Caixas de correio inativas no Office 365

Sua organização pode precisar manter o email dos funcionários antigos depois de eles deixarem a organização. Dependendo dos requisitos de retenção da sua organização, talvez seja necessário manter o conteúdo da caixa de correio por alguns meses ou anos após o término do emprego, ou talvez seja necessário manter o conteúdo da caixa de correio indefinidamente. Independentemente de quanto tempo precise manter o email, você pode arquivar as caixas de correio dos ex-funcionários no Office 365 usando caixas de correio inativas, sem incorrer em um custo de assinatura mensal para a caixa de correio.

Sumário

O que são caixas de correio inativas?

Caixas de correio inativas e políticas de retenção do Office 365

Caixas de correio inativas e políticas de retenção do Exchange MRM

Caixas de correio inativas e retenções de caso da Descoberta Eletrônica

Caixas de correio inativas e rótulos do Office 365

Criar uma caixa de correio inativa

Gerenciar caixas de correio inativas

O que são caixas de correio inativas?

Quando um funcionário sai da organização (ou continua em licença prolongada), você pode remover sua conta do Office 365. Os dados da caixa de correio dos funcionários são mantidos por 30 dias após a remoção da conta. Durante este período, você ainda pode recuperar os dados do usuário ao remover a conta. Após 30 dias, os dados são removidos permanentemente.

Mas se sua organização precisa manter o conteúdo da caixa de correio de ex-funcionários, você pode transformar a caixa de correio em uma caixa de correio inativa, colocando a caixa de correio em Retenção de Litígio ou aplicando uma política de retenção do Office 365 na caixa de correio no Centro de Conformidade e Segurança do Office 365 e, em seguida, removendo a conta correspondente do Office 365. O conteúdo de uma caixa de correio inativa é mantido durante o período da Retenção de Litígio colocado na caixa de correio ou durante o período de retenção da política de retenção do Office 365 aplicada antes da caixa de correio ser excluída. Você ainda pode recuperar a conta de usuário correspondente por um período de 30 dias. No entanto, após 30 dias, a caixa de correio inativa é mantida no Office 365 até que a política de retenção ou de bloqueio seja removida.

Importante : Adiamos o prazo de 1º de julho de 2017 para descontinuar a criação de novos Bloqueios In-Loco para tornar uma caixa de correio inativa. Mas, ainda este ano ou no início do próximo ano, você não poderá criar novos Bloqueios In-loco no Exchange Online. Nesse momento, somente retenções de litígio e políticas de retenção do Office 365 poderão ser usadas para criar uma caixa de correio inativa. No entanto, as caixas de correio inativas existentes que estiverem no Bloqueio In-Loco ainda terão suporte, e você poderá continuar a gerenciar os Bloqueios In-Loco em caixas de correio inativas. Isso inclui a alteração da duração de um Bloqueio In-Loco e exclusão permanente de uma caixa de correio inativa por meio da remoção do Bloqueio In-Loco.

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Caixas de correio inativas e políticas de retenção do Office 365

Além da Retenção de Litígio, usar o novo recurso de política de retenção do Office 365 no Centro de Conformidade e Segurança é outra maneira de tornar a caixa de correio inativa. Para usar uma política de retenção para tornar uma caixa de correio inativa:

  • Ela deve ser aplicada nas caixas de correio do Exchange ou nos locais do Skype for Business (porque o conteúdo relacionado ao Skype está armazenado na caixa de correio do usuário).

  • Ela deve ser configurada para reter conteúdo ou reter e depois excluir o conteúdo. Se uma política de retenção estiver configurada para excluir o conteúdo, uma caixa de correio para a qual a política será aplicada não ficará inativa quando a caixa de correio for excluída.

  • Ela pode ser baseado em consulta para que conserve apenas itens que correspondem a uma consulta de pesquisa.

Confira mais informações sobre como configurar políticas de retenção do Office 365 em Visão geral de políticas de retenção no Office 365.

Se você usar uma política de retenção do Office 365 para tornar uma caixa de correio inativa, o Office 365 continuará processando a política de retenção na caixa de correio inativa. Isso significa que se a política de retenção estiver configurada para reter e, depois, excluir o conteúdo, os itens serão movidos para a pasta Itens Recuperáveis quando a duração da retenção expirar e, em seguida, expulsos da caixa de correio inativa. Se a política de retenção do Office 365 não estiver configurada para itens excluídos, os itens que não foram excluídos permanentemente pelo usuário (antes de a caixa de correio ficar inativa) não serão movidos para a pasta Itens Recuperáveis e serão retidos indefinidamente após a caixa de correio ficar inativa.

Você pode considerar criar uma política de retenção do Office 365 especificamente para caixas de correio inativas. Aqui estão alguns motivos para fazer isso e coisas para ter em mente.

  • Você pode configurar a política de retenção para reter o conteúdo da caixa de correio apenas o tempo necessário para atender aos requisitos da organização em relação aos ex-funcionários.

