Bibliotecas de documentos do SharePoint II: Tudo sobre check-out

Visão geral

Ícone de check-out

A sua empresa usa um site do Windows SharePoint Services 3.0 ou usa o Microsoft Office SharePoint Server 2007? Neste caso, você deveria fazer este segundo curso sobre bibliotecas de documentos. Você aprenderá sobre como fazer check-out de um arquivo para que somente você possa trabalhar nele. Você também aprenderá como fazer check-in de arquivos, além de outros detalhes úteis.

Não tem a versão 2007 do Office? Você pode baixar uma versão de avaliação gratuita com duração de 60 dias ou comprá-la agora.

Após concluir este curso você poderá:

  • Saber por que você deveria fazer check-out e check-in de um arquivo.

  • Fazer check-out e check-in de um arquivo.

  • Saber onde um arquivo é armazenado quando você faz check-out dele.

Este curso inclui:

  • Uma lição individual.

  • Um pequeno teste no fim de cada lição. Os testes não são avaliados.

  • Um Cartão de Referência Rápida que você pode levar do curso.

Você deve ser capaz de adicionar e editar arquivos em uma biblioteca do SharePoint ou faça o curso Biblioteca de documentos do SharePoint I: Introdução ao compartilhamento de arquivos.

A sua empresa usa um site do Windows SharePoint Services 3.0 ou usa o Microsoft Office SharePoint Server 2007? Neste caso, você deveria fazer este segundo curso sobre bibliotecas de documentos. Você aprenderá sobre como fazer check-out de um arquivo para que somente você possa trabalhar nele. Você também aprenderá como fazer check-in de arquivos, além de outros detalhes úteis.

Para aprender mais sobre este curso, leia o texto em Metas e Sobre este curso ou consulte o sumário. Em seguida, clique em Avançar para iniciar a primeira lição.

Como fazer check-out e check-in de arquivos

Mãos tentando alcançar arquivos em uma biblioteca

Checkout é importante quando as bibliotecas são muito usadas.

Quando você e seus colegas de trabalho se acostumarem a trabalhar com a biblioteca do SharePoint, ela se tornará um grande centro de atividades. As pessoas abrirão e editarão arquivos ao mesmo tempo! Conseqüentemente, as coisas poderão ficar confusas se várias pessoas tentarem editar um único arquivo ao mesmo tempo.

Você sempre pode clicar no nome do arquivo e escolher Editar , como explicado no curso, Bibliotecas de documentos do SharePoint I: Introdução ao compartilhamento de arquivos. Mas em situações confusas como essas, se você precisar trabalhar em um arquivo por mais de 15 minutos, recomendamos que antes faça check-out nele. Isso irá reservá-lo para o seu uso de forma que outras pessoas não possam alterá-lo enquanto você estiver trabalhando no arquivo.

Existem outros benefícios que este curso explicará.

Clique em Próximo para saber tudo sobre check-out.

Quando você e seus colegas de trabalho se acostumarem a trabalhar com a biblioteca do SharePoint, ela se tornará um grande centro de atividades. As pessoas abrirão e editarão arquivos ao mesmo tempo! Conseqüentemente, as coisas poderão ficar confusas se várias pessoas tentarem editar um único arquivo ao mesmo tempo.

Você sempre pode clicar no nome do arquivo e escolher Editar, como explicado no curso, Bibliotecas de documentos do SharePoint I: Introdução ao compartilhamento de arquivos. Mas em situações confusas como essas, se você precisar trabalhar em um arquivo por mais de 15 minutos, recomendamos que antes faça check-out nele. Isso irá reservá-lo para o seu uso de forma que outras pessoas não possam alterá-lo enquanto você estiver trabalhando no arquivo.

Existem outros benefícios que este curso explicará.

Clique em Próximo para saber tudo sobre check-out.

O processo geral

Arquivo check-out para uma pessoa, arquivo sendo trabalhado, arquivo check-in

Como o check-out funciona.

Como funciona o check-out de um arquivo a ser utilizado no Word 2007, Excel 2007 ou PowerPoint 2007? Eis aqui uma explicação geral.

1. Fazer check-in do arquivo. Neste momento, o arquivo é reservado para o seu próprio uso.

2. Editar e salvar. Edite o arquivo clicando em seu nome de arquivo na biblioteca. Quando o arquivo abrir, trabalhe nele e salve-o quantas vezes precisar. Entretanto, quando você salvar, suas alterações ainda não serão vistas por outras pessoas.

