Como o controle de versão funciona em uma biblioteca ou lista do SharePoint

Como o controle de versão funciona em uma biblioteca ou lista do SharePoint

Importante :  Este artigo foi traduzido por um sistema de tradução automática, leia o aviso de isenção de responsabilidade. Para sua referência, veja a versão em inglês deste artigo aqui.

Quando o controle de versão está habilitado na sua lista de SharePoint ou a biblioteca, você pode armazenar, controlar e restaurar itens em uma lista e arquivos em uma biblioteca sempre que elas alterarem. Controle de versão, combinado com outras configurações, como check-out, fornece muitas controle do conteúdo que é postado em seu site e pode fornecer o valor real se você tiver uma necessidade examinar ou restaurar uma versão antiga de um item ou arquivo.

Observação : Controle de versão está ativada por padrão em bibliotecas de SharePoint e desativado por padrão em SharePoint listas. Para obter mais informações sobre como configurar o controle de versão, consulte Habilitar e configurar o controle de versão para uma lista ou biblioteca.

Atualizado 19 de janeiro de 2017 graças ao comentáriosdo cliente.

Visão geral do controle de versão

Qualquer pessoa com permissão para gerenciar listas pode ativar ou desativar de controle de versão para uma biblioteca. Controle de versão está disponível para itens de lista em todos os tipos de lista padrão — incluindo calendários, listas de acompanhamento de questões e listas personalizadas. Ele também está disponível para todos os tipos de arquivo que podem ser armazenados em bibliotecas, incluindo páginas de Web Part. Para obter mais informações sobre como configurar e usar o controle de versão, consulte Habilitar e configurar o controle de versão para uma lista ou biblioteca.

Observação : Se você for um cliente do Office 365, controle de versão está agora ativada por padrão quando você criar novas bibliotecas de OneDrive for Business e salvará automaticamente as última 500 versões de um documento. Isso ajudará você a evitar perder dados ou documentos importantes. Se você tiver bibliotecas existentes no seu site de OneDrive for Business ou em seu site de equipe que não têm controle de versão habilitado, você pode ativar controle de versão para eles a qualquer momento.

Você pode usar o controle de versão para

  • Controlar o histórico de uma versão    . Quando o controle de versão está habilitado, você pode ver quando um item ou arquivo foi alterado e quem o alterou. Também pode ver quando as propriedades (informações sobre o arquivo) foram alteradas. Por exemplo, se alguém alterar a data de conclusão de um item de lista, essas informações aparecerão no histórico de versões. Você também pode ver os comentários das pessoas ao fazer o check-in de arquivos em bibliotecas.

  • Restaurar uma versão anterior    . Se você cometeu um erro em uma versão atual, se a versão atual está corrompida ou se simplesmente considera uma versão anterior melhor, pode substituir a versão atual por uma antiga. A versão restaurada se tornará a nova versão atual.

  • Visualizar uma versão anterior    . Você pode exibir uma versão anterior sem substituir a versão atual. Se estiver exibindo o histórico de versões em um documento do Microsoft Office, como um arquivo do Word ou Excel, poderá comparar as duas versões para determinar quais são as diferenças.

Quando o controle de versão está habilitado, as versões são criadas nas seguintes situações:

  • Quando um item de lista ou arquivo é criado pela primeira vez ou quando um arquivo é carregado.

    Observação : Se for necessário o check-out do arquivo, você deve verificar o arquivo para criar sua primeira versão.

  • Quando um arquivo que tem o mesmo nome de um arquivo existente for carregado e a caixa de seleção Adicionar como uma nova versão a arquivos existentes estiver marcada.

  • Quando as propriedades de um item de lista ou arquivo são alteradas.

  • Quando um arquivo é aberto, editado e salvo. Uma versão será criada quando você clicar pela primeira vez em Salvar. Ela reterá o número da nova versão durante a sessão de edição atual, mesmo que você possa salvá-la várias vezes. Quando você fechá-la e abri-la novamente para outra sessão de edição, outra versão será criada.

