Aumentar o desempenho usando limites de variação no Office Project 2007

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Por Bonnie Biafore

Comparar variações de custo e agenda para definir limites de projeto é uma ótima maneira de controlar o desempenho e obter antecipados avisos sobre adiamento e limites de.     Mas, antes de poder ver se você está com antecedência o jogo ou atrás bola oito, você deve configurar limites de variação em seu cronograma do projeto e orçamento. Microsoft Office Project 2007 pode calcular o custo e agendar variações para você, mas os campos personalizados são apenas a permissão para armazenar os limites e calculando variações versus limites. Neste artigo, você aprenderá a definir limites de custo e cronograma no Office Project 2007 e Microsoft Office Excel 2007 para comparar variações com esses limites. Você também aprenderá realçar o status de variação com indicadores visuais no Office Project 2007 e no Office Excel 2007.

Disponível neste artigo...

Calcular as variações no Office Project 2007

Comparar variações com limites

Tornar os dados de variação fáceis de interpretar no Office Project 2007

Evitando adiamento e limites

Calcular as variações no Office Project 2007

Office Project 2007 pode calcular variações e desempenho do projeto, no entanto, você tem uma tarefa fundamental para ser concluída antes de fazer esses cálculos: salvar uma linha de base para seu projeto. Esse detalhe fundamental é o plano que você cria para agendar, custo e outras medidas de projeto, para que os participantes concordam. Sem isso, Office Project 2007 não tem os destinos que você deseja atingir, e, portanto, não é possível enviar um alerta se seu projeto está desativado controlar.

Usar a análise de valor agregado para medir o desempenho

Um desafio é que os campos de variação básica dificultam identificar quais tarefas são controlar ou de problemas. Uma porcentagem é muito mais fácil que os valores de moeda ou variações de data, pois funciona uma porcentagem, independentemente de como o projeto andamento ou quantas vezes essa linha de base foi revisada.

Mas, quais proporção de desempenho ajuda você a avaliar o desempenho do projeto? Como você sabe, pode ser enganam comparar valores reais para estimativas. Digamos que seu projeto tem consumidas metade de sua duração estimada e orçamento. Se isso é uma boa notícia depende de quanto do trabalho projeto está concluído. Análise de-valor agregado (EV) torna seu progresso limpar, comparando estimado e valores reais para a quantidade de trabalho que você já tiver concluído.

Antes de examinar as taxas EV para controlar o desempenho, é importante entender as medidas subjacentes:

  • Custo orçado do trabalho agendado (COTR) é o custo da linha até a data de status para tarefas agendadas no seu plano de projeto: quanto você planejou gastar até a data de status, estando ou não é concluída. Por exemplo, se o custo de tarefas a serem concluídas por 30 de setembro de 2008 for r $10.000, cota para essa data é r $10.000.

  • Custo real do trabalho realizado (CRTR) representa os custos do trabalho realizado até a data de status, independentemente de qual foi concluída. ACWS em 30 de setembro de 2008, é o que você já gastos na data.

  • Custo orçado do trabalho realizado (COTR) é EV, porque ele mede o custo estimado para o trabalho concluído ou agregado, até a data de status. Por exemplo, se o custo orçado para tarefas concluídas é r $15.000, COTR é r $15.000, se você tiver concluído essas tarefas mais cedo, atrasada ou direito em tempo.

Usar taxas de valor agregado para comparar com limites

Análise de EV utiliza diversos índices para avaliar cronograma e desempenho de custo, incluindo a variação da agenda (VA), custo VC (variação), índice de desempenho de agendamento (IDA) e o custo índice de desempenho (IDC). Outros novos recursos e funcionalidades de cálculo de taxa do Office Project 2007 são as melhores ferramentas para comparar com limites:

  • EV (o campo VC no Office Project 2007) de variação de custo mostra a diferença entre os custos estimados e reais do trabalho que você concluída (VA menos CR). Se for negativa, o custo real for maior que o custo orçado e a tarefa está acima do orçamento.

