Coletar comentários em um documento usando um fluxo de trabalho

Importante :  Este artigo foi traduzido por um sistema de tradução automática, leia o aviso de isenção de responsabilidade. Para sua referência, veja a versão em inglês deste artigo aqui.

Se você envia documentos do 2007 Microsoft Office system, como rotina, a seus colaboradores ou a participantes de um projeto para obter comentários, provavelmente você também gasta uma grande quantidade de tempo gerenciando o processo de coleta de comentários. Por exemplo, para solicitar comentários, você provavelmente escreve uma mensagem contendo seu documento como anexo ou contendo um link para o documento. Em seguida, talvez você faça um acompanhamento com pelo menos uma mensagem de lembrete a todos os revisores para solicitar que eles examinem o documento. Quando o prazo terminar e nenhum comentário tiver sido recebido, você poderá ter de percorrer o escritório tentando localizar os revisores para confirmar se eles realmente revisaram o documento. Meses depois, quando o seu gerente perguntar se um dos colaboradores fez comentários, você clicará nervosamente em antigas mensagens na sua caixa de entrada de emails para tentar encontrar a resposta da pessoa. Parece familiar?

Se desejar gastar menos tempo gerenciando o processo de revisão de documentos e mais tempo trabalhando em seus documentos, você poderá usar um fluxo de trabalho em um site do Microsoft Office SharePoint Server 2007 para coletar comentários. Os fluxos de trabalho reduzem o custo e o tempo necessários para coordenar processos de negócios comuns, como revisão de documentos, gerenciando e controlando as tarefas humanas envolvidas nesses processos. Como o fluxo de trabalho atribui tarefas, envia lembretes, controla a participação e cria um registro do processo inteiro, você pode se concentrar em realizar o trabalho em vez de gerenciar a logística do processo de revisão de documentos.

A capacidade de iniciar um fluxo de trabalho Coletar Comentários no Microsoft Office Word 2007, no Microsoft Office Excel 2007 ou no Microsoft Office PowerPoint 2007 está disponível apenas no Microsoft Office Professional Plus 2007, no Microsoft Office Enterprise 2007 e no Microsoft Office Ultimate 2007, bem como nas versões autônomas do Office Word 2007, Office Excel 2007 e do Office PowerPoint 2007.

Neste artigo

Como fluxos de trabalho tornar o documento mais fácil revisar

Antes de começar

Iniciar um fluxo de trabalho coletar comentários em um documento

Concluir uma tarefa de fluxo de trabalho coletar comentários

Como os fluxos de trabalho tornam a revisão de documentos mais fácil

Um site do Office SharePoint Server 2007 inclui vários fluxos de trabalho predefinidos que tratam de processos de negócios comuns. Um desses fluxos de trabalho predefinidos é o fluxo de trabalho Coletar Comentários, que encaminha um documento ou um item a um grupo de pessoas para ser comentado. Por padrão, o fluxo de trabalho Coletar Comentários está associado ao tipo de conteúdo Documento em um site do Office SharePoint Server 2007 e, portanto, está automaticamente disponível em bibliotecas de documentos.

Quando você usa um fluxo de trabalho para gerenciar o processo de revisão de documentos, o servidor gerencia todas as tarefas.

Inicie o fluxo de trabalho    Ao iniciar o fluxo de trabalho Coletar Comentários em um documento do versão do Office 2007, é solicitado que você preencha um formulário de início de fluxo de trabalho para especificar os nomes das pessoas que deseja que revisem o documento. Você pode fornecer instruções específicas aos revisores e pode especificar a data em que deseja que os participantes do fluxo de trabalho concluam a revisão.

Concluir uma tarefa do fluxo de trabalho    Depois que o fluxo de trabalho começar, o servidor atribuirá tarefas de revisão a todos os participantes. Se os alertas de email forem habilitados para o servidor, os alertas também serão enviados a todos os participantes com instruções sobre a tarefa e um link para o documento a ser revisado. Os participantes podem clicar nesse link para revisar o documento e, quando tiverem concluído a revisão do documento, eles poderão clicar no botão Editar esta Tarefa na mensagem de email do Microsoft Office Outlook 2007 para fornecer comentários e marcar a tarefa como concluída.

Exibir o status do fluxo de trabalho    Enquanto o fluxo de trabalho está em andamento, o proprietário do fluxo de trabalho (nesse caso, o autor do documento) ou os participantes do fluxo de trabalho podem verificar a página de Status do Fluxo de Trabalho no site do Office SharePoint Server 2007 para ver quais participantes concluíram sua tarefa do fluxo de trabalho. O proprietário do fluxo de trabalho também pode atualizar tarefas ativas, além de adicionar ou atualizar revisores. Quando todos os participantes do fluxo de trabalho concluem suas tarefas de fluxo de trabalho, o fluxo de trabalho termina e o proprietário do fluxo de trabalho é automaticamente notificado de que o fluxo de trabalho foi concluído. Após a conclusão, o fluxo de trabalho Coletar Comentários consolida todos os comentários dos revisores e envia esses comentários ao proprietário do fluxo de trabalho em uma mensagem de email.

