Bibliotecas de documentos do SharePoint II: Organizar e configurar a biblioteca

Visão Geral

Ícone de pasta Organize uma biblioteca de documentos do SharePoint com pastas e colunas. Aprenda a configurar o histórico de versão do SharePoint e como dar permissões as pessoas para um site SharePoint.

Após concluir este curso você poderá:

  • Criar pastas para organizar os arquivos em bibliotecas de documentos do SharePoint.

  • Criar colunas para controlar, classificar, e filtrar arquivos mais facilmente em uma biblioteca de documentos do SharePoint.

  • Configurar a restauração de versões antigas, a exibição de versões anteriores e histórico de versão do SharePoint.

  • Dar permissão as pessoas que necessitam de acesso a biblioteca do SharePoint.

Este curso inclui:

  • Lição ao seu ritmo.

  • Um Cartão de Referência Rápida que você pode imprimir no fim do curso.

Você já deve saber como visualizar, adicionar, editar e excluir arquivos em uma biblioteca. Para um curso sobre as noções básicas, veja Bibliotecas de documentos do SharePoint I: Uma introdução.

Versao offline (36,8 MB)

Consulte mais cursos em Treinamento do Microsoft Office.

Introdução

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Como usar pastas

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Como usar colunas

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Dica: Usando pastas e colunas juntas

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Como usar o histórico de versões

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Como conceder permissões

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Comentários

Cartão de Referência Rápida

Consulte também

Criar pastas

Por padrão, o comando Nova Pasta aparece nas bibliotecas. Um proprietário ou usuário da biblioteca com permissões de design para a biblioteca pode determinar se o comando Nova Pasta é exibido com a modificação das configurações de lista avançadas.

  1. Navegue para o site que contém a biblioteca ou lista à qual você deseja adicionar a pasta.

  2. Clique no nome da biblioteca no Início Rápido ou clique em Ações do Site, clique em Exibir Todo o Conteúdo do Site e, na seção de bibliotecas apropriada, clique no nome da biblioteca.

  3. Na Faixa de Opções, na seção Ferramentas de Biblioteca, clique na guia Documentos e, no grupo Nova, clique em Nova Pasta.

  4. Na caixa de diálogo Nova Pasta, digite o nome da pasta na caixa Nome e clique em OK.

    Observação Para alterar o nome da pasta mais tarde, selecione o nome da pasta e na faixa de opções, na seção Ferramentas da Biblioteca, na guia Documentos, no grupo Gerenciar, clique em Editar Propriedades e altere o nome da pasta na caixa Nome.

Adicionar colunas de sites à sua biblioteca

  1. Se a lista ou biblioteca ainda não estiver aberta, clique em seu nome no Início Rápido. Se o nome da lista ou biblioteca não aparecer, clique em Exibir Todo o Conteúdo do Site e clique no nome da lista ou biblioteca.

  2. Na faixa de opções, clique na guia Lista ou Biblioteca. O nome da guia pode variar dependendo do tipo de lista ou biblioteca. Por exemplo, se a sua lista for um calendário, o nome da guia será Calendário.

  3. No grupo Configurações, clique em Configurações da Lista ou Configurações da Biblioteca.

    Configurações da lista

  4. Na página Configurações da Lista ou Configurações da Biblioteca, na seção Colunas, clique em Adicionar a partir de colunas de site existentes.

  5. Na página Colunas de Colunas do Site, na seção Selecionar Colunas, selecione Colunas de sites disponíveis e clique em Adicionar.

    Quando você selecionar uma coluna em Colunas de sites disponíveis, a descrição e o grupo do qual essa coluna faz parte serão exibidos, se disponíveis.

    Adicionar coluna de site

  6. Para adicionar a coluna à exibição padrão, visualizado automaticamente pelas pessoas no seu site quando elas abrem uma lista ou biblioteca pela primeira vez, verifique se a opção Adicionar à exibição padrão está selecionada.

    Dependendo do tipo de lista ou biblioteca, pode haver mais configurações na seção Opções. Selecione as opções adicionais desejadas.

  7. Clique em OK.

Configurar o histórico de versão

  1. Navegue até a biblioteca na qual você planeja trabalhar. Se o nome da biblioteca não aparecer no painel Início Rápido, clique em Todo o Conteúdo do Site e selecione o nome da biblioteca.

  2. Na faixa de opções, no grupo Ferramentas de Biblioteca, clique na guia Biblioteca.

  3. Clique em Configurações da Biblioteca Botão Configurações da Biblioteca na faixa de opções Biblioteca do SharePoint Foundation.

  4. Na página Configurações da Biblioteca, em Configurações Gerais, clique em Configurações de controle de versão. A caixa de diálogo Configurações de controle de versão é aberta.

  5. Na seção Histórico de Versão do Documento, selecione uma das seguintes opções:

    • Criar versões principais – se você selecionar esta opção, poderá definir um limite para o número de versões principais.

    • Criar versões principais e secundárias (rascunho) – se você selecionar esta opção, poderá definir um limite para o número de versões principais e o número de versões para o qual você deseja manter rascunhos.

  6. Opcional: limite o número de versões que deseja manter.

    • Marque a caixa de seleção Manter o seguinte número de versões principais se você deseja limitar o número de versões que são mantidas na sua biblioteca. Caso contrário, não marque. Na caixa imediatamente abaixo da caixa de seleção, insira o número de versões que deseja manter.

    • Marque a caixa de seleção Manter rascunhos para o seguinte número de versões principais se você deseja limitar o número de rascunhos a ser mantido. Esta opção está disponível somente quando a opção Criar versões principais e secundárias (rascunho) está selecionada. Na caixa imediatamente abaixo da caixa de seleção, insira o número de versões para o qual deseja manter rascunhos.

  7. Opcional: determine quais usuários terão permissão de ver itens de rascunho na biblioteca de documentos. Na seção Segurança do Item de Rascunho, selecione uma destas opções:

    • Qualquer usuário que possa ler itens. Selecione para permitir o acesso a qualquer pessoa que tenha permissões de Leitura no site. Essa opção está disponível quando Criar versões principais e secundárias (rascunho) está selecionada na seção Histórico de Versão do Documento.

    • Apenas usuários que podem editar itens. Selecione para restringir a exibição de rascunhos às pessoas que têm permissões de edição. Essa opção está disponível quando Criar versões principais e secundárias (rascunho) está selecionada na seção Histórico de Versão do Documento.

    • Apenas usuários que podem aprovar itens (e o autor do item). Selecione para restringir a exibição somente ao autor originador do item e às pessoas que têm permissões para aprovar itens na biblioteca. Essa opção está disponível quando a seção Aprovação de Conteúdo está definida como Sim.

  8. Opcional: determine se deseja exigir check-out nesta biblioteca. O padrão é não exigir. Se você deseja alterar o padrão, selecione Sim na seção Exigir Check-out.

  9. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo e retornar a página Configurações da Biblioteca de Documentos.

Aplicável a: SharePoint Server 2010



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