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Cada modelo incluído com Access é um aplicativo de acompanhamento completo que contém tabelas, formulários, relatórios, consultas, macros e relações predefinidos. Esses modelos foram projetados para serem imediatamente úteis fora da caixa, para que você possa criar um novo banco de dados baseado em um modelo e se levantar e executar rapidamente. No entanto, pode haver momentos em que você deseja modificar seu novo banco de dados – por exemplo, para adicionar ou renomear um campo ou alterar um relatório.

Este artigo explica como executar as modificações mais comuns que talvez você queira aplicar a um banco de dados criado a partir de um modelo. Consulte os links para artigos para obter informações mais detalhadas sobre áreas específicas.

O que você deseja fazer?

Conheça os conceitos básicos de tabelas e campos

Ao criar um banco de dados, você armazena seus dados em tabelas – listas baseadas em assunto de linhas e colunas. Você armazena os itens de informações que deseja rastrear em campos (também chamados de colunas). Por exemplo, em uma tabela Contatos, você pode criar campos para Sobrenome, Nome, Número de Telefone e Endereço. Para uma tabela Produtos, você pode criar campos para Nome do Produto, ID do Produto e Preço.

É importante que você escolha campos com cuidado. Por exemplo, geralmente é uma má ideia criar um campo para armazenar um valor calculado. Na maioria dos casos, você pode ter Access calcular o valor quando ele for necessário. Ao escolher campos, tente armazenar informações em suas menores partes úteis. Por exemplo, em vez de um nome completo em um único campo, considere armazenar os primeiros e sobrenomes separadamente. Geralmente, se você precisar relatar, classificar, pesquisar ou executar um cálculo em um item de informações, coloque-o em um campo por si só.

Confira mais informações sobre a estruturação de um banco de dados e a seleção de campos no artigo Fundamentos do design de banco de dados.

Um campo tem determinadas características definidoras. Por exemplo, cada campo tem um nome que identifica exclusivamente o campo dentro de uma tabela. Um campo também tem um tipo de dados que é escolhido para corresponder às informações a serem armazenadas. O tipo de dados determina os valores que podem ser armazenados e as operações que podem ser executadas nesses valores, bem como quanto espaço de armazenamento deve ser reservado para cada valor. Cada campo também tem um grupo associado de configurações chamadas propriedades que definem as características de aparência ou comportamento do campo. Por exemplo, a propriedade Format define o layout de exibição de um campo – ou seja, como ele deve aparecer quando exibido.

Inserir, adicionar ou criar um novo campo em uma tabela

Você pode adicionar facilmente um campo a uma tabela no modo de exibição Datasheet. No entanto, você também pode adicionar um campo a uma tabela no modo design. No modo de exibição Datasheet, você adiciona o campo digitando alguns dados na célula abaixo do título Clique para Adicionar coluna. Você também pode adicionar um campo à tabela na exibição Design.

Para saber mais sobre como adicionar um campo a uma tabela no modo de exibição Datasheet, consulte o artigo Adicionar ou excluir uma coluna em uma folha de dados.

Para saber mais sobre como adicionar um campo a uma tabela no modo design, consulte o artigo Criar uma tabela e adicionar campos.

Observação: Quando você adiciona um novo campo a uma tabela, o campo não é adicionado automaticamente aos seus formulários e relatórios existentes. Você deve adicionar manualmente o campo a esses formulários e relatórios para que ele apareça neles.

Excluir um campo de uma tabela

Se possível, você deve evitar excluir um campo de um banco de dados que foi gerado de um dos modelos fornecidos – é provável que o campo seja empregado em outros objetos de banco de dados, como formulários e relatórios. Assim, excluir o campo criará consequências quando você tentar usar os outros objetos de banco de dados que empregam o campo – os objetos de banco de dados não funcionarão conforme o esperado. Você terá que remover todas as referências ao campo de todos os objetos que o empregam para que esses outros objetos funcionem corretamente.

Quando você decidir que deve excluir um campo de um banco de dados que foi gerado de um modelo, você pode fazê-lo na exibição datasheet ou no modo design. Lembre-se de que, se outros objetos de banco de dados fizerem referência ao campo excluído, você deverá modificar esses outros objetos para remover a referência. Por exemplo, se um relatório incluir um controle associado ao campo excluído e você executar o relatório, uma mensagem de erro será exibida, pois o Access não poderá encontrar os dados do campo.

