Arquivar dados do Access

Importante :  Este artigo foi traduzido por um sistema de tradução automática, leia o aviso de isenção de responsabilidade. Para sua referência, veja a versão em inglês deste artigo aqui.

Você pode ajudar a manter os seus dados organizados, arquivando periodicamente registros antigos ou inativos. Por exemplo, suponha que você use o Access para gerenciar uma biblioteca de empréstimos. Você pode ter uma tabela que controle as transações de empréstimos, com um campo contendo a data em que o item foi emprestado e outro campo contendo a data em que ele foi devolvido. Talvez a sua política de retenção de registros seja arquivar registros de transações de empréstimos um ano após a devolução do item e destruir os registros após dois anos.

Você pode arquivar todas as tabelas de um banco de dados, tabelas específicas ou apenas registros específicos — por exemplo, os registros mais antigos do que uma data específica. Este tópico explica como arquivar dados.

Neste artigo

Visão geral

Mover registros periodicamente para uma tabela de arquivo morto

Substituir periodicamente uma tabela

Substituir periodicamente todas as tabelas

Visão geral

Considere o arquivamento de dados quando você tiver dados que não planeja mais usar e quando quiser manter esses dados acessíveis caso venha a precisar deles. Você pode ter uma política que oriente seus planos de arquivamento, como uma política de retenção de dados.

O arquivamento é frequentemente usado para armazenar dados com base em uma condição de data, como a aproximação do final de um mês.

Maneiras de arquivar dados

A tabela a seguir lista maneiras de arquivar os dados, quando você deve usar cada método e outras considerações.

Método

Descrição

Use quando...

Outras considerações

Mover registros periodicamente para uma tabela de arquivo morto

Periodicamente, você executa uma consulta que seleciona os dados a serem arquivados e os acrescenta a uma tabela de arquivo morto. Em seguida, você executa uma consulta que seleciona os mesmos dados (na tabela original) e os exclui.

Alguns dos registros em uma tabela atendem à condição usada para determinar se o arquivamento será realizado.

EXEMPLO: você deseja arquivar transações de biblioteca (check-outs) quando a Data de Check-in é de pelo menos um ano.

  • Talvez seja necessário solucionar a integridade referencial, especialmente se os registros que você deseja arquivar estiverem no lado "um" de uma relação um-para-muitos.

  • Se você precisar usar parâmetros nas consultas, deverá criar um formulário para lidar com esses parâmetros. Caso contrário, correrá o risco de perder os dados.

Substituir periodicamente uma tabela

Periodicamente, você faz uma cópia de arquivamento de uma tabela específica e, em seguida, substitui essa tabela por uma cópia nova e vazia.

Todos os registros em uma tabela atendem à condição usada para determinar se o arquivamento será realizado.

EXEMPLO: você tem uma tabela que armazena temperaturas extremas diariamente. Todos os anos, você arquiva essa tabela e começa uma tabela nova e vazia.

  • Talvez seja necessário solucionar a integridade referencial.

Substituir periodicamente todas as tabelas

Você começa com um banco de dados dividido (composto de um arquivo de banco de dados back-end que contém todas as tabelas e um arquivo de banco de dados front-end que contém todos os outros objetos de banco de dados). Periodicamente, você faz uma cópia do banco de dados back-end para o arquivo morto e o substitui por um novo e vazio.

Todos os registros na maioria das tabelas do seu banco de dados atendem à condição usada para determinar se o arquivamento será realizado.

EXEMPLO: o banco de dados consiste em várias tabelas com diferentes tipos de dados meteorológicos. Todos os anos, você arquiva todas as tabelas.

  • Se você tiver tabelas de pesquisa (usadas para armazenar valores de pesquisa, como códigos postais ou departamentos), talvez seja necessário importar seus dados para o novo banco de dados back-end.

  • Não é possível usar uma macro para esse método. Você deve arquivar o banco de dados manualmente.

Solucionando a integridade referencial

Se os registros que você deseja arquivar estiverem relacionados a registros em outras tabelas, talvez seja necessário solucionar a relação. Se os registros que você deseja arquivar forem "filhos" (se pertencerem ao lado "muitos" de uma relação um-para-muitos), você provavelmente poderá arquivá-los com segurança sem se preocupar. Se os registros que deseja arquivar forem "pais" (se pertencerem ao lado "um" de uma relação um-para-muitos), quando forem arquivados, seus registros filho poderão:

  • Impedir que você exclua os registros "pai". Isso pode causar problemas caso você já tenha acrescentado os registros "pai" à tabela de arquivo morto.

