Compartilhar informações com pastas públicas

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Este recurso requer que você use uma conta do Microsoft Exchange Server 2000, 2003 ou 2007. A maioria das contas domésticas e pessoais não usa o Microsoft Exchange. Para obter mais informações sobre as contas do Microsoft Exchange e como determinar à qual versão do Exchange a sua conta pode se conectar, confira os links da seção confira também.

Pastas públicas é um recurso do Microsoft Exchange que fornece uma maneira de coletar, organizar e compartilhar informações com outras pessoas em uma organização. Normalmente, as pastas públicas são usadas pelo equipes de projeto ou grupos de usuários para compartilhar informações em uma área comum de interesse. Quando você está conectado ao servidor executando o Exchange, pastas rotuladas como "Pastas públicas" aparecem na Microsoft Outlook  Lista de Pastas na Painel de Navegação. Você pode gerenciar essas pastas do Outlook. Pastas públicas podem conter qualquer tipo de item de pasta do Outlook como mensagens, compromissos, contatos, tarefas, entradas de diário, anotações, formulários, arquivos e postagens. Você também pode adicionar um atalho para qualquer pasta pública à pasta Favoritos em Pastas públicas.

Ações que podem ser realizadas com as pastas públicas:

Postar informações em uma BBS eletrônica

  • A BBS permite que você participe de debates online. Cada tópico pode ser armazenado em uma pasta própria, com suas próprias permissões de acesso.

  • A BBS pode ser não coordenada, o que a torna semelhante a um grupo de notícias da Internet, para o qual todas as pessoas têm permissão para ler e postar informações.

  • A BBS também pode ser coordenada por uma pessoa designada que receberá itens de usuários e decidirá para quais pessoas postará as informações.

  • Você poderá trabalhar com informações postadas das seguintes maneiras:

    • Uma vez iniciado o debate online, você poderá postar uma resposta na pasta pública para ser lida pelo grupo.

    • Se não desejar que o grupo todo leia a sua resposta, você poderá responder diretamente à pessoa que postou a informação ou encaminhar as informações postadas somente para os destinatários selecionados.

    • Para usar uma pasta pública como BBS, é necessário que a pasta seja capaz de armazenar mensagens de email.

Compartilhar itens do Outlook em um calendário, em uma lista de contatos ou em uma lista de tarefas

  • Compartilhe um calendário para manter um controle de reuniões, eventos, feriados, férias e prazos de projetos que afetem o grupo.

  • Compartilhe uma lista de contatos para tornar nomes, cargos, endereços e números de telefone disponíveis para o grupo.

  • Compartilhe uma lista de tarefas para manter um controle do andamento de cada membro em um projeto no qual o grupo esteja trabalhando.

Compartilhar arquivos

  • Abra um arquivo em uma pasta pública para lê-lo ou atualizá-lo ou para procurar rapidamente em uma seqüência de arquivos.

  • Use o Windows Explorer para copiar um arquivo existente de outro programa para uma pasta pública, sem abrir o programa do arquivo.

  • Poste um arquivo para uma pasta pública sem sair do programa usado para criar o arquivo. Por exemplo, você pode desejar postar um relatório de vendas trimestral recém-atualizado em uma pasta de trabalho do Microsoft Office Excel, de modo que o grupo possa visualizar rapidamente as últimas informações.

Se você desejar compartilhar os arquivos lidos ou atualizados com freqüência por outras pessoas, será necessário que o programa usado para salvar o arquivo esteja configurado em seu computador. Quando você copia um arquivo do Windows Explorer ou posta um arquivo de outro programa do Microsoft Office que esteja aberto para uma pasta pública, o arquivo original permanece no local onde foi armazenado. As alterações feitas no arquivo copiado ou postado na pasta pública não afetam o arquivo original.

Determinar o acesso à pasta através de permissões

  • As permissões às pastas públicas normalmente são determinadas por um administrador ou por uma pessoa de sua organização que tem a propriedade de uma pasta para um projeto ou um assunto específico.

  • Em geral, você pode ler e adicionar itens às pastas para as quais tem permissão de acesso, mas não pode excluir itens diferentes dos que adicionou.

  • Caso possua permissão, você poderá instalar suas próprias pastas públicas e conceder a outras pessoas permissão para usá-las.

  • Se for proprietário de uma pasta pública, você poderá aplicar seus próprios modos de exibição personalizados, formulários, campos personalizados e regras às suas pastas públicas. Você talvez deseje especificar um determinado modo de exibição que seja exibido quando outros usuários abrirem a pasta pela primeira vez.

  • Mesmo que não tenha permissão para fazer alterações na pasta, você ainda poderá salvar um modo de exibição particular de uma pasta pública que atenda às suas necessidades. Quando você salvar um modo de exibição particular de uma pasta pública, esse modo de exibição estará sempre disponível para você.

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Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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