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Quando a versão está habilitada em uma lista ou biblioteca, você pode armazenar, rastrear e restaurar itens em uma lista e arquivos em uma biblioteca sempre que eles forem alterados. A versão, combinada com outras configurações, como checkout, fornece o controle do conteúdo postado em seu site. Você também pode usar a versão para exibir ou restaurar uma versão antiga de uma lista ou biblioteca.

Visão geral de versão

Qualquer pessoa com permissão para gerenciar listas pode ativar ou desativar a versão para uma lista ou biblioteca. A versão está disponível para itens de lista em todos os tipos de lista padrão, incluindo calendários, listas de acompanhamento de problemas e listas personalizadas. Ele também está disponível para todos os tipos de arquivo que podem ser armazenados em bibliotecas, incluindo páginas da Web Part. Para obter mais informações sobre como configurar e usar versões, consulte Habilitar e configurar a versão para uma lista ou biblioteca.

Observação: Se você for um cliente Microsoft 365, a versão agora será ativada por padrão quando você cria uma nova biblioteca ou lista e salvará automaticamente as últimas 500 versões de um documento. Isso ajudará você a evitar a perda de documentos ou dados importantes. Se você tiver bibliotecas ou listas existentes em seu site ou em seu site de equipe que não tenham a versão habilitada, você poderá ativar a versão para elas a qualquer momento.

Você pode usar a versão para:

  • Acompanhar o histórico de uma versão    Quando a versão está habilitada, você pode ver quando um item ou arquivo foi alterado e quem o alterou. Você também pode ver quando as propriedades (informações sobre o arquivo) foram alteradas. Por exemplo, se alguém alterar a data de vencimento de um item de lista, essas informações serão exibidas no histórico da versão. Você também pode ver os comentários que as pessoas fazem quando marcar arquivos em bibliotecas.

  • Restaurar uma versão anterior    Se você cometeu um erro em uma versão atual, se a versão atual estiver corrompida ou se você simplesmente gostar melhor de uma versão anterior, poderá substituir a versão atual por uma anterior. A versão restaurada se torna a nova versão atual.

  • Exibir uma versão anterior    Você pode exibir uma versão anterior sem substituir sua versão atual. Se você estiver exibindo o histórico de versões em um documento do Microsoft Office, como um arquivo Word ou Excel, poderá comparar as duas versões para determinar quais são as diferenças.

Se sua lista ou biblioteca limitar as versões, você deverá garantir que os colaboradores estejam cientes de que as versões anteriores serão excluídas quando o limite de versão for atingido.

Quando a versão é habilitada, as versões são criadas nas seguintes situações:

  • Quando um item ou arquivo de lista é criado pela primeira vez ou quando um arquivo é carregado.

    Observação: Se a verificação de arquivo for necessária, você deve marcar o arquivo para criar sua primeira versão.

  • Quando um arquivo é carregado que tem o mesmo nome de um arquivo existente.

  • Quando as propriedades de um item ou arquivo de lista são alteradas.

  • Quando um documento do Office é aberto e salvo. Depois que um documento for aberto novamente, uma nova versão será criada depois que uma edição for salva.

  • Periodicamente, ao editar e salvar documentos do Office. Nem todas as edições e salvamentos criam novas versões. Ao salvar edições com frequência, por exemplo, cada nova versão captura um ponto no tempo em vez de cada edição individual. Isso é comum quando o autosave está habilitado.

  • Durante a coautoria de um documento, quando um usuário diferente começa a trabalhar no documento ou quando um usuário clica em salvar para carregar alterações na biblioteca. 

Pode haver até três versões atuais de um arquivo a qualquer momento: a versão de check-out, a versão secundária ou de rascunho mais recente e a versão mais recente publicada ou principal. Todas as outras versões são consideradas versões históricas. Algumas versões atuais só são visíveis para usuários que têm permissões para exibi-las.

Normalmente, uma versão principal representa um marco, como um arquivo enviado para revisão ou publicação, enquanto uma versão menor é um trabalho em andamento que não está pronto para todos os participantes do site lerem. Dependendo da maneira como sua equipe funciona, sua equipe pode ter mais chances de precisar de suas versões secundárias mais recentes, como uma versão que foi editada recentemente. Com o tempo, sua equipe pode ser menos propensa a precisar de uma versão menor mais antiga.