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Antes de começar

Iniciar um fluxo de trabalho Coletar Comentários é fácil: basta clicar no Botão Microsoft Office, clicar em Fluxos de Trabalho e, em seguida, clicar em Início. Você pode iniciar um fluxo de trabalho em seu documento diretamente no programa do versão do Office 2007 que usou para criá-lo.

Mas antes de começar, verifique se:

  • Você está trabalhando com uma pasta de trabalho do Office Excel 2007, uma apresentação do Office PowerPoint 2007 ou um documento do Office Word 2007.

  • Você salvou o arquivo em uma biblioteca de documentos em um site de Office SharePoint Server 2007. Para obter mais informações sobre como salvar um arquivo de uma biblioteca do SharePoint, consulte o artigo Salvar um arquivo em uma biblioteca do SharePoint ou outro local da Web.

Se algum comando do procedimento a seguir não está disponível, você deve saber que:

  • Para iniciar um fluxo de trabalho Coletar Comentários diretamente em um programa do versão do Office 2007, você deve ter pelo menos a permissão para Editar Itens na biblioteca em que o documento está salvo. Alguns fluxos de trabalho podem exigir que você também tenha a permissão de Gerenciar Listas para iniciar um fluxo de trabalho. Em outras palavras, você precisa das mesmas permissões que precisaria ter em um navegador. Verifique com o proprietário do seu site.

  • Um proprietário de site pode remover um fluxo de trabalho de uma lista ou biblioteca específica. Você deve salvar o documento em uma biblioteca onde o fluxo de trabalho Coletar Comentários esteja disponível. Verifique com o proprietário do seu site.

  • O administrador de um conjunto de sites pode desativar um tipo de fluxo de trabalho, como o fluxo de trabalho Coletar Comentários, para todos os sites no conjunto de sites.

  • A capacidade de iniciar um fluxo de trabalho Coletar Comentários no Office Excel 2007, no Office PowerPoint 2007 ou no Office Word 2007 está disponível apenas no Office Professional Plus 2007, no Office Enterprise 2007 e no Office Ultimate 2007, bem como nas versões autônomas do Office Excel 2007, do Office PowerPoint 2007 e do Office Word 2007.

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Iniciar um fluxo de trabalho Coletar Comentários em um documento

Antes de iniciar um fluxo de trabalho coletar comentários em um documento, você deve salvar o documento em uma biblioteca do SharePoint em que o fluxo de trabalho coletar comentários está disponível. Para obter mais informações, consulte a seção anterior antes de começar.

Quando você inicia o fluxo de trabalho, as opções disponíveis podem variar dependendo de como esse fluxo de trabalho foi personalizado ao ser adicionado à lista, à biblioteca ou ao tipo de conteúdo do item. Por exemplo, o fluxo de trabalho Coletar Comentários pode ser configurado como um fluxo de trabalho serial ou paralelo. Em um fluxo de trabalho serial, as tarefas são atribuídas a um participante de cada vez. Em um fluxo de trabalho paralelo, as tarefas são atribuídas a todos os participantes ao mesmo tempo. Se um fluxo de trabalho Coletar Comentários tiver sido configurado como paralelo, você verá as opções relevantes a um fluxo de trabalho paralelo quando iniciar um fluxo de trabalho.

Se você desejar garantir que os participantes do fluxo de trabalho recebam alertas de email e lembretes sobre suas tarefas de fluxo de trabalho depois que você iniciar um fluxo de trabalho, solicite ao administrador do servidor que verifique se o email está habilitado para o seu site.

Para iniciar um fluxo de trabalho em um arquivo do Office Excel 2007, do Office PowerPoint 2007 ou do Office Word 2007, siga este procedimento:

  1. Abra o arquivo no qual deseja iniciar um fluxo de trabalho Coletar Comentários.

    Para iniciar um fluxo de trabalho, você pode abrir o documento no modo Somente Leitura ou Edição.

    Abrir um documento de servidor de dentro de um programa do Office

    1. Clique no Botão do Microsoft Office Imagem do botão Office e clique em Abrir.

    2. Em Examinar, clique em Meus Locais de Rede ou Meus Sites do SharePoint.

    3. Clique no nome do site do SharePoint onde seu arquivo está localizado e, em seguida, clique em Abrir.

      Você tem a alternativa de clicar duas vezes no nome do site para abri-lo. Você também pode clicar duas vezes em uma biblioteca ou em um arquivo para abri-lo.

      Se não vir seu servidor em nenhuma das duas categorias, digite a URL do servidor na caixa Nome do arquivo e clique em Abrir.

