Arquivar no Outlook 2016 para Windows

Arquivar no Outlook 2016 para Windows

Há várias maneiras de arquivar mensagens no Outlook 2016. Os métodos utilizados dependem se você usa o Outlook 2016 com o Office 365 na conta comercial, uma conta do Exchange ou outros tipos de contas, como contas do Outlook.com, Gmail e contas POP ou IMAP.

Todas as contas no Outlook 2016 têm acesso a uma pasta Arquivo Morto. A pasta Arquivo Morto é uma das pastas padrão do Outlook, como a Caixa de Entrada, Itens Excluídos e Itens Enviados. A pasta Arquivo Morto não pode ser excluída. Se você usa o Outlook com uma conta do Exchange ou do Exchange Online, as políticas de pasta, como as políticas de retenção aplicam-se à a pasta Arquivo Morto.

Usar o botão Arquivo Morto para mover mensagens para a pasta Arquivo Morto não reduzirá o tamanho da sua caixa de correio. Se você precisar reduzir o tamanho da caixa de correio, use o Arquivo Morto Online no Office 365 for Enterprise ou o recurso AutoArquivar.

Arquivar mensagens com uma única ação no Outlook 2016

Você pode usar o botão Arquivo Morto no grupo Excluir na faixa de opções para mover uma ou mais mensagens para a pasta Arquivo Morto sem as excluir. O uso do Arquivo Morto oferece diversos benefícios.

  • Os itens arquivados permanecem fáceis de serem localizados na caixa de pesquisa ou navegando até a pasta de Arquivo Morto. Ao digitar um termo na caixa Pesquisar, por padrão, o Outlook 2016 pesquisa todas as pastas na caixa de correio.

  • Os itens continuam disponíveis em seu telefone ou em outros dispositivos por meio da pasta Arquivo Morto

Exportar itens no Outlook 2016

  1. Escolha uma ou mais mensagens em sua Caixa de Entrada ou outra pasta para arquivar.

  2. No grupo Excluir, escolha Arquivo Morto. Você também pode usar a tecla Backspace para arquivar imediatamente um ou mais mensagens selecionadas. 

    Arquivo Morto com um Clique

    Observação: Sua pasta Arquivo Morto já existe, mesmo que você nunca tenha usado o recurso antes. Você o encontrará na sua lista de pastas do Outlook. Se não vir a pasta e estiver usando o Outlook 2016, acesse Arquivo > Conta do Office > Opções de Atualização > Atualizar Agora.

  3. As mensagens serão movidas para a pasta Arquivo Morto. Se arquivar uma mensagem por engano, vá para a pasta Arquivo Morto e mova a mensagem de volta para a Caixa de Entrada.

Observação: o botão Arquivo Morto só está visível no Outlook 2016. As versões mais antigas do Outlook não têm o botão Arquivo Morto na faixa de opções.

Arquivar mensagens usando o teclado

Você pode arquivar uma ou mais mensagens selecionadas clicando na tecla Backspace. Se você clicar na tecla Delete, as mensagens irão para a pasta Itens Excluídos. O comportamento da tecla Backspace não pode ser alterado.

Como encontrar a pasta Arquivo Morto?

Sua pasta Arquivo Morto está na lista de pastas. Para exibir a lista de pastas, escolha Modo de Exibição > Painel de Pastas e escolha Normal.

No menu Painel de Pastas, a opção Normal está marcada.

Como pesquisar a pasta Arquivo Morto?

Por padrão, ao pesquisar itens do Outlook usando o recurso Pesquisar Caixa de Correio Atual na parte superior da sua lista de pastas, o Outlook pesquisa sua caixa de correio inteira.

Pesquisar a caixa de correio

Se você quiser definir o escopo de pesquisa apenas para a pasta Arquivo Morto, primeiro escolha a pasta Arquivo Morto na lista de pastas. Agora, sua caixa de pesquisa pesquisará a pasta Arquivo Morto.

Pesquisar a pasta Arquivo Morto

Qual é a diferença do Arquivo Morto Online?

O Arquivo Morto Online é um recurso para clientes corporativos do Office 365 que têm caixas de correio excepcionalmente grandes. Esses clientes podem usar um Arquivo Morto Online para evitar a exclusão de emails antigos. O Arquivo Morto Online de um usuário funciona de modo similar a uma segunda conta no Outlook, com sua própria estrutura de pastas. Como resultado, ele não é incluído em pesquisas feitas na Caixa de Entrada.

Se um Arquivo Morto Online estiver habilitado, os administradores e usuários poderão configurar suas caixas de correio para mover automaticamente as mensagens antigas para o Arquivo Morto Online, usando as Políticas de Arquivamento.

Quando devo usar o Arquivo Morto e o Arquivo Morto Online?

Recomendamos usar o recurso Arquivo Morto para manter a Caixa de Entrada limpa, sem as mensagens que já foram respondidas ou tratadas. Pense no Arquivo Morto como uma pasta de arquivos. Você pode armazenar itens na pasta Arquivo Morto e ainda acessá-los facilmente. Você também pode excluir mensagens ou movê-las para pastas específicas, caso prefira.

Para usuários com caixas de correio grandes em uma organização do Office 365 Enterprise, recomendamos que os administradores definam uma Política de Arquivamento que mova itens para um Arquivo Morto Online após um ano, ou menos, se os usuários estiverem atingindo as cotas da caixa de correio antes disso. Isso garante que os usuários não tenham que excluir emails antigos para liberar espaço para novos emails. Os emails anteriores ao período especificado poderão ser movidos da pasta Caixa de Entrada e da pasta local de Arquivo Morto.

Perguntas frequentes sobre arquivamento

Não. A pasta Arquivo Morto é uma das pastas padrão do sistema do Outlook e não pode ser renomeada, movida ou excluída.

O Arquivo Morto é um recurso conhecido que já está disponível no Outlook Mobile, no Outlook Web App e no Outlook.com e até mesmo em outros provedores de email, como o Gmail. Como esse é um nome estabelecido e como o Arquivo Morto Online é um recurso existente, decidimos manter ambos iguais.

AutoArquivar é um recurso mais antigo do Outlook que permite a movimentação automática de emails antigos para um arquivo .pst. Isso significa que os emails são removidos do servidor e sua pesquisa se torna mais difícil. Se o disco rígido que contém esse AutoArchive.pst se tornar inutilizável, esses emails se perderão. O Arquivo Morto Online é uma substituição de nível empresarial para o recurso AutoArquivar.

O recurso AutoArquivar ainda poderá ser usado se você não tiver um Arquivo Morto Online e se o seu departamento de TI não desabilitar a funcionalidade. Para saber mais sobre o recurso AutoArquivar no Outlook 2016, confira Arquivar itens mais antigos manualmente no Outlook para Windows.

O Arquivo Morto está amplamente disponível no Outlook para Windows, Outlook Mobile, Outlook na Web e Outlook.com. O recurso de Arquivo Morto não pode ser desabilitado usando a Política de Grupo.

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