  • Porcentagem de variação de custo (% VC) é o EV variação de custo como uma porcentagem do custo previsto do trabalho concluído: [(BCWP – ACWP) / VA] X 100. Por exemplo, suponha que COTR é r $10.000 e CRTR é r $12.000. VC é igual a $10.000 – $12.000, ou – r $2.000. O trabalho concluído custa r $2.000 mais do que você orçados. Portanto, é igual a % VC (– r $2.000 / $10.000) X 100 ou –20%.

    % VC é ideal para comparar ao limite do VC.

  • Variação de cronograma de EV (o campo VA no Office Project 2007) mostra o COTR menos o cota — a diferença entre o custo previsto do trabalho concluído e o trabalho planejado para concluir até a data de status. Se a VA for negativa, você terminou menos trabalho do que planejado e estão atrasado.

  • Porcentagem de variação de cronograma (% VA) é a variação de cronograma EV como uma porcentagem do custo orçado do trabalho agendado: [(BCWP – BCWS) / cota] X 100. % VA mostra a variação de cronograma como uma porcentagem do trabalho agendado. Por exemplo, considere o mesmo COTR de r $10.000 com do $9.000. VC é igual a $10.000 – $9.000, ou r $1.000. O custo do trabalho agendado 1.000 menor do que o trabalho concluído, significando que você concluída mais trabalho do que você planejado e está adiantado. É igual a % de VA (r $1.000 / $10.000) X 100 ou 10%.

    % VA é ideal para comparar ao seu limite de VA.

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Comparar variações com limites

Semáforo manter as coisas simples: cuidado verde significa ir, amarelo e vermelho significa parar. Limites de projeto são semáforo de projeto. Definindo limites para indicar se seu projeto está sendo executada tranquilamente, atingir alguns impactos ou título problemas, você pode ver onde seu projeto significa e decidir quais ações são necessárias.

Ao determinar os valores de limite, você está definindo os pontos de interrupção que delineiam luz verde, amarelo ou vermelho para desempenho do projeto, com base em variações de custo e cronograma.

Por exemplo, um limite de 5% acima do orçamento ou atrasado talvez seja o máximo desempenho aceitável. Um limite de 10 por cento indicam é hora de tomar medidas corretivas. Se não for a proporção entre 5 e 10 por cento, você precisa manter o controle sobre as tarefas para garantir que eles não acessar qualquer pior.

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Tornar os dados de variação fáceis de interpretar no Office Project 2007

Se você incluir colunas % de VC e % VA de uma tabela do Office Project 2007, você pode assistir para números negativos que mostram as tarefas são atrasado ou acima do orçamento. Entretanto, é a solução ideal determinar quais tarefas para assistir e aqueles para agir sobre.

Indicadores gráficos no Office Project 2007 destacá dessas situações. Por exemplo, se % VC ou % VA é menos de – 10 por cento, o custo ou a programação excedeu seu limite, e você verá uma luz vermelha.

Para exibir sinais de trânsito para desempenho de custo com base em seus limites predefinidos, execute as seguintes etapas:

  1. Criar um campo personalizado que mostra % de VC como um indicador gráfico: no menu Ferramentas, selecione Personalizar e selecione campos.

  2. Na caixa de diálogo Personalizar campos, na lista suspensa tipo, selecione número.

  3. Selecione um campo de número personalizado, como o número 1.

  4. Para dar um nome significativo de campo personalizado, clique em Renomear. Na caixa de diálogo Renomear campo, digite um nome, como custo Var %. Clique em OK.

  5. Para definir o campo personalizado igual a % VC, clique em fórmula. Na caixa de diálogo fórmula para % de custo Var, clique em campo, aponte para custo e, em seguida, selecione % VC. Clique em OK.