Ao excluir um campo, você exclui permanentemente todas as informações armazenadas nesse campo. Por esse motivo, você deve ter cuidado ao excluir campos e criar uma cópia de backup do banco de dados antes de excluir o campo.

Antes de excluir um campo, você deve garantir que ele não participe de nenhuma relação de tabela. Se você tentar excluir um campo para o qual existem relações, o Access avisará que primeiro você deve excluir as relações.

Para obter instruções passo a passo sobre como excluir uma relação de tabela, consulte o artigo Criar, editar ou excluir uma relação.

Para obter instruções passo a passo sobre como excluir campos de tabelas, consulte o artigo Excluir um campo.

Renomear um campo ou tabela

Se possível, você deve evitar renomear um campo ou tabela em um banco de dados que foi gerado a partir de um dos modelos fornecidos – é provável que o campo ou tabela seja empregado em outros objetos de banco de dados, como formulários e relatórios. Assim, renomear o campo ou a tabela pode criar consequências quando você tenta usar os outros objetos de banco de dados que empregam o campo ou a tabela. Os outros objetos podem não funcionar conforme o esperado se ainda fizerem referência ao nome antigo. Para que os outros objetos funcionem corretamente, o nome antigo deve ser alterado para o novo nome. Se a caixa Executar nome AutoCorreção marcar estiver selecionada na categoria Banco de Dados Atual da caixa de diálogo Opções de Acesso, grande parte desse trabalho será feito automaticamente para você.

Talvez você queira alterar o texto que aparece em um título de coluna no modo de exibição Datasheet. Você pode fazer isso sem precisar renomear o campo. Se você quiser alterar apenas o texto no título da coluna e não quiser renomear o campo, consulte a seção Alterar o texto que aparece em um título de coluna.

Quando necessário, você pode renomear uma tabela no Painel de Navegação ou renomear um campo na exibição Datasheet ou no modo design. Antes de fazer isso, considere ativar a opção AutoCorreção de Nome , se ela ainda não estiver ativada.

Ativar a opção AutoCorreção de Nome

Quando você renomeia um objeto de banco de dados, como um campo, tabela, formulário ou relatório, geralmente deseja que a alteração de nome seja propagada por todo o banco de dados. Caso contrário, objetos que fazem referência ao nome antigo não funcionarão conforme o esperado. Access fornece o recurso Name AutoCorrect, que ajuda a propagar as alterações de nome. Por padrão, o Name AutoCorrect é ativado para todos os novos bancos de dados no Access. No entanto, se ele estiver desativado, você poderá fazer o seguinte para ativá-lo.

Ativar a opção AutoCorreção de Nome

  1. Clique em Arquivo > Opções

  2. Na caixa de diálogo Opções de Acesso , no painel esquerdo, clique em Banco de Dados Atual.

  3. Em Opções de AutoCorreção de Nome, selecione a caixa Desmarcar informações de AutoCorreção de Nome marcar e, em seguida, selecione a caixa Executar Nome AutoCorreção marcar.

  4. Se você quiser manter uma tabela que registra cada alteração executada pelo Nome AutoCorreção, selecione a caixa AutoCorreção do nome do Log marcar.

  5. Clique em OK.

  6. Para salvar suas alterações, clique em Salvar na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido.

Observação: O recurso Name AutoCorrect não é o mesmo que o recurso AutoCorreção. O recurso Name AutoCorrect corrige referências entre objetos. O recurso AutoCorreção corrige palavras ou frases com frequência incorretas.

Renomear um campo no modo de exibição Datasheet

  1. No Painel de Navegação, clique duas vezes na tabela na qual você deseja renomear o campo.

    A tabela é aberta no modo de exibição Datasheet.

  2. Clique com o botão direito do mouse no título da coluna para o campo que você deseja renomear e clique em Renomear Campo no menu de atalho.

  3. Digite o novo nome para o campo e pressione ENTER.

Renomear um campo na exibição Design

  1. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do mouse na tabela na qual você deseja renomear o campo e clique em Exibição de Design no menu de atalho.

    A tabela é aberta no modo Design.

  2. Clique na célula na coluna Nome do Campo para o campo que você deseja renomear.

    Dica: Para selecionar o nome do campo inteiro, aponte apenas para a esquerda do primeiro caractere no nome até que o ponteiro seja alterado para uma seta e clique em.

