Aplicar um filtro para exibir a seleção de registros em um banco de dados do Access

Importante :  Este artigo foi traduzido por um sistema de tradução automática, leia o aviso de isenção de responsabilidade. Para sua referência, veja a versão em inglês deste artigo aqui.

A filtragem é uma maneira útil de ver somente os dados que você deseja exibir. É possível usar os filtros para exibir registros específicos em um formulário, um relatório, uma consulta ou uma planilha de dados, ou para imprimir somente determinados registros de um relatório, uma tabela ou uma consulta. Com a aplicação de um filtro, você pode limitar os dados em uma exibição sem alterar o design do objeto subjacente. Este artigo explica os tipos de filtros no Access e como aplicar, salvar ou remover filtros em um banco de dados cliente do Access 2010. Este artigo não se aplica à filtragem de registros em um banco de dados da Web do Access 2010.

Neste artigo

Como filtros são úteis

Selecionar e aplicar um tipo de filtro

Remover ou reaplicar um filtro

Limpar um filtro

Salvar um filtro

Como filtros são úteis

Como a exibição obtida depois que você aplicar um filtro conterá apenas registros com os valores selecionados, o restante dos dados permanecerá oculto até você limpar o filtro.

Observação : As colunas nas folhas de dados e os controles em formulários e relatórios associados a expressões não oferecem suporte à filtragem.

Existem vários tipos de filtros, e alguns deles são fáceis de aplicar e remover. O Access 2010 contém alguns filtros comuns que são criados em todas as exibições. A disponibilidade dos comandos de filtros depende do tipo e dos valores do campo.

Por exemplo, para exibir os registros de pessoas cujos aniversários caem durante um mês específico, clique na coluna DataDeNascimento, na guia Página Inicial do grupo Classificar e Filtrar, clique em Filtros de Data e selecione o período de data necessário.

Filtrando um campo de data

1. Os filtros disponíveis dependerão do tipo de dados na coluna selecionada.

2. O filtro Todas as Datas no Período ignora a parte de dia e ano dos valores de data.

Nessa exibição filtrada, você vê apenas os registros em que a parte do mês do campo DataDeNascimento está definida como Abril.

DataDeNascimento filtrada por Abril

1. O ícone de filtro no cabeçalho da coluna e a barra do navegador de registros indicam que o modo atual está filtrado pela coluna DataDeNascimento.

2. Na exibição da folha de dados, ao passar o mouse sobre o título da coluna, você vê o critério de filtragem atual.

Observação : Quando você aplica um filtro a uma coluna que já foi filtrada, o filtro anterior é removido automaticamente. Embora apenas um filtro por vez possa estar em vigor para um campo, você pode especificar um filtro diferente para cada campo na exibição.

Por exemplo, para ver os nomes de contatos que moram no Reino Unido e que fazem aniversário em abril, você pode filtrar a tabela Contatos no campo PaísRegião e também no campo DataDeNascimento. Quando você filtra vários campos em uma única exibição, os filtros são combinados usando o operador AND, da seguinte maneira:

PaísRegião = Reino Unido E mês da Data de Nascimento = Abril

Para reverter para a exibição não filtrada: remova os filtros. A remoção de um filtro desativa-o temporariamente da exibição, para que você possa retornar à exibição original não filtrada.

Para alternar entre exibições filtradas e não filtradas: no grupo Classificar e Filtrar da guia Página Inicial, clique em Alternar filtro.

Remover permanentemente um filtro de um modo de exibição: limpar o filtro. Para saber como limpar filtros, consulte a seção Limpar um filtro.

As configurações do filtro permanecerão em vigor até que você feche o objeto, mesmo que você alterne para outra exibição do objeto. Ou seja, se você filtrar um formulário no modo Folha de Dados, as configurações do filtro ainda terão efeito mesmo que você alterne para o modo Formulário ou Layout e assim permanecerão até que você feche o formulário. Se você salvar o objeto enquanto o filtro estiver aplicado, ele ficará disponível na próxima vez que você abrir o objeto. Para aprender a salvar um filtro, consulte Salvar um filtro, neste artigo.

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Selecionar e aplicar um tipo de filtro

Você pode selecionar diversos filtros prontos para uso para um tipo de dados. Esses filtros estão disponíveis como comandos de menu nos seguintes modos: Folha de Dados, Formulário, Relatório e Layout. Além desses filtros, é possível filtrar um formulário ou uma folha de dados preenchendo um formulário (denominado Filtrar por Formulário).

