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As informações neste artigo apresenta o conceito de usando a Central de registros para gerenciar e armazenar seus registros. Você encontrará informações de orientações gerais neste artigo para ajudá-lo a entender os benefícios de usar o modelo de site da Central de registros. Para obter informações mais detalhadas sobre como criar e usar a Central de registros, consulte os links em Consulte também.
Neste artigo
Visão geral
A Central de Registros foi projetada para servir como um repositório central no qual uma organização pode armazenar e gerenciar todos os seus registros, como documentos jurídicos ou financeiros. A Central de Registros oferece suporte a todo o processo de gerenciamento de registros, desde a coleta e o gerenciamento de registros até a disposição dos mesmos. Normalmente, um site da Central de Registros é projetado e configurado pela equipe de TI (tecnologia de informação) e os profissionais de gerenciamento de registros de uma organização para oferecer suporte ao plano de arquivamento de uma organização.
Observação: SharePoint oferece a capacidade de gerenciar registros "in-loco." Com o gerenciamento de registros in-loco, você pode usar qualquer recurso disponível na Central de registros, como aplicação de políticas de gerenciamento de informações, roteamento e retenção, gerenciar registros em qualquer site. Para saber mais sobre o gerenciamento de registros in-loco, consulte os links em Consulte também.
O modelo de site da Central de Registros é semelhante ao de outros sites do SharePoint, na medida em que serve como um repositório geral para documentos e permite a colaboração entre usuários do site. Porém, o modelo de site da Central de Registros é um site pré-configurando especificamente projetado para ajudar as organizações a implementarem seus programas de retenção e gerenciamento de registros. Controle de versão, auditoria, gerenciamento de metadados, Descoberta Eletrônica e roteamento de registros personalizável são recursos internos que podem ajudar a gerenciar registros com mais eficiência.
Recursos do modelo de site Central de Registros
O modelo de site da Central de registros combina alguns recursos padrão disponíveis nas Solução Microsoft Enterprise Project Management (EPM) com alguns recursos de gerenciamento de registros especializados adicionais para fornecer os seguintes recursos:
Capacidades de cofre A Central de registros tem diversos recursos que ajudam a garantir a integridade dos registros armazenados dentro dela:
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Os registros nunca são modificados automaticamente pelo sistema. Isso assegura que os registros que são carregados para um site da Central de Registros e baixados novamente mais tarde sejam sempre idênticos.
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Os administradores de site podem configurar a Central de Registros para impedir a violação direta de registros. Isso é feito através do controle da versão de quaisquer alterações feitas no documento e auditando tipos específicos de alterações.
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A Central de Registros permite que os gerentes de registros adicionem e mantenham metadados em itens separadamente dos metadados de um registro, de forma que as informações pertinentes às tarefas de gerenciamento de registros possam ser atualizadas sem modificar o registro base. As alterações aos metadados também tem a versão controlada.
Aplicação de políticas de gerenciamento de informações Alguns recursos de política disponíveis que são úteis para gerenciamento de registros:
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Auditoria Este recurso logs de eventos e as operações executadas em arquivos. Auditoria é útil ao registro whm está exibindo e acessando informações na Central de registros.
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Expiração Este recurso Especifica quanto tempo um registro deve ser mantidos e ação que deve ocorrer quando termina o período de retenção, como exclusão ou o início de um fluxo de trabalho de aprovação de disposição. O período de retenção para um registro normalmente começa quando um registro inicialmente é enviado à Central de registros.
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Códigos de barras Este recurso fornece cada registro com uma imagem de código de barras exclusivo e um valor numérico. O valor do código de barras está armazenado e indexado juntamente com a versão eletrônica do registro. Códigos de barras são úteis para reter e acompanhamento registros físicos. Quando os registros em uma biblioteca tem versões físicas, códigos de barras oferecem uma maneira de correlação as versões físicas com seus correspondentes de eletrônicos.
Interface programável de conjunto de registro A Central de registros oferece suporte a um conjunto de serviços que facilitam o conjunto de registros. Interface programável da Central de registros permite que organizações configurar ambos os sistemas de gerenciamento e email do documento para enviar automaticamente os arquivos para o site da Central de registros. Conteúdo pode ser enviado à Central de registros por meio de um serviço Web usando SOAP (Simple Object Access Protocol) ou email usando o SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). Você também pode usar fluxos de trabalho criados em Microsoft SharePoint Designer 2010 para enviar registros à Central de registros. Para saber mais sobre o envio de registros à Central de registros, consulte os links em Consulte também.