  3. Edite o texto para renomear o campo.

  4. Para salvar suas alterações, clique em Salvar na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido.

Renomear uma tabela

Você pode renomear uma tabela e a maioria dos outros objetos de banco de dados diretamente do Painel de Navegação.

  1. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do mouse na tabela que você deseja renomear e clique em Renomear no menu de atalho.

    Observação: Você deve fechar todos os objetos abertos que fazem referência à tabela antes de poder renomeá-la.

  2. Digite o novo nome e pressione ENTER.

  3. Para salvar suas alterações, clique em Salvar na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido.

Alterar o texto que aparece em um título de coluna

Um legenda é um título ou título que você pode atribuir a um campo definindo a propriedade Caption do campo. O legenda é independente do nome do campo – cada campo tem um nome de campo e também pode ter um legenda. Por exemplo, talvez você queira que seu nome de campo seja uma única palavra sem espaços inseridos. Em seguida, você pode usar a propriedade Caption para criar um nome mais descritivo que inclua espaços. O Access exibe o legenda no lugar do nome do campo na exibição Folha de dados e em rótulos e títulos em consultas, formulários e relatórios.

Se você não fornecer texto para a propriedade Caption , o nome do campo será usado por padrão.

Se você quiser alterar o nome que aparece no título para uma coluna no modo de exibição Datasheet, poderá fazê-lo sem alterar o nome do campo definindo a propriedade Caption do campo. Para alterar a propriedade Caption de um campo, faça o seguinte:

  1. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do mouse na tabela na qual você deseja alterar o legenda e clique em Design View no menu de atalho.

    A tabela é aberta no modo Design.

  2. Clique na célula na coluna Nome do Campo para o campo cuja propriedade Caption você deseja definir.

  3. Na seção inferior, em Propriedades de Campo, na guia Geral , clique em Legenda.

  4. Digite um novo legenda para o campo.

  5. Para salvar suas alterações, clique em Salvar na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido.

Na próxima vez que você abrir a tabela no modo folha de dados, o legenda em vez do nome do campo será exibido no título da coluna.

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Adicionar um campo a um formulário ou relatório

Quando você cria um banco de dados com base em um modelo, seu banco de dados conterá uma série de formulários internos, pré-atribuídos e relatórios com os quais você pode trabalhar imediatamente. Você pode descobrir, no entanto, que deseja adicionar um campo adicional a um formulário ou relatório. Ao adicionar um campo a um formulário ou relatório, você cria o que é chamado de controle.

Os controles são objetos que exibem dados, executam ações e permitem exibir e trabalhar com informações que aprimoram a interface do usuário, como etiquetas e imagens. Os controles podem ser vinculados, desvinculados e calculados.

Para obter uma lista completa dos tipos de controles que você pode usar em formulários e relatórios, consulte o artigo Introdução aos controles.

Adicionar um campo a um formulário ou relatório na exibição layout

Depois de criar um formulário ou relatório, você pode ajustar facilmente seu design trabalhando no modo de exibição layout. Usando os dados reais ao vivo como guia, você pode ajustar as larguras do campo e reorganizar os campos. Você pode colocar novos campos no formulário ou relatório e definir as propriedades para o formulário ou relatório e seus controles.

Para alternar para a exibição layout, no Painel de Navegação, clique com o botão direito do mouse no formulário ou no relatório e clique em Modo de Exibição de Layout no menu de atalho. Como alternativa, você pode clicar no botão Modo de Exibição de Layout na barra De acesso status ou clicar com o botão direito do mouse na guia documento para o formulário ou relatório e, em seguida, clicar em Modo de Exibição de Layout no menu de atalho.

Abra a folha de propriedades

  • Na guia Design, no grupo Ferramentas, clique em Folha de Propriedades.

    Atalho de teclado Pressione F4.

Você pode usar o painel Lista de Campos para adicionar campos da tabela ou consulta subjacente ao seu design. Para exibir o painel Lista de Campos , na guia Formatar , no grupo Controles , clique em Adicionar Campos Existentes. Em seguida, você pode arrastar campos diretamente do painel Lista de Campos para o design.

Exibir o painel Lista de Campos

  • Na guia Design, no grupo Ferramentas, clique em Adicionar Campos Existentes.

Adicionar um campo do painel Lista de Campos

  • Para adicionar um único campo, arraste o campo do painel Lista de Campos até a seção em que você deseja que ele seja exibido no formulário ou no relatório.

