Como avaliar solicitações de alteração de projeto

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Por Laura Suchan, PMP

Alteração não controlada é uma das seja o que maior de um gerente de projeto.     É por isso que um processo de gerenciamento de alterações sólida pode ser melhor amigo um gerente de projeto. Colocar esse tipo de processo no lugar permitem que você forneça o que o cliente tem solicitado, na linha do tempo necessário e dentro do orçamento combinado. Sem controle de alterações, o escopo do projeto se torna um destino movendo e você está em risco de perder um ou mais dos seus fatores de sucesso do projeto. A capacidade de gerenciar e alteração de controle, particularmente que do escopo do projeto, é uma chave para alcançar metas e um indicador de desempenho típico de um gerente de projeto. Alteração de projeto é inevitável e você deve estar preparado para lidar com ele quando — não se — isso acontece.

Alterar o gerenciamento e burocracia balanceamento

Um desafio para os gerentes de projeto é equilibrando a necessidade de alteração de projeto evitando burocracia desnecessários de controle. A pergunta é: onde está o ápice? Como cada projeto é exclusivo, o ponto no qual a alteração controle parar Adicionar valor e se transforma em vermelho fita variam de um projeto para o projeto.

Alguns dos seus participantes, ou até mesmo seu projeto integrantes da equipe podem achar que colocar o controle de alterações no local é sua maneira de evitar a ampliação do escopo temido e que você está preparado para ser flexível e fazer o que é melhor para seu cliente e os negócios. É importante eliminar as essa percepção. Avise essa pessoa que que você está fazendo é exatamente o oposto: estiver implementando um processo eficiente para avaliar consistentemente alterações solicitadas. Se tornando a alteração é considerado uma boa ideia, você terá processos no lugar para responder quando necessário.

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Plano de gerenciamento de alterar o projeto

Para ajudá-lo a responder rapidamente, um plano de gerenciamento de alteração de projeto descreve o que acontece quando ocorrerem desvios. Não tem a intenção impedir alterações; em vez disso, sua finalidade é um processo que torna limpar como alteração será comunicada, como decisões serão feitas e como o projeto será adaptar da estrutura de tópicos.

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Colocar o controle de alterações no local

Você deve colocar seu processo de controle de alterações em vigor assim que você criar uma linha de base das principais entregas, como requisitos de negócios e agendar. A equipe de projeto e os participantes — e qualquer outra afetadas pelas alterações no projeto — deve revisar e endossar o plano de gerenciamento de alteração antes de colocá-lo em ação.

Pequenas alterações que têm pouco impacto sobre o sucesso geral do projeto não deve envolver os mesmos rigores como aquelas feitas a requisitos ou marcos de cronograma de caminho crítico. O plano de gerenciamento de alteração de projeto deve declare quando uma solicitação de alteração de projeto formal (PCR) é necessária. Por exemplo:

  • Quais são os limites para alterações de cronograma e orçamento?

  • Há alterações que necessitam sempre uma solicitação de alteração?

  • Quais alterações pode ignorar o processo de gerenciamento de alterações?

Um cuidado aqui: geralmente ele do muitas alterações de escopo pequeno que siga o dano, ao invés daquelas grandes, óbvias. Considere isso ao definir seus critérios PCR. Por exemplo, seu plano de gerenciamento de alteração deve definir categorias de solicitação de alteração, como o que é o principal ou secundária:

  • Principais alterações    Esses devem ser documentadas como uma PCR. Alterações de principais do projeto:

    • Afetar requisitos ou itens de trabalho no caminho crítico, atrasar marcos significativos ou a data de término do projeto geral por um determinado percentual de tempo ou duração. Critérios de alteração principais devem ser definidos para cada projeto.

    • Exigir financiamento adicional (em dólares ou porcentagem do orçamento). Novamente, o valor deve ser definido para cada projeto.

  • Pequenas alterações    Essas alterações de rotina não exigem uma PCR. Pequenas alterações:

    • Não afeta significativamente o plano. Eles não estendem a data de conclusão de marcos ou tarefas com dependências do projeto.

    • Não ter nenhum impacto financeiro negativo. Nenhuma variação de orçamento de projeto ocorrerá como resultado.