  • Trata-se de uma maneira fácil de identificar as caixas de correio inativas porque a política de retenção só será aplicada a essas caixas.

  • Você será capaz de identificar facilmente a política de retenção atribuída às caixas de correio inativas na sua organização. Isso tornará mais fácil alterar as configurações de retenção (ou exclusão), se necessário. Também tornará mais fácil excluir permanentemente uma caixa de correio inativa porque você pode simplesmente removê-la da política usando o Centro de Conformidade e Segurança. Caso contrário, você deve usar o PowerShell do Exchange Online para remover uma Retenção de Litígio de uma caixa de correio inativa ou usar o PowerShell do Centro de Conformidade e Segurança para excluir uma caixa de correio inativa de uma política de retenção do Office 365 de toda a organização.

  • Se você criar uma política de retenção do Office 365 especificamente para caixas de correio inativas, você pode adicionar um máximo de 1.000 caixas de correio à política. Se você for uma organização muito grande, talvez seja necessário criar mais de uma política de retenção do Office 365 para usar para caixas de correio inativas.

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Caixas de correio inativas e políticas de retenção do Exchange MRM

Se uma política de retenção do Exchange (o Gerenciamento de Registros de Mensagens, ou MRM, apresentado no Exchange Online) foi aplicada na caixa de correio quando ela foi desativada, quaisquer políticas de exclusão (que são tags de retenção configuradas com uma ação de retenção Excluir) continuarão a ser processadas na caixa de correio inativa. Isso significa que itens que são marcados com uma política de exclusão serão movidos para a pasta Itens Recuperáveis quando o período de retenção expirar. Esses itens são removidos da caixa de correio inativa quando a duração da retenção expirar. Se uma duração de retenção não for especificada para a caixa de correio inativa, os itens na pasta Recuperar itens serão mantidos indefinidamente.

Por outro lado, quaisquer políticas de arquivo (que são tags de retenção configuradas com uma ação de retenção MoveToArchive ) incluídas na política de retenção atribuída a uma caixa de correio inativa são ignoradas. Isso significa que os itens em uma caixa de correio inativa que são marcados com uma política de arquivo permanecerão na caixa de correio principal quando o período de retenção expirar. Eles não são movidos para a caixa de correio de arquivo morto nem para a pasta Itens Recuperáveis na caixa de correio de arquivo morto. Eles serão mantidos indefinidamente.

Caixas de correio inativas e retenções de caso da Descoberta Eletrônica

Se uma retenção associada a um caso da Descoberta Eletrônica no Centro de Conformidade e Segurança for colocada em uma caixa de correio e depois a caixa de correio ou a conta do Office 365 do usuário for excluída, a caixa de correio se tornará uma caixa de correio inativa. No entanto, não recomendamos usar retenções de caso da Descoberta Eletrônica para criar uma caixa de correio inativa. Isso porque os casos de Descoberta Eletrônica são destinados a casos específicos e programados relacionados a uma questão legal. Em algum momento, um caso legal provavelmente terminará e as retenções associadas ao caso serão removidas e o caso da Descoberta Eletrônica será fechado. De fato, se uma retenção colocada em uma caixa de correio inativa estiver associada a um caso da Descoberta Eletrônica e, em seguida, a retenção for liberada ou o caso da Descoberta Eletrônica for fechado (ou excluído), a caixa de correio inativa será excluída permanentemente. Além disso, você não pode criar uma retenção da Descoberta Eletrônica baseada em tempo. Isso significa que o conteúdo em uma caixa de correio inativa será mantido para sempre ou até que a retenção seja removida e a caixa de correio inativa seja excluída. Portanto, recomendamos usar uma Retenção de Litígio ou uma política de retenção do Office 365 para caixas de correio inativas.

Confira mais informações sobre os casos e retenções da Descoberta Eletrônica em Gerenciar casos de Descoberta Eletrônica no Centro de Conformidade e Segurança do Office 365.

Caixas de correio inativas e rótulos do Office 365

Os rótulos no Office 365 ajudam você a classificar os dados de email em sua organização para governança e para impor regras de retenção com base nessa classificação. Um rótulo pode ser aplicado a um item de email manualmente pelos usuários ou automaticamente pelos administradores, e um item de email só pode ter um único rótulo atribuído a ele. Se um único item de email na caixa de correio de um usuário tiver um rótulo atribuído a ele e a caixa de correio ou a conta do Office 365 do usuário for excluída, a caixa de correio se tornará uma caixa de correio inativa. Semelhante à retenção de caso da Descoberta Eletrônica, não recomendamos usar rótulos para tornar a caixa de correio inativa. Em vez disso, recomendamos que você use uma Retenção de Litígio ou uma política de retenção do Office 365. Esteja ciente de que no caso dos rótulos, você pode não perceber que um rótulo foi aplicado a um item de email e, inadvertidamente, tornar uma caixa de correio inativa quando você exclui a conta do usuário.

Para saber mais sobre rótulos, confira Visão geral de rótulos no Office 365.

