Classificar e filtrar dados para uma mala direta

Classificar e filtrar dados para uma mala direta

Importante :  Este artigo foi traduzido por um sistema de tradução automática, leia o aviso de isenção de responsabilidade. Para sua referência, veja a versão em inglês deste artigo aqui.

Você pode usar a mala direta para criar e enviar email em massa e criar envelopes e etiquetas. Sua lista de endereçamento é a fonte de dados para mala direta. Word obtém informações de sua lista de endereçamento e o insere no seu documento de mala direta.

Editar a lista de endereçamento

Com a mala direta, você pode classificar e filtrar dados em sua lista de endereçamento para selecionar apenas os registros que você deseja.

  1. Se necessário, abra seu documento de mala direta.

  2. Na guia correspondências, no grupo Iniciar Mala direta, escolha Editar lista de destinatários.

    Como parte da mala direta do Word, na guia correspondências, no grupo Iniciar Mala direta, escolha Editar lista de destinatários.

    Dica : Se Editar lista de destinatários não estiver disponível, escolha Selecionar destinatários e conecte o documento à lista de endereçamento que você deseja usar.

  3. Na caixa de diálogo Destinatários da mala direta, marque a caixa de seleção ao lado de cada destinatário cujo registro é a ser incluído na mala direta.

    Para cada linha, marque a caixa de seleção para incluir o destinatário.

    Dica : Agrupar linhas ou para restringir a exibição a determinadas linhas, classificar ou filtrar a lista de endereçamento.

Mais opções

Na caixa de diálogo Destinatários da mala direta, existem opções para refinar a lista de destinatários. As duas opções mais usadas são para classificar e filtrar a lista para facilitar a localização de nomes e endereços. Para obter detalhes, vá para a "Classificar lista de destinatários" ou "filtro lista de destinatários" que segue.

Em uma palavra documento de mala direta, escolha Editar destinatários e na caixa de diálogo Destinatários da mala direta, em refinar lista de destinatários, escolha uma opção.

Lista de destinatários de classificação

Há várias maneiras de classificar a lista de destinatários. As etapas a seguir fornecem apenas um exemplo do que pode ser feito para classificar registros.

  1. Em refinar lista de destinatários, escolha Classificar e a caixa de diálogo Filtrar e classificar abre.

  2. Na guia Classificar registros, escolha a caixa Classificar registros seta para baixo, escolha o nome da coluna na sua lista de endereçamento de Excel que você deseja classificar por e escolha crescente ou Decrescente, como a ordem de classificação.

    Como parte da mala direta do Word, escolha Editar lista de destinatários e em refinar lista de destinatários, escolha classificar.

  3. (Opcional) Escolha caixa em seguida por, seta para baixo, escolha o nome de uma segunda coluna que você deseja classificar por e escolha crescente ou Decrescente, como a ordem de classificação.

  4. (Opcional) Repita a etapa 3 se você precisar adicionar outro nome de coluna para classificar por.

  5. Escolha OK e consulte classificar resultados.

    Como parte da mala direta do Word, resultados de uma classificação de uma lista de destinatários.

    Observação : Agora é a lista de destinatários em ordem alfabética crescente.

Filtrar a lista de destinatários

Você pode filtrar sua lista de endereçamento para ver somente os destinatários que você deseja incluir na mala direta. O filtro, por exemplo, poderia retornar registros para as pessoas de uma cidade específica ou itens de estoque a um preço específico.

Nas etapas a seguir, você está definindo condições para usar para filtrar sua lista de endereçamento. Filtragem usa critérios simples (expressões) com base nas opções feitas para avaliar a existência de dados definidos por você.

  1. Refinar lista de destinatários, escolha o filtro e a caixa de diálogo Filtrar e classificar abre.

  2. Na guia Filtrar registros, escolha caixa campo da seta para baixo e escolha o nome da coluna em sua lista de endereçamento de Excel que você deseja usar como o filtro de primeiro nível.

    Observação : Na guia Filtrar registros é formatada como um formulário com quatro colunas. Da esquerda para a direita, as colunas são condição, campo, o operador de comparação e critérios definidos pelo usuário.

  3. Escolha a caixa de comparação de seta para baixo e escolha igual ou outra opção de comparação.

  4. Na caixa Comparar com, digite dados que você deseja que a seleção na caixa campo para fazer a correspondência.

  5. (Opcional) Para adicionar um filtro de segundo nível, na coluna à esquerda, siga um destes procedimentos:

    • Escolha e Verifique se que ambas as condições de filtro são atendidas e, em seguida, repita a etapa 2 até a etapa 4.

      ou

    • Escolha ou para garantir que qualquer condição de filtro é atendido e, em seguida, repita a etapa 2 até a etapa 4.

    Como parte da mala direta do Word, escolha Editar lista de destinatários e em refinar lista de destinatários, escolha o filtro.

  6. Repita a etapa 5 conforme necessário.

  7. Clique em OK quando terminar e exibir os resultados dos registros filtrados.

    Como parte da mala direta do Word, resultados de um filtro aplicado a uma lista de destinatários.

Localizar um destinatário

Você pode pesquisar a lista de endereçamento e localizar um destinatário específico ou um grupo de destinatários que compartilham um atributo comum, como um sobrenome, um código postal ou um número de associação.

  1. Na caixa de diálogo Destinatários da mala direta, em refinar lista de destinatários, escolha Localizar destinatário.

  2. Na caixa de diálogo Localizar entrada, na caixa Localizar, digite o nome do atributo que você deseja procurar na sua lista de endereçamento.

    Digite um nome na caixa de diálogo Localizar entrada para localizar um destinatário.

  3. Para Examinar, siga um destes procedimentos:

    • Aceite a opção de todos os campos padrão.

      ou

    • Escolha Este campo e, na lista suspensa, escolha o nome da coluna que você deseja pesquisar.

  4. Escolha Localizar próxima.

    Observação : Se for encontrada uma correspondência para a entrada de pesquisa, a entrada na sua lista de endereçamento é realçada. Escolha Localizar próxima novamente e, em seguida, se outra correspondência existir, ele também será realçado.

Consulte também

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Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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