrome ou outro navegador. Também é útil ter uma versão dos seus arquivos sincronizados em seu computador para situações quando você precisa acessar um arquivo e você não estiver conectado à Internet.

Após configurar os arquivos para sincronizar com seu computador, quando você estiver conectado à Internet, eles serão sincronizados automaticamente a cada 10 minutos.

Veja aqui como sincronizar os arquivos que estão no site de equipe com sua área de trabalho:

  1. Na Home page do seu site de equipe, escolha documentos no menu de navegação. Esse botão leva você à sua biblioteca documentos.

    Dica: Ao sincronizar arquivos em seu site de equipe, você está sincronizando cada biblioteca de arquivo no site, não todo o site.

    O Office 365 SharePoint Team Site - escolha documentos

  2. No SharePoint, escolha sincronizar para sincronizar todos os arquivos. Ou selecione os arquivos individuais que você deseja sincronizar.

    O Office 365 SharePoint - sincronizar arquivos

  3. Se solicitado a alternar aplicativos, escolha Sim. (OneDrive for Business é o processo de fazer a sincronização.)

    Prompt de aplicativos do Office 365 switch
  4. Se, em seguida, você receber um aviso de segurança, escolha Permitir. Se você receber um aviso para inserir suas credenciais Office 365, insira sua ID de usuário Office 365 e sua senha.

  5. No prompt de sincronizar seus arquivos a este PC , escolha Avançar.

    Solicitam que o Office 365 SharePoint - sincronizar arquivos
  6. Quando a sincronização for concluída, você pode ver os arquivos no seu computador na pasta da sua equipe. Pouco marca de seleção verde ao lado do arquivo indica que ele está atualizado e foi sincronizado com o arquivo no site de equipe.

    O Office 365 SharePoint sincronização - Explorador de arquivos do Windows

  7. Teste a sincronização indo para pasta da sua equipe em seu computador e abrindo um arquivo. Faça uma alteração e, em seguida, escolha Salvar.

    Se você está conectado à Internet, você poderá ver um aviso indicando que o arquivo está sendo salvo em seu site de equipe. Ele também é salvo no seu computador ao mesmo tempo. Se você receber a mensagem "Falha ao carregar", tente novamente. Às vezes, uma conexão de Internet inconsistente pode interromper gravação.

    Parabéns! Você concluiu a configuração do armazenamento de arquivos e da colaboração online para sua organização.

Práticas recomendadas para compartilhamento e armazenamento de arquivos

  • Pequenas entidades sem fins lucrativos: crie um site de equipe do Office 365 para armazenar documentos compartilhados para que as informações fiquem centralmente localizadas e arquivadas. Dessa forma, as informações não são perdidas durante transições de funcionários, por exemplo, para outro diretor. Crie um subsite de equipe do Office 365 privado para armazenar arquivos que você deseja manter privados do restante da equipe, como documentos financeiros e dos funcionários.

  • Empresa individual: use o OneDrive for Business para armazenar seus próprios arquivos e compartilhá-los com clientes caso a caso.

  • Copropriedades: se você for o coproprietário da empresa, ainda poderá usar seu OneDrive for Business, mas será necessário compartilhar seus arquivos diretamente com o outro proprietário e vice-versa.

  • Empresas com clientes ou parceiros externos que precisam de acesso a arquivos: use os subsites de equipe do Office 365 para armazenar e compartilhar documentos destinados a um cliente específico. Como o acesso ao subsite é específico para determinados clientes e limitado ao subsite, você não precisa se preocupar se um cliente acidentalmente tiver acesso a informações destinadas a outro cliente.

Ao armazenar um arquivo no OneDrive for Business, ele ficará acessível somente para você se não o compartilhar com outras pessoas. Ao compartilhar arquivos, você poderá escolher compartilhar com pessoas individualmente ou com todas. Você também pode criar pastas separadas no OneDrive para finalidades diferentes, como projetos públicos, pessoais ou individuais. Cada pasta pode ser compartilhada com pessoas ou grupos diferentes, ou não.

Para saber mais sobre compartilhamento, confira também Compartilhar arquivos e pastas no OneDrive for Business.

Para ver quanto espaço de armazenamento você tem no OneDrive for Business, confira Gerenciar seu armazenamento do OneDrive for Business.

Embora você possa carregar arquivos de praticamente qualquer formato, alguns arquivos não são permitidos por dois motivos: segurança e caracteres inválidos nos nomes de arquivo. As políticas de segurança do OneDrive for Business bloqueiam determinados tipos de arquivos e um pequeno conjunto de caracteres. Para saber mais sobre quais formatos de arquivo e caracteres inválidos não são permitidos, confira Caracteres e tipos de arquivos inválidos no OneDrive for Business.

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