3. Fazer check-in do arquivo. Quando você fizer check-in do arquivo, outras pessoas poderão ver suas alterações e editar o arquivo.

Como fazer check-out e check-in de um arquivo

[Untitled] Aviso que pede ao usuário para fazer check-in do arquivo depois de fechá-lo

Uma animação sobre como fazer check-out de um arquivo.

Para fazer check-out de um arquivo a ser utilizado no Word 2007, Excel 2007 ou PowerPoint 2007, coloque o seu ponteiro sobre o nome do arquivo, clique na seta para baixo que aparece e clique em Check-out. Em seguida, edite o arquivo clicando em seu nome. Quando finalmente fechar o arquivo, você será avisado para fazer check-in nele.

Mas vamos ver como isso funciona na prática. Ellen Adams precisa editar este documento de estratégia de marketing da Contoso. Como outras pessoas podem tentar editá-lo ao mesmo tempo, ela irá fazer check-out nele antes de editá-lo. Clique em Executar para ver como ela faz isso.

Onde o arquivo está localizado

Ponteiro clicando no comando Check-out e, em seguida, na caixa de seleção Usar minha pasta local de rascunhos

A caixa de seleção Usar minha pasta local de rascunhos determina onde o arquivo está localizado.

Você talvez esteja pensando: "onde fica o arquivo quando sofre check-out?" Esta é uma boa pergunta.

Caso você tenha marcado a caixa de seleção Usar minha pasta local de rascunhos, mostrada nesta imagem, o arquivo será armazenado em seu computador. Falaremos sobre o local exato daqui a pouco.

Se você não marcar essa caixa de seleção, o arquivo permanecerá no servidor enquanto estiver check-out.

Em ambos os casos, o arquivo será reservado para o seu uso e as suas alterações não serão vistas por outras pessoas até que você faça check-in nele. Entretanto, dentre as duas opções, recomendamos que você marque a caixa de seleção Usar minha pasta local de rascunhos. Por quê? Clique em Próxima para descobrir.

Check-out usando a pasta Rascunhos do SharePoint

Arquivo check-out para uma pasta, arquivo sendo trabalhado, arquivo check-in

Check-out usando a pasta Rascunhos do SharePoint.

Eis aqui como funciona o processo quando você marca a caixa de seleção Usar minha pasta local de rascunhos:

1. Quando você fizer check-out do arquivo, ele será armazenado em uma pasta em seu computador. Se você estiver usando o Microsoft Windows XP, ele será colocado em Meus Documentos\Meus Rascunhos do SharePoint. E no Windows Vista, ele é colocado em Documentos\Rascunhos do SharePoint. Isso pode ser muito útil quando você usa um laptop. Você pode trabalhar com o arquivo quando estiver viajando — mesmo se não tiver conexão com a Internet à biblioteca.

2. Quando você edita e salva o arquivo, suas alterações serão salvas em sua pasta Rascunhos e não na biblioteca. Além disso, você perceberá que salvar o arquivo será muito mais rápido, pois você não está salvando através de uma conexão com a Internet.

3. Quando você faz check-in do arquivo, as outras pessoas poderão ver suas alterações. E o arquivo ficará disponíveis para que as pessoas possam trabalhar nele.

Em resumo, recomendamos que você marque a caixa de seleção Usar minha pasta local de rascunhos. Ela sempre permite que você viaje com o arquivo e torna mais rápido o salvamento do mesmo.

Para usuários do Windows Vista

Mensagem de erro do Windows Vista explicando que não é possível fazer check-out dos arquivos para a pasta local Rascunhos

Os usuários do Windows Vista provavelmente receberão uma mensagem de erro ao marcar a caixa de seleção Usar minha pasta local de rascunhos.

Um aviso para os usuários do Windows Vista: se você tentar marcar a caixa de seleção Usar minha pasta local de rascunhos, talvez você receba esta mensagem de erro.

Você pode clicar em OK e ainda assim fazer check-out do arquivo. Mas ele não será colocado em sua pasta Rascunhos do SharePoint. Isso significa que você não tem a vantagem de editá-lo offline. Em vez disso, você precisaria ter uma conexão constante com a Internet à biblioteca para editar o arquivo.