Se desejar ter mais flexibilidade e não tiver problemas em escrever expressões, você pode criar seus próprios filtros usando as opções na guia de documento Filtro.

Selecione entre os seguintes tipos de filtros:

Filtros comuns: Para filtrar por valores específicos ou por um intervalo de valores.

Filtrar por Seleção: para filtrar todas as linhas de uma tabela que contêm um valor correspondente a um valor selecionado em uma linha por meio da filtragem do modo de folha de dados.

Filtrar por formulário: Para filtrar em vários campos em um formulário ou folha de dados ou se você estiver tentando localizar um registro específico.

Filtro avançado: para filtrar o tipo em que você define critérios de filtragem personalizados.

Observação : Se você não vir os comandos de filtro em qualquer um dos modos de exibição, o designer do formulário ou banco de dados pode ter desabilitado filtragem. Contate o designer para obter assistência.

Filtros comuns

À exceção dos campos Objeto OLE e dos campos que exibem valores calculados, todos os tipos oferecem filtros comuns. A lista de filtros disponíveis depende do tipo de dados e dos valores do campo selecionado.

Clique com o botão direito do mouse no campo que deseja filtrar. Para filtrar em diversos controles ou colunas, é necessário selecionar e filtrar cada controle ou coluna separadamente ou usar uma opção de filtro avançado. Consulte as seções Filtrar por formulário e Filtros avançados neste artigo para obter mais informações.

Por exemplo, para ver os filtros disponíveis para o campo Data de nascimento, na Home guia na grupo Classificar e filtrar, clique em filtro

Filtros de data comuns
Exemplo de filtros de data comuns

1. Para filtrar por valores específicos, use a lista da caixa de seleção. Ela exibe todos os valores que estão exibidos no campo atualmente.

2. Para filtrar por um intervalo de valores, clique em um desses filtros e especifique os valores necessários. Por exemplo, para ver aniversários entre a data atual e o final do ano, clique em Entre e especifique as datas de início e de término apropriadas na caixa de diálogo Entre. Para ver todos os aniversários em uma data específica, clique nela, e todos os aniversários nessa data específica serão exibidos.

É importante observar que os valores de um campo de data têm um impacto na lista de filtros específicos para o tipo. Se o valor de data mais recente em um campo de data estiver dentro dos dois últimos anos, você verá uma lista de filtro maior e mais detalhada. Se nenhuma das datas em um campo tiver menos de dois anos, você verá a lista de filtro mais curta.

Listas de filtros comuns de datas abreviadas e por extenso
Listas de filtros comuns de datas abreviadas e por extenso

Observação : Os filtros específicos de tipo não estão disponíveis para campos Sim/Não, objeto OLE e anexos. A lista de valores não está disponível para campos memorando ou para campos contendo rich text.

Aplicar um filtro comum

  1. Abra uma tabela, uma consulta, um formulário ou um relatório em qualquer um dos seguintes modos: Folha de Dados, Formulário, Relatório ou Layout.

  2. Certifique-se de que a exibição já não é filtrada. Na barra de ferramentas Seletor de registro, verifique se tanto o não filtrado ou o esmaecido ícone de Filtro não está presente.

    Dica : Para remover todos os filtros de um determinado objeto, na Home guia na grupo Classificar e filtrar, clique em Avançado e clique em Limpar todos os filtros.

  3. Clique em qualquer lugar na coluna ou controle que corresponde ao primeiro campo que você deseja filtrar e, na Home guia na grupo Classificar e filtrar, clique em filtro

Aplicar um filtro comum: aponte para texto (ou número ou Data ) filtros e clique no filtro desejado. Como os filtros é igual a e entre solicitar que você insira os valores necessários.

Dica : Determinados caracteres, tais como *, % e 2 _, têm um significado especial quando especificada em uma caixa de texto de filtro. Por exemplo, * representa uma cadeia de caracteres, portanto a cadeia de caracteres uma * corresponderão qualquer cadeia de caracteres que começa com ume não apenas a cadeia de caracteres literal um *. Para desconsiderar o significado especial de um caractere, coloque-o entre colchetes [], assim: um [*]. Tratam de bancos de dados que usam o padrão ANSI-89 *, 2 _, [,],!, - e # como caracteres especiais. Bancos de dados que usam o padrão ANSI-92 tratam %, _, [,], ^ e - como caracteres especiais. Você pode usar qualquer um dos padrão com o Access, mas você não pode misturar os dois padrões (por exemplo, ?a*) em uma expressão de determinado..