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Dicas para avaliar solicitações de alteração

O plano de gerenciamento de alteração de projeto também deve incluir informações sobre como as solicitações de alteração são avaliadas. É fundamental que os critérios para essa avaliação ser determinada antes que é necessária para que o horário não será gasto contatar consenso. Definindo esses parâmetros ajudará saldo alterar com benefícios e metas de negócios em geral.

Aqui estão algumas perguntas comuns a serem consideradas ao avaliar uma solicitação de alteração:

  • Essa alteração adicionar a ou alterar os requisitos de negócios?

  • Existe uma solução alternativa ou é essa alteração necessária para o sucesso geral do projeto?

  • Essa alteração requer um aumento de financiamento?

  • Esse atraso o projeto terminará data?

  • Embora essa alteração pode ter um impacto negativo neste projeto, ele resulta em upsides de negócios significativas que facilitam a pena?

  • Agora, aplicando essa alteração faz mais sentido que atrasá-lo? O atraso terminarão custos mais dinheiro no final de empresa?

  • Todas as partes interessadas afetadas foram consideradas e eles endossar a alteração?

  • Existem ramificações contratuais considerar? Por exemplo, compromissos com fornecedores externos será atrasada e não realizados devido a essa alteração?

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Aprovar solicitações de alteração de projeto

Também é importante definir que podem aprovar — ou não aprovar — alterações solicitadas. É comum para definir vários níveis de autoridade para que alterações de rotina podem ser resolvidas com eficiência, enquanto alterações significativas receberá o nível necessário de atenção administrativa.

Quando uma alteração proposta afeta o escopo do projeto, você deve considerá-la como uma decisão comercial que requer aprovação de patrocinadora o projeto. Quando o escopo não é afetado, a equipe de projeto e patrocinadora podem decidir que o gerente de projeto tenha a potência para aprovar a alteração dentro de certos limites. Para alguns projetos, os quadros de controle de alteração são criados e convened regularmente considerar e aprovar solicitações de alteração. Pode haver quadros de controle de alteração diferente na organização, que lidar com vários tipos de solicitações de alteração. Por exemplo, um quadro de controle de alteração técnica pode examinar problemas de tecnologia.

Uma maneira fácil para resumir as diretrizes para aprovar solicitações de alteração estiver em uma tabela como exibido abaixo, que é baseado em um projeto de amostra:

Tipo de alteração

Descrição geral

Critérios

Aprovador

PCR necessário?

Área de Habilitação Principal

Representa alterações significativas no escopo do projeto, o agendamento ou o orçamento

Adição de um novo requisito ou expansão de um requisito de negócios existente

Agendar atraso de mais de 14 dias ou atrasar a data de término do projeto

Requer financiamento adicional de US $100,000 ou mais

Placa de controle de alteração de projeto

Sim

Área de Habilitação Principal

Alteração de representa no escopo do projeto, o agendamento ou o orçamento

Explicação sobre o requisito de negócios

Agendar atraso de menos de 14 dias que não afeta a data de término do projeto

Requer financiamento adicionais de menos de r $100,000

Gerente de projeto

Sim

Secundárias

Alteração de rotina com pouco ou nenhum impacto no projeto

Não altere as datas de conclusão de marco

Impacto no orçamento do projeto é menor $X ou X %

Gerente de projeto

Não

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O grande benefício

As equipes de projeto são sempre ansiosas para começar a execução do projeto, às vezes, ao custo de planejamento eficaz. É tentador pegar atalhos e supor que você vai descobrir coisas enquanto você trabalha. Ter um processo de controle de alterações bem desenvolvido no lugar, antes que as mudanças ocorrem, terá grandes retornos e melhores resultados geral do projeto. Tomar a subjetividade sair do controle de alterações permitirá que a equipe do projeto lidar com flutuações com eficiência e eficácia. R bem elaborados, plano de gerenciamento de alterações detalhado que foi aceita por membros da equipe de projeto e os participantes economizará tempo e dinheiro, algo gerentes de projeto nunca tem que o suficiente.

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Sobre o autor     Jane Suchan é um gerente de programa com experiência supervisionando iniciativas de negócios de nível empresarial e desenvolver metodologias de gerenciamento de projetos. Laura reside em Seattle, Washington.

Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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