Cenários para uso do InfoPath e dos Serviços de Formulários do InfoPath

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Este artigo analisa os cenários em que as organizações podem usar o Microsoft Office InfoPath e o InfoPath Forms Services para melhorar os processos comerciais, como o reembolso de despesas ou o relatório de solicitação de seguro.

As empresas e os cenários analisados neste artigo são fictícios e foram fornecidos apenas para fins ilustrativos. Para saber como o InfoPath e o InfoPath Forms Services foram usados em ambientes de negócios reais, consulte os estudos de caso reais. Encontre links para mais informações sobre estudos de caso na seção Consulte também.

Neste artigo

Cenário 1: Relatórios de despesas

Cenário 2: Solicitação de seguro

Cenário 3: Solicitações de permissão

Cenário 4: Gerenciamento de estoque

Cenário 5: Pesquisa de mercado

Cenário 1: Relatórios de despesas

parte de um formulário de relatório de despesas A A. Datum Corporation, um fornecedor nacional de equipamentos de computador e serviços de TI, vende computadores, hardware de rede e contratos de serviços de TI.

Muitos grupos na A. Datum Corporation  — inclusive os consultores de marketing, vendas e suporte — incorrem e relatam despesas referentes ao trabalho.

Os profissionais de TI na A. Datum Corporation querem usar o InfoPath e o InfoPath Forms Services para simplificar o processo de relatório de despesas na empresa. Em particular, eles desejam evitar erros de entrada de dados e eliminar a necessidade de a equipe administrativa inserir dados novamente dos relatórios de despesas em outro banco de dados separado. A A. Datum Corporation também deseja fornecer aos funcionários uma maneira de visualizar o status de seus relatórios de despesas online.

Antes do InfoPath

Embora a A. Datum Corporation tenha usado uma pasta de trabalho do Microsoft Office Excel para gerar relatórios de despesas, os funcionários ainda usam um processo manual para enviar esses relatórios. Por exemplo, uma funcionária inseriu suas despesas em uma pasta de trabalho do Excel e depois a imprimiu. Ela anexou uma lista de circulação em papel ao relatório impresso e o enviou pelo correio interno ao seu gerente.

Após a aprovação do relatório, o gerente verificou o nome dela na lista de circulação e o enviou ao departamento de contabilidade por meio do correio interno. Se o gerente de contabilidade aprovou o relatório, verificações de reembolso foram emitidas em seguida. Para escritórios regionais, podem passar semanas entre o momento em que o relatório inicial foi enviado e o recebimento do reembolso pelo funcionário.

Após o InfoPath

Em decorrência da mudança do processo baseado em papel para um processo automatizado que usa o InfoPath e o InfoPath Forms Services, a A. Datum Corporation reduziu o tempo e o capital gastos no processamento de relatórios de despesas dos funcionários. Agora, os funcionários podem preencher seus formulários online e enviá-los eletronicamente a seus gerentes. Após a aprovação dos relatórios pelos gerentes, eles poderão encaminhá-los eletronicamente ao departamento de contabilidade para aprovação final e reembolso.

As vantagens de mudar para um sistema com base no InfoPath incluem:

  • Conveniência online    Os funcionários que tiverem o InfoPath instalado em seus computadores poderão usá-lo para preencher e enviar um formulário de relatório de despesas. Os formulários que não tiverem o InfoPath instalado em seus computadores poderão preencher e enviar seus relatórios de despesas utilizando um navegador da Web.

  • Suporte offline    Se os funcionários preencherem um formulário de relatório de despesas do InfoPath, eles poderão salvar seus formulários parcialmente concluídos no computador, trabalhar offline no formulário e enviá-lo preenchido para a rede corporativa quando se conectarem novamente. Isso será especialmente útil para os funcionários que têm acesso intermitente ou limitado aos recursos da rede ou à Internet, como aqueles que viajam com freqüência.

  • Maior precisão    Como o modelo de formulário foi projetado para ajudar a garantir integridade dos dados, ocorrem menos entradas inválidas. Por exemplo, os funcionários usam uma caixa de listagem suspensa para escolher em uma lista padronizada de categorias de despesas, em vez de ter que lembrar e inserir manualmente uma categoria de despesas no formulário.

  • Eficiência     Os funcionários podem verificar o status do processo de aprovação visualizando uma página no site do Microsoft Windows SharePoint Services.

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Cenário 2: Solicitação de seguro

parte de um formulário de solicitação de seguro A Humongous Insurance é uma grande empresa multinacional que vende produtos de seguros para barcos, automóveis e proprietários de imóveis. Esses produtos são vendidos para consumidores e clientes corporativos.

