Conduzir uma reunião como apresentador

Use as opções do Microsoft Lync 2010 para gerenciamento de conteúdo e participantes para uma reunião produtiva e sem distrações.

Importante :  Se você não for o organizador da reunião ou o apresentador principal, esteja ciente de que muitas dessas opções afetarão o que os outros podem ver, ouvir ou fazer na reunião. Aconselha-se discrição do apresentador.

O que você deseja fazer?

Gravar a reunião

Gerenciar participantes

Mostrar ou ocultar a lista de participantes

Ativar ou desativar mudo de participantes

Alterar privilégios de apresentador ou participante durante a reunião

Admitir ou negar acesso às pessoas no lobby

Iniciar uma conversa separada com um ou mais participantes

Convidar outras pessoas para a reunião

Trabalhar com conteúdo da reunião

Mostrar ou ocultar o estágio.

Carregar ou preparar conteúdo antes da reunião

Mostrar conteúdo da reunião que já foi carregado

Compartilhar um programa ou a área de trabalho

Carregar um arquivo do PowerPoint para uma apresentação

Carregar anexos para participantes exibir e salvar

Fazer anotação em uma apresentação do PowerPoint ou quadro de comunicações

Adicionar um quadro de comunicações ou uma sondagem à reunião

Modificar permissões de conteúdo

Alterar quem pode fazer anotações em apresentações do PowerPoint

Controlar quem pode exibir o conteúdo da reunião de maneira reservada

Alterar quem tem acesso ao conteúdo da reunião

Alterar quem podem exibir e salvar anexos

Adicionar vídeo à reunião

Encerrar a reunião ou sair dela

Gravar a reunião

Para gravar a reunião, proceda da seguinte forma:

  • Na janela de conversa, clique no botão Mais opções Lync 2010 meeting window More Options button e depois clique em Iniciar Gravação.

Para mais detalhes, consulte Gravação e reprodução.

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Gerenciar participantes

É possível executar a maioria das tarefas de gerenciamento de reunião clicando com o botão direito do mouse em uma ou mais pessoas na lista de participantes ou usando o menu Opções de Pessoas Imagem do botão .

Mostrar ou ocultar a lista de participantes

  • Na janela de conversa, clique no menu Opções de Pessoas e depois clique em Mostrar Lista de Participantes.

É melhor manter a lista de participantes em exibição durante a reunião, para que você possa acompanhar quem está presente, quem está falando e quem pode estar com problemas de áudio ou compartilhamento. Entretanto, pode ser preciso ocultar a lista de participantes para, por exemplo, revisar uma longa conversa por mensagem instantânea (IM).

Ativar ou desativar mudo de participantes

  • Siga um destes procedimentos:

    • Para gerenciar o áudio de uma ou mais pessoas, clique com o botão direito do mouse no nome ou nos nomes da lista de participantes e depois clique em Ativar Mudo ou Desativar Mudo.

    • Para ativar ou desativar o mudo de todos na reunião, clique no menu Opções de Pessoas e depois clique em Ativar Mudo da Audiência.

      Dica :  Use esta opção em uma reunião grande, quando muitos participantes com o mudo desativado estão causando interferência de áudio.

Alterar privilégios de apresentador ou participante durante a reunião

  • Siga um destes procedimentos:

    • Na lista de participantes, clique com o botão direito do mouse em um ou mais participantes e depois clique em Criar Apresentador ou Criar Participante, conforme apropriado.

    • Clique no menu Opções de Pessoas e depois clique em Transformar Todos em Participantes.

      Dica :  Selecione esta opção quando houver muitos apresentadores interrompendo o fluxo da reunião.

Admitir ou negar acesso às pessoas no lobby

  • Na lista de participantes, siga um destes procedimentos:

    • Em Lobby, clique em Admitir Todos ou Negar Todos.

    • Perto do nome de cada pessoa, clique em Admitir ou Negar, conforme apropriado.

