Arquivar um projeto concluído no Project Server 2010

Depois de concluir um projeto, é provável que você não precise mais dele acesso imediato a ele e talvez você queira ocultá-lo na central de projetos e nos modos de exibição minhas tarefas de membros da equipe. O arquivamento e a ocultagem de projetos concluídos reduz o "email secundário" nessas exibições e ajuda a impedir que os usuários façam alterações em projetos que não estão mais ativos.

Há um método "padrão" para arquivar projetos com eficiência usando Microsoft Project Server 2010. Se esse método não atender às suas necessidades, há alguns métodos alternativos que podem ser mais adequados para a sua organização. Este artigo aborda esses métodos, bem como as práticas recomendadas para arquivamento a longo prazo.

Neste artigo

Arquivar um projeto usando o método padrão

Etapa 1: cancelar a publicação de todas as tarefas do projeto

Etapa 2: desativar as atualizações na tarefa resumo do projeto

Etapa 3: configurar um grupo de segurança para usuários que não são administradores

Etapa 4: configurar uma categoria de segurança de arquivamento

Etapa 5: arquivar o site de equipe do projeto

Arquivar um projeto usando um método alternativo

Práticas recomendadas para arquivamento a longo prazo

Arquivar um projeto usando o método padrão

O método padrão para arquivar um projeto é um processo de várias etapas:

  • Etapa 1: cancelar a publicação de todas as tarefas do projeto

  • Etapa 2: desativar as atualizações na tarefa resumo do projeto

  • Etapa 3: configurar um grupo de segurança para usuários que não são administradores

  • Etapa 4: configurar uma categoria de segurança de arquivamento

  • Etapa 5: arquivar o site de equipe do projeto

Essas etapas são executadas pelo gerente de projeto e pelo administrador, conforme observado em cada uma das seções a seguir.

Etapa 1: cancelar a publicação de todas as tarefas do projeto

Se o projeto tiver sido publicado anteriormente para os membros da equipe e você agora quiser remover o projeto e suas tarefas de suas exibições, o gerente de projeto precisará cancelar a publicação de todas as tarefas no projeto que você está arquivando. O gerente de projeto pode iniciar esse processo no Microsoft Project Web App, mas o processo de cancelamento de publicação real é feito no Microsoft Project Professional 2010.

Observação:  A cancelamento da publicação de uma tarefa não remove qualquer trabalho aceito e aplicado do projeto. No entanto, qualquer histórico de aprovação de atualizações associado a uma tarefa será excluído.

Para cancelar a publicação de todas as tarefas do projeto:

  1. No início rápido, em projetos, clique em central de projetos.

  2. Clique no nome do projeto que você está arquivando na coluna nome do projeto .

  3. Na guia tarefa , no grupo projeto , clique na seta no botão Editar e, em seguida, clique em no Project Professional.

  4. Em Project Professional 2010, role até a coluna mais à direita na parte da tabela do modo de exibição gráfico de Gantt , clique no cabeçalho Adicionar nova coluna e, em seguida, clique em publicar. Se o modo de exibição gráfico de Gantt já tiver a coluna publicar exibida, pule esta etapa.

  5. Na coluna publicar para cada tarefa no projeto, clique em não.

    Dica:  Para acelerar esse processo para projetos maiores, defina a primeira tarefa como não. Em seguida, clique na alça no canto inferior direito da célula e arraste-a para copiar o conteúdo da célula na coluna publicar .

  6. Na guia arquivo , clique em publicar.

  7. Depois que o projeto for publicado, feche e faça check-in do projeto.

Etapa 2: desativar as atualizações na tarefa resumo do projeto

Em seguida, o gerente de projeto pode precisar desativar as atualizações na tarefa de resumo do projeto, para que nenhum relatório de quadro de horários seja possível.

Para desativar as atualizações na tarefa resumo do projeto:

  1. No início rápido, em projetos, clique em central de projetos.

  2. Clique no nome do projeto que você está arquivando na coluna nome do projeto .

  3. Na guia Opções , no grupo Mostrar/ocultar , marque a caixa de seleção tarefa de resumo do projeto .

  4. Na guia Opções , no grupo tarefas , clique em fechar para atualizações.

  5. Na seção selecionar tarefas , marque a caixa de seleção para a tarefa resumo do projeto (ID é 0) e clique em publicar.

Etapa 3: configurar um grupo de segurança para usuários que não são administradores

Depois que o gerente do projeto tiver preparado o projeto para arquivamento, o administrador cria um grupo de segurança que contém todos os usuários, exceto os administradores.

Para criar um grupo de segurança para usuários que não são administradores:

  1. No início rápido, em configurações, clique em configurações do servidor.

  2. Na página configurações do servidor , em segurança, clique em gerenciar grupos.

  3. Clique em Novo Grupo.

  4. Na seção informações do grupo , digite todos os usuários que não sejam administradores na caixa nome do grupo .

  5. Na seção usuários , na caixa usuários disponíveis , selecione os nomes de todos os usuários que não são administradores e, em seguida, clique em Adicionar para movê-los para a caixa usuários selecionados .

  6. Clique em Salvar.

Etapa 4: configurar uma categoria de segurança de arquivamento

Depois que o administrador tiver criado o grupo todos os usuários que não são administradores , a próxima etapa será criar uma categoria de segurança de arquivo . Durante esse processo, o administrador escolhe quais projetos arquivar, incluindo-os nessa categoria.

