Classificar registros em ordem personalizada

Importante :  Este artigo foi traduzido por um sistema de tradução automática, leia o aviso de isenção de responsabilidade. Para sua referência, veja a versão em inglês deste artigo aqui.

Pode haver momentos em que você deseja classificar os dados, não em ordem alfabética ou numérica, mas sim em uma ordem definida pelo usuário (também chamada ordem personalizada ou lógica). Por exemplo, classificar dias da semana para que segunda-feira apareça primeiro faz mais sentido do que a classificação em ordem alfabética, em que quarta-feira aparece primeiro. Você pode classificar os dados no modo Folha de dados de uma tabela ou consulta ou no modo Formulário de um formulário.

O que você deseja fazer?

Classificar um número pequeno e finito dos valores de campo exclusivo

Classificar um grande número de valores de campo exclusivo

Classificar um número pequeno e finito de valores de campo exclusivos

Nesse procedimento, você escreverá uma expressão que utiliza a função IIf para classificar cargos de funcionários.

Inicialmente, crie uma tabela contendo três campos — Cargo, Nome e Sobrenome. No campo Cargo, insira os seguintes valores para quatro novos registros:

  • Coordenador interno de vendas

  • Gerente de vendas

  • Representante de vendas

  • Vice-Presidente, Vendas

Nos campos Nome e Sobrenome dos quatro registros, insira os nomes que quiser.

  1. Agora, abra a tabela no modo Folha de dados.

  2. Na guia página inicial, no grupo Classificar e filtrar, clique em Avançado e clique em Filtrar/classificar avançado no menu de atalho.

  3. Adicione os campos desejados, como Nome, Sobrenome e Cargo à grade.

  4. Clique com o botão direito do mouse na linha Campo na primeira coluna em branco, clique em Zoom e, em seguida, digite a seguinte expressão:

    IIf ([Cargo] = "Vice-presidente de vendas", 1 IIf ([cargo] = "Gerente de vendas", 2, IIf ([cargo] = "Representante de vendas", 3, IIf ([cargo] = "dentro coordenador de vendas", 4, 5)))

    O cargo é o nome do campo que contém os valores para classificação. Os valores entre aspas são os valores individuais armazenados no campo. O valor numérico que segue os cargos é classificado e atribuído a ele. A expressão precedente atribui a classificação de 1 a 4 para os quatro diferentes cargos, e atribui a classificação 5 a todos os outros. Quando você executa a classificação, os cargos não mencionados nessa expressão recebem a mesma classificação (5).

  5. Na linha Classificar da coluna que contém a expressão, clique em Crescente.

  6. Na guia página inicial, no grupo Classificar e filtrar, clique em Filtro de alternância.

    A função If retorna o valor numérico que corresponde ao valor no campo Cargo. Por exemplo, se o valor no campo Cargo for Gerente de Vendas, o número atribuído será 2. Se houver um valor no campo Cargo não listado como um argumento na função  — por exemplo, Coordenador Regional — ele receberá o número 5. A consulta então classifica esses números na ordem crescente.

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Classificar um grande número de valores de campo exclusivos

Se você tiver um grande número de valores a serem classificados, a melhor maneira de fazê-lo é criando uma tabela de pesquisa.

Assuma que a tabela Employees se refira a mais de 50 cargos diferentes. Será necessário primeiro criar uma tabela de pesquisa e preparar a tabela existente para pesquisar a nova tabela. Você, então, relaciona as duas tabelas e cria uma consulta.

Criar uma tabela de pesquisa e modificar a tabela existente

  1. Crie uma nova tabela de pesquisa quer armazenará os cargos. Nomeie-a como tblTitles e defina os campos para os tipos de dados indicados entre parênteses, como mostrado na tabela a seguir:

TitleID
(numeração automática)

Título
(texto)

1

Vice-presidente, vendas

2

Gerente de Vendas

3

Representante de Vendas

4

Coordenador Interno de Vendas

  1. Defina o campo TitleID como a chave primária.

  2. Modifique a tabela Employee para que ela pesquisa a tabela tblTitles.

    • No modo Design, altere o nome do campo Título para TitleID.

    • Na coluna Tipo de Dados, altere o Tipo de Dados para Número.

  3. Na guia Geral, em Propriedades do Campo, altere o Tamanho do Campo para Inteiro Longo.

  4. Salve a tabela e ignore o aviso sobre a perda de dados.

  5. Alterne para o modo Folha de Dados.

  6. Preencha a coluna Cargos com o valor TitleID que corresponde ao valor do cargo.

    Por exemplo, para registros em que o valor de Cargo é Gerente de Vendas, digite 2. Para Representante de Vendas, digite 3.

  7. Salve e feche a tabela.

Relacionar as duas tabelas

  1. Na guia Ferramentas de Banco de dados, no grupo Mostrar/Ocultar, clique em Relações.

  2. Na guia Design, no grupo Mostrar/ocultar, clique em Nomes de tabela.

  3. Selecione tblTitles e Employees, e clique em Adicionar para adicioná-los à janela Relações. Feche a caixa de diálogo Mostrar Tabela.

  4. Arraste o campo TitleID da tabela tblTitles para o campo TitleID na tabela Employees.

    A caixa de diálogo Editar Relações é aberta.

  5. Certifique-se de que os nomes dos campos exibidos nas duas colunas sejam TitleID e que a caixa Tipo de Relação exiba Um-para-muitos. É possível alterar os nomes dos campos, se necessário.

  6. Marque a caixa de seleção Impor Integridade Referencial.

  7. Clique em Criar para criar a relação.

    A caixa de diálogo Editar Relações é fechada, e as alterações são salvas.

  8. Feche a guia Relações.

Criar uma consulta

  1. Na guia Criar, no grupo Outros, clique em Design da Consulta.

  2. Na caixa de diálogo Mostrar Tabela, clique na guia Tabelas, clique duas vezes em Employees e clique duas vezes em tblTitles.

  3. Feche a caixa de diálogo Mostrar Tabela.

  4. Adicione os campos ID do Funcionário, Sobrenome e Nome da tabela Employees e o campo Cargo da tabela tblTitles à grade do projeto de consulta.

  5. Alterne para o modo Folha de Dados.

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Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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