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A comunicação de informações do projeto geralmente é difícil, seja para obter informações status de sua equipe ou comunicar status de projeto aos executivos. Saiba quando e como comunicar e relatar informações do projeto. Caso contrário, a colaboração efetiva sofre e o sucesso do seu projeto pode estar em risco. Para ver mais artigos desta série de guias de instruções de gerenciamento de projetos, consulte o Mapa de gerenciamento de projetos. |
Dicas de gerenciamento de projetos para você começar . . .
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Listar seus stakeholders Antes de um projeto começar, descubra quem são seus stakeholders. Uma maneira segura de paralisar um projeto é esquecer um stakeholder crítico que tem impacto ir/não ir em seu projeto.
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Obter um plano de comunicação indo mais cedo Crie estratégias e processos de comunicação em seu projeto antes do início do projeto. Melhor ainda, fazer com que os processos de comunicação apareçam como uma tarefa nas primeiras linhas do seu projeto para que essa parte crítica da colaboração se torne o compromisso de todos.
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Comunicar-se com frequência Coletar informações status tarefa uma vez por semana é sobre o direito de afastar problemas antes que eles aumentem. Se você se comunicar com mais frequência do que isso, os membros da equipe poderão parar de enviar atualizações devido ao tempo extra para prepará-las.
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Pesquisar problemas Se tudo parece estar indo bem porque você não ouviu nada negativo, você provavelmente está indo em direção a problemas. Até os projetos de melhor execução têm problemas. Seu trabalho é encontrá-los antes que eles se transformem em problemas maiores.
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Usar a tecnologia apropriada Entenda as necessidades de comunicação do membro da equipe e dos stakeholders. Por exemplo, os membros da equipe que relatam sobre status de tarefas podem querer usar email ou Project Online, enquanto um executivo pode preferir um gráfico bem apresentado ou tabela dinâmica. Aqui está uma lista de programas que você pode usar para ajudar na comunicação.
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Aplicativo |
Vantagens |
Desvantagens |
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Project |
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Project Online |
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Excel |
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Word |
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SharePoint |
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PowerPoint |
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Visio |
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Microsoft Teams |
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Comunicar informações do projeto
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Se sua equipe estiver usando Project Online, baixe a tarefa status atualizações do servidor antes de se comunicar com sua equipe sobre o progresso do projeto. |
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Controlar o andamento do cronograma, de simples a especialista |
Há maneiras simples de acompanhar o progresso e há maneiras mais complexas. Encontre a maneira que funciona melhor para seu projeto e sua equipe. |
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Capturar informações de valor obtido é um passo mais avançado, mas muito poderoso, para descobrir o bom e o mau desempenho do projeto. Os fatos de alto nível que você adquire com isso é o que seus stakeholders querem ver. |
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Com o Project, você pode criar e personalizar relatórios gráficos impressionantes de todos os dados de projeto desejados, sem usar nenhum outro software. À medida que você trabalha no projeto, os relatórios são alterados para refletir as informações mais recentes – não são necessárias atualizações manuais! |
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Os membros da equipe podem exibir a agenda e atualizar seu trabalho no SharePoint e você verá as alterações no Project. E vice-versa. |
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Comunique as informações do projeto usando Microsoft 365. Desde que você esteja trabalhando em um PC com uma conexão à Internet, poderá trabalhar em seus documentos usando versões completas do Word, Excel, PowerPoint ou OneNote, sob demanda, de qualquer lugar. |
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Quando você fizer alterações nas tarefas, publique essas alterações no Project Online para que todos tenham as informações certas para continuar seu trabalho. |
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Se as pessoas não puderem ir a uma reunião, use o Teams para compartilhar informações do projeto. Compartilhar slides do PowerPoint, planilhas do Excel ou um notebook do OneNote para compartilhar planos de projeto. Pessoas podem participar de reuniões online em seu escritório, em casa ou usando seu dispositivo móvel. |
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