Algumas organizações acompanham versões principais e secundárias de arquivos em suas bibliotecas. Outras acompanham apenas as principais versões. As principais versões são identificadas por números inteiros, como 5.0; versões secundárias são identificadas por números decimais, como 5.1.

A maioria das organizações usa versões menores quando os arquivos estão em desenvolvimento e versões principais quando determinados marcos são atingidos ou quando os arquivos estão prontos para revisão por um público amplo. Em muitas organizações, o rascunho de segurança é definido para permitir apenas o proprietário de um arquivo e pessoas que têm permissões para aprovar arquivos. Isso significa que as versões secundárias não podem ser vistas por ninguém até que uma versão principal seja publicada.

Listas só dá suporte a versões principais. Cada versão de um item de lista é numerada com um número inteiro. Se sua organização exigir a aprovação de itens em uma lista, os itens permanecerão em Pending status até que sejam aprovados por alguém que tenha permissões para aprová-los. Enquanto em Pending status eles são numerados com números decimais e são chamados de rascunhos.

O número máximo de versões secundárias é 511 e o número de versões principais pode ser ajustado. Para obter informações sobre como definir o número de versões principais, marcar a seção Controlar quantas versões são armazenadas.

Se você estiver usando um aplicativo online ou a versão mais recente da área de trabalho e tentar salvar outra versão menor além da quantidade máxima, substituirá a versão secundária mais recente. Se você estiver usando um cliente antigo, não poderá salvar ou carregar nenhuma alteração. Para evitar substituição ou continuar carregando alterações, você deve publicar a próxima versão principal. Em seguida, você poderá publicar até o número máximo de versões secundárias novamente para essa versão principal. Para saber como publicar novas versões, marcar publicar ou desmarmar uma versão de um arquivo.

Observação: Ao substituir ou não salvar versões secundárias, não há efetivamente nenhuma versão em seu arquivo. Como os aplicativos atualizados substituirão a versão mais recente e os clientes antigos não salvarão nada, depois que você atingir as versões menores limitar o histórico de documentos, não será mais rastreado.

Para saber mais sobre como habilitar e configurar versões, incluindo versões principais e menores, consulte Habilitar e configurar a versão para uma lista ou biblioteca.

Os números de versão são adicionados automaticamente sempre que você cria uma nova versão. Em uma lista ou biblioteca com versões principais habilitadas, as versões têm números inteiros, como 1.0, 2.0, 3.0 e assim por diante. Em bibliotecas, o administrador pode habilitar a versão para versões principais e secundárias. Quando versões menores estão sendo rastreadas, elas têm números decimais como 1.1, 1.2, 1.3 e assim por diante. Quando uma dessas versões é publicada como uma versão principal, seu número se torna 2.0. As versões secundárias subsequentes são numeradas 2.1, 2.2, 2.3 e assim por diante.

Quando você descarta um check-out, o número da versão não é alterado. Se a versão mais recente foi a versão 3.0, ela permanecerá em 3.0 depois que você descartar o checkout.

Quando você exclui uma versão, a versão vai para a Lixeira e seu número vai com ela. O Histórico de Versão mostrará os números de versão restantes. Os outros números de versão não são alterados. Por exemplo, se você tiver um documento com versões secundárias 4.1 e 4.2 e decidir excluir a versão 4.1, o histórico de versões resultante mostrará apenas as versões 4.0 e 4.2. A imagem a seguir mostra isso.

Para saber mais sobre como habilitar e configurar versões, incluindo versões principais e menores, consulte Habilitar e configurar a versão para uma lista ou biblioteca.

Histórico de versão com uma versão menor excluída

Você pode configurar quem pode exibir rascunhos de itens e arquivos de lista. Os rascunhos são criados em duas situações:

  • Quando uma versão menor de um arquivo é criada ou atualizada em uma biblioteca que rastreia versões principais e secundárias.

  • Quando um item ou arquivo de lista é criado ou atualizado, mas ainda não aprovado em uma lista ou biblioteca na qual a aprovação de conteúdo é necessária.