Para criar uma categoria de segurança de arquivo morto :

  1. No início rápido, em configurações, clique em configurações do servidor.

  2. Na página configurações do servidor , em segurança, clique em gerenciar categorias.

  3. Na página gerenciar categorias , clique em nova categoria.

  4. Na seção nome e descrição , digite arquivo morto na caixa nome da categoria .

  5. Na seção usuários e grupos , em usuários e grupos disponíveis, clique em todos os usuários que não são administradorese, em seguida, clique em Adicionar para mover o grupo para a caixa usuários e grupos com permissões .

  6. Em permissões para todos os usuários que não são administradores (grupo), marque a caixa de seleção negar para todas as permissões.

    Dica:  Marque a caixa de seleção Deny para cada nó de permissão (projeto e recurso) de nível superior para negar todas as permissões recuadas abaixo de cada nó.

  7. Na seção projetos , selecione apenas os projetos indicadose, em seguida, clique no nome do projeto que você está arquivando na caixa projetos disponíveis .

    Observação:  Certifique-se de não marcar nenhuma das caixas de seleção listadas em aplicar as permissões de segurança do projeto acima para todos os projetos onde. Isso pode criar problemas de permissões em outros projetos e recursos.

  8. Clique em Adicionar para mover o projeto para a caixa projetos selecionados .

  9. Clique em Salvar.

Etapa 5: arquivar o site de equipe do projeto

Muitos projetos usam o site de equipe associado ao projeto para coletar informações que complementam o cronograma do projeto. Talvez você queira garantir que essas informações também sejam arquivadas. Microsoft SharePoint Server 2010 permite o backup no nível do site. Para obter mais informações sobre como o administrador conclui essa etapa, consulte exportar um site, uma lista ou uma biblioteca de documentos (SharePoint Server 2010).

Após o backup do site, o administrador pode excluir o site.

Para excluir um site de equipe do projeto:

  1. No início rápido, em configurações, clique em configurações do servidor.

  2. Na página configurações do servidor , em políticas operacionais, clique em sites do projeto.

  3. Clique na linha que contém o site da equipe de projeto do qual você tem backup e clique em excluir site.

  4. Clique em OK para confirmar a exclusão.

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Arquivar um projeto usando um método alternativo

O método padrão de arquivamento é completo e permite a recuperação, caso você precise dele. No entanto, o arquivamento extensivo não é sempre o que uma organização precisa. Às vezes, basta ocultar projetos concluídos ou salvar um projeto localmente, o suficiente para atender às suas necessidades de arquivamento.

Se o método padrão de arquivamento parece não atender às suas necessidades, aqui estão algumas alternativas:

  • Ocultar o projeto na central de projetos    Se estiver apenas em ocultar projetos concluídos na central de projetos, você pode adicionar um sinalizador de arquivo morto à página de detalhes do projeto e, em seguida, filtrar um modo de exibição da central de projetos para exibir somente os projetos nos quais o sinalizador de arquivo está definido para não.

  • Remover o projeto do banco de dados de rascunho    Outra opção é garantir que o projeto seja armazenado em backup para o banco de dados de arquivo morto e, em seguida, excluir o projeto dos bancos de dados rascunho, publicadoe relatórios . Se você precisar de dados do projeto arquivado posteriormente, use a opção restauração administrativa na página configurações do servidor para trazê-lo novamente para o banco de dados de rascunho e, em seguida, publique novamente o projeto.

  • Salve o projeto como um. Arquivo MPP    Se você quiser remover completamente o projeto do Project Server, outra opção é abrir o projeto do Project Server usando Project Professional 2010 e, em seguida, salvar o projeto como um arquivo MPP. Para obter mais informações, consulte a seção intitulada "salvar o projeto localmente" em salvar um projeto. Recomendamos que você salve o projeto com todos os dados de campo personalizado para que o arquivo MPP seja isolado de alterações adicionais feitas em campos personalizados no Project Server. Depois de salvar e fazer o backup do projeto como um arquivo MPP, ele pode ser excluído do Project Server. Se precisar recuperar o projeto em uma data posterior, você poderá abrir o arquivo MPP no Project Professional 2010 enquanto estiver conectado ao Project Server e, em seguida, salvar o projeto no servidor.

Observação:  Usar esse método interromperá os links de entrega, problema e risco entre o projeto e o site da equipe do projeto no Project Server.

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Práticas recomendadas para arquivamento a longo prazo

Periodicamente, o formato de arquivo MPP do projeto, os esquemas de banco de dados de conteúdo do Project Server e os esquemas de site do SharePoint podem mudar para refletir os novos recursos. Isso pode afetar a compatibilidade com versões anteriores de um projeto salvo como um arquivo MPP, um antigo backup de um banco de dados de conteúdo do Project Server ou um site de equipe de projeto o backup pode não ser utilizável imediatamente.

Uma prática recomendada é sempre planejar a inclusão do conteúdo arquivado em seu planejamento de atualização. Isso reduz o tempo necessário para recuperar um projeto antigo que pode exigir várias etapas de atualização de outra forma.

Observação:  Esta página foi traduzida automaticamente e pode apresentar erros gramaticais ou imprecisões. Nosso objetivo é que este conteúdo seja útil para você. Você pode nos dizer se as informações foram úteis? Use o artigo em inglês como referência.​

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