    -ou-

  • Tornar-se registros "órfãos" — registros pertencentes a um "pai" que não existe. Isso pode causar problemas com a integridade dos dados e com várias funcionalidades do seu banco de dados que utilizem esses registros "órfãos".

Para lidar com a integridade referencial, siga estas etapas:

  1. Determine quais registros "filho" pertencem aos registros que você deseja arquivar. Por exemplo, para arquivar registros de ativos emprestados em uma biblioteca, primeiro determine se existem transações abertas nesses ativos; ou seja, se os ativos foram marcados para check-out, mas ainda não retornaram.

  2. Siga um destes procedimentos:

    • Se os registros "filho" sempre puderem ser excluídos com segurança, verifique se a relação impõe a integridade referencial com exclusões em cascata. Isso garante que todos os registros "filho" relacionados sejam excluídos.

    • Se os registros "filho" nem sempre puderem ser excluídos com segurança, analise a possibilidade de arquivar todas as tabelas do banco de dados.

    • Crie uma consulta que selecione registros "pai" que não possuem registros "filho". Em seguida, use essa primeira consulta para criar consultas de arquivo morto (consulte a seção Mover registros periodicamente para uma tabela de arquivo morto), em vez de usar a tabela "pai".

      Dica : Você pode usar o Assistente de Consulta para localizar registros sem correspondências. Para obter mais informações, consulte o artigo Comparar duas tabelas e localizar registros sem correspondências.

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Mover registros periodicamente para uma tabela de arquivo morto

Primeiro, você faz uma cópia vazia da tabela que tem registros a serem arquivados. Essa nova tabela vazia é a sua tabela de arquivo morto. Em seguida, você cria uma consulta acréscimo para copiar registros de tabela original para a tabela de arquivo morto. Cria também uma consulta exclusão para remover os registros arquivados da tabela original. Finalmente, você cria uma macro que executa ambas as consultas. Quando quiser arquivar registros, execute essa macro.

Dica : É possível anexar uma macro a um botão em um formulário, para que, quando o botão for clicado, essa macro seja executada.

Etapa 1: criar uma tabela de arquivo morto

Etapa 2: criar uma consulta que copie dados para a tabela de arquivo morto

Etapa 3: criar uma consulta exclusão que remova os mesmos dados da tabela original

Etapa 4: criar uma macro que execute ambas as consultas

Etapa 1: criar uma tabela de arquivo morto

Se quiser manter todos os registros arquivados em uma tabela, apenas realize essa etapa uma vez. A tabela de arquivo morto que você criar nesta etapa conterá todos os seus registros arquivados.

Se quiser destruir sua tabela de arquivo morto antiga quando criar uma nova, não será necessário realizar esta etapa. Você pode usar uma consulta criar tabela em vez de uma consulta acréscimo para copiar os dados na sua tabela de arquivo morto. Para fazer isso, siga para a Etapa 2.

Se quiser usar uma nova tabela de arquivo morto sempre que realizar o arquivamento e quiser manter as tabelas antigas de arquivo morto, renomeie a tabela de arquivo morto antiga antes de criar uma nova. Se estiver arquivando com base em uma data, é recomendável nomear as tabelas de arquivo morto antigas de acordo com o intervalo de datas que elas representam.

Observação : Se você sempre criar uma nova tabela de arquivo morto e mantiver a antiga, deverá renomear o arquivo morto antigo antes de executar consultas.

  1. No Painel de Navegação, selecione a tabela que possui registros a serem arquivados, pressione CTRL+C e, depois, CTRL+V.

  2. Na caixa de diálogo Colar Tabela como, em Opções de Colagem, selecione Somente Estrutura.

  3. Na caixa Nome da tabela, exclua as palavras Cópia de acrescentar um sublinhado e o word "arquivo morto" ao nome da tabela existente e clique em OK. Por exemplo, se a tabela original é denominada transações a tabela de arquivo morto é denominada Transactions_archive.

    Colar Tabela como

Etapa 2: criar uma consulta que copie dados para a tabela de arquivo morto

  1. Na guia Criar, no grupo Outros, clique em Design da Consulta.

  2. Use a caixa de diálogo Mostrar Tabela para adicionar a tabela que possui os registros que você deseja arquivar. Feche a caixa de diálogo Mostrar Tabela.

  3. Na janela de design da consulta, clique duas vezes no asterisco (*) na tabela que você acabou de adicionar. O nome da tabela e um asterisco aparecerão na primeira coluna da grade de design da consulta.