Iniciar uma conversa separada com um ou mais participantes

  • Na lista de participantes, selecione uma ou mais pessoas, clique com o botão direito do mouse nos nomes selecionados e depois clique na opção de contato desejada.

Convidar outras pessoas para a reunião

Para convidar outras pessoas usando o Lync 2010, proceda da seguinte forma:

  1. (Opcional) Para alterar as opções de acesso ou do apresentador, das pessoas que deseja convidar, na janela de conversa, clique no link Informações de Ingresso e Opções de Reunião, clique no botão Opções de Reunião e altere as opções de reunião de acordo com a necessidade. Para mais detalhes, consulte Alterar opções de reunião durante a reunião.

  2. Na janela de conversa, clique no menu Opções de Pessoas e depois clique em Convidar por Nome ou Número de Telefone.

  3. Insira um número de telefone, selecione um ou mais contatos existentes ou procure um contato, conforme apropriado.

  4. Clique em OK, e as pessoas convidadas receberão uma notificação solicitando que ingressem na reunião.

Para convidar outras pessoas enviando um email, proceda da seguinte forma:

  1. Na janela de conversa, clique no menu Opções de Pessoas e clique em Convidar por Email.

  2. (Opcional) Para alterar as opções de acesso ou do apresentador para as pessoas que deseja convidar, no convite de reunião, clique em Opções de Reunião. Para mais detalhes, consulte Definir opções de reunião ou chamada em conferência.

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Trabalhar com conteúdo da reunião

No Lync, o conteúdo da reunião é exibido à direita da lista de participantes em uma área chamada de estágio. Se estiver atualmente fazendo uma apresentação, você poderá trabalhar com apresentações do Microsoft PowerPoint, quadros de comunicações e sondagens de reunião nessa área. Ao compartilhar um programa ou sua área de trabalho, todos da reunião verão o que você está compartilhando no estágio.

Mostrar ou ocultar o estágio.

  • Na janela de conversa, clique em Compartilhar e depois clique em Mostrar Estágio.

Carregar ou preparar conteúdo antes da reunião

  1. Antes da reunião, no Calendário do Microsoft Outlook, abra o convite de uma reunião que você agendou e depois clique em Ingressar em reunião online.

  2. Na janela de conversa, execute um ou ambos os procedimentos:

    • Clique no menu Compartilhar para carregar uma apresentação do PowerPoint, adicione um quadro de comunicações ou crie uma nova sondagem.

    • Clique no botão Adicionar ou Exibir Anexos Lync Add or view attachments button in online meetings para carregar um arquivo.

Para mais detalhes, consulte “Carregar um arquivo do PowerPoint para uma apresentação” ou “Carregar anexos para participantes exibir e salvar” mais adiante nesta seção.

Mostrar conteúdo da reunião que já foi carregado

  • Na janela de conversa, clique em Compartilhar, aponte para Conteúdo Recente e depois clique no conteúdo que deseja exibir.

Compartilhar um programa ou a área de trabalho

Carregar um arquivo do PowerPoint para uma apresentação

  1. Na janela de conversa, clique em Compartilhar e em Apresentação do PowerPoint.

  2. Selecione o arquivo a adicionar e clique em Carregar.

Carregar anexos para participantes exibir e salvar

  1. Na janela de conversa, clique no botão Adicionar ou Exibir Anexos.

  2. Na caixa de diálogo Anexos, clique em Adicionar Anexos.

  3. Selecione o arquivo que deseja adicionar e clique em Carregar.

Fazer anotação em uma apresentação do PowerPoint ou quadro de comunicações

  • No estágio, na barra de ferramentas de anotação no canto inferior esquerdo, clique na ferramenta de anotação desejada.

Você ou qualquer pessoa da reunião pode fazer anotações em um quadro de comunicações ou um slide do PowerPoint das seguintes formas:

  • Usar o Apontador de Laser, um ponto colorido com o seu nome

  • Inserir linhas ou formas

  • Adicionar texto

  • Desenhar ou realçar com a Caneta

  • Adicionar um carimbo de seta, de verificação ou X

  • Inserir um arquivo de figuras

Para obter mais detalhe sobre as ferramentas de anotação, consulte Colaborar em um quadro de comunicações.

