Atualizar informações de tarefa no Project Web Access

Importante :  Este artigo foi traduzido por um sistema de tradução automática, leia o aviso de isenção de responsabilidade. Para sua referência, veja a versão em inglês deste artigo aqui.

Com a versão do Microsoft Office Project Web Access 2007, você pode exibir e atualizar suas atribuições de tarefa no Microsoft Office Outlook usando a pasta tarefas e calendário, independentemente se você estiver online. Isso é útil para aqueles que nem sempre pode ter acesso à rede. Se você atualizar suas atribuições de tarefa enquanto estiver offline, você pode atualizar o servidor com seu horário da atualização e informações de status quando você estiver online novamente.

Observação : Para exibir e atualizar tarefas a partir do Outlook, você deve ter o Microsoft Office 2007 Project suplemento para o Outlook instalado. Esse suplemento funciona com Microsoft Office Outlook 2007 e Microsoft Office Outlook 2003. Para obter mais informações sobre como baixar e instalar o Microsoft Office 2007 Project suplemento do Outlook, consulte importar atribuições do Project Web Access para o Outlook.

Neste artigo

Sobre como atualizar suas informações de tarefa no Outlook

Enviar seu status de tarefas ao Project Web Access e seu gerente

Enviar as horas de quadro de horários no Project Web Access

Enviar as horas de status e quadro de horários de tarefas combinado ao Project Web Access

Configurar atualização de tarefas automáticas no Outlook

Sobre como atualizar as informações de tarefa no Outlook

Muitas empresas e gerentes de projeto preferem acompanhar o status de tarefa separadamente das horas de trabalho, com diferentes aprovadores para cada tipo de dado. Por exemplo, pode ser atribuída a você uma tarefa de 40 horas, mas você é capaz de concluí-la em 30 horas. Se a empresa acompanha o status de tarefa separadamente das horas de trabalho, você pode relatar que a tarefa está 100% completa, mas que só necessitou de 30 das 40 horas alocadas para ela. Se a empresa acompanha o status de tarefa e as horas de trabalho em conjunto, e você completou 30 das 40 horas alocadas, o status de tarefa exibirá 75% completa.

Os formulários usados para relatar seu status e horários de trabalho no Outlook são diferentes, dependendo do método de controle usado por sua organização ou gerente de projeto.

Para determinar o método a ser usado para uma das atribuições de tarefa:

  1. Abra um compromisso que foi importado de Office Project Web Access ou uma tarefa do Outlook.

    • Se você abriru um compromisso, na guia Compromisso, no grupo Exibir, clique em Project Web Access para visualizar o formulário usado para relatar as tarefas.

    • Se você abriu uma tarefa, o formulário usado é exibido por padrão.

  2. No formulário usado para relatar as tarefas:

    • Se você vir duas guias, Gerenciamento de tarefas e quadro de horários, sua organização controlar status das tarefas separadamente das horas de trabalho. Você irá inserir esses dados separadamente no Outlook e as horas de trabalho não serão alterado suas informações de status da tarefa. Siga as etapas nas seções Enviar status das tarefas ao Project Web Access e seu gerente e enviar suas horas de trabalho ao Project Web Access .

      A empresa pode optar por acompanhar o status de tarefa separadamente das horas de trabalho para separar a quantidade de horas de trabalho efetivas da quantidade de esforço que você colocou nas tarefas.

    • Se você não vir duas guias, e não há uma grade onde você pode inserir as horas para a tarefa, sua organização combina status e controle de quadro de horários. Você irá inserir as horas de trabalho no Outlook e o suplemento calculará as informações de status da tarefa. Siga as etapas na seção horas de trabalho ao Project Web Access e enviar o status de tarefas combinado .

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Enviar o status de tarefa para o Project Web Access e para o gerente

Informações de status da tarefa postadas usando o Outlook substituirá quaisquer dados de status de tarefas já capturados em Office Project Web Access. Se você não tiver certeza de quais dados já podem ser capturados em Office Project Web Access, verifique se as informações de status no Office Project Web Access antes de enviar informações sobre a tarefa usando o Outlook.

  1. No Outlook, na pasta Tarefas ou no Calendário, abra a tarefa ou o compromisso sincronizado que você está relatando. Se você abriru um compromisso, na guia Compromisso, no grupo Exibir, clique em Project Web Access para visualizar o formulário de relatório de tarefa. Se você abriu uma tarefa, o formulário de relatório de tarefa é exibido, por padrão.