A Humongous Insurance tem uma grande força de trabalho móvel de mais de 10.000 pessoas, que inclui vendedores, avaliadores de solicitações, advogados, equipe de TI, equipe de RH equipe de finanças.

A Humongous Insurance deseja usar o InfoPath e o InfoPath Forms Services para permitir que os clientes, agentes de seguro e empresas relacionadas utilizem formulários online para processar suas solicitações de seguros.

Antes do InfoPath

Antes de usar o InfoPath e o InfoPath Forms Services, os funcionários na Humongous Insurance utilizavam um processo de solicitação manual baseado em papel. Após entrevistar um cliente, um agente preencheria um formulário de solicitação à mão e o enviaria por fax a um avaliador. Quando o avaliador examinava esse formulário, freqüentemente precisava ligar para o agente e pedir esclarecimentos, dependendo da qualidade da impressão do fax.

Após o InfoPath

A mudança de um processo de solicitação baseado em papel para o InfoPath e o InfoPath Forms Services permitiu que a Humongous Insurance conectasse os clientes, agentes e avaliadores online.

Por exemplo, agora um cliente da Humongous Insurance pode arquivar uma solicitação pela Internet preenchendo um formulário habilitado para navegador. O cliente pode ir para o site da Humongous Insurance Web, estabelecer sua conta, fazer logon e arquivar uma solicitação. Após o envio do formulário pelo cliente, esse formulário segue para um avaliador por email, e uma cópia do email é enviada ao agente. O avaliador devolverá o formulário ao agente se precisar de mais informações. O sistema automatizado reduziu os custos de processamento, diminuiu o tempo necessário para processar solicitações e aumentou a satisfação geral do cliente.

As vantagens de mudar para um sistema com base no InfoPath incluem:

  • Conveniência    Além de enviar solicitações por telefone, os clientes podem fazê-lo preenchendo um formulário na Web. Isso permite que os clientes enviem formulários de acordo com sua conveniência, não só durante o horário comercial padrão.

  • Maior precisão    Como o modelo de formulário foi projetado para ajudar a garantir integridade dos dados, ocorrem menos entradas inválidas. Por exemplo, os clientes ou agentes usam uma caixa de listagem suspensa para escolher em uma lista padronizada de tipos de solicitação, em vez de ter que procurar e inserir manualmente um tipo de solicitação no formulário.

  • Eficiência    Além disso, o fluxo de trabalho de aprovação integrado permite que o agente ou avaliador verifique rapidamente o status das outras partes trabalhando na solicitação. Embora a equipe na Humongous Insurance antigamente usasse um fluxo de trabalho claramente definido, seus processos se baseavam em papel. Por isso, os agentes e avaliadores não podiam determinar rapidamente o status da solicitação, sem dar um telefonema. Agora, um agente pode, por exemplo, verificar a página de status do fluxo de trabalho no site do SharePoint onde o formulário está armazenado para ver se o avaliador concluiu o processo de aprovação.

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Cenário 3: Solicitações de permissão

Parte de um formulário do aplicativo de permissão O Departamento de Inspeções de Construção é uma Agência de 100 pessoas da administração da cidade de Springfield.

Essa agência é responsável por examinar solicitações de permissões enviadas pelos prestadores de serviços de eletricidade e aprovar ou negar essas solicitações.

O Departamento de Inspeção de Construções deseja que os prestadores de serviços possam preencher solicitações de permissão em um navegador da Web, para que o processo de permissão seja mais fácil e conveniente.

Antes do InfoPath

Antes de usar o InfoPath e o InfoPath Forms Services, o Departamento de Inspeções de Construção empregava um processo manual e em papel que resultava na entrada de dados redundantes. Os prestadores de serviços preenchiam formulários em papel na sede da administração. Os auxiliares enviavam os formulários manuscritos a um recepcionista que inseria esses dados em um sistema de banco de dados. Após a inserção dos dados, as entradas resultantes eram comparadas ao formulário em papel para assegurar a precisão. Se dados inválidos ou ininteligíveis fossem encontrados, o formulário era devolvido ao prestador de serviços pelo correio, junto com um segundo formulário com instruções sobre a correção das entradas inválidas.

