Atribuir um item de tarefa pendente em um fluxo de trabalho

Importante :  Este artigo foi traduzido por um sistema de tradução automática, leia o aviso de isenção de responsabilidade. Para sua referência, veja a versão em inglês deste artigo aqui.

Ao projetar um fluxo de trabalho, em geral, você quer atribuir trabalho a um participante do fluxo. O cenário mais simples é quando você não requer nenhuma informação do participante — só deseja saber se o trabalho foi concluído para que o fluxo de trabalho possa continuar.

Por exemplo, você pode querer que vários participantes revisem um documento e o marquem com comentários e sugestões de alterações. Porém, não é necessário que o fluxo de trabalho colete esse feedback ou qualquer outra informação; basta informar que o trabalho foi concluído.

diagrama de exemplo de tarefa pendente

Para realizar essa operação, adicione a ação Atribuir um Item de Tarefa Pendente ao fluxo de trabalho. A ação atribui uma tarefa a cada um dos participantes, solicitando que eles façam sua revisão individual e, quando terminarem, cliquem no botão Concluir Tarefa no formulário de tarefa. O formulário de tarefa produzido por esta ação é muito simples: ele contém apenas um botão Concluir Tarefa e um botão Cancelar, e não há campos a serem preenchidos.

Este artigo mostra como atribuir um item de tarefa pendente a um ou mais participantes de um fluxo de trabalho de modo que o fluxo fique em pausa até que todos os participantes tenham concluído a tarefa.

Neste artigo

A ação que deve usar para criar esta tarefa?

O que é um formulário de tarefa personalizado?

Atribuir um item de tarefa pendente

Que ação devo usar para criar uma tarefa?

As tarefas são o modo principal de um fluxo de trabalho interagir com os respectivos participantes. Se quiser que seu fluxo de trabalho exija que as pessoas executem algum procedimento ou forneçam informações, você poderá fazer com que o fluxo crie e atribua uma tarefa. Cada vez que um fluxo de trabalho atribui uma tarefa, ele pausará até que a tarefa tenha sido concluída. O fluxo de trabalho só continuará quando um participante clicar no botão Concluir Tarefa no formulário de tarefa.

Há três ações diferentes que criam uma tarefa, e cada uma delas foi planejada para um tipo específico de situação:

  • Coletar dados de um usuário     Esta ação atribui uma tarefa a um único usuário ou grupo e retorna a identificação exclusiva do item de tarefa que armazena as respostas do usuário, para que o fluxo de trabalho mais tarde possível pesquisar essas informações usando a identificação. Com essa ação, você pode usar o Assistente de tarefa personalizado para projetar um formulário de tarefas personalizado que coleta as informações desejadas. Esta ação cria uma tarefa que pode ser atribuída somente a um único usuário ou grupo. Se você atribuir esta tarefa a um grupo, cada membro do grupo recebe uma notificação de tarefa, mas apenas uma tarefa item é criado e o fluxo de trabalho pausa apenas até que a primeira pessoa responder conclui a tarefa. Para obter mais informações sobre essa ação, consulte o artigo coletar dados de um usuário em um fluxo de trabalho.

  • Atribuir um formulário a um grupo     Esta ação atribui um formulário a um ou mais usuários e, em seguida, armazena as respostas como valores na lista de tarefas. Diferentemente da ação anterior, essa ação pode atribuir uma tarefa separadamente para várias pessoas e pausa o fluxo de trabalho até que cada pessoa conclui sua tarefa antes de poder retomá-la. Também diferentemente da ação anterior, essa ação não retornar a ID do item de tarefa para qualquer uma das respostas, para que o fluxo de trabalho não pode pesquisar e usar essas informações posteriormente como base para fazer comparações ou decisões. Com essa ação, você também deve usar o Assistente de tarefa personalizado para criar um formulário de tarefas personalizado. Para obter mais informações, consulte o artigo atribuir um formulário a um grupo em um fluxo de trabalho.

  • Atribuir um Item de Tarefa Pendente     Ao contrário das outras duas ações de tarefa, esta ação cria um formulário de tarefa que não contém campos a serem preenchidos; em vez disso, ela usa um formulário no qual o usuário simplesmente clica em um botão Concluir Tarefa quando a tarefa está terminada. Essa tarefa pode ser atribuída separadamente a várias pessoas e o fluxo de trabalho pausará até que cada pessoa marque a respectiva tarefa como concluída. Esta ação não retorna a identificação do item de tarefa — e na verdade isso nem é necessário, pois a tarefa não coleta nenhuma informação que você poderia querer consultar mais tarde.

A tabela abaixo resume essas informações.

Ação

Retorna a identificação da tarefa para pesquisas de fluxo de trabalho?

Cria várias tarefas?

Habilita a definição de campos no formulário de tarefa?