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Criar uma caixa de correio inativa

Para tornar a caixa de correio inativa, deve-se atribuir uma licença do Exchange Online (Plano 2) para que uma Retenção de Litígio ou uma política de retenção do Office 365 possa ser aplicada à caixa de correio antes de ser excluída. Depois que a caixa de correio é excluída, a licença associada a ela estará disponível para ser atribuída a um novo usuário. As caixas de correio inativas não exigem licenças contínuas.

Observação : Se uma Retenção de Litígio já estiver colocada em uma caixa de correio ou se uma política de retenção do Office 365 já for aplicada ela, então tudo o que você precisa fazer é excluir a conta de usuário do Office 365 correspondente para criar uma caixa de correio inativa.

A tabela a seguir resume o processo de criação de uma caixa de correio inativa para diferentes cenários de retenção. Confira mais informações em Gerenciar caixas de correio inativas no Office 365.

Para…

Fazer isso...

Resultado

Manter indefinidamente o conteúdo da caixa de correio depois que um funcionário sai da organização

  • Colocar a caixa de correio em Retenção de Litígio ou aplicar uma política de retenção do Office 365 na caixa de correio.

  • Não especifique uma duração da retenção para a Retenção de Litígio ou não configure a política de retenção do Office 365 para excluir itens; alternativamente, você pode usar uma política de retenção que retém os itens para sempre.

  • Remover a conta do Office 365 do usuário.

Todo o conteúdo da caixa de correio inativa, incluindo itens na pasta Itens Recuperáveis, é mantido indefinidamente.

Manter o conteúdo da caixa de correio por um período específico após um funcionário deixar a organização e, em seguida, exclui-lo.

  • Coloque a caixa de correio em Retenção de Litígio ou aplique uma política de retenção do Office 365 na caixa de correio.

  • Especifique uma duração de retenção para a Retenção de Litígio; aplique uma política de retenção que retém e exclua itens.

  • Remover a conta do Office 365 do usuário.

Quando a duração de retenção para um item de caixa de correio expira, o item é movido para a pasta Itens Recuperáveis e, em seguida, ele é excluído permanentemente (limpo) da caixa de correio inativa quando o período de retenção do item excluído expira. A duração da retenção é calculada a partir da data original em que um item da caixa de correio foi recebido ou criado. Todo o outro conteúdo na caixa de correio inativa é mantido.

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Gerenciar caixas de correio inativas

Depois de tornar uma caixa de correio inativa, você pode executar várias tarefas de gerenciamento em caixas de correio inativas.

  • Alterar a duração da retenção para uma caixa de correio inativa      Depois que uma caixa de correio é inativada, você pode alterar a duração da retenção da Retenção de Litígio ou da política de retenção do Office 365 aplicada na caixa de correio inativa. Confira os procedimentos passo a passo em Alterar a duração da retenção para uma caixa de correio inativa no Office 365.

  • Recuperar uma caixa de correio inativa      Se um antigo funcionário (ou um funcionário em uma licença) retornar à organização, ou se um novo funcionário passar a realizar as tarefas do antigo funcionário, é possível recuperar o conteúdo da caixa de correio inativa. Ao recuperar uma caixa de correio inativa, ela é convertida em uma nova caixa de correio, o conteúdo e a estrutura de pastas da caixa de correio inativa são mantidos e ela é vinculada a uma nova conta de usuário. Após sua recuperação, a caixa de correio inativa deixa de existir. Para ver os procedimentos passo a passo e saber mais sobre o que acontece ao recuperar uma caixa de correio inativa, confira Recuperar uma caixa de correio inativa no Office 365

  • Restaurar uma caixa de correio inativa      Se outro funcionário passar a fazer as tarefas de um ex-funcionário, ou se outra pessoa precisar acessar o conteúdo da caixa de correio inativa, é possível restaurar (ou mesclar) o conteúdo da caixa de correio inativa a uma caixa de correio existente. Ao restaurar uma caixa de correio inativa, o conteúdo é copiado para outra caixa de correio. A caixa de correio inativa é preservada e permanece como inativa. A caixa de correio inativa ainda pode ser pesquisada usando as ferramentas da Descoberta Eletrônica, seu conteúdo pode ser restaurado para outra caixa de correio ou ela pode ser recuperada ou excluída posteriormente. Para ver os procedimentos passo a passo, confira Restaurar uma caixa de correio inativa no Office 365.

  • Excluir uma caixa de correio inativa      Quando você não precisa mais conservar o conteúdo de uma caixa de correio inativa, você pode excluí-la permanentemente removendo todas as retenções ou políticas de retenção do Office 365 aplicadas na caixa de correio inativa. Se uma caixa de correio foi desativada há mais de 30 dias, será marcada para exclusão permanente depois de você remover a retenção. Se a caixa de correio foi desativada nos últimos 30 dias, você pode ativá-la novamente depois de remover a política de retenção ou bloqueio. Para procedimentos passo a passo, veja Excluir uma caixa de correio inativa no Office 365.

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