Depois que o prestador de serviços enviasse um formulário revisado, as atualizações eram inseridas no banco de dados e a precisão das novas entradas era verificada em relação ao primeiro e ao segundo formulário. Quando os dados eram considerados válidos, o processo de aprovação começava. Durante a fase de aprovação, um inspetor aprovava ou negava a solicitação de permissão com base nos vários critérios. Após a conclusão do fluxo de trabalho de aprovação, o prestador de serviço era avisado sobre a decisão pelo correio.

Após o InfoPath

Com a mudança de um processo de permissão baseado em papel para um processo automatizado que usa o InfoPath e o InfoPath Forms Services, o Departamento de Inspeções de Construção pode conectar prestadores de serviços, auxiliares e inspetores online.

Por exemplo, quando um prestador de serviços envia uma solicitação de permissão ao site do Departamento de Inspeções de Construção, os dados do formulário são enviados a um banco de dados localizado na rede desse departamento. Após o envio da solicitação, uma nova solicitação de permissão será exibida automaticamente no site do SharePoint, na qual o agente de recepção verifica a integridade das informações e assina digitalmente o formulário de solicitação para confirmar o recebimento.

As vantagens de mudar para um sistema com base no InfoPath incluem:

  • Conveniência online    Os prestadores de serviço não têm mais que se deslocar até o escritório da administração para solicitar uma permissão. Agora, eles podem enviar solicitações de permissão pela Web, preenchendo um formulário habilitado para navegador, como Firefox, Safari ou Internet Explorer.

  • Maior precisão    Como o modelo de formulário de permissão foi projetado para ajudar a garantir a integridade dos dados, ocorrem menos entradas inválidas. Por exemplo, os prestadores de serviços usam uma caixa de listagem suspensa para escolher em uma lista padronizada de categorias quando selecionam o tipo de permissão procurado, em vez de ter de procurar e inserir manualmente o tipo de permissão no formulário.

  • Melhor experiência do usuário    Após o envio dos dados, um novo formulário de solicitação de permissão aparece no site de intranet do Departamento de Inspeções de Construção. Quando um auxiliar abre um formulário, ele visualiza os dados da empresa do prestador de serviços e os dados da solicitação de permissão no formulário.

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Cenário 4: Gerenciamento de estoque

Parte de um formulário de estoque A Wide World Importers é uma empresa internacional com sede em Baltimore, MD. A empresa importa artigos têxteis, artesanatos e bens de consumo com ênfase em bens da África do Norte.

A Wide World Importers compra de mais de 70 fornecedores em 12 países/regiões. Como o estoque mantido por esses fornecedores é bastante dinâmico e sasonal, a Wide World Importers deseja criar modelos de formulário do InfoPath que lhes permitirão consultar de modo fácil e efetivo o estoque de seus fornecedores.

Antes do InfoPath

Antes de usar o InfoPath e o InfoPath Forms Services, a Wide World Importers utilizava um processo de pesquisa manual em papel que resultava na entrada de dados redundantes. Os compradores enviavam pesquisas por correio expresso aos fornecedores no estrangeiro. Os fornecedores enviavam de volta os formulários re pesquisa preenchidos pelo correio ou por fax. De vez em quando, eles telefonavam para a Wide World Importers com suas respostas. Em casos raros, o pessoal de vendas coletava os resultados das pesquisas pessoalmente dos fornecedores. Em geral, meses poderiam decorrer antes que a Wide World Importers recebesse os resultados finais da pesquisa.

Quase toda pesquisa resultava na entrada de dados redundantes. As pesquisas em papel eram inseridas em um banco de dados por uma secretária na Wide World Importers. Os registros de banco de dados resultantes eram comparados com o formulário em papel para assegurar a precisão. Caso houvesse alguma informação inválida ou ininteligível, uma entrevista de acompanhamento era realizada com o fornecedor por telefone. Se isso não fosse possível, uma solicitação de esclarecimento era enviada pelo correio ou fax. Depois que a Wide World Importers recebesse as informações corrigidas, os dados eram finalizados.

Após o InfoPath

Em vez de enviar pesquisas a World Wide Importers pelo correio, os fornecedores agora as enviam por meio do preenchimento de formulários habilitados para navegador na Web. Os dados que os fornecedores inserem nos formulários são preenchidos imediatamente em um banco de dados de estoque. Em decorrência da mudança para o InfoPath e o InfoPath Forms Services, a Wide World Importers agora desfruta das seguintes vantagens:

  • Conveniência online    Com o sistema baseado no InfoPath, os fornecedores podem preencher pesquisas usando um navegador. Não é mais necessário enviar as pesquisas de volta à Wide World Importers pelo correio ou fax.