Coletar Dados de um Usuário

Sim

Não

Sim

Atribuir um Formulário a um Grupo

Não

Sim

Sim

Atribuir um Item de Tarefa Pendente

Não

Sim

Não

Além disso, várias limitações aplicam-se a todas as três ações de tarefa:

  • Quando um fluxo de trabalho atribui uma tarefa a um grupo identificado por um único alias ou endereço, o fluxo cria apenas um item de tarefa, o qual é compartilhado pelo grupo todo. Qualquer membro do grupo poderá editar esse formulário de tarefa único e clicar no botão Concluir Tarefa. Para atribuir tarefas individuais a vários usuários (o que só é possível com as ações Atribuir um Formulário a um Grupo ou Atribuir um Item de Tarefa Pendente), insira cada usuário individualmente na caixa de diálogo Selecionar Usuários.

  • Todas as tarefas atribuídas por uma mesma ação de fluxo de trabalho deverão ser concluídas para que o fluxo possa continuar. Se a ação de fluxo de trabalho atribuir tarefas individuais a seis participantes, por exemplo, você não poderá direcionar o fluxo para continuar depois que apenas três das seis tarefas estiverem concluídas.

  • Após ser atribuída a um participante pelo fluxo de trabalho, uma tarefa não poderá ser transferida a nenhum outro participante (por delegação, encaminhamento, etc.). No entanto, qualquer pessoa com o nível de permissão Colaboração padrão associado à lista Tarefas poderá editar o item de tarefa e, dessa forma, permitir que o fluxo de trabalho continue.

  • Um fluxo de trabalho só pode usar cada tarefa uma vez. Depois que você criar uma tarefa usando o Assistente de Tarefa Personalizada, será impossível reutilizar essa tarefa posteriormente no fluxo de trabalho. Você pode criar outra tarefa que execute a mesma função, mas o nome da tarefa precisará ser diferente e exclusivo.

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O que é um formulário de tarefa personalizado?

Cada vez que você usa uma das três ações de tarefa para criar uma tarefa, o Microsoft Office SharePoint Designer 2007 gera automaticamente um formulário de tarefa personalizado correspondente. Esse formulário é a página apresentada ao participante do fluxo de trabalho quando ele edita a tarefa no navegador.

Quando você cria uma tarefa usando a ação Atribuir um Item de Tarefa Pendente, o formulário de tarefa personalizado apresenta dois botões. O participante clica no botão Concluir Tarefa quando tiver concluído a tarefa atribuída. O formulário de tarefa personalizado correspondente a esta ação não aceita nenhuma outra informação fornecida pelo participante.

formulário de tarefa personalizado para item de tarefa pendente

No Office SharePoint Designer 2007, o formulário de tarefa personalizado aparece como uma página .aspx na pasta do fluxo de trabalho associado. O nome de arquivo do formulário corresponde ao nome que você dá à tarefa no Assistente de Tarefa Personalizada.

Formulário de tarefa personalizado na Lista de Pastas

Os formulários de tarefa personalizados são anexados à página mestra padrão do site e contêm uma Web Part de Formulário de Dados para interagir com o fluxo de trabalho. O formulário de tarefa personalizado pode ter seu layout e sua aparência personalizados — por exemplo, é possível anexar uma página mestra diferente ou modificar os estilos. No entanto, para alterar os campos que são exibidos no formulário, é preciso usar o Assistente de Tarefa Personalizada no Designer de Fluxo de Trabalho. Não é possível alterar os campos do formulário editando a Web Part de Formulário de Dados diretamente. Se você aplicar outras personalizações a essa Web Part (em termos de apresentação, e não de funcionalidade), observe que essas alterações serão perdidas cada vez que o fluxo de trabalho for recompilado. As personalizações feitas no restante da página serão preservadas.

Para alterar os campos do formulário de tarefa personalizado, é necessário abrir o fluxo de trabalho no Office SharePoint Designer 2007 (menu Arquivo, comando Abrir Fluxo de Trabalho). Quando você abre o fluxo de trabalho e edita a tarefa usando o Assistente de Tarefa Personalizada, é exibida a mensagem de aviso a seguir.

Mensagem de aviso

Se você estiver usando a ação Atribuir um Item de Tarefa Pendente, o formulário de tarefa personalizado irá conter apenas os campos Título e Descrição. Você pode alterar livremente o texto desses campos e recompilar o fluxo de trabalho, e todas as instâncias do fluxo em execução continuarão a ser executadas usando o novo formulário.

Se você estiver usando a ação Coletar Dados de um Usuário ou Atribuir um Formulário a um Grupo, a história será um pouco diferente, pois é provável que o formulário de tarefa personalizado contenha campos que coletem dados. Se você modificar o formulário de tarefa personalizado e recompilar o fluxo de trabalho, todas as instâncias do fluxo em execução continuarão a ser executadas usando o novo formulário. Porém, se você excluir ou modificar campos (por exemplo, alterando seu tipo ou renomeando-os), ocorrerá um erro no fluxo de trabalho se as instâncias do fluxo em execução fizerem referência a dados que não são os esperados. Por exemplo, um fluxo de trabalho em execução poderá fazer uma pesquisa e esperar que um campo contenha dados (não seja vazio), mas agora ele está vazio ou mudou de tipo. Dessa forma, é importante não fazer nenhuma alteração que exclua, renomeie ou modifique de qualquer forma os campos do formulário aos quais as instâncias atuais do fluxo de trabalho tentem se referir.