Aplicar um filtro com base em valores de campo: desmarque as caixas de seleção ao lado de valores em que você não deseja filtrar e clique em OK.

Para filtrar em uma ou apenas alguns dos valores em uma lista longa, primeiramente, limpe o (Selecionar tudo) caixa de seleção e selecione os valores desejados.

Para filtrar valores nulos (um valor nulo indica ausência de dados) no texto, número e campos de data: na lista da caixa de seleção, desmarque o (Selecionar tudo) caixa de seleção e marque a caixa de seleção próxima ao (em branco).

Filtrar por Seleção

Para ver todas as linhas em uma tabela que contenham um valor correspondente ao valor em uma linha, você pode filtrar rapidamente o modo de folha de dados selecionando um valor específico e, em seguida, clicando no comando Seleção. A lista suspensa exibe as opções de filtragem disponíveis. Essas opções podem variar dependendo do tipo de dados do valor selecionado. Outra maneira de acessar as opções do filtro de seleção é clicar com o botão direito do mouse na célula específica.

Por exemplo, se o valor 21/2/1967 estiver selecionado no campo Data de Nascimento, na guia Página Inicial, clique em Seleção no grupo Classificar e Filtrar para exibir os comandos de Filtrar por Seleção e, em seguida, selecione sua opção de filtragem.

Lista de filtro com base em seleção

A lista dos comandos também depende de quanto do valor está selecionado. Por exemplo, ao selecionar somente alguns dos caracteres no valor, você verá uma lista diferente de comandos, dependendo da parte do campo selecionada.

filtros baseados em um campo parcialmente selecionado

1. Filtro usando o início de um valor de campo...

2. ...o meio de um valor de campo...

3. ...ou o final de um valor de campo.

Observação : Filtragem em uma seleção parcial não está disponível para campos de múltiplos valores. O comando de seleção não está disponível para os anexos.

Para remover um filtro, no grupo Classificar e Filtrar da guia Página Inicial, clique em Alternar Filtro, ou clique em Avançado e em Limpar Todos os Filtros.

Aplicar um filtro com base em uma seleção

  1. Abra uma tabela, uma consulta, um formulário ou um relatório em qualquer um dos seguintes modos: Folha de Dados, Formulário, Relatório ou Layout.

  2. Certifique-se de que a exibição já não é filtrada. Na barra de ferramentas Seletor de registro, verifique se tanto o não filtrado ou o esmaecido ícone de Filtro não está presente.

  3. Vá até o registro contendo o valor que você deseja usar como parte do filtro e clique dentro da coluna (no modo Folha de Dados) ou do controle (no modo Formulário, Relatório ou Layout).

Para filtrar com base em uma seleção parcial; Selecione os caracteres que você deseja, na Home guia na grupo Classificar e filtrar, clique em seleção e clique no filtro que você deseja aplicar.

Filtrar por formulário

Esse filtro é útil quando você deseja filtrar diversos campos de um formulário ou de uma folha de dados, ou se você estiver tentando encontrar um registro específico. O Access cria um formulário ou uma folha de dados em branco semelhante ao formulário ou à folha de dados original e permite que você preencha o número de campos desejado. Quando você tiver terminado, o Access localizará os registros que contenham os valores especificados.

Observação : Você não pode especificar valores de campo para campos muiltivalorados usando filtrar por formulário, nem para campos com tipo de dados Memorando, Hiperlink, Sim/Não, ou Objeto OLE, embora você possa especificar valores para outros campos no conjunto de registros.

Por exemplo, se quiser encontrar todos os registros de Clientes que possuam como pessoa de contato o título Proprietário e essa pessoa estiver em Portland ou em Eugene, abra a folha de dados ou o formulário Clientes e clique em Avançado, no grupo Classificar e Filtrar da guia Página Inicial, e clique em Filtrar por Formulário.

Insira o primeiro conjunto de valores, clique na guia Ou na parte inferior da folha de dados ou do formulário e insira o próximo conjunto de valores. Se quiser que um valor de campo opere como um filtro independentemente de outros valores de campo, você deverá inserir esse valor na guia Pesquisar e em cada guia Ou. Cada guia Ou representa um conjunto alternado de valores de filtro.

