Atribuir um formulário a um grupo em um fluxo de trabalho

Importante :  Este artigo foi traduzido por um sistema de tradução automática, leia o aviso de isenção de responsabilidade. Para sua referência, veja a versão em inglês deste artigo aqui.

Seu fluxo de trabalho pode coletar e armazenar informações de várias pessoas atribuindo uma tarefa para preencher um formulário personalizado. Aqueles enviados valores são armazenados na lista de tarefas, onde você possa vê-los posteriormente.

Por exemplo, cada vez que um documento é adicionado à sua biblioteca de documentos compartilhados, convém vários participantes de fluxo de trabalho para revisar o documento e registrar seus comentários em um formulário. Os comentários, em seguida, podem ser exibidos na lista de tarefas pelo proprietário do documento.

Diagrama de exemplo de atribuição de formulário

Para fazer isso, você pode adicionar a ação de atribuir um formulário a um grupo para seu fluxo de trabalho. A ação atribui uma tarefa a um ou mais participantes ou em grupos, solicitando-los para revisar o novo documento, para fornecer suas respostas em um formulário de tarefas personalizado e, em seguida, quando eles são feitos, clicar no botão Concluir a tarefa no seu formulário da tarefa.

Este artigo mostra como atribuir um formulário a um ou mais participantes do fluxo de trabalho ou grupos para que o fluxo de trabalho pausa até que todos os participantes concluir seus formulários.

Neste artigo

A ação que deve usar para criar esta tarefa?

O que é um formulário de tarefa personalizado?

Atribuir um formulário a um grupo

Exibir as informações enviadas nos formulários

Que ação devo usar para criar uma tarefa?

As tarefas são o modo principal de um fluxo de trabalho interagir com os respectivos participantes. Se quiser que seu fluxo de trabalho exija que as pessoas executem algum procedimento ou forneçam informações, você poderá fazer com que o fluxo crie e atribua uma tarefa. Cada vez que um fluxo de trabalho atribui uma tarefa, ele pausará até que a tarefa tenha sido concluída. O fluxo de trabalho só continuará quando um participante clicar no botão Concluir Tarefa no formulário de tarefa.

Há três ações diferentes que criam uma tarefa, e cada uma delas foi planejada para um tipo específico de situação:

  • Coletar dados de um usuário     Esta ação atribui uma tarefa a um único usuário ou grupo e retorna a identificação exclusiva do item de tarefa que armazena as respostas do usuário, para que o fluxo de trabalho mais tarde possível pesquisar essas informações usando a identificação. Com essa ação, você pode usar o Assistente de tarefa personalizado para projetar um formulário de tarefas personalizado que coleta as informações desejadas. Esta ação cria uma tarefa que pode ser atribuída somente a um único usuário ou grupo. Se você atribuir esta tarefa a um grupo, cada membro do grupo recebe uma notificação de tarefa, mas apenas uma tarefa item é criado e o fluxo de trabalho pausa apenas até que a primeira pessoa responder conclui a tarefa. Para obter mais informações sobre essa ação, consulte o artigo coletar dados de um usuário em um fluxo de trabalho.

  • Atribuir um formulário a um grupo     Esta ação atribui um formulário a um ou mais usuários e, em seguida, armazena as respostas como valores na lista de tarefas. Diferentemente da ação anterior, essa ação pode atribuir uma tarefa separadamente para várias pessoas e pausa o fluxo de trabalho até que cada pessoa conclui sua tarefa antes de poder retomá-la. Também diferentemente da ação anterior, essa ação não retornar a ID do item de tarefa para qualquer uma das respostas, para que o fluxo de trabalho não pode pesquisar e usar essas informações posteriormente como base para fazer comparações ou decisões. Com essa ação, você também deve usar o Assistente de tarefa personalizado para criar um formulário de tarefas personalizado.

  • Atribuir um Item de tarefa pendente     Ao contrário de outras ações de duas tarefas, essa ação cria um formulário de tarefa que não tenha nenhum campos de formulário para preencher, mas utiliza um formulário onde o usuário simplesmente clica em um botão de Concluir a tarefa quando a tarefa é concluída. Esta tarefa pode ser atribuída separadamente para várias pessoas e o fluxo de trabalho pausas até que cada pessoa marca sua tarefa como concluída. Esta ação não retornar a ID do item de tarefa — e não realmente precisa porque a tarefa não coleta qualquer informação que talvez você queira fazer referência mais tarde. Para obter mais informações, consulte o artigo atribuir um item de tarefa pendente em um fluxo de trabalho.