Além do formulário de tarefa personalizado, cada vez que você usa uma das três ações de tarefa para criar uma tarefa, o Office SharePoint Designer 2007 gera automaticamente um tipo de conteúdo para essa tarefa na lista Tarefas. O tipo de conteúdo define os campos disponíveis e o formato que eles usarão, conforme você especificou no Assistente de Tarefa Personalizada. O nome do tipo de conteúdo corresponde ao nome que você dá à tarefa nesse assistente. Por exemplo, se você criar uma tarefa denominada Revisar Documento, verá um tipo de conteúdo com esse nome na página Configurações da lista Tarefas.

Tipo de conteúdo da tarefa no navegador

É recomendável que você só modifique os tipos de conteúdo de um fluxo de trabalho abrindo o fluxo no Office SharePoint Designer 2007, em vez de modificar as colunas ou outras configurações do tipo de conteúdo no navegador. A modificação do tipo de conteúdo no navegador poderá desfazer o formulário de tarefa personalizado ao qual ele está associado.

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Atribuir um item de tarefa pendente

A ação Atribuir um Item de Tarefa Pendente é usada para criar o formulário de tarefa personalizado e para atribuir a tarefa a um ou mais participantes.

Neste exemplo, a tarefa atribuída aos participantes é revisar um documento da biblioteca Documentos Compartilhados e marcá-lo com comentários e sugestões de alterações.

  1. No menu Arquivo, aponte para Novo e clique em Fluxo de Trabalho.

  2. Na primeira página do Designer de Fluxo de Trabalho, dê um nome ao fluxo de trabalho, escolha a lista ou biblioteca à qual o fluxo será anexado e marque as caixas de seleção relativas às opções de inicialização desejadas.

    Primeira página do Designer de Fluxo de Trabalho

  3. Clique em Avançar.

  4. Clique em Ações e, em seguida, clique em Atribuir um Item de Tarefa Pendente.

    Se essa ação não aparecer na lista, clique em Mais Ações para ver a lista completa.

  5. Na ação, clique em um item de tarefa pendente.

    Página do Designer de Fluxo de Trabalho com o cursor selecionando um item de tarefa pendente

  6. Na primeira página do Assistente de Tarefa Personalizada, clique em Avançar.

  7. Na página seguinte, na caixa Nome, digite um nome para essa tarefa.

    Observação : O nome da tarefa deverá ser exclusivo no site atual.

  8. Na caixa Descrição, digite as instruções gerais para o destinatário da tarefa.

    Essa descrição aparecerá na parte superior do formulário de tarefa personalizado; portanto, inclua aqui todas as instruções que deverão ser mostradas para o participante do fluxo de trabalho, e não apenas uma descrição geral.

    Segunda página do Assistente de Tarefa Personalizada

  9. Clique em Concluir.

    A ilustração a seguir mostra como essa tarefa será exibida para o participante do fluxo de trabalho no navegador quando ele editar a tarefa. Esse é o formulário de tarefa personalizado — Revisar Documento.aspx — que você acabou de criar usando o Assistente de Tarefa Personalizada.

    formulário de tarefa personalizado para item de tarefa pendente

    De volta ao Designer de Fluxo de Trabalho, você ainda precisa definir o outro parâmetro da ação Atribuir um Item de Tarefa Pendente.

  10. Na ação, clique em estes usuários.

    Página do Designer de Fluxo de Trabalho com o cursor selecionando estas pessoas

  11. Na caixa de diálogo Selecionar Usuários, digite um nome ou endereço de email, ou clique em um usuário ou grupo existente na lista, e clique em Adicionar.

    Repita esta etapa para incluir todos os outros participantes aos quais você deseja atribuir essa tarefa.

    Observações : 

    • A ação de atribuir um Item de tarefa pendente, o fluxo de trabalho cria uma tarefa para cada pessoa e o grupo que você incluir aqui. A ação não expandir o grupo e atribuir uma tarefa separada para cada pessoa no grupo. Para obter mais informações, consulte a seção anterior qual ação devo usar para criar uma tarefa?

    • Em vez de inserir um nome de usuário ou de grupo ou um endereço de email específico, você pode armazenar essas informações em uma lista separada e usar uma pesquisa de fluxo de trabalho para obter esses dados. Dessa forma, diversos usuários e grupos podem ser configurados como participantes do fluxo de trabalho sem que seja preciso modificar o fluxo em si.

  12. Quando todos os participantes apropriados aparecerem na caixa Usuários Selecionados, clique em OK.

Neste exemplo, o fluxo de trabalho irá agora criar e atribuir a tarefa cada vez que um documento for adicionado à biblioteca Documentos Compartilhados. O fluxo de trabalho pausará até que todas as tarefas estejam marcadas como concluídas. A próxima ação ou etapa pode ser qualquer uma que o processo exigir — por exemplo, você pode configurar o fluxo de trabalho para enviar uma notificação por email quando todos os participantes tiverem concluído a revisão.

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Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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