  • Para adicionar vários campos ao mesmo tempo, mantenha pressionada a tecla Ctrl e clique nos campos que você deseja. Arraste os campos selecionados para o formulário ou relatório.

Quando você solta os campos em uma seção, o Access cria um controle de caixa de texto vinculado para cada campo e coloca automaticamente um controle de rótulo ao lado de cada campo.

Para obter mais informações sobre formulários e relatórios, consulte os artigos Adicionar um campo a um formulário ou relatório, Criar um formulário no Access e Criar um relatório simples.

Adicionar um campo que armazena documentos, arquivos ou imagens

Você pode usar Access para adicionar um campo com o tipo de dados Anexo para armazenar um ou mais documentos, arquivos ou imagens. Você pode usar um campo de anexo para armazenar vários arquivos em um único campo. Você pode até armazenar mais de um tipo de arquivo nesse campo. Por exemplo, em um banco de dados de candidato ao emprego, você pode anexar um ou mais currículos, além de uma foto, ao registro de cada contato.

Adicionar um campo de anexo a uma tabela

  1. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do mouse na tabela na qual você deseja adicionar o campo e clique em Exibição de Design no menu de atalho.

    A tabela é aberta no modo Design.

  2. Na coluna Nome do Campo , clique na primeira linha em branco e digite um nome para o novo campo.

  3. Clique na célula adjacente na coluna Tipo de Dados e selecione Anexo na lista.

  4. Para salvar suas alterações, clique em Salvar na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido.

    O Access pode exibir uma mensagem que diz que você não pode desfazer suas alterações depois de salvar a tabela. Isso significa que você não pode converter o campo em outro tipo de dados, mas pode excluir o campo se achar que cometeu um erro.

  5. Clique em Sim para confirmar a alteração.

Depois de adicionar o campo Anexo à tabela, você pode usar a caixa de diálogo Anexos para adicionar documentos, arquivos ou imagens a um registro.

Adicionar um anexo a um campo

  1. No Painel de Navegação, clique duas vezes na tabela à qual você deseja adicionar o anexo.

    A tabela é aberta no modo de exibição Datasheet.

  2. Na tabela, clique duas vezes no campo anexo.

    A caixa de diálogo Anexos é exibida.

  3. Clique em Adicionar.

    A caixa de diálogo Escolher Arquivo é exibida.

  4. Use a lista Pesquisar para navegar até o arquivo ou arquivos que você deseja anexar ao registro, selecione o arquivo ou arquivos e clique em Abrir.

    Observe que você pode selecionar vários arquivos de qualquer tipo de dados com suporte.

  5. Na caixa de diálogo Anexos, clique em OK para adicionar os arquivos à tabela.

    O Access adiciona os arquivos ao campo e incrementa o número que indica os anexos de acordo.

  6. Repita essas etapas, conforme necessário, para adicionar arquivos ao campo atual ou outros campos à tabela.

Para obter mais informações sobre campos de anexo, consulte o artigo Anexar arquivos e gráficos aos registros em seu banco de dados.

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Alterar como um campo é exibido

Você pode personalizar como um campo é exibido quando ele é exibido. Por exemplo, você pode definir formatos de exibição a serem usados em todo o banco de dados, como em formulários e relatórios, ou quando uma tabela é aberta no modo folha de dados. Para definir um formato de exibição, você define a propriedade Format de um campo. A propriedade Format do campo é herdada automaticamente por novos formulários e relatórios que você cria.

Definir o formato de exibição na exibição Datasheet

  1. No Painel de Navegação, clique duas vezes na tabela que contém o campo cujo formato você deseja definir.
    A tabela é aberta no modo de exibição Datasheet.

  2. Clique no campo cujo formato de exibição você deseja definir.

  3. Na guia Campos , no grupo Formatação , clique na seta na lista suspensa ao lado de Formatar e selecione um formato.

    O campo é exibido com o novo formato de exibição.

Definir o formato de exibição na exibição Design

  1. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do mouse na tabela que contém o campo cujo formato de exibição você deseja alterar e clique em Design View no menu de atalho.

    A tabela é aberta no modo Design.

  2. Clique no campo cujo formato de exibição você deseja definir.

  3. Em Propriedades de Campo, na guia Geral , clique na caixa Formatar .

  4. Clique na lista suspensa e selecione um formato de exibição.

  5. Para salvar suas alterações, clique em Salvar na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido.

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