A tabela abaixo resume essas informações.

Ação

Retorna a identificação da tarefa para pesquisas de fluxo de trabalho?

Cria várias tarefas?

Habilita a definição de campos no formulário de tarefa?

Coletar Dados de um Usuário

Sim

Não

Sim

Atribuir um Formulário a um Grupo

Não

Sim

Sim

Atribuir um Item de Tarefa Pendente

Não

Sim

Não

Além disso, várias limitações aplicam-se a todas as três ações de tarefa:

  • Quando um fluxo de trabalho atribui uma tarefa a um grupo identificado por um único alias ou endereço, o fluxo cria apenas um item de tarefa, o qual é compartilhado pelo grupo todo. Qualquer membro do grupo poderá editar esse formulário de tarefa único e clicar no botão Concluir Tarefa. Para atribuir tarefas individuais a vários usuários (o que só é possível com as ações Atribuir um Formulário a um Grupo ou Atribuir um Item de Tarefa Pendente), insira cada usuário individualmente na caixa de diálogo Selecionar Usuários.

  • Todas as tarefas atribuídas por uma mesma ação de fluxo de trabalho deverão ser concluídas para que o fluxo possa continuar. Se a ação de fluxo de trabalho atribuir tarefas individuais a seis participantes, por exemplo, você não poderá direcionar o fluxo para continuar depois que apenas três das seis tarefas estiverem concluídas.

  • Após ser atribuída a um participante pelo fluxo de trabalho, uma tarefa não poderá ser transferida a nenhum outro participante (por delegação, encaminhamento, etc.). No entanto, qualquer pessoa com o nível de permissão Colaboração padrão associado à lista Tarefas poderá editar o item de tarefa e, dessa forma, permitir que o fluxo de trabalho continue.

  • Um fluxo de trabalho só pode usar cada tarefa uma vez. Depois que você criar uma tarefa usando o Assistente de Tarefa Personalizada, será impossível reutilizar essa tarefa posteriormente no fluxo de trabalho. Você pode criar outra tarefa que execute a mesma função, mas o nome da tarefa precisará ser diferente e exclusivo.

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O que é um formulário de tarefa personalizado?

Cada vez que você usa uma das três ações de tarefa para criar uma tarefa, o Microsoft Office SharePoint Designer 2007 gera automaticamente um formulário de tarefa personalizado correspondente. Esse formulário é a página apresentada ao participante do fluxo de trabalho quando ele edita a tarefa no navegador.

Quando você cria uma tarefa usando a ação Atribuir um Formulário a um Grupo ou Coletar Dados de um Usuário, o formulário de tarefa personalizado pode ter tantos campos quantos você decidir criar. Neste exemplo, o participante é solicitado a dar respostas discursivas a duas perguntas.

Formulário de tarefa personalizado para atribuição de grupo

No Office SharePoint Designer 2007, o formulário de tarefa personalizado aparece como uma página .aspx na pasta do fluxo de trabalho associado. O nome de arquivo do formulário corresponde ao nome que você dá à tarefa no Assistente de Tarefa Personalizada.

Formulário de tarefa personalizado na Lista de Pastas

Os formulários de tarefa personalizados são anexados à página mestra padrão do site e contêm uma Web Part de Formulário de Dados para interagir com o fluxo de trabalho. O formulário de tarefa personalizado pode ter seu layout e sua aparência personalizados — por exemplo, é possível anexar uma página mestra diferente ou modificar os estilos. No entanto, para alterar os campos que são exibidos no formulário, é preciso usar o Assistente de Tarefa Personalizada no Designer de Fluxo de Trabalho. Não é possível alterar os campos do formulário editando a Web Part de Formulário de Dados diretamente. Se você aplicar outras personalizações a essa Web Part (em termos de apresentação, e não de funcionalidade), observe que essas alterações serão perdidas cada vez que o fluxo de trabalho for recompilado. As personalizações feitas no restante da página serão preservadas.