  6. Valores a serem exibidos, clique em Indicadores gráficos.

  7. Na caixa de diálogo Indicadores gráficos para % de custo Var, defina o primeiro teste para verificar se há valores de % de VC que excedeu seu limite:

    1. Clique na primeira linha teste para 'Custo Var %'; na lista suspensa, selecione é menor que.

    2. Na primeira linha valor (es), digite – 10 (não use um sinal de porcentagem).

    3. Clique na primeira linha imagem; na coluna imagem da lista suspensa, selecione o círculo vermelho, porque % de VC menor que – 10 significa que a tarefa é mais de 10% acima do orçamento.

      Observação : Se você usa os mesmos limites de todas as tarefas, você pode definir o teste com os números de limite. Se você quiser variação da tarefa, atribuir valores de limite para outros campos personalizados e, em seguida, na coluna valor (es), selecione um limite.

  8. Na segunda linha teste para 'Custo Var %', selecione é maior que. Na linha correspondente do valor (es), digite – 5; e na linha de imagem, selecione o círculo verde.

  9. Na terceira linha teste para 'Custo Var %', selecione é maior que ou igual a. Na linha correspondente do valor (es), digite – 10; e na linha de imagem, selecione o círculo amarelo. Clique em OK.

Observação : Porque o Office Project 2007 processa testes em ordem, o terceiro teste captura valores maiores que – 10, mas menor que – 5.

Configurando um indicador gráfico para comparar variações com limites
Figura 1: Configurando um indicador gráfico para comparar variações com limites

Observação : Exibir sinais de trânsito para desempenho de agendamento é semelhante, exceto se você usar o campo % VA em vez de % VC

Para exibir os indicadores gráficos em uma tabela no Office Project 2007:

  1. No menu exibição, selecione tabela: e selecione Mais tabelas.

  2. Na caixa de diálogo Mais tabelas, selecione uma tabela e clique em Aplicar.

  3. Clique com botão direito em um título de coluna.

  4. No menu de atalho, selecione Inserir coluna.

  5. Na caixa de diálogo Definição de coluna, na lista suspensa Nome do campo, selecione um campo personalizado. Se a referência ao exemplo anterior, selecione custo (número 1) Var % e clique em OK.

Observação : Você pode criar uma nova tabela para Mostrar medidas de variação personalizada. Para fazer isso, no menu Exibir, selecione tabela: e, em seguida, Mais tabelas. Na caixa de diálogo Mais tabelas , clique em novo. Na caixa de diálogo Definição de tabela, especifique o nome da tabela e os campos a serem incluídos na tabela.

A coluna mostra o status das suas tarefas com luz verde, amarelo ou vermelho, conforme mostrado na Figura 2.

Avaliando o custo e o desempenho com indicadores gráficos
Figura 2: Avaliando o custo e desempenho com indicadores gráficos

Na Figura 2, você pode ver a diferença entre EV e variações básicas. Por exemplo, a VC da tarefa de conjunto de Design é um número positivo (r $60,00), porque o custo real é maior que o custo da linha de base. No entanto, % VC for um valor negativo (– 6%). Ambas as variações indicam que o custo é acima do orçamento.

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Evitando adiamento e limites

Você pode usar o Office Project 2007 para calcular as variações de custo e cronograma e avaliar o desempenho do seu projeto. Indicadores gráficos tornam mais fácil ver quais tarefas estão na faixa e aqueles que precisam de sua atenção.

Infelizmente, os participantes do projeto e os membros da equipe geralmente não compreendam as medidas que são segunda natureza aos gerentes de projeto. Para saber como transformar essas informações de variação em um formulário que outros audiências podem compreender, consulte o trabalho Essential artigo dicas para comunicar Projectvariações de t.

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Sobre o autor     Bonnie Biafore é um profissional de gerenciamento de projeto Project Management Instituto PMI – certified (PMP). Ela é um consultor, instrutor, alto-falante e autor premiado de vários livros sobre investindo finanças pessoais e gerenciamento de projetos, incluindo na hora! Sob controle! Em destino! Gerenciamento de projetos com sucesso com o Project Microsoft® (Microsoft Press, 2006).

Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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