    4. Clique no nome da biblioteca que contém o arquivo, como Documentos Compartilhados, e clique em Abrir.

    5. Clique no nome do arquivo que deseja abrir e, em seguida, clique em Abrir.

  2. Clique o Botão Microsoft Office Imagem do botão Office e clique em fluxos de trabalho.

    comando Fluxo de Trabalho

    Se o seu documento ainda não tiver sido salvo na biblioteca do SharePoint onde os fluxos de trabalho estão disponíveis, você receberá um aviso para salvá-lo nesse local.

  3. Na caixa de diálogo Fluxos de Trabalho, localize o fluxo de trabalho Coletar Comentários e, em seguida, clique em Início.

    caixa de diálogo Fluxos de Trabalho

    1. Se o documento estiver com check-out para você, será necessário fazer o check-in. Você precisa tentar novamente iniciar o fluxo de trabalho.

    2. Se a sua organização tiver fornecido uma versão personalizada do fluxo de trabalho Coletar Comentários, esse fluxo de trabalho talvez tenha um nome diferente.

  4. Na caixa de diálogo Coletar Comentários, clique em Revisores para selecionar os nomes das pessoas ou dos grupos aos quais deseja atribuir tarefas de fluxo de trabalho.

    Se o fluxo de trabalho for serial (as tarefas são atribuídas a um participante de cada vez), digite ou selecione os nomes dos participantes do fluxo de trabalho na ordem em que deseja que as tarefas sejam atribuídas. Você pode descobrir se um fluxo de trabalho é serial ou paralelo examinando as informações sobre a data de conclusão. Se os indivíduos têm uma quantidade de tempo definida para concluir uma tarefa, então o fluxo de trabalho é serial e as tarefas são atribuídas a um participante de cada vez. Se há uma data de conclusão na qual todos os participantes devem encerrar suas tarefas, então o fluxo de trabalho é paralelo e todos os participantes recebem suas tarefas de fluxo de trabalho simultaneamente.

  5. Se você estiver incluindo grupos como participantes de fluxo de trabalho, marque a caixa de seleção Atribuir uma única tarefa a cada grupo inserido (não expandir grupos) se desejar que apenas uma tarefa seja atribuída ao grupo, e não que tarefas individuais sejam atribuídas a cada membro do grupo. Um indivíduo do grupo pode assim reivindicar a tarefa.

  6. Se desejar incluir uma mensagem ou instruções específicas da tarefa, digite essas informações na caixa de texto abaixo de Digite uma mensagem para incluir na solicitação.

  7. Para especificar quando a tarefa deve ser concluída, em Data de Conclusão, siga um destes procedimentos:

    1. Para um fluxo de trabalho em série, digite um número e, em seguida, selecione Dia(s) ou Semana(s) como o incremento de tempo.

    2. Para um fluxo de trabalho paralelo, digite ou selecione uma data em As tarefas devem ser concluídas até.

  8. Se você desejar que outras pessoas recebam notificações (não atribuições de tarefas) quando o fluxo de trabalho tiver sido iniciado, digite seus nomes na linhaCc ou clique em Cc para selecionar pessoas e grupos.

  9. Clique em Início.

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Concluir uma tarefa em um fluxo de trabalho Coletar Comentários

Você provavelmente descobrirá que tem uma tarefa de revisão de um documento quando receber uma notificação de tarefa por email. É possível concluir sua tarefa diretamente a partir dessa mensagem de email no Office Outlook 2007.

  1. Em sua mensagem de email de tarefa, clique no link do documento exibido abaixo de Para concluir essa tarefa.

    Observação : Se você adicionar comentários ou fizer alterações diretamente no documento, não esqueça de salvar as alterações no servidor.

  2. Para marcar a tarefa como concluída, clique no botão Editar esta Tarefa na parte superior da mensagem de email de tarefa.

    Botão Editar esta Tarefa em uma mensagem no Outlook

    O botão Editar esta Tarefa também está disponível na parte superior de uma notificação de tarefa quando você a exibe no Painel de Leitura.

  3. No formulário de conclusão de tarefas Comentários Solicitados, siga um destes procedimentos:

    • Para fornecer comentários ao proprietário do fluxo de trabalho, digite os comentários na caixa de texto fornecida e, em seguida, clique em Enviar Comentários.

    • Para reatribuir a tarefa de revisão para outra pessoa, clique em Reatribuir tarefa, especifique para quem deseja atribuir a tarefa e, em seguida, clique em Enviar.

    • Para solicitar uma alteração no item, clique em Solicitar uma alteração, especifique para quem você deseja atribuir a solicitação de alteração, forneça informações sobre a alteração solicitada e, em seguida, clique em Enviar.

      Dependendo de como o fluxo de trabalho foi personalizado quando ele foi adicionado à lista, biblioteca ou tipo de conteúdo para esse item, as opções para reatribuir a tarefa ou solicitar uma alteração podem não estar disponíveis.

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Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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