Roteamento de registros A Central de registros inclui um organizador de conteúdo que pode encaminhar automaticamente os registros de entrada (se submetidas manual ou automaticamente) até a respectiva localização adequada, com base no seu tipo de registro. Quando um registro é enviado à Central de registros, ele é geralmente acompanhado por informações adicionais, como o histórico de auditoria e metadados. Histórico de auditoria de um registro é armazenado na Central de registros como um arquivo XML e metadados de um registro é armazenado em um arquivo XML e colunas de metadados no site da Central de registros. Para saber sobre como configurar e roteamento de registros usando o organizador de conteúdo, consulte os links em Consulte também.
Mantenha a tecla Como parte do que é conhecido como detecção eletrônica, a Central de registros permite que as organizações registros que estão sob investigação legal como parte de litígios, ou relevantes para uma auditoria ou investigação e colocá-los em uma lista de isenções. Quando os registros são colocados em uma espera, eles são suspensas de quaisquer políticas de expiração que podem estar em vigor e, portanto, estão protegidos de destruição. Por exemplo, se em caso de litígio, um casas de organização registros relevantes que talvez seja necessário para produzir em espera, esses registros estão disponíveis até que o litígio seja concluído. Registros podem ser colocados em retenção mais de uma por vez. Gerentes de registros também podem pesquisar a Central de registros que precisam ser colocados em retenção de registros. Para obter mais informações sobre detecção eletrônica, consulte os links em Consulte também.
Um exemplo da utilização da Central de Registros para gerenciar registros
Empresas geralmente são necessárias para gerar e fornecer relatórios financeiros com regularidade para fins de imposto. A qualquer momento, uma empresa pode ser solicitada para liberar informações financeiras como parte de um processo de auditoria, por exemplo, e informações financeiras devem ser lançadas com o requisito de que os dados não são alterados de qualquer maneira. Para acomodar essa solicitação, o departamento financeiro da empresa procura e roteia relatórios financeiros para uma biblioteca específica de espera dentro de um site da Central de registros. Enviando relatórios em uma biblioteca de espera, eles são suspensas de quaisquer políticas predefinidas que podem estar em vigor e acesso a esses relatórios é bloqueado até uma data e hora específicas ou até que a autorização adequada ocorre. Relatórios financeiros são salvos para o site da Central de registros junto com o histórico de auditoria associados e outros metadados.
Projetando um site da Central de Registros
No nível mais alto, há duas etapas principais envolvidas no design de um site da Central de Registros para implementar um programa de gerenciamento de registros:
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Uma organização deve desenvolver uma estratégia de gerenciamento de registros e plano de gerenciamento de registros formais. Este é um esforço colaborativo que envolve coordenação entre gerentes de registros, os responsáveis pela conformidade, os profissionais de TI e operadores de informações.
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Uma organização deve então Configurar um ou mais sites da Central de registros para implementar seu plano de gerenciamento de registros.
As seções a seguir descrevem os principais elementos envolvidos em cada uma dessas etapas.
Planejamento de gerenciamento de registros
Para que uma organização possa configurar um site da Central de Registros como sua solução de gerenciamento de registros, ela deve desenvolver um plano formal para sua estratégia de gerenciamento de registros. Os elementos específicos de um plano formal de gerenciamento de registros provavelmente serão exclusivos para organizações ou negócios individuais. No entanto, quase todos os planos de gerenciamento de registros incluem os seguintes documentos e processos:
Plano de arquivamento Um plano de arquivamento descreve os tipos de documentos ou itens que uma organização reconhece como registros empresariais oficiais. Ele indica onde esses registros são armazenados e fornece informações que diferenciam um tipo de registro de outro. O plano de arquivamento serve como um conjunto abrangente de políticas, processos e diretrizes para criar, armazenar e gerenciar registros. Um plano de arquivamento deve abranger todos os registros, independentemente da mídia, incluindo papel, blogs, wikis, email e arquivos eletrônicos. Ele também deve especificar como cada registro é classificado, protegido e, em última instância, destruído. Também deve incluir considerações sobre categorias especiais de registros, como registros Confidenciais, Vitais, Segredo de Negócios ou Privilegiados. Finalmente, um plano de arquivamento deve especificar as pessoas responsáveis pelo gerenciamento de cada tipo de registro.
