Compartilhar sites ou documentos com pessoas de fora da sua organização

Se a sua organização realiza um trabalho que envolva o compartilhamento de documentos ou a colaboração direta entre fornecedores, clientes ou consumidores, então talvez você queira usar os recursos de compartilhamento externo do SharePoint Online para compartilhar conteúdo com pessoas de fora de sua organização que não tenham licenças para sua assinatura do Microsoft Office 365.

Há três maneiras de fazer isso:

Observação   Somente uma pessoa pode entrar para acessar o seu site ou documento usando um convite enviado. No entanto, a pessoa que receber o seu convite pode optar por não usá-lo e, em vez disso, encaminhar o convite para outra pessoa, que poderá entrar usando uma conta da Microsoft* ou conta corporativa para acessar o site ou documento.

Observação    O administrador global deve ativar o compartilhamento externo e definir as permissões apropriadas para que você possa compartilhar documentos ou sites. Consulte Gerenciar o compartilhamento externo para seu ambiente do SharePoint Online para mais informações.

O que é um usuário externo?

Um usuário externo é alguém de fora da sua organização, que pode acessar seus documentos e sites do SharePoint Online, mas não tem uma licença para sua assinatura do Microsoft Office 365 ou do SharePoint Online. Os usuários externos não são funcionários, prestadores de serviços, nem agentes locais para você ou para suas empresas afiliadas.

Os usuários externos herdam os direitos de uso do cliente do SharePoint Online, que os convida para colaborar. Ou seja, se uma organização adquirir um plano Enterprise E3 e criar um site que utiliza recursos desse plano, o usuário externo terá direitos para usar e/ou exibir esses recursos no de site para o qual foi convidado. Embora os usuários externos possam ser convidados como membros complementares do projeto para realizarem uma grande variedade de ações em um site, eles não terão exatamente as mesmas capacidades de um membro completo, pagante e licenciado em sua organização. Para obter mais informações, consulte Gerenciar o compartilhamento externo para o ambiente do SharePoint Online.

Compartilhar um site

Ao compartilhar um site com usuários externos, você envia um convite para que eles possam usá-lo para entrar no site. É possível enviar esse convite para qualquer endereço de email. Quando os destinatários o aceitam, eles entram em seu site usando uma conta da Microsoft ou uma conta corporativa ou de estudante. Quando você compartilhar um site, poderá selecionar o tipo de permissões que desejar, para que a pessoa tenha no site.

É necessário ser um Proprietário do Site ou ter permissões de controle total para compartilhar um site com usuários externos.

  1. Entre no Office 365 com sua conta corporativa ou de estudante.

  2. Selecione Sites, na parte superior da página. Ou selecione o inicializador de aplicativos Ícone inicializador de aplicativo do Office 365 e selecione Sites.

    Opções de navegação do Office 365
  3. Vá até o site que deseja compartilhar com os usuários externos.

  4. No canto superior direito da tela, selecione Compartilhar.

    Imagem do comando Compartilhar no canto superior direito da tela.

  5. Na caixa de diálogo Compartilhar, digite os nomes dos usuários externos que você deseja convidar. Por exemplo: someone@outlook.com ou someone@contoso.com.

    Lembrete: você também pode usar o comando Compartilhar para conceder aos usuários licenciados acesso a um site. Se quiser fazer isso, basta digitar os nomes das pessoas que deseja convidar.

  6. Digite uma mensagem a ser incluída com o convite.

  7. Para atribuir o usuário externo a um grupo de permissões específico, selecione Mostrar opções e selecione o grupo desejado.

    Convém oferecer às pessoas a menor quantidade de permissões necessárias, para que elas realizem a tarefa desejada. Por exemplo, se a pessoa convidada só precisar ler o conteúdo, atribua-a ao grupo Visitantes, que tem permissões de Leitura por padrão. Se os usuários externos precisarem editar ou atualizar o conteúdo, adicione-os ao grupo Membros, que tem permissões para edição por padrão. Tenha cautela ao adicionar usuários externos a qualquer grupo que tenha permissões para Controle total.


    Imagem da caixa de diálogo Compartilhar para um site preenchida com nomes de usuário para usuários externos.

  8. Selecione Compartilhar.

Por padrão, qualquer convite enviado para usuários externos expirarão em 7 dias. Se um convidado não aceitar o convite em 7 dias, e se você ainda quiser que ele tenha acesso ao seu site, será necessário enviar um novo convite.

Quando os usuários externos recebem os convites, eles selecionam um botão que os conduz a uma página, onde terão acesso ao site do SharePoint Online usando uma conta da Microsoft ou uma conta corporativa ou de estudanteconta da Microsoft gratuita.