Ao rastrear versões principais e secundárias, você pode especificar se as pessoas devem ter permissão para editar arquivos antes de poderem exibir e ler uma versão menor. Quando essa configuração é aplicada, as pessoas que têm permissão para editar o arquivo podem trabalhar no arquivo, mas aquelas que têm permissão apenas para ler o arquivo não podem ver a versão menor. Por exemplo, talvez você não queira que todos que têm acesso à biblioteca vejam comentários ou revisões enquanto um arquivo está sendo editado. Se versões principais e secundárias estiverem sendo rastreadas e ninguém tiver publicado uma versão principal ainda, o arquivo não estará visível para pessoas que não têm permissão para ver itens de rascunho.

Quando a aprovação de conteúdo for necessária, você pode especificar se os arquivos que estão pendentes de aprovação podem ser exibidos por pessoas com permissão para ler, pessoas com permissão para editar ou apenas o autor e as pessoas com permissão para aprovar itens. Se as versões principais e secundárias estiverem sendo rastreadas, o autor deverá publicar uma versão importante antes que o arquivo possa ser enviado para aprovação. Quando a aprovação de conteúdo for necessária, as pessoas que têm permissão para ler conteúdo, mas não têm permissão para ver itens de rascunho, verão a última versão aprovada ou principal do arquivo.

Independentemente de as pessoas terem permissão para editar um arquivo ou não, se as pessoas pesquisarem um arquivo que esteja em versão menor, não obterão resultados para ele.

Algumas organizações permitem versões ilimitadas de arquivos e outras aplicam limitações. Você pode descobrir, depois de verificar na versão mais recente de um arquivo, que uma versão antiga está ausente. Se sua versão mais recente for 101.0 e você notar que não há mais uma versão 1.0, isso significa que o administrador configurou a biblioteca para permitir apenas 100 versões principais de um arquivo. A adição da 101ª versão faz com que a primeira versão seja excluída. Restam apenas as versões 2.0 a 101.0. Da mesma forma, se uma 102ª versão for adicionada, somente as versões 3.0 a 102.0 permanecerão.

O administrador também pode decidir limitar o número de versões menores a apenas aquelas para um número definido das versões mais recentes. Por exemplo, se 100 versões principais forem permitidas, o administrador poderá decidir manter rascunhos menores apenas para as cinco versões principais mais recentes. O número máximo de versões secundárias entre as versões principais é 511. Para obter mais informações sobre a publicação de versão principal e secundária e o que acontece quando você tem mais do que as versões secundárias máximas, marcar a seção Versões principais e secundárias. Para saber como publicar novas versões, marcar publicar ou desmarmar uma versão de um arquivo.

Em uma biblioteca que limita o número de versões principais para as quais mantém versões secundárias, as versões secundárias são excluídas para as versões principais anteriores quando o limite de versão é atingido. Por exemplo, se você mantiver rascunhos para apenas 100 versões principais e sua equipe criar 105 versões principais, apenas as versões principais serão mantidas para as versões mais antigas. As versões secundárias associadas às cinco versões principais mais antigas - como 1.2 ou 2.3 - são excluídas, mas as principais versões – 1, 2 e assim por diante – são mantidas, a menos que sua biblioteca também limite as versões principais.

Limitar o número de versões geralmente é uma boa prática. Isso significa que você pode conservar espaço no servidor e reduzir a desordem para os usuários. Mas, se sua organização for necessária para salvar todas as versões por razões legais ou outras, não aplique limites.

Para saber mais sobre como habilitar e configurar a versão, incluindo limites, consulte Habilitar e configurar a versão para uma lista ou biblioteca.

Observações: Tanto Microsoft Office SharePoint Online no Microsoft 365 quanto SharePoint Server, para configurações de biblioteca e configurações de lista, permitem até 511 versões menores por versão principal. Esse número não pode ser alterado.

  • Bibliotecas

    • O    Microsoft Office SharePoint Online no Microsoft 365 de versão requer a versão para Bibliotecas; SharePoint Server permite que você selecione Nenhuma Versão como opção.