  2. Na guia Gerenciamento de tarefa do formulário de relatório de tarefa, digite os dados nas caixas Porcentagem de trabalho concluído., Trabalho restante ou Trabalho real, conforme as configurações da sua empresa. Digitar dados em uma dessas caixas calculará automaticamente as outras duas.

    Por exemplo, se uma tarefa requer um total de 40 horas de trabalho e você digita 20% na caixa de porcentagem de trabalho concluído, a caixa de trabalho real será automaticamente atualizado para refletir um dia de trabalho (1-d) e a caixa de trabalho restante será atualizado para refletir quatro dias para concluir a tarefa (4 d). Se você acha que o trabalho restante na tarefa levará mais de 4 dias, você pode aumentar o trabalho restante, aumentando a duração da tarefa total.

  3. Se você quiser enviar o status Office Project Web Access e seu gerente, marque a caixa de seleção e enviar para o gerente de projeto.

  4. Clique em Salvar como Project Web Access.

    Se você quiser enviar o status mais tarde, clique em Salvar e fechar no grupo Salvar, na guia tarefa ou um compromisso. Suas alterações são salvas localmente no Outlook sem enviá-las à Office Project Web Access ou seu gerente. Use esta opção quando trabalhando offline.

Como alternativa, se você capturar informações de status para diversas tarefas e você deseja enviar todos eles Office Project Web Access, clique em Atualizar Project Web Access na barra Project Web Access no Outlook. Isso envia todas as alterações de uma vez, em vez de exigir que você enviar cada tarefa individualmente.

Nesse método, as alterações do quadro de horários também são enviadas.

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Enviar as horas de quadro de horários no Project Web Access

Horas de quadro de horários lançadas usando o Outlook substituirá qualquer horas de quadro de horários já capturadas em Office Project Web Access. Se você não tiver certeza de quais dados já podem ser capturados em Office Project Web Access, verifique se as horas de quadro de horários na Office Project Web Access antes de enviar informações sobre a tarefa usando o Outlook.

  1. No Outlook, na pasta Tarefas ou no Calendário, abra a tarefa ou o compromisso sincronizado que você está relatando. Se você abriru um compromisso, na guia Compromisso, no grupo Exibir, clique em Project Web Access para visualizar o formulário de relatório de tarefa. Se você abriu uma tarefa, o formulário de relatório de tarefa é exibido, por padrão.

  2. Na guia Quadro de horários do formulário de relatório de tarefa, digite as horas reais trabalhadas em cada dia exibido na grade. Essas horas não alterarão os dados de status que você tenha digitado na guia Gerenciamento de tarefa.

    Clique em Anterior ou Próximo para navegar por semanas no calendário. Não é possível inserir horas anteriores a uma semana da data de início planejada ou posteriores a uma semana da data de término planejada para a atribuição da tarefa.

    Se as horas de quadro de horários correspondem tempo planejado para a atribuição de tarefa, você pode copiar facilmente as horas planejadas na grade e, em seguida, modifique as horas, conforme necessário. Clique em Copiar de planejado para preencher automaticamente a grade com as horas de trabalho padrão para a tarefa. Por exemplo, se uma tarefa tem 40 horas de trabalho agendado durante um período de uma semana e está agendado para trabalhar 8 horas por dia para 5 dias, clicando em Copiar de planejada inserirá automaticamente 8 horas para cada dia em que a tarefa é agendada durante o período de relatório exibido. Se o trabalho real varia ligeiramente de trabalho planejado, você pode modificar os números na grade antes de salvar seu trabalho Office Project Web Access.

  3. Clique em Salvar como Project Web Access.

    Quando estiver pronto para enviar o quadro de horários para o gerente, clique em Ir para o quadro de horários da Web. Será aberta uma nova janela e a página Central de quadros de horários será exibida.

    Para salvar seu quadro de horários para enviar ao Office Project Web Access posteriormente, clique em Salvar e fechar, no grupo Salvar, na guia tarefa ou um compromisso. Suas alterações são salvas localmente no Outlook sem enviá-las à Office Project Web Access ou seu gerente. Use esta opção quando trabalhando offline.