  • Durante a coautoria de um documento, quando um usuário diferente começa a trabalhar no documento ou quando um usuário clica em Salvar para carregar alterações para a biblioteca. O período padrão para a criação de novas versões durante a coautoria é 30 minutos. Isso é configurável por um administrador por aplicativo da web no SharePoint local. Essa configuração não é configurável em SharePoint Online. Para alterar o horário para versões locais do SharePoint, consulte Configurar o período de controle de versão em coautoria no SharePoint.

Pode haver até três versões atuais de um arquivo em um determinado momento: a versão submetida a check-out, a versão secundária ou de rascunho mais recente e a versão publicada ou principal mais recente. Todas as outras versões são consideradas versões históricas. Algumas versões atuais só ficam visíveis a usuários com permissões para exibi-las.

Algumas organizações controlam as versões principais e secundárias dos arquivos em suas bibliotecas. Outras controlam somente as versões principais. As versões principais são identificadas por números inteiros, como 5.0; as secundárias são identificadas por números decimais, como 5.1.

A maioria das organizações usa versões secundárias quando os arquivos estão em desenvolvimento, e principais quando marcos do projeto específicas são atingidas ou quando os arquivos estão prontos para serem analisados por um grande público. Em muitas organizações, a segurança dos rascunhos é definida para permitir que somente o proprietário de um arquivo e pessoas com permissões aprovem arquivos. Isso significa que as versões secundárias não podem ser vistas por ninguém mais até que uma versão principal seja publicada.

As versões principais estão disponíveis para listas, mas as versões secundárias não estão disponíveis. Cada versão de um item de lista é numerada com um número inteiro. Se sua organização exigir aprovação de itens em uma lista, os itens permanecerão com o status Pendente até que sejam aprovados por alguém com permissões para tal. Enquanto estão com status Pendente, eles são numerados com números inteiros e são chamados de rascunhos.

Para obter mais informações sobre como habilitar e configurar o controle de versão, incluindo versões principais e secundárias, consulte Habilitar e configurar o controle de versão para uma lista ou biblioteca.

Os números das versões são adicionados automaticamente sempre que você cria uma nova versão. Em uma lista ou biblioteca com o controle de versão principal habilitado, as versões têm números inteiros, como 1.0, 2.0, 3.0 etc. Em bibliotecas, o administrador pode habilitar o controle de versão tanto para versões principais quanto para versões secundárias. Quando as versões secundárias estão sendo controladas, elas têm números decimais, como 1.1, 1.2, 1.3 etc. Quando uma dessas versões é publicada como uma versão principal, seu número se torna 2.0. As versões secundárias subsequentes são numeradas como 2.1, 2.2, 2.3 etc.

Quando você descarta um check-out, o número da versão não é alterado. Se a versão mais recente era 3.0, ela continuará sendo 3.0 após o descarte do check-out.

Quando você exclui uma versão, a versão vai para a Lixeira e seu número chegar com ele. O histórico de versão mostrará os números de versão restantes. Não alteram os outros números de versão. Por exemplo, se você tiver um documento com as versões secundárias 4.1 e 4.2 e você decidir excluir versão 4.1, o histórico de versão resultante mostra somente versões 4.0 e 4.2. A figura a seguir mostra isso.

Para obter mais informações sobre como habilitar e configurar o controle de versão, incluindo versões principais e secundárias, consulte Habilitar e configurar o controle de versão para uma lista ou biblioteca.

Histórico de versões com uma versão secundária excluída

Algumas organizações permitem versões ilimitadas de arquivos, e outras impõem limitações. Você pode descobrir, após fazer o check-in da versão mais recente de um arquivo, que uma versão antiga está faltando. Se sua versão mais recente for 26.0 e você perceber que não há mais uma versão 1.0, isso significará que o administrador configurou a biblioteca para permitir somente 25 versões principais de um arquivo. A adição da 26ª versão faz com que a primeira versão seja excluída. Somente as versões de 2.0 a 26.0 permanecem. De maneira semelhante, se a versão 27ª for adicionada, somente as versões de 3.0 a 27.0 permanecerão.

O administrador também pode optar por limitar o número de versões secundárias apenas para um número definido de versões mais recentes. Por exemplo, se 25 versões principais são permitidas, o administrador pode decidir manter rascunhos secundárias para somente as versões mais recentes cinco principais. O número padrão de versões secundárias entre versões principais é 511. Se você tentar salvar outra versão secundária, você verá uma mensagem de erro que informa que primeiro você deve publicar o documento. O administrador do site pode alterar o padrão para permitir que as versões secundárias menos.