    • As principais versões    Microsoft Office SharePoint Online no Microsoft 365 Configurações da Biblioteca permitem um intervalo de 100-50000 versões principais, com exceção de bibliotecas em sites de comunhão; SharePoint Server Configurações da Biblioteca permite um intervalo de 1 a 5.0000 versões principais. As APIs do PowerShell ou do Desenvolvedor permitem um intervalo de 1 a 5.0000 versões principais. Observação: é recomendável manter um mínimo de 100 versões para manter a proteção contra recuperação de versão;

    • Versões secundárias    As Configurações de Biblioteca Microsoft Office SharePoint Online no Microsoft 365 e SharePoint Server permitem um intervalo de 1 a 5.000 versões principais permitidas para ter versões menores.

  • Listas

    • Versão    As Configurações de Lista Microsoft Office SharePoint Online no Microsoft 365 e SharePoint Server permitem desabilitar a versão.

    • Versões principais    As Configurações de Lista Microsoft Office SharePoint Online no Microsoft 365 e SharePoint Server permitem um intervalo de 1 a 5.0000 versões principais.

    • Versões secundárias    As Configurações de Lista Microsoft Office SharePoint Online no Microsoft 365 e SharePoint Server permitem um intervalo de 1 a 5.0000 versões principais permitidas para ter versões menores.

  • Se você for um cliente Microsoft 365, a versão será ativada automaticamente quando você cria uma biblioteca ou lista. A versão pode ser desabilitada usando APIs do PowerShell ou do Desenvolvedor. Observação: não é recomendável desabilitar a versão, pois desativa a proteção contra recuperação de versão.

  • Para SharePoint Server, a versão é ativada automaticamente quando você cria uma biblioteca, mas não quando você cria uma lista.

Qualquer pessoa com permissão para gerenciar listas pode ativar ou desativar a versão. Em muitos sites que é a mesma pessoa que gerencia o site, porque as listas e bibliotecas herdam permissões do site. Além de habilitar a versão, o proprietário do site (ou outra pessoa que gerencia a lista ou biblioteca) decide se precisa de aprovação de conteúdo, quem pode exibir itens de rascunho e se o checkout é necessário. Cada uma dessas decisões tem um impacto sobre como a versão funciona. Por exemplo, se a pessoa que gerencia uma biblioteca decidir exigir marcar, os números de versão só serão criados quando um arquivo é verificado. Se a aprovação de conteúdo for necessária, os principais números de versão não serão aplicados até que os arquivos sejam aprovados por alguém que tenha permissão para fazê-lo.

Importante: Se as pessoas que trabalham em sua biblioteca estiverem planejando co-criar documentos, não configure a biblioteca para exigir marcar. Pessoas não pode funcionar como coautores quando os documentos necessários são verificados.

Para saber como ativar a versão de uma lista ou biblioteca, consulte Habilitar e configurar a versão para uma lista ou biblioteca.

Se a versão estiver habilitada em sua biblioteca, a pessoa que configurá-la determinará se deve acompanhar versões principais e menores e também determinar quem pode ver as versões menores. Na maioria dos casos, quando a aprovação de conteúdo é necessária, apenas o proprietário do arquivo e as pessoas que têm permissão para aprovar itens, podem ver as versões secundárias. Em outras bibliotecas, qualquer pessoa que possa editar arquivos na biblioteca ou qualquer pessoa que tenha permissão de leitura para a biblioteca, pode ver todas as versões. Depois que uma versão for aprovada, todos que tiverem permissão de leitura para a lista ou biblioteca poderão ver a versão.

Embora as listas não tenham versões principais e secundárias, qualquer item que esteja em Pending status é considerado um rascunho. Na maioria dos casos, somente o criador do item e as pessoas que têm permissões de Controle Completo ou Design podem ver rascunhos. Um rascunho aparece em Pending status para essas pessoas, mas outros só veem a versão aprovada mais recente no histórico de versões. Se o arquivo for rejeitado, ele permanecerá em Pending status até que alguém que tenha as permissões necessárias o exclua.

Por padrão, um item ou arquivo pendente fica visível apenas para seu criador e para as pessoas com permissão para gerenciar listas, mas você pode especificar se outros grupos de usuários podem exibir o item ou arquivo. Se sua biblioteca estiver configurada para acompanhar versões principais e menores, a pessoa que edita o arquivo deverá primeiro publicar uma versão principal do arquivo.

Para obter mais informações sobre como configurar a aprovação de documentos, consulte Exigir aprovação de itens em uma lista de sites ou biblioteca.