    Observação : O asterisco indica que a consulta deve incluir todos os campos da tabela na saída da consulta. Quando você usar o asterisco, se alguns campos forem adicionados ou removidos dessa tabela, a saída da consulta será ajustada de acordo.

  4. Na janela de design da consulta, clique duas vezes no campo que você deseja usar para especificar uma condição à qual os registros devem atender antes de serem arquivados. Por exemplo, se a sua tabela Transações tiver um campo Data do Check-in e você quiser arquivar todos os registros com mais de um ano, clique duas vezes em Data do Check-in. O campo aparecerá na próxima coluna vazia da grade de design da consulta.

    Grade de design da consulta

    Repita esta etapa se quiser usar critérios com campos adicionais.

  5. Use a linha Critérios para especificar critérios para os campos que acabou de adicionar. Por exemplo, é possível especificar que a Data do Check-in deve ser anterior a 1° de janeiro de 2008 usando a expressão <#1/1/2008# na linha Critérios.

    Se os valores de critérios mudarem sempre que você realizar um arquivamento, sua pesquisa precisará solicitar uma entrada. Para fazer isso, use um parâmetro na linha Critérios de forma que a consulta solicite uma entrada. Para usar um parâmetro, use uma expressão como de costume, mas, em vez de um valor especificado, use uma pergunta breve entre colchetes. Por exemplo, você pode usar a expressão <[Arquivar transações concluídas antes de:], desta maneira:

    Expressão do parâmetro

    Para obter mais informações sobre como usar parâmetros, consulte o artigo Usar parâmetros em consultas e relatórios.

    Também é possível usar a linha ou para especificar condições alternativas. Para obter mais informações sobre o uso de critérios, consulte o artigo Exemplos de critérios de consulta.

    Dica : Se estiver usando um campo de data para especificar critérios e quiser arquivar todos os registros mais antigos do que a data atual, insira < Data() na linha Critérios para o campo de data.

  6. Siga um destes procedimentos:

    • Se já tiver criado a tabela de arquivo morto, será necessária uma consulta acréscimo de forma a adicionar os registros especificados a essa tabela.

      1. Na guia Design, no grupo Tipo de Consulta, clique em Acrescentar.

      2. Na caixa de diálogo Acrescentar, na caixa Nome da Tabela, selecione o nome da tabela de arquivo morto e clique em OK.

        Acrescentar a

        Na grade de design da consulta, a linha Acrescentar a é exibida.

      3. Desmarque a linha Acrescentar a referente a qualquer campo que tenha sido usado para especificar critérios. (Apenas o asterisco deve ter um valor para Acrescentar a.)

        Linha Acrescentar a da grade de design da consulta

    • Se não tiver criado a tabela de arquivo morto, será necessário uma consulta criar tabela para criar essa tabela usando os registros especificados.

      1. Na guia Design, no grupo Tipo de Consulta, clique em Criar Tabela.

      2. Na caixa de diálogo Criar Tabela, na caixa Nome da Tabela, digite o nome da tabela de arquivo morto e clique em OK.

  7. Pressione CTRL+S para salvar a consulta.

Etapa 3: criar uma consulta exclusão que remova os mesmos dados da tabela original

  1. Na guia Criar, no grupo Outros, clique em Design da Consulta.

  2. Use a caixa de diálogo Mostrar Tabela para adicionar a tabela que possui os registros que você deseja arquivar. Feche a caixa de diálogo Mostrar Tabela.

  3. Na janela de design da consulta, clique duas vezes no asterisco (*) na tabela que você acabou de adicionar. O nome da tabela e um asterisco aparecerão na primeira coluna da grade de design da consulta.

  4. Na janela de design da consulta, clique duas vezes nos mesmos campos usados para especificar uma condição na consulta acréscimo.

  5. Use a linha Critérios para especificar critérios para os campos que acabou de adicionar. Para obter mais informações sobre o uso de critérios, consulte o artigo Exemplos de critérios de consulta.

    Importante : Se a sua consulta acréscimo ou criar tabela tiver usado um parâmetro, o mesmo deverá acontecer com a consulta exclusão. Além disso, é preciso inserir o mesmo valor para ambas as consultas. Se valores de parâmetros diferentes forem inseridos, poderá haver perda de dados. Para ajudar a evitar essa perda, é recomendável usar um formulário para coletar os valores e elaborar consultas que solicitem os valores de entrada desse formulário. Para obter mais informações, consulte o artigo Fazer com que uma consulta solicite uma entrada.

  6. Na guia Design, no grupo Tipo de Consulta, clique em Excluir.

    A linha Excluir aparece na grade de design da consulta.