Se uma lista ou biblioteca limita o número de versões principais, as primeiras versões são excluídas quando o limite é alcançado. Por exemplo, se apenas 20 versões são mantidas, e sua equipe cria 25 versões, somente versões 6 a 25 são mantidas. Se outra versão é criada, somente versões 7 a 26 serão mantidas. Se sua lista ou biblioteca limita versões, você deverá garantir que os colaboradores estejam cientes de que versões anteriores serão excluídas quando o limite de versão é alcançado.

Em uma biblioteca que limita o número de versões principais que mantém as versões secundárias para, as versões secundárias são excluídas as versões principais anteriores quando o limite de versão é alcançado. Por exemplo, se você manter rascunhos para somente 10 versões principais e sua equipe cria 15 versões principais, somente as versões principais serão mantidas para as versões mais antiga. As versões secundárias que são associadas com os cinco mais antiga principais versões — como 1.2 ou 2.3 — são excluídas, mas as versões principais — 1, 2 e assim por diante — serão mantidos, a menos que sua biblioteca também limita versões principais.

Limitar a quantidade de versões normalmente é uma prática recomendada. Significa que é possível preservar espaço no servidor e reduzir a confusão para os usuários. Entretanto, se sua organização precisar salvar todas as versões por questões legais, dentre outras, não imponha nenhum limite.

Observação : Se sua organização limitar o número de versões que armazena, as versões mais antigas são excluídas permanentemente quando o limite é alcançado. Eles não são enviados para a Lixeira.

Para obter mais informações sobre como habilitar e configurar o controle de versão, incluindo limites, consulte Habilitar e configurar o controle de versão para uma lista ou biblioteca.

Você pode configurar quem pode exibir rascunhos de arquivos e itens de lista. Rascunhos são criados em duas situações:

  • Quando uma versão secundária de um arquivo é criada ou atualizada em uma biblioteca que controla versões principais e secundárias.

  • Quando um item de lista ou arquivo é criado ou atualizado mas ainda não está aprovado em uma lista ou biblioteca em que é necessária a aprovação de conteúdo.

Ao controlar versões principais e secundárias, você pode especificar se as pessoas devem ter permissão para editar arquivos antes que elas possam ver e ler uma versão secundária. Quando essa configuração é aplicada, as pessoas que têm permissão para editar o arquivo podem trabalhar no arquivo, mas quem tem permissão apenas para ler o arquivo não pode ver a versão secundária. Por exemplo, você pode não querer que todos que têm acesso à sua biblioteca vejam comentários ou revisões, enquanto um arquivo está sendo editado. Se as versões principais e secundárias estiverem sendo controladas e ninguém ainda tiver publicado uma versão principal, o arquivo não será visível para as pessoas que não têm permissão para ver itens de rascunho.

Quando a aprovação de conteúdo é necessária, você pode especificar se os arquivos que estão com aprovação pendente podem ser visualizados por pessoas com permissão de leitura, as pessoas com permissão para editar ou apenas o autor e as pessoas com permissão para aprovar itens. Se versões principais e secundárias estão sendo controladas, o autor deve publicar uma versão principal antes que o arquivo seja enviado para aprovação. Quando é necessária a aprovação de conteúdo, pessoas que têm permissão para ler conteúdo, mas não tem permissão para ver os itens de rascunho verá a versão de última aprovada ou principal do arquivo.

Você pode limitar a quantidade de versões de itens de lista ou arquivos são salvos em uma lista ou biblioteca, que pode ajudar a preservar espaço no servidor. Se sua equipe cria um grande número de versões, limitando o número de versões pode ajudar sua equipe a gerenciar melhor e localizar versões anteriores. Por exemplo, se sua equipe mantém várias versões por vários meses ou anos.

s, pode ser difícil para os membros navegar pelo histórico de versão para localizar as versões que precisam. Se sua equipe precisa para exibir ou manter qualquer uma das suas versões anteriores, ou não limitar o número de versões para manter ou definir o número de versões que você mantém em um número de alto.