  • Pontualidade    No sistema baseado em papel anterior, com freqüência havia atrasos significativos do momento em que os fornecedores preenchiam a pesquisa até o momento em que suas respostas eram inseridas no banco de dados da Wide Word Importer. Por isso, as estimativas de estoque ficavam desatualizadas freqüentemente. Com um modelo de formulário habilitado para navegador do InfoPath, os dados que os fornecedores inserem nos formulários são preenchidos imediatamente no banco de dados de estoque.

  • Maior precisão    Como o modelo de formulário foi projetado para ajudar a garantir a integridade dos dados, ocorrem menos entradas inválidas. Por exemplo, os fornecedores usam uma caixa de listagem suspensa para escolher em uma lista padronizada de categorias quando selecionam um tipo de produto, em vez de ter de procurar e inserir manualmente o tipo de produto no formulário.

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Cenário 5: Pesquisa de mercado

Parte de um formulário de pesquisa de mercado A Proseware, Inc. é uma empresa de software com sede no Canadá que desenvolve produtos para a indústria de publicação de impressão.

A Proseware, Inc. está iniciando o ciclo de desenvolvimento para a próxima versão de seu produto líder. A equipe de desenvolvimento decide usar o InfoPath e o InfoPath Forms Services para ajudar com as atividades de pesquisa de mercado. Durante as reuniões com os clientes, a equipe de desenvolvimento planeja usar um modelo de formulário para coletar e registrar os comentários dos clientes. O objetivo desse formulário é manter um registro de todas as interações com os clientes para entender melhor suas necessidades e ajudar a garantir que os dados coletados possam ser detectados e reutilizados facilmente.

O modelo de formulário enviará os dados diretamente a um banco de dados, o que permitirá aos funcionários recuperar e analisar os dados coletados de muitas reuniões diferentes. A Proseware, Inc. deseja armazenar os formulários preenchidos em uma biblioteca em um site do SharePoint.

Antes do InfoPath

Embora os membros da equipe de desenvolvimento costumassem usar o Microsoft Office Word ou Microsoft Office Excel para fazer anotações quando coletavam comentários de clientes e parceiros, analisar e disseminar esses dados com freqüência resultava na entrada de dados redundantes. Os membros da equipe fariam anotações livremente, e as informações relacionadas ficariam dispersas dentro e entre os documentos. Quando os membros da equipe quisessem incorporar as informações coletadas em especificações técnicas, eles gastariam muito tempo procurando em documentos não padronizados para encontrar o que necessitavam.

Após o InfoPath

A mudança para um processo de coleta de dados padronizado que usa o InfoPath e o InfoPath Forms Services permite que a equipe de desenvolvimento da Proseware, Inc. reduza o tempo e o capital gastos na coleta, análise e disseminação de dados internamente.

Quando se reúnem com clientes existentes e possíveis, agora os membros da equipe de desenvolvimento utilizam um formulário do InfoPath para coletar dados sobre as necessidades e as idéias dos clientes. Essa equipe usa uma biblioteca em um site do SharePoint para armazenar e compartilhar formulários. Nessa biblioteca, os membros da equipe podem preencher formulários de dados de novos clientes, examinar os dados nos formulários existentes, exportar os dados dos formulários preenchidos para o Microsoft Office Excel 2003 ou Microsoft Office Excel 2007, ou mesclar os dados de vários formulários em um.

As vantagens de mudar para um sistema com base no InfoPath incluem:

  • Informações consistentes    O modelo de formulário foi criado para ajudar a garantir uma organização consistente e a formalização das informações. Os dados que aparecem em listas no formulário são provenientes de listas padronizadas do SharePoint e arquivos .xml. Por exemplo, as entradas na lista Tipo de empresa vêm diretamente de um Esquema XML predefinido usado em toda a Proseware, Inc. para padronizar a troca de dados comerciais entre os vários sistemas.

  • Integração com os sistemas existentes    Quando um formulário é enviado, ele é armazenado automaticamente em uma biblioteca em um site do SharePoint. Os dados em cada formulário aparecem fora deles, em colunas na biblioteca. Isso facilita para que os membros da equipe descubram e classifiquem os dados de formulário na biblioteca, sem a necessidade de abrir cada formulário separadamente.

  • Vários modos de exibição    O formulário de dados do cliente inclui modos de exibição que atendam às necessidades diferentes, incluindo modos de exibição separados para registrar informações do cliente, descobertas de equipe, metodologia de pesquisa e recursos adicionais. O formulário também inclui uma exibição de impressão dedicada que resume os dados das outras exibições em um formato conveniente e de impressão.

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Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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