Bibliotecas de Registros Bibliotecas de registros são essencialmente bibliotecas de documentos que você cria para classificar e armazenar registros importantes. Você cria uma biblioteca de registros para cada tipo de registro que deseja manter. Os registros são roteados automaticamente para a biblioteca apropriada com base nas definições configuradas no Organizador de Conteúdo.
Tipos de conteúdo Você cria tipos de conteúdo para definir os tipos de registros de que sua organização precisa para armazenar e identificar as propriedades exclusivas de cada tipo de registro. Ao definir os tipos de conteúdos de tipos específicos de registros, sua empresa pode garantir que cada um desses grupos de conteúdo seja gerenciado de modo consistente. Documentos do Office, PDFs, TIFFs (imagens digitalizadas), email, conversas de mensagens instantâneas, vídeos e registros físicos podem todos ser classificados e armazenados com tipos de conteúdo que você cria. Qualquer registro chamado “contrato”, por exemplo, será tratado do mesmo modo e de uma maneira consistente no sistema de gerenciamento de registros do SharePoint. Usar tipos de conteúdo para classificar e armazenar registros é um método alternativo a usar bibliotecas de registros.
Agendamento de retenção Um agendamento de retenção especifica por quanto tempo cada tipo de registro no plano de arquivamento deve ser retido (seu período de retenção) e seu processo de disposição quando alcançar o fim desse período. As diretrizes em um agendamento de retenção normalmente têm como base requisitos jurídicos, riscos à organização e necessidade de negócios. Além disso, um agendamento de retenção normalmente descreve as contingências de gerenciamento de riscos que determinam o período de retenção para cada tipo de registro.
Documento de requisitos de conformidade Um documento de requisitos de conformidade define as regras às quais os sistemas de TI para gerenciamento de registros devem aderir, as capacidades que eles devem ter e os tipos de monitoramento habituais que eles devem aceitar para assegurar a conformidade.
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Processo formal para a suspensão da disposição de registros Esse processo, que normalmente é chamado de retenção, detalha como uma organização suspende a disposição de registros quando ocorrem eventos como litígio, auditorias ou investigações.
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Sistema para monitoramento e geração de relatórios da manipulação de registros Para assegurar que os funcionários estejam preenchendo, acessando e gerenciando registros de acordo com as políticas e os processos definidos, um programa de gerenciamento de registros deve ter um processo ou sistema para monitorar e relatar a manipulação de registros.
Observação: Como com qualquer outro site, você pode manualmente carregar arquivos de até 2 GB à Central de registros. Se você usar o organizador de conteúdo para rotear registros à Central de registros, o limite de tamanho de arquivo para cada registro é 50MB.
Para obter informações mais detalhadas sobre o planejamento da sua solução de gerenciamento de registros, consulte os links em Consulte também.
Visão geral da configuração do site da Central de Registros
Depois que uma organização participar no planejamento detalhado do gerenciamento de registros e desenvolver um plano formal para o gerenciamento de registros, ela poderá criar e configurar um site da Central de Registros para ajudá-la a implementar esse programa.
Você precisa executar as seguintes etapas para configurar um site da Central de Registros:
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Crie listas ou bibliotecas de registros para gerenciar e armazenar cada tipo de registro especificado no plano de arquivamento.
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Recomenda-se criar uma biblioteca de registros para cada tipo de conteúdo em seu plano de registros.
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Quando os registros forem enviados à Central de Registros, eles serão roteados para a lista ou biblioteca relevante.
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Crie colunas para as bibliotecas de documentos, listas ou tipos de conteúdo relevantes que conterão e exibirão os metadados para cada tipo de registro especificado no plano de arquivamento.
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Especifique as políticas de gerenciamento de informações para cada tipo de registro no site da Central de Registros. Essas políticas devem refletir os períodos de retenção e os requisitos de auditoria especificados no cronograma de retenção e no plano de arquivamento da organização.
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Configure o Organizador de Conteúdo para rotear cada tipo de registro no local apropriado. Quando os registros são enviados ao site da Central de Registros, de forma manual ou por programação, o aplicativo usa esse recurso para determinar como o registro deve ser classificado no site da Central de Registros e para onde deve ser enviado.
Para obter informações mais detalhadas sobre a configuração e personalização da sua solução de gerenciamento de registros, consulte os links em Consulte também.