    Linha Excluir da grade de design da consulta

  7. Pressione CTRL+S para salvar a consulta.

Etapa 4: criar uma macro que execute ambas as consultas

  1. Na guia Criar, no grupo Outro, clique em Macro. Se esse comando não estiver disponível, clique na seta sob o botão Módulo ou Módulo de Classe e depois clique em Macro.

  2. Na primeira linha da grade de design da macro, na coluna Ação, selecione AbrirConsulta.

    Ação da macro Abrir Consulta

  3. Na parte inferior da grade, em Argumentos da Ação, na caixa Nome da Consulta, selecione na lista suspensa a consulta (acréscimo ou criar tabela) criada na Etapa 2.

    Argumento Consulta da ação da macro Abrir Consulta

  4. Na segunda linha da grade de design da macro, na coluna Ação, selecione AbrirConsulta.

  5. Na parte inferior dessa grade, em Argumentos da Ação, na caixa Nome da Consulta, selecione a consulta exclusão na lista suspensa.

    Sua macro deve ser semelhante à seguinte:

    Macro pronta para ser salva

  6. Pressione CTRL+S para salvar a macro.

    Quando quiser arquivar registros, execute essa macro.

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Substituir periodicamente uma tabela

Se você sempre quiser arquivar todos os dados em uma tabela, não será necessário usar consultas ou macros. Como alternativa, é possível substituir a tabela periodicamente por uma cópia vazia.

Importante : Se a tabela que você arquivar estiver relacionada a outras tabelas, talvez seja necessário solucionar a integridade referencial.

  1. No Painel de Navegação, selecione a tabela que você deseja arquivar, pressione CTRL+C e, depois, CTRL+V.

  2. Na caixa de diálogo Colar Tabela como, em Opções de Colagem, selecione Somente Estrutura e clique em OK.

    Acesso nomes a cópia cópia de nome de tabela original.

  3. No Painel de Navegação, clique com o botão direito na tabela original e clique em Renomear no menu de atalho exibido.

    Dê à tabela um nome que indique o que ela contém, como "ExtremosdeTemperaturasDiárias_arquivomorto_2007".

  4. No Painel de Navegação, clique com o botão direito na cópia vazia e clique em Renomear no menu de atalho exibido.

    Dê o nome da tabela original à cópia vazia.

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Substituir periodicamente todas as tabelas

Se você usar um banco de dados dividido, poderá substituir periodicamente todas as tabelas, substituindo o banco de dados back-end por uma cópia vazia.

Em primeiro lugar, prepare a cópia vazia. A não ser que o design do seu banco de dados seja alterado, você poderá reutilizar essa cópia sempre que realizar um arquivamento. Em seguida, quando quiser arquivar, renomeie o banco de dados back-end existente de forma a indicar que ele é um arquivo morto e salve a cópia vazia como o novo banco de dados back-end.

Preparar uma cópia vazia de um banco de dados back-end

Importe as definições de tabela para todas as tabelas no banco de dados back-end.

  1. Crie um novo banco de dados em branco. Exclua Tabela1.

  2. Na guia Dados externos, no grupo Importar, clique em acesso.

  3. Na caixa de diálogo Obter Dados Externos, selecione Importar tabelas, consultas, formulários, relatórios, macros e módulos no banco de dados atual e clique em Procurar.

  4. Na caixa de diálogo Abrir Arquivo, selecione o banco de dados back-end. Clique em Abrir para fechar a caixa de diálogo Abrir Arquivo e clique em OK.

  5. Na caixa de diálogo Importar Objetos, clique em Opções.

  6. Em Importar Tabelas, selecione Somente Definição.

  7. Na guia Tabelas, clique em Selecionar Tudo, em OK e em Fechar.

Em seguida, adicione dados a qualquer tabela de pesquisa na cópia vazia. Para cada tabela de pesquisa, siga estas etapas:

  1. Vincule a tabela de pesquisa ao banco de dados back-end existente.

  2. Crie uma consulta acréscimo que adicione todos os registros do original à cópia.

Substituir o banco de dados back-end por uma cópia vazia

Primeiro, renomeie o banco de dados back-end existente para indicar que ele agora é um arquivo morto.

Em seguida, abra a cópia vazia e salve-a usando o nome do banco de dados back-end original.

  1. Clique o Botão Microsoft Office Imagem do botão Office e, em seguida, aponte para Salvar como. Abre o menu Salvar como.

  2. Em Salvar o banco de dados em outro formato, clique em Banco de dados do Access 2007.

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Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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