Se sua biblioteca controla versões principais e secundárias, você poderá escolher quantos versões principais de arquivos para manter e quantas as versões secundárias para cada principais versão a ser mantida. Por padrão, cada versão principal pode ter até 511 rascunhos (versões secundárias).

Dependendo da maneira sua equipe trabalha, sua equipe pode ser mais provavelmente precisam de suas versões secundárias mais recentes, como uma versão que foi editado recentemente. Ao longo do tempo, sua equipe pode ser menos provável precisa de uma versão secundária mais antiga. Geralmente, uma versão principal representa um marco, como um arquivo enviado para revisão ou publicação, enquanto uma versão secundária é um trabalho em andamento que não está pronto para todos os participantes de site a leitura.

Se uma lista ou biblioteca limita o número de versões principais, as primeiras versões são excluídas quando o limite é alcançado. Por exemplo, se apenas 20 versões são mantidas, e sua equipe cria 25 versões, somente versões 6 a 25 são mantidas. Se outra versão é criada, somente versões 7 a 26 serão mantidas. Se sua lista ou biblioteca limita versões, você deverá garantir que os colaboradores estejam cientes de que versões anteriores serão excluídas quando o limite de versão é alcançado.

Em uma biblioteca que limita o número de versões principais que mantém as versões secundárias para, as versões secundárias são excluídas as versões principais anteriores quando o limite de versão é alcançado. Por exemplo, se você manter rascunhos para somente 10 versões principais e sua equipe cria 15 versões principais, somente as versões principais serão mantidas para as versões mais antiga. As versões secundárias que são associadas com os cinco mais antiga principais versões — como 1.2 ou 2.3 — são excluídas, mas as versões principais — 1, 2 e assim por diante — serão mantidos, a menos que sua biblioteca também limita versões principais.

Controle de versão é ativado automaticamente quando uma biblioteca for criada, e não quando uma lista é criada. Qualquer pessoa com permissão para gerenciar listas pode ativar ou desativar o controle de versão. Em muitos sites que é a mesma pessoa que gerencia o site, porque as listas e bibliotecas herdam permissões do site. Além de habilitar o controle de versão, o proprietário do site (ou outra pessoa que gerencia a lista ou biblioteca) decide se deseja exigir aprovação de conteúdo, quem pode exibir itens de rascunho, e se o check-out é necessária. Cada uma dessas decisões tem impacto sobre como funciona o controle de versão. Por exemplo, se a pessoa que gerencia uma biblioteca decide exigir check-out, números de versão são criados apenas quando um arquivo está marcado na. Se a aprovação de conteúdo for necessária, números de versão principal não são aplicados até que os arquivos são aprovados por alguém que tenha permissão para fazer isso.

Observação :  Se as pessoas que trabalham em sua biblioteca estão planejando trabalhar em coautoria de documentos, não configure a biblioteca para exibir o check-out. As pessoas não podem trabalhar como coautoras quando os documentos de que precisam estão submetidos a check-out.

Para saber como ativar o controle de versão para uma lista ou biblioteca, consulte Habilitar e configurar o controle de versão para uma lista ou biblioteca.

Se o controle de versão está habilitado na sua biblioteca, a pessoa que ele configura determina controlar versões principais e secundárias e também determina quem pode ver as versões secundárias. Na maioria dos casos, quando o conteúdo de aprovação for necessária, somente o proprietário do arquivo e as pessoas que têm permissão para aprovar itens, pode ver as versões secundárias. Em outras bibliotecas, qualquer pessoa que podem editar arquivos na biblioteca, ou qualquer pessoa que tenha permissão de leitura para a biblioteca, pode ver todas as versões. Depois que uma versão for aprovada, quem tem permissão de leitura para a lista ou biblioteca pode ver a versão.

As listas não têm versões principais e secundárias, mas qualquer item com status Pendente é considerado rascunho. Na maioria dos casos, somente o criador do item e as pessoas com as permissões Controle Total ou Design podem ver os rascunhos. Um rascunho é exibido com status Pendente para essas pessoas, mas os outros só veem a versão Aprovada mais recente no histórico de versões. Se o arquivo for rejeitado, ele ficará com status Pendente até que alguém com as devidas permissões o exclua.