Se você confia na biblioteca em que está trabalhando (por exemplo, caso seja uma biblioteca da sua empresa e você confie nos arquivos que estão armazenados nela), será possível adicionar a URL do site do SharePoint à sua lista de sites confiáveis no Internet Explorer. Fazer isso eliminará esta mensagem de erro para o site. Informações sobre como fazer isso estão disponíveis no Cartão de Referência Rápida no fim deste curso.

Outra forma de fazer check-in de um arquivo

Clicando no comando Check-in

Outra forma de fazer check-in de um arquivo.

Você provavelmente percebeu na animação que Ellen foi solicitada a fazer check-in do arquivo depois de fechá-lo. Isso é muito conveniente; entretanto, caso tenha feito check-out de um arquivo para a sua pasta de rascunhos local e não possui uma conexão com a Internet à biblioteca, você não será solicitado a fazer check-in do arquivo.

O que você faz nesta situação? Fácil: faz check-in quando restabelece uma conexão com a Internet à sua biblioteca, por exemplo, quando retorna ao escritório. E você faz isso usando seu navegador da Web. Coloque o ponteiro sobre o arquivo na biblioteca de documentos, clique na seta para baixo que aparece e clique em Check-in.

Observação    Você também poderia abrir o arquivo ao voltar para o escritório e fechá-lo. Você seria solicitado a fazer check-in dele nesse momento.

Importante    Não aparecerão lembretes instantâneos, lembrando-o de fazer check-in de um arquivo. Por isso, lembre-se disso quando voltar ao escritório.

O que as outras pessoas vêem quando um arquivo está check-out

Cursor apontando para o ícone de check-out, Dica de Tela mostrando que Ellen Adams possui arquivos check-out

Um ícone de check-out aparece quando alguém faz check-out de um arquivo. Coloque o ponteiro sobre o ícone para ver quem tem o arquivo check-out.

O que as outras pessoas vêem quando um arquivo está check-out? Elas vêem o ícone de check-out aparecer para o arquivo, mostrando um quadrado verde com uma seta branca. Na imagem, você pode ver que o arquivo Estratégia de Marketing da Contoso está check-out. Se você colocar o mouse sobre um ícone de check-out, verá para quem ele está check-out. Neste caso, Ellen Adams tem o arquivo check-out.

O que acontece se as pessoas tentarem editar o arquivo de qualquer forma? Elas receberão a mensagem "Arquivo em Uso" explicando que o arquivo está bloqueado para edição por Ellen. Elas podem abri-lo como somente leitura, mas verão a versão anterior do arquivo em que a Ellen está trabalhando.

Quando você muda de idéia

Clicando no comando Descartar Check-out

Como descartar um arquivo que sofreu check-out.

Suponha que você faça check-out de um arquivo e trabalhe nele por um curto período de tempo. Mas depois chega à conclusão de que as suas alterações não estão tão boas quando pensava. Agora, você quer que o arquivo volte a ficar como antes do check-out. Isso é feito facilmente sem você ter que desfazer todas as alterações do documento.

Como? Descarte o check-out. Basta colocar o ponteiro sobre o arquivo, clicar na seta para baixo que aparece e clicar em Descartar Check-out. O arquivo voltará a ser como era antes do check-out.

Algumas bibliotecas requerem check-out

Ponteiro clicando no arquivo, comando Fazer Check-out e Editar

Uma alteração sutil aparecerá nesta caixa de diálogo, se uma biblioteca necessitar de check-out.

Às vezes, as pessoas responsáveis por seu site irão configurar uma biblioteca de forma que ela requeira sempre que você faça check-out nos seus arquivos. Como você vai saber isso? Uma alteração sutil acontece quando você tenta editar o arquivo. Você verá que a opção para editar o arquivo será alterada para Fazer Check-out e Editar.

Esta configuração é comum em muitas organizações. Na verdade, a sua empresa talvez tenha bibliotecas configuradas dessa forma e você pode estar fazendo check-out nos arquivos sem perceber.

Sua versão é importante

Home page do site do SharePoint

Um exemplo típico de um site do Windows SharePoint Services 3.0 ou do Office SharePoint Server 2007.

Lembre-se, este curso fala sobre como as bibliotecas funcionam no Windows SharePoint Services 3.0 e no Microsoft Office SharePoint Server 2007. Se você fizer check-out em um arquivo usando uma versão anterior, talvez as coisas aconteçam de forma diferente.