Para alterar os campos do formulário de tarefa personalizado, é necessário abrir o fluxo de trabalho no Office SharePoint Designer 2007 (menu Arquivo, comando Abrir Fluxo de Trabalho). Quando você abre o fluxo de trabalho e edita a tarefa usando o Assistente de Tarefa Personalizada, é exibida a mensagem de aviso a seguir.

Mensagem de aviso

Se você modificar o formulário de tarefas personalizado e recompilar o fluxo de trabalho, todas as instâncias em execução do fluxo de trabalho continuam a ser executado usando o novo formulário. Se você excluir ou modificar campos (por exemplo, por alterando seu tipo ou renomeá-las), ocorrerá um erro de fluxo de trabalho se as instâncias em execução do fluxo de trabalho fazem referência aos dados que não é o que é esperado. Por exemplo, um fluxo de trabalho em execução pode fazer uma pesquisa e esperar um campo para conter dados (ser não vazio), mas agora está vazia ou o campo pode ter sido alterada tipo. Portanto, é importante não fazer qualquer alteração que exclui, renomeia ou caso contrário altera campos de formulário que instâncias de fluxo de trabalho atualmente em execução podem tentar fazer referência.

Além de formulário de tarefas personalizado, cada vez que você usa uma das ações três tarefas para criar uma tarefa, Office SharePoint Designer 2007 gera automaticamente um tipo de conteúdo para a tarefa na lista de tarefas. O tipo de conteúdo define os campos disponíveis e qual formato usar, conforme especificado no Assistente de tarefa personalizada. O nome do tipo de conteúdo corresponde ao nome que você forneça a tarefa no Assistente de formulário personalizado. Por exemplo, se você criar uma tarefa chamada "Documento de revisão", você verá um tipo de conteúdo com esse nome na página Configurações da lista de tarefas.

Tipo de conteúdo da tarefa no navegador

É recomendável que você só modifique os tipos de conteúdo de um fluxo de trabalho abrindo o fluxo no Office SharePoint Designer 2007, em vez de modificar as colunas ou outras configurações do tipo de conteúdo no navegador. A modificação do tipo de conteúdo no navegador poderá desfazer o formulário de tarefa personalizado ao qual ele está associado.

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Atribuir um formulário a um grupo

A ação Atribuir um Formulário a um Grupo é usada para criar o formulário de tarefa personalizado e para atribuir a tarefa a um ou mais participantes.

Neste exemplo, a tarefa é revisar um documento da biblioteca Documentos Compartilhados e inserir as respostas no formulário de tarefa personalizado.

  1. No menu Arquivo, aponte para Novo e clique em Fluxo de Trabalho.

  2. Na primeira página do Designer de Fluxo de Trabalho, dê um nome ao fluxo de trabalho, escolha a lista ou biblioteca à qual o fluxo será anexado e marque as caixas de seleção relativas às opções de inicialização desejadas.

    primeira página do designer de fluxo de trabalho

  3. Clique em Avançar.

  4. Clique em Ações e, em seguida, clique em Atribuir um Formulário a um Grupo.

    Se essa ação não aparecer na lista, clique em Mais Ações para ver a lista completa.

  5. Na ação, clique em um formulário personalizado.

    página do designer de fluxo de trabalho com o cursor selecionando um formulário personalizado

  6. Na primeira página do Assistente de Tarefa Personalizada, clique em Avançar.

  7. Na página seguinte, na caixa Nome, digite um nome para essa tarefa.

    Observação : O nome da tarefa deverá ser exclusivo no site atual.

  8. Na caixa Descrição, digite as instruções gerais para o destinatário da tarefa.

    Essa descrição aparecerá na parte superior do formulário de tarefa personalizado; portanto, inclua aqui todas as instruções que deverão ser mostradas para o participante do fluxo de trabalho, e não apenas uma descrição geral.

    Segunda página do Assistente de Tarefa Personalizada

  9. Clique em Avançar.

  10. Clique em Adicionar para definir um campo de formulário personalizado para essa tarefa.

  11. Na caixa Nome do campo, digite um nome para esse campo.

  12. Na caixa Descrição, digite a pergunta cuja resposta esse campo de formulário está armazenando.

  13. Na lista Tipo de informação, escolha uma opção que formate o campo de maneira apropriada para o tipo de informação que está sendo coletada.