Observação: O rascunho de segurança, em algumas listas e bibliotecas, é configurado para permitir que todos os usuários do site vejam ver versões pendentes e aprovadas .

Quando você marcar um arquivo de uma biblioteca que tem a versão ativada, uma nova versão é criada sempre que você marcar-lo novamente. E, se as versões principais e secundárias estiverem ativadas, você poderá decidir, em marcar, qual tipo de versão você está fazendo check-in. Em bibliotecas em que o checkout é necessário, as versões são criadas somente após marcar-in.

Em bibliotecas em que o checkout não é necessário, uma nova versão é criada na primeira vez que você salva depois de abrir o arquivo. Cada salvamento subsequente substitui a versão que você criou com a primeira salvação. Se você fechar o aplicativo e reabrir o documento, a primeira salvação produzirá, mais uma vez, uma versão. Isso pode fazer com que o número de versões proliferem muito rapidamente.

Para obter mais informações sobre marcar entrada e saída, confira Verificar, marcar ou descartar alterações em arquivos em uma biblioteca.

Importante: Se você estiver co-criando um documento, não marcar-lo, a menos que você tenha uma boa razão para impedir que outras pessoas trabalhem no documento.

Ao usar o recurso Exibir em Explorador de Arquivos para trabalhar com arquivos, é importante observar que há uma pequena diferença de comportamento quando comparado ao trabalho com o navegador.

No recurso Exibir no Explorador de Arquivos, renomear um arquivo não é considerado uma alteração que dispara a criação de uma nova versão. Isso significa que, quando você altera o nome do arquivo por meio do recurso Exibir no Explorador de Arquivos, o SharePoint não cria uma nova versão do arquivo, mas renomeia o arquivo.

No entanto, ao usar o navegador (ou o cliente do OneDrive Sync), renomear um arquivo resulta na criação de uma nova versão.

Exigir marcar-out pode ajudar sua equipe a aproveitar ao máximo a versão, pois as pessoas designam especificamente quando uma versão deve ser criada. Uma versão é criada somente quando alguém verifica um arquivo, o altera e o verifica novamente. Quando marcar não é necessário, uma versão é criada quando alguém salva um arquivo pela primeira vez e essa versão é atualizada quando a pessoa o fecha. Se essa pessoa ou outra pessoa abrir e salvar o arquivo novamente, outra versão será criada. Dependendo da situação, talvez você não pretenda que várias versões sejam criadas, por exemplo, se você precisar fechar um arquivo para participar de uma reunião antes de terminar de fazer alterações no arquivo.

Quando marcar é necessário, as pessoas não podem adicionar arquivos, alterar arquivos ou alterar as propriedades do arquivo sem antes verificar o arquivo. Quando as pessoas marcar em arquivos, elas são solicitadas a fornecer comentários sobre as alterações feitas, o que ajuda a criar um histórico de versão mais significativo.

Observação: Se a biblioteca estiver armazenando arquivos do Microsoft Project (.mpp) sincronizados com listas de tarefas em seu site, a caixa Exigir marcar-out deverá ser limpa.

Para obter mais informações sobre como exigir checkout, consulte Configurar uma biblioteca para exigir marcar de arquivos.

Listas e bibliotecas têm permissões relacionadas à versão e marcar que variam dependendo do nível de permissão aplicado a um usuário ou a um grupo específico. Alguém que pode editar níveis de permissão pode configurar essas permissões de forma diferente ou pode criar um novo grupo com níveis de permissão personalizados.

Essas permissões permitem flexibilidade na forma como você gerencia sua biblioteca. Por exemplo, talvez você queira que alguém possa excluir versões de um arquivo sem ter permissão para excluir o arquivo em si. A permissão para Excluir Versões não é a mesma que a permissão para Excluir Itens, para que você possa fornecer um nível personalizado de controle.

A tabela a seguir mostra as permissões relacionadas à versão e marcar e aos quais níveis de permissão padrão eles se aplicam.

Permissão

Nível de permissão padrão

Exibir Versões

Controle completo, design, contribuição e leitura

Excluir Versões

Controle completo, design e contribuição

Substituir Check-out

Controle e design completos

Aprovar Itens

Controle e design completos

Para obter mais informações sobre permissões, consulte Entendendo os níveis de permissão.

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