Compartilhar arquivos ou pastas no Office 365

Os documentos e pastas do Office 365 armazenados no OneDrive for Business são confidenciais até você decidir compartilhá-los. Do mesmo modo, em uma biblioteca de sites da equipe, você pode querer compartilhar documentos ou pastas específicas com pessoas que não têm acesso ao site. Quando você compartilha documentos e pastas, pode decidir se as pessoas podem editá-los ou apenas exibi-los.

Observação : Você também pode compartilhar documentos com usuários externos (pessoas que não estão na sua rede), convidando-os como "Convidados" ou criando e postando links de convidados. Para saber mais, consulte Compartilhar sites ou documentos com pessoas de fora de sua organização.

Compartilhar um documento usando Obter um link

Você pode compartilhar um link para um documento que outras pessoas também possam compartilhar ao usar Obter um link. Obter um link só está disponível para arquivos individuais, mas é a maneira mais fácil de compartilhar documentos com todos em sua organização ou de compartilhar com pessoas externamente (desde que o compartilhamento externo esteja habilitado para seus sites).

  1. Acesse o OneDrive for Business ou a biblioteca de sites com o documento ou a pasta que você deseja compartilhar.

  2. Clique com botão direito do mouse no documento que você deseja compartilhar e selecione Obter um link. Se você não vir Obter um link, clique em Compartilhar e clique em Obter um link.

    Captura de tela sobre como compartilhar um documento usando a opção Obter um link
  3. Escolha o tipo de link que você deseja criar.

    Captura de tela sobre como escolher um link

    Links para compartilhamento interno:

    • Link de edição – conta necessária As pessoas em sua organização podem editar, copiar ou baixar o documento.

    • Link de exibição – conta necessária As pessoas em sua organização podem editar, copiar ou baixar o documento.

    Links de convidado:

    • Link de edição – não é necessário entrar As pessoas de fora da sua organização podem editar, copiar e baixar o documento.

    • Link de exibição – não é necessário entrar As pessoas de fora da sua organização podem exibir, copiar e baixar o documento.

    Observações : Se você só vir uma opção de link restrita em vez das opções mostradas aqui, o compartilhamento de links poderá estar desabilitado ou talvez você não tenha permissão de usá-los. Para saber mais sobre como habilitar o compartilhamento, veja Vídeo: Compartilhar um site sem solicitação de acesso.

    Se o acesso de convidado estiver desabilitado, você só verá as opções necessárias da conta.

  4. Se você escolher um link não é necessário entrar e se quiser definir a expiração do link, clique em Definir expiração e escolha o prazo de expiração do link, como 30 dias. Conta necessária Os links não expiram e não há nenhuma opção para definir uma expiração para esses links.

    Captura de tela sobre a Configuração de uma Expiração de um link de convidado

  5. Clique em Copiar para copiar o link para a área de transferência.

  6. Cole o link para um email e o envie ou o cole em um site para as pessoas com quem você deseja compartilhar.

Observações : 

  • Os links criados pelo uso de Obter um link não são detectáveis por pesquisa e, portanto, somente as pessoas que receberem um link de outra pessoa poderão usá-lo.

  • Não é necessário entrar Os links são links de convidados ideais para o compartilhamento externo. Esses links estão disponíveis por padrão no Office 365, mas os administradores podem desabilitar o compartilhamento externo para seus sites. Para obter detalhes, veja Compartilhar sites ou documentos com pessoas de fora da sua organização.

  • Você pode remover os links sem entrada necessária a qualquer momento na caixa de diálogo Compartilhar mencionada nas etapas acima. O link REMOVER fica próximo ao botão Copiar.

  • Os administradores de site podem restringir o compartilhamento de forma que somente os proprietários possam compartilhar arquivos e sites. Para saber mais sobre como habilitar os links de compartilhamento, veja Vídeo: Compartilhar um site sem solicitação de acesso.

