Arquivar itens mais antigos automaticamente

Arquivar itens mais antigos automaticamente

Os emails podem encher sua caixa de entrada do Outlook rapidamente: novas mensagens, respostas e encaminhamentos. Antes que você perceba, pode haver milhares de mensagens. Mantenha sua caixa de entrada do Outlook e suas pastas sob controle movendo os itens mais antigos que você deseja guardar para um arquivo morto. Use AutoArquivar para fazer isso automaticamente.

Você pode alterar a frequência de execução de AutoArquivar, o local em que os itens arquivados são armazenados e por quanto tempo o Outlook mantém os itens antes de arquivá-los.

  1. Clique em Arquivo> Opções > Avançada.

  2. Na guia AutoArquivar, clique em Configurações para AutoArquivar.

  3. Clique na caixa Executar AutoArquivar a cada n dias e especifique a frequência de execução de AutoArquivar.

  4. Escolha outras opções desejadas, como deixar que o Outlook exclua os itens antigos em vez de arquivá-los.

    Dica: Arquivo e AutoArquivar poderão não estar disponíveis se o seu perfil de email se conectar a um Exchange Server. Também é possível que sua organização tenha uma política de retenção de email que substitua AutoArquivar. Consulte o administrador do sistema para obter mais informações.

Para saber mais sobre as configurações de AutoArquivar, confira Explicação das configurações de AutoArquivar.

Alterar as configurações de AutoArquivar para uma pasta individual

  1. Na lista de pastas do Painel de Navegação, clique com o botão direito do mouse na pasta que você deseja alterar e clique em Propriedades.

  2. Na guia AutoArquivar, escolha as opções desejadas.

Na primeira vez que executar o Outlook, o recurso AutoArquivar será ativado por padrão e executado a cada 14 dias. Você pode alterar a frequência de execução do recurso AutoArquivar, especificar o arquivo de dados do Outlook (.pst) usado para armazenar itens arquivados e escolher quando itens nas pastas do Outlook estarão sujeitos a arquivamento.

  1. Escolha Ferramentas > Opções e, em seguida, marque a guia Outros.

  2. Escolha AutoArquivar.

    AutoArquivar na caixa de diálogo Opções de Ferramentas

  3. Marque a caixa de seleção Executar AutoArquivar a cada n dias e especifique a frequência de execução do recurso AutoArquivar.

  4. Escolha as opções desejadas.

    • Executar AutoArquivar a cada    Escolha com que frequência o recurso AutoArquivar é executado. Arquivar muitos itens ao mesmo tempo pode diminuir o desempenho do seu computador. Portanto, é bom escolher um período de tempo que abrevie o processo do AutoArquivar. Considere o número de itens você normalmente recebe durante um determinado intervalo de tempo e ajuste adequadamente o período de tempo. Confirmar antes de executar AutoArquivar Marque essa opção se quiser que o Outlook exiba uma mensagem de lembrete antes que o recurso AutoArquivar processe seus itens do Outlook. Quando a mensagem aparecer, clique em Não para cancelar a sessão de AutoArquivar.

    • Excluir itens expirados (somente pastas de email) Essa opção não está marcada por padrão. Você pode optar por ter mensagens de email excluídas quando o período de classificação por vencimento expirar. O período padrão para seus itens da Caixa de Entrada e do Rascunho é de seis meses e de três meses para Itens Enviados, mas você pode alterar esses períodos usando a opção Eliminar itens anteriores a.

    • Arquivar ou excluir itens antigos Escolha essa opção se quiser que o recurso AutoArquivar exclua alguns ou todos os itens quando eles expirarem. Essa opção ativa outras opções que permitem decidir quais itens são arquivados e quais são excluídos quando eles atingirem o final do período de classificação por vencimento. Em seguida, escolha configurações adicionais para aplicar ao arquivamento e à exclusão.

      Observação: Na caixa de diálogo AutoArquivar, "pastas" refere-se às principais áreas de recursos do Outlook, como as pastas Calendário e Tarefa e pastas de email individuais. Isso ocorre porque os itens do Calendário e de Tarefas são armazenados em suas respectivas pastas Calendário e Tarefa.

    • Mostrar a pasta Arquivo Morto na lista de pastas   Marque essa opção se quiser ter a pasta Arquivo Morto listada com suas outras pastas de trabalho no Painel de Navegação. Na pasta principal do Arquivo Morto, você pode abrir as subpastas e exibir os itens arquivados. Ao exibir os itens arquivados, você pode verificar se os itens corretos foram arquivados e também pode arrastar os itens que você precisa para uma pasta de trabalho.

    • Eliminar itens anteriores a    Escolha a configuração padrão para quando desejar que os itens sejam arquivados, em dias, semanas ou meses. Você pode definir um período de um dia até um período de 60 meses. "Limpar" significa arquivar/armazenar itens. Não significa "excluir", a menos que você tenha especificado essa configuração para as pastas em outro lugar.

    • Mover itens antigos para    A configuração padrão para esse local é diferente para computadores que estejam executando os sistemas operacionais Windows XP e Microsoft Windows Vista.

      Windows Vista: C:\Usuários\usuário\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

      Windows XP: C:\Documentos e Configurações\usuário\Configurações Locais\Dados de Aplicativos\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

      Se você quiser definir outro destino para os itens arquivados, navegue até ele para e defina um local diferente. Após o período de classificação por vencimento expirar, os itens serão movidos para esse local.

      Observação: Os itens arquivados em um local personalizado não serão excluídos, a menos que você abra as pastas e exclua-as manualmente.

    • Excluir itens permanentemente Essa opção imediatamente exclui itens expirados em vez de movê-los para o local padrão, outra pasta designada ou a pasta Itens Excluídos.

    • Aplicar essas configurações a todas as pastas agora    Esta opção aplica as configurações de AutoArquivar, incluindo as alterações, a todas as pastas. Não escolha essa opção para especificar configurações diferentes para uma ou mais pastas. Em vez disso, use as instruções mostradas abaixo do botão que explicam como especificar configurações para a pastas individuais. Estas instruções também estão incluídas na seção a seguir, "Alterar as configurações de AutoArquivar para uma pasta individual". As alterações feitas em pastas específicas se aplicam somente a essas pastas.

    • Informações sobre a Política de Retenção  Em sua organização, o administrador do sistema pode configurar políticas de retenção que determinam quando e como os itens de caixa de correio são AutoArquivados. Você pode exibir as políticas aqui, mas, sem as permissões apropriadas, não poderá alterá-las.

  5. Clique em OK.

Alterar as configurações de AutoArquivar para uma pasta individual

  1. Na lista de pastas no Painel de Navegação, clique com botão direito do mouse na pasta que você deseja alterar e, em seguida, clique em Propriedades no menu de atalho.

  2. Clique na guia AutoArquivar.

  3. Escolha as opções desejadas.

    Observação: Para saber mais sobre as configurações, confira a Etapa 4 na seção acima "Revisar ou alterar as configurações de AutoArquivar padrão."

  4. Clique em OK.

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