Como você sabe qual versão possui? Trata-se de uma pergunta comum. Pergunte à pessoa responsável por seu site. Se você for o responsável pelo site, pergunte ao responsável pela configuração do servidor. Provavelmente, essa pessoa é do departamento de TI.

Conclua os testes a seguir para ter certeza de que compreendeu o material. Suas respostas são confidenciais e os resultados do teste não são avaliados.

Qual dos seguintes é um bom motivo para fazer check-out de um arquivo?

Quando você precisa fazer uma rápida alteração em um arquivo que dure cinco minutos ou menos.

Infelizmente, não. Se você tem certeza de que só levará alguns minutos, não será necessário fazer check-out. Tente novamente.

Quando você precisa fazer uma correção em um arquivo que dure apenas cinco segundos.

Não, a resposta não está correta. Se você tem certeza de que irá trabalhar em um arquivo por apenas alguns segundos, não será necessário fazer check-out. Tente novamente.

Quando quiser ter certeza de que outras pessoas ainda poderão alterar o documento enquanto você o mantém aberto.

Não, na verdade, exatamente o oposto. Tente novamente.

Quando você precisar fazer uma alteração no arquivo que leve mais de 15 minutos.

Correto. Esta é a situação correta para usar check-out.

Qual dos seguintes é um bom motivo para fazer check-out de um arquivo?

Quando você precisa ter certeza de que apenas você poderá fazer alterações nele até fazer check-in.

Correto. O check-out reserva o arquivo para o seu uso de forma que ninguém mais possa alterá-lo quando você estiver trabalhando nele.

Quando você precisa ter certeza de que somente o seu chefe poderá fazer alterações no arquivo até que ele faça o check-in do mesmo.

Não, check-out é algo que você faz por si mesmo, não para outras pessoas. Tente novamente.

Quando você precisa inspecionar o arquivo detalhadamente sem precisar alterá-lo.

Incorreto. Continue tentando

Quando você quiser que o arquivo seja alterado simultaneamente por várias pessoas no mesmo exato segundo.

Incorreto. Infelizmente, um arquivo não pode ser alterado por mais de uma pessoa exatamente no mesmo momento. Tente novamente.

Henry possui o Windows XP e ele está usando uma biblioteca que tem a seguinte URL:

http://contoso/sales/pricesheets/

Ao fazer check-out de uma planilha, ele marca Usar minha pasta local de rascunhos.

Onde o arquivo será armazenado enquanto estiver check-out?

http://contoso/sales/pricesheets/pricesheets.

Incorreto. Este é o local em que o arquivo seria armazenado se você não tivesse marcado a caixa de seleção Usar minha pasta local de rascunhos. Tente novamente.

http://contoso/spreadsheets/SharePoint%20Drafts.

Incorreto. O arquivo não é colocado no servidor; ele é posto em outro local. Tente novamente.

Meus Documentos\Rascunhos do SharePoint.

Correto.

Documentos\Rascunhos do SharePoint.

Não, não está correto, mas você chegou perto. Este é o local em que o arquivo seria armazenado se Henry estivesse usando o Windows Vista. Tente novamente.

Qual das seguintes é uma forma de fazer check-in de um arquivo usando o Word 2007?

Fechar o arquivo.

Correto. É simplesmente uma questão de fechar o arquivo. Em seguida, você será solicitado a fazer check-in do mesmo. Ou seja, se você tiver uma conexão com a Internet à biblioteca.

No menu Arquivo, clique em Check-in.

Não, infelizmente, resposta incorreta. Há outra forma de fazer check-in. Tente novamente.

Clicar com o botão direito do mouse em Rascunhos do SharePoint e clicar em Check-in quando solicitado.

Incorreto. Com certeza você pode clicar duas vezes em um arquivo em Rascunhos do SharePoint, se quiser. Ele seria aberto e você poderia trabalhar nele, salvá-lo, etc. Mas você não seria solicitado a fazer check-in ao clicar com o botão direito do mouse nele. Tente novamente.

Clicar duas vezes no arquivo na pasta Rascunhos do SharePoint.

Incorreto. Com certeza você pode clicar duas vezes em um arquivo em Rascunhos do SharePoint, se quiser. Ele seria aberto e você poderia trabalhar nele, salvá-lo, etc. Mas essa não é uma forma de fazer check-in de um arquivo. Tente novamente.