Como alternativa, se você tiver capturado horas de trabalho para diversas tarefas e você quiser salvar todos eles Office Project Web Access, clique em Atualizar Project Web Access na barra do Project Web Access no Outlook. Isso salva todas as suas alterações de uma vez, em vez de exigir que você salve cada tarefa individualmente. Depois de salvar as horas de trabalho no Outlook, você precisará enviar seu quadro de horários para o seu gerente em Office Project Web Access.

Este método de salvar suas horas de trabalho Office Project Web Access também envia alterações ao status das tarefas.

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Enviar em conjunto o status de tarefa e o quadro de horários para o Project Web Access

  1. No Outlook, abra a tarefa sincronizada ou um compromisso que você está relatando na pasta tarefas ou o calendário. Se você tiver aberto um compromisso, na guia compromisso, no grupo Mostrar, clique em Project Web Access para visualizar a tarefa no formulário de relatório. Se você tiver aberto a uma tarefa, a tarefa formulário de relatório é exibida por padrão.

  2. Digite as horas reais trabalhadas na tarefa em cada dia exibido na grade.

    Clique em Anterior ou Próximo para navegar por semanas no calendário. Não é possível inserir horas anteriores a uma semana da data de início planejada ou posteriores a uma semana da data de término planejada para a atribuição da tarefa.

    As horas digitadas na grade atualizam automaticamente as caixas Porcentagem de trabalho concluído e Trabalho total.

    Por exemplo, se uma tarefa requer um total de duas semanas de trabalho (2 s) e você digitou 16 horas de trabalho para o período exibido na grade, a caixa Porcentagem de trabalho concluído será atualizada automaticamente para exibir 20% concluído. Se você precisar de tempo extra para concluir a tarefa, pode digitar o trabalho restante na caixa Trabalho restante para estender a duração da tarefa. Você também pode reduzir a duração da tarefa digitando um número inferior na caixa Tempo restante.

    Se as horas de quadro de horários estreitamente corresponderem tempo planejado para a atribuição de tarefa, você pode copiar facilmente as horas planejadas na grade e modifique as horas conforme necessário. Clique em Copiar de planejado para preencher automaticamente a grade com as horas de trabalho padrão para a tarefa. Por exemplo, se uma tarefa tem 40 horas de trabalho agendado durante um período de uma semana e está agendado para trabalhar 8 horas por dia para 5 dias, clicando em Copiar de planejada inserirá automaticamente 8 horas para cada dia em que a tarefa é agendada durante o período de relatório exibido. Se o trabalho real varia ligeiramente de trabalho planejado, você pode modificar os números na grade antes de salvar seu trabalho Office Project Web Access.

  3. Clique em Salvar como Project Web Access.

    Quando estiver pronto para enviar o quadro de horários para o gerente, clique em Ir para o quadro de horários da Web. Será aberta uma nova janela e a página Lista de quadros de horários será exibida.

    Para salvar seu quadro de horários para enviar ao Office Project Web Access posteriormente, clique em Salvar e fechar, no grupo Salvar, na guia tarefa ou um compromisso. Suas alterações são salvas localmente no Outlook, sem enviá-las à Office Project Web Access ou seu gerente. Use esta opção quando trabalhando offline.

Como alternativa, se capturadas horas de trabalho para diversas tarefas e você desejar enviar todos eles Office Project Web Access, clique em Atualizar Project Web Access na barra Project Web Access no Outlook. Isso envia todas as alterações ao mesmo tempo em vez de exigir que você enviar cada tarefa individualmente. Após enviar suas alterações no Outlook, você precisará enviar seu quadro de horários para o seu gerente em Office Project Web Access.

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Definir atualizações automáticas no Outlook

Você pode alterar as opções padrão e especificar como e com que frequência você deseja atualizar atribuições para Office Project Web Access.

Para atualizar o Project Web Access automaticamente, você deve efetuar login no Microsoft Office Project Server com uma conta de usuário do Windows.

  1. No Outlook, no menu Ferramentas, clique em Opções e, em seguida, na guia Project Web Access.

  2. Na seção Atualização de atribuição, clique em Todas.

  3. Especifique o número de dias, semanas ou meses nas caixas correspondentes e, na caixa próxima atualização, informe quando deseja que ocorra a próxima atualização.

  4. Marque a caixa de seleção Enviar-me mensagem de confirmação para receber uma mensagem de email de resumo depois de cada atualização.

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Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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