Conectar uma lista externa ao Outlook

Conectar uma lista externa ao Outlook

Importante :  Este artigo foi traduzido por um sistema de tradução automática, leia o aviso de isenção de responsabilidade. Para sua referência, veja a versão em inglês deste artigo aqui.

Você pode conectar uma lista externa contendo clientes, tarefas, compromissos ou postagens ao Microsoft Outlook 2013. Depois disso, você pode exibir, editar e imprimir os dados usando a conhecida interface do usuário do Outlook como se eles fossem informações nativas do Outlook. Se forem informações de contato, por exemplo, de clientes, você poderá até chamá-los, enviar mensagens de email a eles e fazer solicitações de reunião. A sincronização dos dados é bidirecional. As mudanças feitas no Outlook 2013 são automaticamente sincronizadas com a fonte de dados externa. Por sua vez, as mudanças feitas na fonte de dados externa são sincronizadas com os itens do Outlook 2013, embora talvez seja preciso atualizar a tela para vê-las.

Para obter mais informações, consulte Localizar conteúdo sobre dados externos.

O que deseja fazer?

Antes de começar

Tarefas comuns de pré-requisito

Tarefas de pré-requisito específicas do Outlook

Conectar uma lista externa ao Outlook 2013

Antes de começar

Trabalhar com dados externos exige que várias tarefas de pré-requisito habilitem o acesso seguro aos dados. As informações a seguir podem ajudar você a planejar as próximas etapas. Além disso, se você tiver problemas ao tentar trabalhar com dados externos, essas informações poderão ajudá-lo a identificar o problema. Para acessar dados externos, você ou um administrador devem fazer o seguinte:

Tarefas comuns de pré-requisito

Preparar a fonte de dados externos    O administrador pode precisar criar uma conta e conceder permissões para a fonte de dados a fim de garantir que as pessoas certas tenham acesso aos dados, bem como impedir o seu acesso por pessoas não autorizadas. Em um banco de dados externo, o administrador também pode criar tabelas, modos de exibição, consultas específicas etc., a fim de limitar os resultados a apenas o que é necessário e ajudar a melhorar o desempenho.

Configurar o SharePoint serviços e contas    Um administrador deve ativar os serviços corporativos de conectividade de dados e os serviços de repositório seguro.

Configurar serviços de repositório seguro    Um administrador deve fazer o seguinte: determinar o melhor modo de acesso de dados externos de origem, criar um aplicativo de destino e definir as credenciais para o aplicativo de destino.

Configurar serviços corporativos de conectividade de dados    Um administrador deve garantir que o usuário que cria o external tipo tem permissão para o repositório de metadados de conectividade de dados corporativos e que os usuários apropriados tenham acesso ao tipo de conteúdo externo a lista externa com base no conteúdo.

Criar um tipo de conteúdo externo    Um usuário deve definir um tipo de conteúdo externo que contém informações sobre conexões, access, métodos de operação, colunas, filtros e outros metadados usado para recuperar os dados da fonte de dados externa.

Criar uma lista externa    Um usuário deve criar uma lista externa com base no tipo de conteúdo externo e um ou mais modos de exibição da lista externa, conforme necessário.

Certificar-se de que os produtos do Office estão prontos para uso    Para sincronizar dados externos com produtos do Office, você deve ter Windows 7 ou posterior e os seguintes produtos de software gratuitos, SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 e serviços de dados WCF 5.0 para OData V3 em cada computador cliente (se necessário, que você será automaticamente solicitado a baixar o software). Além disso, verifique se a opção de instalação do Office, serviços corporativos de conectividade está habilitado (Este é o padrão). Esta opção instala o Runtime de cliente de serviços de conectividade do Business que faz o seguinte: armazena e sincroniza com dados externos, mapeia dados comerciais para tipos de conteúdo externo, exibe o seletor de item externo em produtos do Office e executa soluções personalizadas dentro dos produtos do Office.

Tarefas de pré-requisitos específicas do Outlook

Ativar o recurso sincronização Offline para listas externas    O recurso de farms e sites, Sincronização Offline para listas externas, também deve estar ativo. Este recurso está ativo por padrão no nível do farm, mas não está ativo por padrão no nível do site.

Criar um tipo de conteúdo externo com suporte no Outlook     Quando você cria um tipo de conteúdo externo, um usuário deve habilitar a opção de suporte de sincronização Offline e defina o campo de Tipo de Item do Office como um dos seguintes: contato, compromisso, tarefa ou postagem.

Mapear campos correspondentes    Um usuário deve mapear um ou mais dos campos de tipo de conteúdo externo para os respectivos campos do Outlook.

Ao mapear um tipo de conteúdo externo, como um Cliente, para um Tipo de Item do Outlook, como um Contato, você deve mapear os campos individuais no tipo de conteúdo externo, como Nome do Cliente, Sobrenome do Cliente, Endereço do Cliente e Telefone do Cliente, explicitamente para os respectivos campos de Tipo de Item do Outlook, como Nome, Sobrenome, EndereçoComercial e TelefoneComercial de um contato.

Não é necessário mapear todos os campos correspondentes, mas os seguintes campos têm que ser mapeados:

Tipo de Item do Outlook

Campo de Item do Outlook

Contato

Sobrenome

Tarefa

Assunto

Compromisso

Início, Término e Assunto

Postagem

Assunto

Os campos não mapeados, dependendo de quantos forem, são exibidos como propriedades estendidas, da seguinte forma:

  • Adjacentes    Acrescentados à região do formulário na parte inferior da página padrão de um formulário do Outlook (2 a 5 campos).

  • Separado    Adicionado como uma nova página a um formulário do Outlook (6 ou mais campos).

Se o tipo de conteúdo externo não puder ser mapeado diretamente para nenhum Tipo de Item do Outlook, você poderá mapear os campos para um Tipo de Item do Outlook de Postagem, que é o tipo de item mais genérico.

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Conectar uma lista externa ao Outlook 2013

  1. Navegue para o site do SharePoint que contém a lista externa.

  2. Clique em Lista > Conectar com o Outlook.

  3. Se necessário, o Outlook 2013 abre e cria um novo Arquivo de Dados do Outlook (BCSStorage.pst), chamado Listas Externas do SharePoint no Painel de navegação e depois cria uma pasta com o nome <Site> - <Lista Externa>.

Dica :  Por padrão, os dados são atualizados automaticamente a cada seis horas, mas esse valor pode ser modificado. Para ter certeza de que está vendo os dados atuais da fonte externa, clique com o botão direito do mouse na pasta e clique em Sincronizar Agora.

Observação :  Por padrão, o Outlook 2013 só exibe os campos que foram explicitamente mapeados para os respectivos campos do Outlook pelo autor do tipo de conteúdo externo. Como alternativa, para exibir todos os campos da lista externa, estejam ou não mapeados, você pode fazer o seguinte:

  • Abra um único item em um formulário (na guia Contato, no grupo Mostrar, clique em Detalhes de <nome>).

  • Crie uma exibição personalizada no Outlook e inclua todos os campos da lista externa.

Para saber mais sobre como exibir campos e criar exibições personalizadas, consulte o sistema de Ajuda do Outlook.

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Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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