Por padrão, um arquivo ou item pendentes fica visível apenas para seu criador e para as pessoas com permissão para gerenciar listas, mas você pode especificar se outros grupos de usuários podem exibir o item ou arquivo. Se sua biblioteca estiver configurada para controlar versões principais e secundárias, a pessoa que edita o arquivo deve primeiro publicar uma versão principal do arquivo.

Para obter mais informações sobre como configurar a aprovação de documentos, consulte exigir aprovação de itens em uma lista ou biblioteca.

Observação : Segurança dos rascunhos, em algumas listas e bibliotecas, está configurada para permitir que todos os usuários do site ver versões pendente e aprovado.

Quando você faz check-out de um arquivo de uma biblioteca com controle de versão ativado, uma nova versão é criada sempre que você faz check-in dele novamente. E se as versões principais e secundárias estiverem ativadas, você poderá decidir o tipo de versão no ato do check-in. Em bibliotecas em que o check-out é obrigatório, as versões são criadas somente no ato do check-in.

Em bibliotecas em que o check-out não é obrigatório, uma nova versão é criada na primeira vez que você salva após abrir o arquivo. Cada salvamento subsequente substitui a versão criada com o primeiro salvamento. Se você fechar o aplicativo e reabrir o documento, o primeiro salvamento produzirá, mais uma vez, uma versão. Isso pode fazer com que a quantidade de versões se prolifere muito rapidamente.

Para obter mais informações sobre seleção consulte in e check-out, Check-out, check-in ou descartar alterações em arquivos em uma biblioteca.

Observação :  Se você estiver usando um documento em coautoria, não faça check-out, a menos que tenha um bom motivo para impedir que terceiros manipulem o documento.

Exigir retirada pode ajudar sua equipe Aproveite ao máximo o controle de versão, porque as pessoas designar especificamente quando uma versão será criada. Uma versão é criada somente quando alguém check-out de um arquivo, ele é alterado e check-in novamente. Quando o check-out não é necessária, uma versão é criada quando alguém primeiro salva um arquivo e esta versão é atualizada quando a pessoa fechá-lo. Se essa pessoa ou alguém abre e salva o arquivo novamente, outra versão será criada. Dependendo da situação, talvez não pretender várias versões deve ser criada, por exemplo, se você deve fechar um arquivo para participar de uma reunião antes de você terminar de fazer alterações no arquivo.

Quando o check-out é necessária, as pessoas não é possível adicionar arquivos, alterar arquivos ou alterar as propriedades de arquivo sem primeiro fazer check-out do arquivo. Quando as pessoas check-in de arquivos, ele será solicitado a fornecer comentários sobre as alterações feitos por eles, que ajuda a criar um histórico de versão mais significativo.

Observação : Se a biblioteca for armazenar arquivos do Microsoft Project (. mpp) sincronizados com listas de tarefas no seu site, a caixa Exigir check-out deve ser desmarcada.

Para obter mais informações sobre como exigir check-out, consulte Configurar uma biblioteca para exigir check-out de arquivos.

Listas e bibliotecas tem permissões relacionadas ao controle de versão e check-out que variam dependendo do nível de permissão que é aplicado a um usuário ou um grupo específico. Quem pode editar níveis de permissão pode configurar essas permissões de forma diferente ou pode criar um novo grupo com níveis de permissão personalizado.

Essas permissões permitem flexibilidade em como você gerencia sua biblioteca. Por exemplo, você pode querer alguém sejam capazes de excluir versões de um arquivo sem ter permissão para excluir o próprio arquivo. A permissão para Excluir versões não é a mesma que a permissão para Excluir itens, para que você pode fornecer um nível personalizado de controle.

A tabela a seguir mostra as permissões que estão relacionados ao controle de versão e check-out e qual padrão níveis de permissão, a que elas se aplicam.

Permissão

Nível de permissão padrão

Exibir versões

Controle total, Design, contribuir e ler

Excluir versões

Controle total, projetar e contribuir

Substituir Check-Out

Design e controle total

Aprovar itens

Design e controle total

Para obter mais informações sobre permissões, consulte níveis de permissão de Compreendendo no SharePoint.

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