Configurar aprovação de horas e andamento das tarefas

Configurar aprovação de horas e andamento das tarefas

Importante :  Este artigo foi traduzido por um sistema de tradução automática, leia o aviso de isenção de responsabilidade. Para sua referência, veja a versão em inglês deste artigo aqui.

Ao decidir que deseja usar os quadros de horários de sua organização, você também deve levar alguns minutos para pensar sobre como deseja que a aprovação do quadro de horários funcione.

Como faço para configurar as aprovações em minha organização?

Antes de avançar e configurar as aprovações no Project Web App, é uma boa ideia dar um passo atrás e pensar em como as coisas funcionam em sua organização atualmente e como você deseja que elas funcionem no futuro. Aqui estão algumas perguntas que você deve tentar responder antes de se comprometer em um processo de aprovação formal.

Você realmente precisa implementar um processo de aprovação?

Embora possa parecer natural organizar as coisas de modo que um gerente aprove o trabalho que um membro da equipe faz, é uma boa ideia passar algum tempo conversando sobre se você realmente precisa implementar esse processo de aprovação formal. O que você realmente pretende alcançar ao exigir aprovações? Se a estrutura de remuneração de sua organização está vinculada às horas inseridas nos quadros de horários, então a resposta provavelmente é sim. Mas se você está gerenciando projetos completamente separados de seus sistemas financeiros, talvez não precise mesmo manter uma etapa entre a conclusão de um trabalho pelos membros da equipe e a aplicação desse trabalho ao plano de projeto.

Observação : Você não é obrigado a criar um aprovador para todos!    Se você não precisa de alguém para aprovar as horas que uma pessoa trabalhou antes de essas horas serem aplicadas ao plano de projeto, então não é necessário. Basta transformar o membro da equipe em seu próprio aprovador. Na verdade, é assim que o Project Web App define automaticamente as configurações quando você adiciona uma nova pessoa, para que realmente não haja a necessidade de fazer nada. Difícil ser mais fácil do que isso!

Quem é o responsável por aprovar o horário?

Quando um membro da equipe trabalha em sua organização, quem deve estar a postos para aprovar as horas dedicadas a esse trabalho? O gerente de projeto? Alguém da folha de pagamentos? Talvez ambos. Para poder configurar o Project Web App de forma a mapear como sua organização funciona de verdade, você precisa descobrir quem são as pessoas certas para aprovar as horas de trabalho que acontecem dentro dela.

Às vezes, é necessário mais de uma pessoa para aprovar um quadro de horários. Um exemplo disso pode ser as aprovações de um gerente de recursos e de alguém da folha de pagamentos. Se for esse o caso em sua organização, você pode configurar uma cadeia de aprovadores semelhante a esta:

Membro da Equipe

Paulo   

Paulo é um membro da equipe e Clara é sua gerente de quadro de horários.

Paulo preenche seu quadro de horários e o envia para Clara.

Gerente de Projeto

Clara   

Clara é chefe de equipe e Fernando é seu gerente de quadro de horários.

Clara aprova o quadro de horários de Paulo, que é automaticamente enviado a Fernando para aprovação.

Especialista em Folha de Pagamento

Vitor   

Vitor está no departamento de folha de pagamentos e é seu próprio gerente de quadro de horários.

Quando Vitor aprova o quadro de horários de Paulo, as horas inseridas por Paulo são aplicadas ao plano de projeto correspondente.

Somente as pessoas indicadas na página Gerentes de Quadro de Horários podem aprovar os quadros de horários.

Para adicionar alguém como aprovador

  1. Escolha Configurações Ícone Configurações > Configurações do PWA.

  2. Em Gerenciamento de Horas e de Tarefas, escolha Gerentes de Quadro de Horários.

    Gerentes de quadro de horários
  3. Escolha Gerentes > Adicionar Gerente.

    Adicionar Gerente
  4. Escolha a pessoa que você deseja adicionar como aprovador e escolha OK.

Como faço para definir o aprovador de quadro de horários de uma pessoa no Project Web App?    Você pode definir o gerente de quadro de horáriosde uma pessoa na Central de Recursos.

Quem é o responsável por aprovar o andamento das tarefas?

Vale lembrar que o andamento das tarefas é diferente das horas, mesmo quando ambos são acompanhados no quadro de horários de um membro da equipe. Às vezes, quem aprova o andamento das tarefas não é a mesma pessoa que aprova as horas. Por exemplo, talvez você precise de alguém da folha de pagamentos para aprovar o número de horas trabalhadas (horas), mas não precise que essa pessoa aprove o percentual de trabalho concluído (andamento das tarefas). Por outro lado, talvez você precise que um chefe de equipe aprove as atualizações sobre a quantidade de trabalho pendente em uma tarefa antes de sua conclusão (andamento das tarefas), mas não precise que esse chefe aprove as horas reais trabalhadas (horas). No Project Web App, o gerente de projeto sempre precisa aprovar o andamento das tarefas antes da aplicação no plano de projeto.

Como faço para definir o aprovador de andamento das tarefas no Project Web App?    É muito parecido com a aprovação de tempo e você pode também configurar uma cadeia de aprovadores para o andamento das tarefas. Basta definir o Proprietário de Atribuição Padrãode cada pessoa, na Central de Recursos.

Quais são as outras opções?

Existem outras opções que podem ser adequadas para aprovações em sua organização. Essas duas opções são definidas acessando Configurações Ícone Configurações > Configurações do PWA. A partir daí, algumas configurações estarão em Configurações e Padrões do Quadro de Horários.

Configurações e Padrões do Quadro de Horários

Os gerentes podem aprovar quadros de horários linha por linha?

Na seção Políticas de Quadro de Horários, em Aprovação do Gerente de Status da Tarefa, escolha Habilitado, se preferir que os gerentes possam aprovar as linhas do quadro de horários individualmente. Você pode também optar por Exigir aprovação de linha antes da aprovação do quadro de horários. Quando concluir as alterações, clique em Salvar.

Se você quiser que os gerentes aprovem apenas os quadros de horários integralmente, escolha Desabilitado.

Um membro da equipe pode mudar quem aprova seu quadro de horários primeiro?

Em Roteamento da Aprovação, marque a caixa de seleção Roteamento Fixo da Aprovação, se preferir que os membros da equipe não possam mudar a primeira pessoa que aprova o quadro de horários. Quando concluir as alterações, clique em Salvar.

Se não há problemas que os membros da equipe possam mudar o primeiro aprovador, deixe essa caixa de seleção desmarcada. Depois que o primeiro aprovador, definido por um membro da equipe, aprova o quadro de horários, o roteamento de aprovação normal do quadro de horários inicia.

Os membros da equipe podem escolher qualquer pessoa que desejarem como primeiro aprovador?    Não, eles só podem escolher da lista de pessoas que foram adicionadas à página Gerentes de Quadro de Horários.

Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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