    Caixa de diálogo Adicionar Campo

  14. Clique em Avançar.

  15. A próxima página do assistente varia dependendo do Tipo de informação que você escolheu na página anterior. Especifique as configurações desejadas.

  16. Repita as etapas 10 a 15 para cada campo que deverá aparecer no formulário.

  17. Quando todos os campos desejados estiverem definidos, clique em Concluir no Assistente de Tarefa Personalizada.

    A ilustração a seguir mostra como essa tarefa será exibida para o participante do fluxo de trabalho no navegador quando ele editar a tarefa. Esse é o formulário de tarefa personalizado — Revisar Documento.aspx — que você acabou de criar usando o Assistente de Tarefa Personalizada.

    Formulário de tarefa personalizado para atribuição de grupo

    De volta ao Designer de Fluxo de Trabalho, você ainda precisa definir o outro parâmetro da ação Atribuir um Formulário a um Grupo.

  18. Na ação, clique em estes usuários.

    página do designer de fluxo de trabalho com o cursor selecionando estes usuários

  19. Na caixa de diálogo Selecionar Usuários, digite um nome ou endereço de email, ou clique em um usuário ou grupo existente na lista, e clique em Adicionar.

    Repita esta etapa para incluir todos os outros participantes aos quais você deseja atribuir essa tarefa.

    Observações : 

    • A ação de atribuir um formulário a um grupo cria uma tarefa para cada pessoa e o grupo que você incluir aqui. A ação não expandir o grupo e atribuir uma tarefa separada para cada pessoa no grupo. Para obter mais informações, consulte a seção anterior qual ação devo usar para criar uma tarefa?

    • Em vez de inserir um nome de usuário ou de grupo ou um endereço de email específico, você pode armazenar essas informações em uma lista separada e usar uma pesquisa de fluxo de trabalho para obter esses dados. Dessa forma, diversos usuários e grupos podem ser configurados como participantes do fluxo de trabalho sem que seja preciso modificar o fluxo em si.

  20. Quando todos os participantes apropriados aparecerem na caixa Usuários Selecionados, clique em OK.

Neste exemplo, o fluxo de trabalho agora criar e atribuir a tarefa a cada vez que um novo documento é adicionado à biblioteca de documentos compartilhados. O fluxo de trabalho fará uma pausa até que cada tarefa é marcada como concluída. A próxima ação ou etapa pode ser tudo o que o processo exige — por exemplo, você pode configurar o fluxo de trabalho para enviar uma notificação por email quando todos os participantes concluir suas revisões.

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Exibir as informações enviadas nos formulários

Depois que o fluxo de trabalho coletar as informações enviadas no formulário de tarefa personalizado, a maneira mais fácil de exibir essas informações é na página Status do Fluxo de Trabalho correspondente a essa instância do fluxo.

  1. Na lista ou biblioteca onde reside o item que iniciou o fluxo de trabalho, na coluna do fluxo apropriado, clique na entrada de status referente a esse item.

    Coluna de status do fluxo de trabalho na biblioteca Documentos Compartilhados

  2. Na página Status do Fluxo de Trabalho, na seção Tarefas, clique no link na coluna Título referente a qualquer participante para ver as respectivas respostas nesse item de tarefa.

    Link para tarefa do fluxo de trabalho na página Status do Fluxo de Trabalho

Ao contrário da ação Coletar Dados de um Usuário, a ação Atribuir um Formulário a um Grupo não retorna a identificação das tarefas criadas por ela, de modo que não é possível usar uma pesquisa de fluxo de trabalho para recuperar as respostas e enviá-las em uma mensagem de email.

Além disso, um fluxo de trabalho não pode pesquisar a ID da Instância do Fluxo de Trabalho relativa ao fluxo em execução no momento, o que é necessário para criar a parte da cadeia de caracteres de consulta da URL correspondente à página Status do Fluxo de Trabalho. Portanto, uma mensagem de email de fluxo de trabalho não poderá incluir um link para a página Status do Fluxo de Trabalho associada ao fluxo atual.

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Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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