Para ver apenas os registros correspondentes à a entrada:    Na guia Página Inicial, no grupo Classificar e Filtrar, clique em Alternar Filtro.

Aplicar um filtro preenchendo um formulário

  1. Abra uma tabela ou uma consulta no modo Folha de Dados ou um formulário no modo Formulário.

  2. Verifique se que a exibição já não é filtrada. Na barra de ferramentas Seletor de registro, verifique se tanto o não filtrado ou o esmaecido ícone de Filtro não está presente.

  3. No Home guia na grupo Classificar e filtrar, clique em Avançado e clique em Filtrar por formulário no menu de atalho.

  4. Dependendo do modo de exibição em que você estiver trabalhando, Folha de Dados ou Formulário, siga um dos procedimentos abaixo:

    Modo folha de dados: Clique na primeira linha da coluna na qual você deseja filtrar, clique na seta exibida e, em seguida, selecione um valor. Para adicionar valores adicionais, basta clicar na ou guia na parte inferior da folha de dados e selecione outro valor.

    Modo formulário: clique na seta que aparece no controle e selecione um valor pelo qual filtrar. Para adicionar valores adicionais, clique na ou guia na parte inferior do formulário e selecione outro valor.

    Dicas : Você não pode especificar valores de campo para campos de múltiplos valores usando o filtro por formulário, mas você pode especificar valores de um campo não múltiplos valores no conjunto de registros.

    • Para especificar uma lista de valores possíveis para um campo, use o operador or. Por exemplo, especifique "Portland" or "Oregon" no campo Cidade para filtrar registros contendo um desses valores.

    • Para filtrar com base no status de um controle, como uma caixa de seleção ou um botão, clique no controle de modo que ele fique no estado em que você deseja. Para retornar o controle para uma posição neutra, de modo que ele não seja usado como um critério para filtrar registros, certifique-se de que ele esteja indisponível (aparece esmaecido).

    • Para filtrar registros que têm nula (ausentes), não nulas, em branco (vazia ou ""), ou valores não vazias, tipo É nulo, Não é nulo, "", ou não "" no campo.

  5. Se quiser especificar dois conjuntos alternativos de critérios, para ver apenas os nomes de contatos cujo valor de PaísRegião seja EUA e cujos aniversários sejam em abril, execute um dos seguintes procedimentos:

    • Para recuperar todos os registros que atendam a qualquer um dos vários conjuntos de critérios, especifique os critérios digitando o primeiro conjunto de critérios, clique na ou tab e insira o próximo conjunto de critérios. Observe que, se você quiser um valor de campo para operar como um filtro independentemente dos outros valores de campo, você deve inserir esse valor na guia Procurar e cada ou tab. Em outras palavras, o guia Procurar e cada guia ou representa um conjunto alternativo de valores de filtro.

    • Observe também que cada vez que você adiciona um critério de campo para a guia ou, Access cria outro guia ou. Isso permite especificar vários critérios de "ou". O filtro retorna qualquer registro que contém todos os valores especificados na guia Procurar ou todos os valores especificados na primeira guia ou ou todos os valores especificados na segunda guia ou e assim por diante.

Para remover um filtro e mostrar todos os registros, clique em Alternar filtro novamente.

Para modificar um filtro por formulário, clique em Avançado, clique Filtrar por formulário novamente. O conjunto de critérios de filtro atual é exibido.

Filtro Avançado

De vez em quando, é possível que você opte por aplicar um filtro do tipo avançado e tenha que gravar o critério de filtragem por conta própria. Por exemplo, para localizar registros contendo datas que ocorrem durante os últimos sete dias ou nos últimos seis meses.

O uso de filtros avançados exige expressões de gravação. Expressões são semelhantes a fórmulas do Excel e aos critérios especificados durante a criação de uma consulta.

Um exemplo de situação em que você pode usar um filtro avançado é para localizar os nomes dos contatos que fazem aniversário durante os últimos sete dias. Depois de aplicar um filtro avançado, é possível limitar ainda mais os resultados àqueles cujo país/região é EUA.

Aplicar um filtro avançado

  1. Abra uma tabela, uma consulta, um formulário ou um relatório em qualquer um dos seguintes modos: Folha de Dados, Formulário, Relatório ou Layout.