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Compartilhar um documento ou uma pasta ao convidar as pessoas

Para compartilhar pastas ou para compartilhar documentos quando Obter um link não estiver disponível, você poderá convidar as pessoas.

  1. Vá para o OneDrive for Business ou a biblioteca de sites que contém o documento ou a pasta que você deseja compartilhar.

  2. Clique com o botão direito do mouse no arquivo que você deseja compartilhar e selecione Compartilhar.

    Captura de tela sobre como compartilhar um documento clicando com o botão direito e depois escolhendo Compartilhar

  3. Na caixa de diálogo Compartilhar na guia Convidar pessoas, digite os nomes ou os endereços de email das pessoas com que você deseja compartilhar o documento ou a pasta.

    Captura de tela de um compartilhamento de arquivo no OneDrive for Business

  4. Selecione uma configuração de permissão, como Pode editar.

    Selecione uma configuração de permissão para que as pessoas convidadas compartilhem um documento

  5. Se desejar, digite uma mensagem a ser enviada com o email para todos os convidados. O email inclui um link para o documento compartilhado.

  6. Se você não quiser enviar um email, desmarque Enviar um convite por email (talvez seja necessário clicar em Mostrar Opções primeiro).

  7. Clique em Compartilhar.

Observação : Se o acesso de convidado estiver desabilitado, talvez você não veja a opção Exigir entrada.

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Mais informações neste artigo

Saiba mais sobre o armazenamento e o compartilhamento de arquivos no Office 365

Para obter recomendações sobre onde armazenar os arquivos no Office 365 e como definir tudo, veja Configurar o armazenamento e o compartilhamento de arquivos do Office 365.

Compartilhar os documentos com um conjunto limitado de pessoas

Para compartilhar vários documentos com uma seleção de pessoas, você tem algumas opções:

  • Criar um grupo (se você estiver no Office 365 e se Grupos estiver habilitado)

  • Criar uma pasta e posicionar os documentos nessa pasta à medida que eles são criados

Criar um grupo (se você estiver no Office 365 e se Grupos estiver habilitado)
  1. Na navegação, ao lado de Grupos, clique no sinal de adição (+).

    Captura de tela sobre como criar um grupo a partir do OneDrive for Business clicando no sinal de adição

  2. Digite um nome para o grupo, defina a Privacidade como Pública ou Privada.

    Captura de tela sobre como digitar um nome e clicar em Criar para criar um grupo a partir do OneDrive for Business

  3. Clique em Criar.

  4. Adicione membros ao grupo.

  5. Em seu grupo, próximo à parte superior da página, clique em Arquivos para ir para o grupo OneDrive.

    Captura de tela sobre como clicar em Arquivos em um Grupo para acessar o OneDrive do grupo

  6. Arraste os arquivos para a página ou clique em Upload.

Criar uma pasta e posicionar os documentos nessa pasta à medida que eles são criados
  1. Para criar uma pasta, clique em Novo > Pasta. Você poderá compartilhar a pasta com as pessoas quando ela for criada.

  2. Se você não tiver compartilhado a pasta quando a criou, compartilhe-a ao convidar as pessoas.

  3. Carregue os arquivos na pasta ou arraste-os para lá.

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Ver com quem você está compartilhando um documento ou uma pasta

  1. Clique com o botão direito do mouse e então clique em Compartilhar.

  2. Na caixa de diálogo Compartilhar, clique em Compartilhado com.

    Captura de tela da guia Compartilhado Com na caixa de diálogo Compartilhar

  3. Se você estiver compartilhando com mais pessoas cujos nomes caberão no cartão, selecione o link mais no final da lista de nomes. Você pode rolar a lista para ver todos os nomes.

    Dicas : Se a biblioteca na qual você está trabalhando tiver uma coluna Compartilhamento, é possível selecionar o ícone de pessoas para abrir a caixa de diálogo Compartilhar.

    Ícone Compartilhar para um documento compartilhado com duas ou mais pessoas

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Parar de compartilhar um documento ou pasta

Para tornar um documento ou uma pasta particular novamente, você pode parar de compartilhar.