Compartilhar um documento enviando ou postando um link de convidado anônimo

É possível criar um link de convidado anônimo e em seguida, compartilhar o link usando qualquer mídia que se ajusta à você. Por exemplo, postá-lo em uma página de mídia social, ou colá-lo em um email. É possível criar um link de convidado que fornece a permissão de edição ou apenas permissão de visualização.

Você deve ser Proprietário do Site ou ter permissões de controle total para compartilhar um site com usuários externos. Adicionalmente, o recurso de compartilhamento externo deve ser ativado nas Configurações de Serviço do Office 365 ou no Centro de Administração do SharePoint Online (dependendo do plano que você tem). O compartilhamento externo também deve ser ativado para seu conjunto de sites (somente planos corporativos).

  1. Entre no Office 365 com sua conta corporativa ou de estudante.

  2. Selecione Sites, na parte superior da página. Ou selecione o inicializador de aplicativos Ícone inicializador de aplicativo do Office 365 e selecione Sites.

    Opções de navegação do Office 365
  3. Selecione as reticências ... ao lado do documento para abrir a janela de texto informativo e selecione Compartilhar.
    Começar a compartilhar um documento em uma biblioteca do SharePoint

  4. Na caixa de diálogo Compartilhar, selecioneObter um link.

  5. Selecione Criar um Link para o tipo de permissão que desejar conceder: permissões para edição ou somente para exibição.
    Um URL para o link do convidado será criado.

  6. Selecione a URL do link de convidado e copie-a
    Criar um link de convidado anônimo e copiá-lo
    Agora, é possível colar a URL do link de convidado na mídia de sua escolha.

  • Se um documento em uma biblioteca de site de equipe, outros membros do site podem localizar os links de convidados na caixa de diálogo Compartilhar e enviá-los para os terceiros.

  • Se o arquivo que você está tentando compartilhar estiver localizado em uma biblioteca que use o Gerenciamento de Direitos de Informação, não será possível compartilhá-lo externamente.

  • Potencialmente, os links de convidado anônimo poderiam ser encaminhados ou compartilhados com outras pessoas, que também poderia exibir ou editar o conteúdo sem entrar. Evite usar links de convidado anônimo para conteúdo confidencial.

  • As pessoas convidadas para acessar documentos usando links de convidado anônimo só poderão exibir ou ler arquivos no Office Online relevante. Elas não poderão abrir arquivos na versão de área de trabalho correspondente do programa do Office.

  • Se o compartilhamento externo estiver desativado globalmente nas Configurações de serviço do Office 365 ou no Centro de administração do SharePoint Online, qualquer link compartilhado terá o funcionamento interrompido. Se, mais tarde, o recurso for reativado, esses links voltarão a funcionar. Também é possível desabilitar links individuais que foram compartilhados se você quiser revogar o acesso a um documento específico. Consulte Desativar um link de convidado anônimo.

  • Se você compartilhar pastas de trabalho do Excel que incluem planilhas do Power View com pessoas fora de sua organização, elas não serão capazes de ver as planilhas do Power View nessas pastas.

Permitir que as pessoas criem links de convidado com documentos que você compartilhou com elas

Você pode estar feliz em compartilhar amplamente alguns documentos, e na verdade você pode querer incentivar as pessoas a recompartilhá-los. Para esses documentos, você pode permitir que as pessoas criem links de convidado anônimo com os documentos que você compartilha com eles.

Para permitir esse recurso, você deve ter permissão de controle total.

  1. Entre no Office 365 com sua conta corporativa ou de estudante.

  2. Selecione Sites, na parte superior da página. Ou selecione o inicializador de aplicativos Ícone inicializador de aplicativo do Office 365 e selecione Sites.

    Opções de navegação do Office 365
  3. Vá até a biblioteca onde você deseja permitir a criação de links de convidado.

  4. Selecione Configurações Botão Configurações > Configurações de site > Usuários e Permissões > Permissões de site > Configurações de Solicitação de Acesso.

  5. Na configurações de solicitações de acesso caixa de diálogo, verifique permitir que os membros compartilham o site e arquivos individuais e pastas.

Agora quando as pessoas selecionarem os documentos compartilhados por você com eles e abrir a caixa de diálogo de Compartilhar, é possível criar um link de convidado. Observe, no entanto, que só é possível criar links de convidado que permitem aos convidados editar o documento se você tiver concedido-lhes permissão para edição quando você compartilhou o documento pela primeira vez. Se eles só têm permissão para visualização, eles só podem criar links de convidado que permitem a permissão para visualização.

Para uma visão geral das Configurações de Solicitação de Acesso, assista ao vídeo : Compartilhar um site sem solicitação de acesso.

