Configurar o Organizador de Conteúdo para rotear documentos

Configurar o Organizador de Conteúdo para rotear documentos

Importante :  Este artigo foi traduzido por um sistema de tradução automática, leia o aviso de isenção de responsabilidade. Para sua referência, veja a versão em inglês deste artigo aqui.

O Organizador de Conteúdo é um recurso do SharePoint que pode gerenciar automaticamente algumas tarefas de biblioteca importantes. Isso não apenas poupa tempo, como também ajuda a garantir que uma biblioteca de documentos seja gerenciada de forma consistente.

O que o Organizador de Conteúdo pode fazer?

O Organizador de Conteúdo pode executar automaticamente as seguintes tarefas:

  • Rotear documentos para diversas bibliotecas ou pastas    De fato, o Organizador de Conteúdo atua como um gatekeeper para documentos. Cada vez que um documento é carregado, o Organizador de Conteúdo utiliza regras criadas por você para determinar para onde o documento deve ser movido. Em seguida, ele roteia o documento para a biblioteca ou pasta correta, que pode estar situada em outro conjunto de sites. As regras podem ser baseadas em uma combinação de tipos de conteúdo e metadados.

  • Carregar todos os documentos em uma biblioteca de redistribuição    Você pode configurar o organizador de conteúdo para colocar documentos carregados todos em uma biblioteca de redistribuição, onde os metadados podem ser inseridos e um processo de envio concluído.

  • Gerenciar o tamanho das pastas   Você pode configurar o Organizador de Conteúdo para monitorar o número de itens nas pastas e assegurar que nenhuma delas contenha mais do que um número especificado de itens. Por padrão, esse limite é de 2.500 itens e, quando o chega o número de item 2.501, o Organizador de Conteúdo cria uma nova pasta automaticamente e coloca o documento nela. Você pode especificar o número de itens permitidos pelo Organizador de Conteúdo em uma única pasta.

  • Gerenciar envios de duplicados    Quando um documento é carregado que já existe na biblioteca, você pode ter o organizador de conteúdo use SharePoint versões ou alterar o nome do arquivo adicionando caracteres exclusivos. Isso garante que o documento existente e a duplicata são preservados.

  • Manter logs de auditoria    O Organizador de Conteúdo pode guardar logs de auditoria sobre um documento armazenados com o documento depois que ele é roteado.

Ativar o recurso Organizador de Conteúdo em um site

Você precisa ter pelo menos permissões de Proprietário do Site para realizar esta tarefa.

Para ativar o recurso Organizador de Conteúdo em um site

  1. Navegue até o site que você deseja configurar.

  2. Clique em configurações Ícone Configurações e, em seguida, escolha configurações do Site no menu suspenso.

    Para SharePoint Online, clique em configurações de Ícone Configurações , clique em conteúdo do Site e clique em configurações do Site.

  3. Na página Configurações do Site, no grupo Ações do Site, clique em Gerenciar recursos do site.

  4. Ao lado do nome do recurso Organizador de Conteúdo, clique em Ativar. Quando o recurso estiver ativado, a palavra Ativo aparecerá na coluna Status.

    botão de habilitar conteúdo organzier

Configurar o Organizador de Conteúdo para rotear documentos

Observação :  Você precisa ter pelo menos permissões de Proprietário do Site para configurar o Organizador de Conteúdo.

  1. Navegue até o site para o qual deseja configurar o Organizador de Conteúdo para que ele roteie documentos automaticamente para locais especificados.

  2. Clique em configurações Ícone Configurações e, em seguida, escolha configurações do Site no menu suspenso.

    Para SharePoint Online, clique em configurações de Ícone Configurações , clique em conteúdo do Site e clique em configurações do Site.

  3. No grupo Administração do Site, escolha Definições do Organizador de Conteúdo.

    Observação :  O link para as configurações do Organizador de Conteúdo só aparecerá se o recurso estiver ativado para esse site.

  4. Na seção Redirecionar Usuários para a Biblioteca de Redistribuição, marque a caixa de seleção para impor o Organizador de Conteúdo. Isso redireciona os usuários automaticamente para a Biblioteca de Redistribuição quando eles tentam carregar um documento.

  5. Na seção Enviando para Outro Site, marque a caixa de seleção se quiser permitir regras para rotear documentos para outro site.

  6. Na seção Particionamento de Pastas, marque a caixa de seleção Criar subpastas quando um local de destino tiver itens demais para criar automaticamente subpastas depois que um local exceder um número de itens especificado.

    • Na caixa Número de itens em uma única pasta, digite o número de documentos que podem ser armazenados em uma pasta antes de uma nova ser criada.

    • Na caixa Formato do nome da pasta, especifique a convenção de nomenclatura para quaisquer novas pastas criadas.

  7. Na seção Envios Duplicados, selecione se deseja que as duplicatas usem o recurso de controle de versões ou se as duplicatas sempre terão caracteres exclusivos anexados ao nome de arquivo do item.

  8. Na seção Preservando Contexto, marque a caixa de seleção se quiser salvar logs de auditoria ou metadados como uma entrada de auditoria no item ou documento enviado.

  9. Na seção Gerentes de regra, digite os nomes de usuário que são gerentes de regras em sua organização. Os gerentes de regras devem ter acesso de permissões de gerenciar Site as regras do organizador de conteúdo a configuração de página. Para obter mais informações, consulte o Organizador de conteúdo criar regras para circular documentos.

  10. Marque as caixas de seleção apropriadas para enviar mensagens de email automaticamente aos gerentes de regras. O Organizador de Conteúdo pode mandar um email quando um envio não coincide com uma regra ou quando um conteúdo qualquer é enviado ao Organizador de Conteúdo.

    Observação : Email deve ser configurado pelo administrador do SharePoint ou na rede para o servidor ou serviço para essas caixas de seleção sejam habilitadas.

  11. Na seção Pontos de Envio, especifique informações sobre outros sites ou um software de envio de emails que possa enviar conteúdo para o site atual.

    Dica :  Esta seção fornece a URL do serviço Web para enviar conteúdo ao site no caso de você querer criar um fluxo de trabalho ou uma solução personalizada para enviar documentos por um sistema de email.

Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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