  1. Selecione o ícone de pessoas para o documento ou pasta para abrir a caixa de diálogo Compartilhar.

    Ícone Compartilhar para um documento compartilhado com duas ou mais pessoas

  2. Na guia Compartilhado com na caixa de diálogo Compartilhar, selecione Pode Exibir ou Pode Editar ao lado da pessoa com quem você não deseja mais compartilhar e então selecione Parar Compartilhamento.

    Captura de tela sobre como parar de compartilhar com uma pessoa

  3. Para parar o compartilhamento de um documento com todos ao mesmo tempo, selecione PARAR COMPARTILHAMENTO abaixo da lista de pessoas com quem você está compartilhando.

    Captura de tela sobre como parar de compartilhar com todos

    Observação : O link PARAR COMPARTILHAMENTO que remove todos os usuários de uma só vez não está disponível para as pastas. Para parar rapidamente o compartilhamento de uma pasta com vários usuários ou grupos, experimente isto: Clique em AVANÇADO, use as caixas de seleção para escolher os usuários ou os grupos que você deseja remover e clique em Remover Permissões do Usuário.

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Outras maneiras de compartilhar um documento ou uma pasta com todas as pessoas em sua organização

No OneDrive for Business, há outras maneiras de compartilhar um documento com todas as pessoas:

  • Use a caixa de diálogo Compartilhar. Siga as mesmas etapas descritas acima para compartilhar um documento ou uma pasta, mas digite Todos na caixa Convidar Pessoas.

    Compartilhar um documento com todos que estejam usando a caixa de diálogo Compartilhar

  • Crie uma pasta "Compartilhado com todos" (ou uma com um nome semelhante) e coloque os documentos nessa pasta ao criá-los. Para criar uma pasta, clique em Novo > Pasta. Você pode compartilhar a pasta com as pessoas à medida que a criada.

    Pasta Compartilhado com Todos no OneDrive for Business

Observação : Talvez você já tenha Compartilhado com todos uma pasta que foi provisionada para você.

A caixa de diálogo Compartilhar permite que você selecione Todos exceto os usuários externos. Se a sua organização permitir o compartilhamento externo, o compartilhamento com "Todos" incluirá os usuários externos: pessoas de fora da sua organização que foram previamente convidadas a compartilhar documentos como convidados, por você ou por outras pessoas em sua organização.

Se houver uma pasta Compartilhado com Todos provisionada para você, todos receberão permissão para editar os documentos colocados na pasta Compartilhado com Todos, a menos que você altere a configuração de permissão ou a menos que o OneDrive for Business tenha sido criado antes de junho de 2014. Se seu OneDrive for Business tiver sido criado antes dessa data, a pasta Compartilhado com Todos começará com Permissões somente exibir. Você pode alterar a configuração de permissão a qualquer momento seguindo as instruções de compartilhamento de uma pasta, mostradas anteriormente neste artigo.

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Como as pessoas encontram os documentos compartilhados com todos?

Os documentos que você compartilha com todos não aparecem na exibição Compartilhado comigo OneDrive for Business. Por que não? Considere que dependendo do tamanho de sua organização, pode haver centenas, se não milhares de documentos, que são compartilhados com todos. Além disso, você pode não querer enviar um email de convite compartilhado para todas as pessoas em sua organização.

Em vez disso, as pessoas podem encontrar esses documentos:

  • Seguindo um link enviado diretamente em um email.

    Você pode encontrar a URL da Web de qualquer documento no balão do documento.


    A URL de um documento

    Copie e cole a URL para um email endereçado a pessoas específicas que você deseja notificar.

  • Usando a caixa Pesquisa no OneDrive for Business.

    Neste exemplo, Brenda Fernandes procura a palavra-chave "Processos Judiciais" para localizar quaisquer documentos relevantes compartilhados com ela na organização em que trabalha.

    Palavras-chave de pesquisa para procurar documentos compartilhados com você

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