Arquivar itens mais antigos automaticamente

Arquivar itens mais antigos automaticamente

Importante :  Este artigo foi traduzido por um sistema de tradução automática, leia o aviso de isenção de responsabilidade. Para sua referência, veja a versão em inglês deste artigo aqui.

Email pode preencher sua caixa de entrada do Outlook com rapidez – novas mensagens, respostas e encaminha. Antes que você perceba, você poderia ter milhares de mensagens. Manter sua caixa de entrada do Outlook e suas pastas sob controle movendo itens mais antigos que você deseja manter para um arquivo morto. Use o recurso AutoArquivar para fazer isso automaticamente.

Você pode alterar a frequência de execução de AutoArquivar, o local em que os itens arquivados são armazenados e por quanto tempo o Outlook mantém os itens antes de arquivá-los.

  1. Clique em Arquivo> Opções > Avançada.

  2. Na guia AutoArquivar, clique em Configurações para AutoArquivar.

  3. Clique na caixa Executar AutoArquivar a cada n dias e especifique a frequência de execução de AutoArquivar.

  4. Escolha outras opções desejadas, como deixar que o Outlook exclua os itens antigos em vez de arquivá-los.

    Dica : Arquivo e AutoArquivar poderão não estar disponíveis se o seu perfil de email se conectar a um Exchange Server. Também é possível que sua organização tenha uma política de retenção de email que substitua AutoArquivar. Consulte o administrador do sistema para obter mais informações.

Para obter mais informações sobre as configurações de AutoArquivar, consulte explicação das configurações de AutoArquivar.

Alterar as configurações de AutoArquivar para uma pasta individual

  1. Na lista de pastas do Painel de Navegação, clique com o botão direito do mouse na pasta que você deseja alterar e clique em Propriedades.

  2. Na guia AutoArquivar, escolha as opções desejadas.

A primeira vez que você executar o Outlook, o AutoArquivar está ativado por padrão e executa cada 14 dias. Você pode alterar a frequência de execução de AutoArquivar, especifique o arquivo de dados do Outlook (. pst) usado para armazenar itens arquivados e escolha quando itens em suas pastas do Outlook estão sujeitos a sendo arquivadas.

  1. Selecione Ferramentas > Opções e selecione a guia outros.

  2. Selecione AutoArquivar.

    AutoArquivar na caixa de diálogo Opções de Ferramentas

  3. Marque a caixa de seleção Executar AutoArquivar a cada n dias e, em seguida, especifique a frequência de execução de AutoArquivar.

  4. Selecione as opções desejadas.

    • Executar AutoArquivar cada    Escolha com que frequência você deseja AutoArquivar para executar. Arquivamento muitos itens ao mesmo tempo pode reduzir a velocidade de desempenho do seu computador. Portanto, é bom escolher um período de tempo que encurta o processo de AutoArquivar. Considere a possibilidade de quantos itens que você normalmente recebe durante um determinado período e ajustar o intervalo de tempo de acordo. Avisar antes de executar AutoArquivar     Escolha esta opção se quiser que o Outlook para exibir uma mensagem de lembrete antes de AutoArquivar processa seus itens do Outlook. Quando você vir a mensagem, você pode clicar em não para cancelar a sessão AutoArquivar.

    • Excluir itens (somente para pastas de email) expirados    Esta opção não está selecionada por padrão. Você pode optar por ter mensagens de email excluídas quando seu período de expiração expirou. O período de padrão para seus itens de rascunho e caixa de entrada é seis meses e três meses para seus itens enviados, mas você pode alterar esses períodos usando a opção de Eliminar itens anteriores a.

    • Arquivar ou excluir itens antigos    Você deve escolher essa opção se quiser que o recurso AutoArquivar para excluir alguns ou todos os itens quando eles expiram. Esta opção ativa outras opções que permitem que você decida quais itens serão arquivados e que são excluídos quando eles chegar ao final do período de expiração. Escolha configurações adicionais para aplicar a arquivamento e exclusão.

      Observação : Na caixa de diálogo AutoArquivar, "pastas" se refere a suas áreas de recursos principais do Outlook, como a pasta de calendário e pasta de tarefas e pastas de email individuais. Isso ocorre porque seus itens de calendário e tarefas são armazenados em suas respectivas pastas de calendário e tarefas.

    • Mostrar pasta de arquivo morto na lista de pastas    Escolha a pasta de arquivamento listada com suas outras pastas de trabalho no painel de navegação. Na pasta de arquivo morto principal, você pode abrir as subpastas e exibir os itens arquivados. Ao exibir os itens arquivados, você pode verificar se os itens corretos foram arquivados, e você também pode arrastar os itens que você precisa para uma pasta de trabalho.

    • Eliminar itens anteriores a     Escolha a configuração padrão para quando você deseja que os itens arquivados, em dias, semanas ou meses. Você pode definir um período de um dia até um período de 60 meses. Significa "Limpa" para arquivar — armazenar — itens. Ele não significa "excluir", a menos que você especificou essa configuração para as pastas, em outro lugar.

    • Mover itens antigos para     A configuração padrão para esse local é diferente para computadores que executam o Microsoft Windows Vista e sistemas operacionais Windows XP.

      Windows Vista: C:\Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

      Windows XP: Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst Settings\Application C:\Documents and Settings.

      Se você quiser definir outro destino para os itens arquivados, você pode procurar e definir um local diferente. Itens serão movidos para esse local após seu período de expiração.

      Observação : Itens arquivados em um local personalizado não serão excluídas, a menos que você abrir as pastas e excluí-los manualmente.

    • Excluir itens permanentemente    Esta opção exclui imediatamente os itens expirados em vez de movê-los para o local padrão, outra pasta que você designou ou a pasta Itens excluídos.

    • Aplicar estas configurações a todas as pastas agora     Esta opção se aplica as configurações de AutoArquivar, incluindo suas alterações, todas as suas pastas. Para especificar configurações diferentes para uma ou mais pastas, não escolha esta opção. Em vez disso, use as instruções mostradas abaixo do botão que explicam como especificar configurações para pastas individuais. Estas instruções também estão incluídas na seção a seguir, "Alterar as configurações de AutoArquivar para uma pasta individual." Alterações feitas em pastas específicas se aplicam somente a essas pastas.

    • Informações de política de retenção     Em sua organização, um administrador do sistema pode definir políticas de retenção que determinam quando e como seus itens de caixa de correio são AutoArquivadas. Você pode exibir as diretivas aqui, mas você não pode alterá-los sem as permissões apropriadas.

  5. Clique em OK.

Alterar as configurações de AutoArquivar para uma pasta individual

  1. Na lista de pastas na Navigation Pane, clique com botão direito na pasta que você deseja alterar e clique em Propriedades no menu de atalho.

  2. Clique na guia AutoArquivar.

  3. Selecione as opções desejadas.

    Observação : Para obter mais informações sobre as configurações, consulte Etapa 4 na seção acima, "revisão ou alterar as configurações padrão de AutoArquivar."

  4. Clique em OK.

Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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