  2. Certifique-se de que o modo de exibição não esteja filtrado. Na barra do navegador de registros, verifique se Sem Filtro aparece esmaecido (está indisponível). Se a barra do navegador de registros não estiver visível, clique em Avançado no grupo Classificar e Filtrar na guia Início e, em seguida, clique em Limpar Todos os Filtros (se Limpar Todos os Filtros aparecer esmaecida, não há filtros ativos).

  3. No Home guia na grupo Classificar e filtrar, clique em Avançado e clique Filtrar/classificar avançado no menu de atalho.

  4. Adicione à grade os campos que você deseja filtrar.

  5. Na linha Critérios de cada campo, especifique um critério. Os critérios são aplicados como um conjunto e apenas os registros que correspondam a todos os critérios da linha Critérios serão exibidos. Para especificar critérios alternativos para um único campo, digite o primeiro critério na linha Critérios e o segundo critério na linha Ou e assim sucessivamente.

    Dicas : O conjunto de critérios inteiro na linha Ou é aplicado como uma alternativa ao conjunto de critérios na linha Critério. Todos os critérios que você quiser aplicar a ambos os conjuntos de critérios devem ser digitados nas linhas Critério e Ou. Clique em Alternar Filtro para ver as linhas filtradas.

    É uma boa maneira de aprender a criar critérios aplicar um filtro comum ou um filtro com base na seleção que produz um resultado que for próximo o que você está procurando. Em seguida, com o filtro aplicado ao modo de exibição, exibir o guia de objeto de filtro

Comandos especiais na guia de documento Filtro

Dois comandos especiais estão disponíveis para você no guia de documento do filtro. Quando você clica em qualquer lugar acima da grade de design na guia, o carga de consulta e comandos de Salvar como consulta estão disponíveis no menu de atalho.

Opções especiais de filtro

O comando Carregar da Consulta carrega na grade o design de uma consulta selecionada. Isso permite que você use os critérios da consulta como critérios de filtro.

O comando Salvar como Consulta permite salvar as configurações de filtro como uma nova consulta.

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Remover ou reaplicar um filtro

Para mudar para a exibição de dados não filtrada, remova os filtros clicando em Filtrado na barra do navegador de registros para reverter ao modo de exibição completo.

Quando você remove os filtros atuais, eles são temporariamente desativados em todos os campos no modo de exibição. Por exemplo, se você primeiro aplicar os filtros nos campos PaísRegião e DataDeNascimento e depois remover os filtros, você verá todos os registros novamente.

Para reaplicar os filtros mais recentes, clique em Não Filtrado, na barra do navegador de registros.

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Limpar um filtro

Limpe um filtro quando não precisar mais dele. Isso o exclui da exibição, e não é mais possível reaplicá-lo clicando em Não Filtrado na barra de status. Você pode limpar um único filtro de um único campo ou limpar todos os filtros de todos os campos na exibição.

  • Para limpar um único filtro de um único campo: clique com o botão direito do mouse na coluna ou no controle e clique em Limpar filtro de nome do campo.

  • Para limpar todos os filtros de todos os campos: na Home guia na grupo Classificar e filtrar, clique em Avançado e clique em Limpar todos os filtros no menu de atalho.

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Salvar um filtro

Pode ser útil salvar um filtro se você for usá-lo novamente. As configurações de filtro em vigor são salvas automaticamente com o objeto e ficam disponíveis para serem reaplicadas. Contudo, por padrão, as configurações de filtro não são aplicadas automaticamente quando o objeto é reaberto.

Para garantir que os filtros atuais são aplicados automaticamente quando próxima vez que abrir uma tabela, consulta, formulário ou relatório, da folha de propriedades do objeto, defina o objeto propriedade FilterOnLoad para Sim. A propriedade FilterOnLoad é aplicada na próxima vez que você abre o objeto. Sempre que você altera essa configuração, você deve fechar o objeto e reabri-lo para aplicar a nova configuração.

Observação : O configuração de propriedade FilterOnLoad só é aplicada quando o objeto carregado. Definir esta propriedade para um objeto no modo Design e, em seguida, alternar para outro modo de exibição não fará com que a configuração seja aplicada. Você deve fechar e reabrir o objeto para alterações a FilterOnLoad configuração de propriedade entrem em vigor..

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