Caixas de correio de equipamentos e salas

Se você tiver uma sala de conferência, um carro da empresa ou equipamento que todos precisem usar, precisará encontrar uma maneira de permitir que esses recursos possam ser reservados por todos. A melhor maneira de fazer isso é criar uma caixa de correio de sala ou equipamento no Office 365 para cada recurso. Você pode criar uma para sua sala de conferência no primeiro andar, o equipamento de mídia ou um caminhão de mudanças.

Depois de criar uma caixa de correio de sala ou equipamento, todos na empresa poderão reservá-lo para reuniões ou eventos usando o Outlook. Saiba como usá-lo e como configurá-lo nas duas próximas guias. Aqui estão algumas perguntas comuns sobre caixas de correio de salas e equipamento.

Abra o Outlook e crie uma nova reunião. Adicione a sala ou o equipamento à solicitação de reunião, como se fosse uma pessoa, e escolha Assistente de Agendamento para ver uma exibição de calendário ao vivo da disponibilidade da sala ou do equipamento. Se o intervalo de tempo estiver desmarcado, isso indicará que está disponível. Se estiver azul, está reservado.

Abra a reunião agendada por você no Outlook e, em seguida, remova a sala ou o equipamento da reunião como faria com um participante. Isso liberará a sala para ser reservada por outras pessoas.

Não, ninguém precisa aceitar ou recusar solicitações. Você pode decidir se deseja permitir que a sala ou o equipamento seja automaticamente reservado ou gerenciado por alguém de sua empresa.

Não. Embora a maioria das pessoas em sua organização precise de uma licença para usar o Office 365, você não precisa atribuir uma licença a uma caixa de correio de sala ou a uma caixa de correio de equipamento.

Não, você não precisa de um responsável pela caixa de correio de sala ou pela caixa de correio de equipamento.

Para usar caixas de correio de sala ou equipamento, abra o Outlook em seu computador ou entre no Outlook na Web. Agende uma nova reunião e adicione a sala ou o equipamento à solicitação de reunião como faria ao convidar outros funcionários ou clientes. Agora você fez a reserva.

  1. Abra o Outlook em seu computador.

  2. Na guia Página Inicial , escolha Novos Itens > Reunião.

    Para agendar uma reunião, na guia Página Inicial, no grupo Novo, escolha Novos Itens e, em seguida, Reunião.

    Ou, em seu calendário, basta escolher Nova Reunião.

  3. No campo Para, digite o nome da sala de conferência ou equipamento que você deseja reservar, além dos participantes que deseja convidar.

    Ou então, clique em Para e clique duas vezes na sala de conferência ou no equipamento na lista. Clique em OK.

    Reservar uma caixa de correio de sala no Outlook
  4. Na linha Assunto, digite o objetivo da reserva ou reunião.

  5. Altere o valor de Local ou deixe-o como está.

  6. Altere a Hora de início e a Hora de término. Ou escolha Evento de dia inteiro. Para fazer com que a reunião ou reserva seja repetida, escolha Recorrência na parte superior.

    Reservar horário de reunião

  7. Digite uma mensagem para descrever o propósito e anexe arquivos, se necessário.

  8. Para permitir que outras pessoas ingressem online ou liguem para a reunião, clique em Reunião do Skype.

  9. Para garantir que a sala, o equipamento e as pessoas que você convidou estejam disponíveis, clique em Assistente de Agendamento na parte superior. Selecione um horário disponível no calendário.

    Verificar se o equipamento de sala está disponível

    Dica : No calendário do agendamento, azul significa que a sala ou o equipamento está reservado ou ocupado. Selecione a área em branco ou livre no calendário.

  10. Ao concluir, escolha Salvar.

Para configurar uma caixa de correio de sala ou equipamento, acesse o centro de administração do Office 365. (Você precisará ter permissão de administrador para fazer isso.) Crie a caixa de correio e informe a todos que podem começar a reservá-la para reuniões e eventos.

  1. Entre no Office 365 com sua conta corporativa ou de estudante.

  2. Vá para o centro de administração do Office 365.

  3. Procure Salas ou Equipamento ou navegue até Recursos > Salas e Equipamentos.

    Vá para os recursos do Office 365 e selecione Salas e equipamentos
  4. Clique em Adicionar.

  5. Preencha os campos de sala ou equipamento:

    Adicionar uma caixa de correio de sala no Office 365
    • Sala ou Equipamento: o tipo de caixa de correio que você deseja criar.

    • Nome: um nome amigável ou até mesmo uma breve descrição.

    • Email: o alias de email da sala ou equipamento. Isso é necessário para enviar uma solicitação de reunião para a sala ou o equipamento.

    • Capacidade: o número de pessoas que cabem na sala ou podem usar o equipamento ao mesmo tempo.

    • Local: o número ou o local da sala em um prédio ou região.

    • Número de telefone: o número da sala em si. Isso é diferente do número de telefone da reunião gerado ao usar o Skype for Business.

  6. Escolha Adicionar.

  7. Escolha Exibir detalhes para ver a caixa de correio de sala ou equipamento que você criou.

    Ou escolha Definir opções de agendamento para alterar os horários de reunião permitidos, as janelas de reserva e assim por diante.

    Editar opções de reserva de salas e equipamentos

  8. Depois clique em Salvar e Fechar.

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