Você fez check-out de um arquivo em seu laptop. Você viajou e retornou ao trabalho, onde restabeleceu sua conexão com a Internet à biblioteca. Qual das seguintes é a forma em que você poderia fazer check-in do arquivo?

Em seu navegador da Web, vá para a biblioteca. Coloque o ponteiro sobre o nome do arquivo, clique na seta para baixo e em Check-in no menu.

Correto. Esta é a forma de fazer check-in em um arquivo depois que você tiver trabalhado nele offline.

No Word, vá para a guia Início. Coloque o ponteiro sobre o nome do arquivo e clique em Check-in.

Infelizmente, não. O comando Check-in não está disponível na guia Início. Tente novamente.

No Windows, clique com o botão direito do mouse em Rascunhos do SharePoint e clique em Check-in.

Incorreto. O comando Check-in não está disponível aqui. Tente novamente.

No Windows, clique duas vezes no arquivo na pasta Rascunhos do SharePoint.

Incorreto. O comando Check-in está disponível em outro lugar, mas não em Rascunhos do SharePoint. Tente novamente.

Você está usando o Windows Vista e recebe uma mensagem de erro quando faz check-out em um arquivo. A mensagem de erro explica que você não pode usar sua pasta de rascunhos local. Para eliminar essa mensagem de erro, você poderia adicionar o site a:

Sua lista de favoritos quadrimestral.

Incorreto. Não existem favoritos quadrimestrais. Tente novamente.

Sua lista de sites confiáveis.

Sim, isso está correto. Para ler sobre como fazer isso, consulte o Cartão de Referência Rápida no fim deste curso.

Seus favoritos ou indicadores, dependendo do navegador que você está usando.

Incorreto. Recomendamos que você adicione sua biblioteca aos favoritos ou indicadores do seu navegador da Web. Mas fazer isso não fará com que você se livre da mensagem de erro. Tente novamente.

Sua pasta Rascunhos do SharePoint no Windows Vista.

Incorreto. Este não é o local para adicionar um site. Este é um local onde os arquivos são armazenados. Tente novamente.

Comentários

Cartão de Referência Rápida

Consulte também:

Como fazer check-out de um arquivo a ser usado no Microsoft® Office Word, Office Excel® ou Office PowerPoint® 2007

  1. Vá para a sua biblioteca digitando a URL dela em seu navegador da Web.

  2. Aponte para o nome do arquivo para exibir uma seta para baixo.

  3. Clique na seta para baixo e, no menu que aparece, clique em Check-out.

    Observações    

    • O ícone do arquivo se transformará no ícone de check-out, mostrando um quadrado verde com uma seta branca.

    • Se você quiser trabalhar com o arquivo offline em seu computador, marque a caixa de seleção Usar minha pasta local de rascunhos.

  4. Em seguida, para editar o arquivo, clique no nome do arquivo e, em seguida, em OK.

Como fazer check-in de um arquivo do Word, Excel ou PowerPoint 2007

  1. Verifique se você possui uma conexão com a internet à biblioteca.

  2. Siga um destes procedimentos:

    • Simplesmente feche o arquivo ao terminar de trabalhar nele. Você será solicitado a fazer check-in.

    • Vá para a sua biblioteca digitando a URL dela em seu navegador da Web. Aponte para o nome do arquivo, clique na seta para baixo e, em seguida, em Check-in.

Como descartar o check-out

  1. Vá para a sua biblioteca digitando a URL dela em seu navegador da Web.

  2. Aponte para o nome do arquivo para exibir uma seta para baixo.

  3. Clique na seta para baixo e, no menu que aparece, clique em Descartar Check-out.

Como adicionar seu site do SharePoint à sua lista de sites confiáveis

  1. Vá para o site do SharePoint usando o navegador da Web.

  2. Clique na guia Início no canto esquerdo superior.

  3. Em seu navegador da Web, clique em Ferramentas e em Opções da Internet.

  4. Clique na guia Segurança e em Sites confiáveis.

  5. Clique em Sites.

  6. O site deve ser mostrado no campo Adicionar este site à zona. Caso não seja, digite o endereço da sua home page.

  7. Clique em Adicionar.

  8. Caso o site não seja seguro (ou seja, o endereço da Web ou URL não começa com HTTPS), desmarque a caixa de seleção Exigir verificação do servidor (https:) para todos os sites desta zona.

  9. Clique em Fechar.

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