Observação :  As ferramentas de anotação estão disponíveis apenas para o conteúdo que você está apresentando no estágio. Se estiver compartilhando sua área de trabalho ou um programa, as outras pessoas deverão solicitar permissão antes de efetuar alterações no conteúdo sendo compartilhado.

Adicionar um quadro de comunicações ou uma sondagem à reunião

  • Na janela de conversa, clique em Compartilhar e depois clique em Novo Quadro de Comunicações ou Nova Sondagem.

Para mais detalhes, consulte Colaborar em um quadro de comunicações e Fazer uma sondagem.

Modificar permissões de conteúdo

Por padrão, somente os apresentadores podem fazer anotações em apresentações do PowerPoint, navegar de maneira reservada nos slides do PowerPoint sendo apresentados no seu próprio ritmo e alternar de maneira reservada para outro item na Lista de Conteúdo. Todos os participantes podem exibir e salvar anexos. Use os seguintes procedimentos para alterar essas configurações padrão.

Alterar quem pode fazer anotações em apresentações do PowerPoint

  1. Na janela de conversa, clique no link Informações de Ingresso e Opções de Reunião.

  2. Na caixa de diálogo Informações de Ingresso e Opções de Reunião, clique no botão Opções de Reunião.

  3. Na caixa de diálogo Opções da Reunião Online, em Privilégios, altere Anotar Apresentações para Somente Apresentadores ou Nenhum.

Controlar quem pode exibir o conteúdo da reunião de maneira reservada

  1. Na janela de conversa, clique no link Informações de Ingresso e Opções de Reunião.

  2. Na caixa de diálogo Informações de Ingresso e Opções de Reunião, clique no botão Opções de Reunião.

  3. Na caixa de diálogo Opções da Reunião Online, em Privilégios, altere Exibir de forma privada para Todos ou Nenhum.

Observação :  Áreas de trabalho ou programas compartilhados não podem ser exibidos de maneira reservada.

Alterar quem tem acesso ao conteúdo da reunião

Por padrão, somente apresentadores têm acesso ampliado ao conteúdo da reunião. Para alterar isso, proceda da seguinte forma:

  • Na Lista de Conteúdo, clique na seta perto do item que deseja alterar, aponte para Disponibilizar a e clique em Organizador ou Todos.

Quando você seleciona Todos, todos os participantes da reunião podem controlar apresentações em PowerPoint, quadro de comunicações e sondagens das seguintes formas:

  • Salvar uma cópia local, com ou sem anotações

  • Alterar o que está sendo exibido no estágio de reunião

  • Renomear ou remover conteúdo

  • Conceder a todos acesso amplo ao conteúdo da reunião

Alterar quem podem exibir e salvar anexos

Por padrão, todos da reunião podem salvar e exibir anexos de reunião. Para alterar isso, proceda da seguinte forma:

  1. Na janela de conversa, clique no botão Adicionar ou Exibir Anexos Lync Add or view attachments button in online meetings .

  2. Clique na seta à direita do conteúdo que deseja alterar, aponte para Disponibilizar a e clique em Organizador ou Apresentadores.

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Adicionar vídeo à reunião

Para adicionar vídeo à reunião, proceda da seguinte forma:

  • Na janela de conversa, clique em Vídeo.

Observação :  Se tiver se conectado à reunião por telefone, você poderá exibir o vídeo, mas não poderá mostrar o seu próprio.

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Encerrar a reunião ou sair dela

Para sair da reunião ou encerrá-la, proceda da seguinte forma:

  • Para sair da reunião, mas mantê-la em andamento, feche a janela de conversa.

  • Para sair da reunião e encerrá-la, na janela de conversa, clique no menu Opções de Pessoas Imagem do botão e clique em Encerrar e Sair da Reunião.

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