Configurar AutoArquivar

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Se você não quiser perder tempo limpando sua caixa de correio manualmente, configure o AutoArquivar para que o Microsoft Outlook faça o trabalho por você. Veja como.

Configurar AutoArquivar

Os emails podem encher sua caixa de entrada do Outlook rapidamente: novas mensagens, respostas e encaminhamentos. Antes que você perceba, pode haver milhares de mensagens. Mantenha sua caixa de entrada do Outlook e suas pastas sob controle, movendo os itens mais antigos que você deseja guardar para um arquivo. Use AutoArquivar para fazer isso automaticamente.

Você pode alterar a frequência de execução de AutoArquivar, o local em que os itens arquivados são armazenados e por quanto tempo o Outlook mantém os itens antes de arquivá-los.

  1. Clique em ARQUIVO > Opções > Avançadas.

  2. Na guia AutoArquivar, clique em Configurações de AutoArquivar.

  3. Clique na caixa Executar AutoArquivar a cada n dias e especifique a frequência de execução de AutoArquivar.

  4. Escolha outras opções desejadas, como deixar que o Outlook exclua os itens antigos em vez de arquivá-los.

    Arquivo e AutoArquivar poderão não estar disponíveis se seu perfil de email se conectar a um Exchange Server. Também é possível que sua organização tenha uma política de retenção de email que substitua AutoArquivar. Converse com o administrador do sistema para obter mais informações.

Quer mais?

Arquivar itens mais antigos manualmente

É recomendável remover itens antigos da caixa de correio periodicamente,

especialmente se sua conta de email tiver um limite de tamanho. Você pode excluir itens

ou movê-los para uma pasta particular, onde eles serão armazenados

localmente em um Arquivo de Dados do Outlook. No entanto,

se não quiser perder tempo para limpar sua caixa de correio manualmente,

é possível configurar o Outlook para fazer isso

para você com o recurso AutoArquivar. Veja como!

Clique na guia ARQUIVO e em Opções.

Clique em Avançado e em Configurações para AutoArquivar.

AutoArquivar se assemelha a exportar um arquivo, mas é um recurso executado automaticamente

e que usa um período de classificação por vencimento para determinar o que arquivar.

Você verá como esse recurso funciona em instantes. Além disso, a exportação copia arquivos

e o AutoArquivar os move para que eles não mais existam em

seu local original. Primeiro, ative o AutoArquivar marcando

Executar AutoArquivar a cada é inserindo um período.

Decida se deseja marcar Confirmar antes de executar AutoArquivar.

Em seguida, decida o que o Outlook deve fazer ao executar o AutoArquivar.

Na maioria dos casos, é recomendável

marcar Excluir itens expirados. Não deixe de marcar Arquivar ou excluir itens antigos.

Se quiser poder acessar os itens arquivados rapidamente,

marque Mostrar pasta de arquivamento na lista de pastas.

Para decidir as configurações padrão de pasta,

comece com o período de classificação por vencimento.

O padrão é seis meses, o que significa que qualquer item da caixa de correio

com mais de seis meses será arquivado. Se desejar, você poderá mudar essa opção

para meses, semanas ou dias.

Por fim, escolha se deseja Mover itens antigos para um Arquivo de

Dados do Outlook ou excluí-los permanentemente.

Na maioria dos casos, você escolhe a primeira opção e clica em Procurar para encontrar

um local e digita um nome para o arquivo morto.

Clique em OK.

Por fim, clica em Aplicar essas configurações em todas as pastas agora,

e clica em OK e em OK.

Agora, as configurações padrão serão aplicadas a todas as pastas da sua caixa de correio.

As únicas pastas não arquivadas serão suas pastas de contatos porque

geralmente não faz sentido arquivar contatos com

base em um período de classificação por vencimento.

Após determinar as configurações padrão globais,

você pode modificar as configurações de pastas individuais.

Por exemplo, digamos que você não queira arquivar arquivos excluídos.

Clique com o botão direito do mouse nos itens excluídos e clique em Propriedades.

Em seguida, clique na guia AutoArquivar porque

aplicamos as configurações padrão a todas as pastas e essa opção

é selecionada para arquivar os itens nessa pasta usando as configurações padrão.

No entanto, se não quiser arquivar itens excluídos,

selecione Não arquivar itens nesta pasta.

Outra opção é selecionar Arquivar esta pasta usando

estas configurações, se desejar obter mais opções.

Por exemplo, você pode digitar um período de classificação por

vencimento diferente para a pasta. Talvez você queira excluir itens arquivados

a cada mês. Finalmente, você pode decidir o que o

Outlook faz com os itens arquivados. Movê-los para a

pasta de arquivo padrão, movê-los para um arquivo de dados diferente,

salvar os itens, mas não com os demais, ou excluí-los permanentemente.

Selecionaremos essa opção.

Observe que essa opção é diferente de simplesmente

não arquivar a pasta. Quando terminar, clique em OK.

A primeira vez em que o AutoArquivar for executado,

os itens arquivados serão movidos da sua caixa de correio para o arquivo morto.

Ele aparece na lista de pastas como uma pasta particular.

Se o arquivamento não funcionar em uma conta de email corporativa,

consulte seu administrador de TI para verificar se nossa

política de retenção é aplicável ao email da sua empresa.

A seguir, mostrarei como fazer o arquivamento manualmente.

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