Compartilhar um documento exigindo a entrada em seu site

Você deve ser Proprietário do Site ou ter permissões de controle total para compartilhar um site com usuários externos. Adicionalmente, o recurso de compartilhamento externo deve ser ativado nas Configurações de Serviço do Office 365 ou no Centro de Administração do SharePoint Online (dependendo do plano que você tem). O compartilhamento externo também deve ser ativado para seu conjunto de sites (somente planos corporativos).

  1. Entre no Office 365 com sua conta corporativa ou de estudante.

  2. Selecione Sites, na parte superior da página. Ou selecione o inicializador de aplicativos Ícone inicializador de aplicativo do Office 365 e selecione Sites.

    Opções de navegação do Office 365
  3. Selecione as reticências ... ao lado do documento para abrir a janela de texto informativo e selecione Compartilhar.
    Começar a compartilhar um documento em uma biblioteca do SharePoint

  4. Certifique-se de selecionar a opção Convidar pessoas e digite os endereços de email das pessoas que você está convidando para compartilhar o documento. Por exemplo: alguem@outlook.com, alguem@gmail.com ou usuarioexterno@contoso.com.

  5. Selecione o nível de permissão que você deseja conceder a esses usuários, na lista suspensa: Pode editar ou Pode visualizar.

  6. Se desejar, digite uma mensagem para ser incluída no email. A mensagem pode incluir informações ou instruções sobre o documento compartilhado.

  7. Marque a caixa de seleção Exigir entrada.

    Observação   Se você não marcar a caixa de seleção Exigir entrada, o email conterá um link de convidado anônimo para o documento. Esse tipo de link pode, potencialmente, ser encaminhado ou compartilhado com outras pessoas, que também poderão visualizar ou editar o conteúdo sem entrar.

  8. Selecione Compartilhar.

Consultar quem tem acesso a um site ou documento específico

Você também pode usar o comando Compartilhar para ver rapidamente a lista de pessoas com as quais um documento foi compartilhado.

Siga um destes procedimentos:

  • Para consultar quem tem acesso a um site, selecione Compartilhar, no canto superior direito da página e selecione o link após Compartilhado com, na caixa de diálogo Compartilhar, para exibir uma lista de pessoas que têm acesso ao site.

  • Para consultar quem tem acesso a um documento, a uma pasta ou a um Conjunto de Documentos, selecione o item na biblioteca de documentos e então movimente Compartilhar com na guia Arquivos.

Revogar o acesso de usuário a um site

Se um site tiver sido compartilhado com um usuário externo, e se você quiser revogar o acesso desse usuário para o site, poderá fazer isso removendo as permissões desse indivíduo para o site.

  1. Entre no Office 365 com sua conta corporativa ou de estudante.

  2. Selecione Sites, na parte superior da página. Ou selecione o inicializador de aplicativos Ícone inicializador de aplicativo do Office 365 e selecione Sites.

    Opções de navegação do Office 365
  3. Vá até o site no qual deseja retirar um convite.

  4. Selecione Configurações Botão Configurações > Configurações de site > Usuários e permissões > Usuários e permissões.

  5. Selecione o grupo do qual deseja remover usuários.

  6. Selecione os usuários que deseja remover e aponte para Ações > Remover Usuários do Grupo.

  7. Selecione OK.

Desativar um link de convidado anônimo

Você pode ver se um documento foi compartilhado por meio do link de convidado verificando o menu de propriedades do documento.

  1. Entre no Office 365 com sua conta corporativa ou de estudante.

  2. Selecione Sites, na parte superior da página. Ou selecione o inicializador de aplicativos Ícone inicializador de aplicativo do Office 365 e selecione Sites.

    Opções de navegação do Office 365
  3. Vá até a biblioteca que contém o documento do qual você deseja remover um link de convidado.

  4. Aponte para o documento e selecione as reticências (...).

  5. Selecione um link de convidado na frase Abrir para todos com um link de convidado. (Se você não vir esse link, provavelmente seu documento estará configurado para permitir somente usuários com um nome de usuário e uma senha.)

    Caixa de diálogo Propriedades mostrando que um documento foi compartilhado com um link de convidado.

  6. Ao lado do URL para o link de convidado, selecione Desativar.

  7. Quando for consultado se deseja desativar o link, selecione Desativar link.

    Caixa de diálogo perguntando se você deseja desabilitar um link de convidado para um documento compartilhado de forma que ele não funcione mais.

Quando pessoas fora de sua organização tentarem acessar o conteúdo utilizando o link de convidado, elas verão uma mensagem indicando que não é possível acessá-lo.

Aplicável a: SharePoint Online



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