Aplicar ou remover uma política de exclusão de documentos de um site

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Com frequência, as organizações estão sujeitas a regulamentações de conformidade, legais ou outras que exigem que elas retenham documentos por um determinado período. No entanto, reter os documentos por mais tempo do que o necessário poderá expor a organização a riscos legais. Por esse motivo, sua organização pode ter criado uma política de exclusão de documentos para seu site. Por exemplo, pode ser necessário que documentos comerciais gerais sejam excluídos cinco anos após sua criação.

Dependendo da sua organização, uma política de exclusão de documentos pode ser:

  • Obrigatória    O proprietário do site não pode recusar uma política obrigatória, que é automaticamente aplicada ao site.

  • Padrão    Uma política padrão é automaticamente aplicada a um site, mas o proprietário do site pode:

    • Escolher outra política, se disponível.

    • Recusar totalmente a política caso ela não seja relevante ao conteúdo do site.

  • Nem obrigatória nem padrão    Neste caso, nenhuma política será automaticamente aplicada ao site, e o proprietário do site precisará tomar ação para aplicar uma.

Uma política de exclusão de documentos pode conter mais de uma regra — por exemplo, uma regra poderia dizer para excluir documentos um ano após sua criação, mas outra regra poderia dizer para excluir documentos um ano após a última modificação. Se uma política contiver mais de uma regra, você poderá selecionar a regra que melhor se aplique ao seu site. A regra de exclusão será aplicada a todas as bibliotecas no site. Somente uma política e uma regra poderão estar ativas em um site ao mesmo tempo. Como uma política, uma regra pode ser definida como padrão, de forma a ser automaticamente aplicada quando a política for aplicada.

Por fim, as políticas de exclusão de documentos são herdadas. Quando você seleciona uma política ou uma regra para seu site, essa seleção é herdada por todos os subsites, embora o proprietário de um subsite possa interromper a herança ao selecionar uma política ou regra diferente. Quando você selecionar uma política ou uma regra, considere o conteúdo de qualquer subsite abaixo de seu site.

Exibir as políticas de exclusão de documentos disponíveis em um conjunto de sites

Sua organização pode atribuir políticas diferentes a conjuntos de sites diferentes. No nível do conjunto de sites, o proprietário de um conjunto de sites pode exibir todas as políticas de exclusão de documentos disponíveis para aquele conjunto de sites. As políticas pode ter sido disponibilizadas para o modelo de conjunto de sites (e, portanto, para todos os conjuntos de sites criados a partir desse modelo) ou para este conjunto de sites específico.

  1. No site de nível superior no conjunto de sites, no canto superior direito, escolha Configurações [ícone de engrenagem] > Configurações do Site.

  2. Em Administração do Conjunto de Sites > Políticas de Exclusão de Documentos.

    Observação : O link Política de Exclusão de Documentos não aparecerá a menos que tenham sido atribuídas políticas ao conjunto de sites. Além disso, o link não aparece imediatamente depois que políticas tiverem sido atribuídas ao site — pode demorar até 24 horas desde a atribuição das políticas até o aparecimento do link Políticas de Exclusão de Documentos.

  3. Nesta página, você pode exibir:

    • As políticas atribuídas no momento e as regras associadas. Selecione uma política para exibir as regras no painel direito.

    • A política padrão, se houver, exibe Sim na coluna Padrão.

    • Uma mensagem será exibida abaixo da lista caso a política tenha sido atribuída como Obrigatória.

Essa lista é somente para exibição, para que o proprietário de conjunto de sites veja todas as políticas e regras disponíveis. Para aplicar uma política, consulte a próxima seção.

Exibição das políticas de exclusão de documentos atribuídas a um conjunto de sites

Aplicar ou remover uma política de exclusão de documentos de um site

Como proprietário do site ou proprietário de conjunto de sites, sua organização pode ter criado políticas que você poderá aplicar a seu site ou recusar inteiramente.

  1. No canto superior direito, escolha Configurações [ícone de engrenagem] > Configurações do Site.

  2. Em Administração do Site > Políticas de Exclusão de Documentos.

    Observação : O link Política de Exclusão de Documentos não aparecerá a menos que tenham sido atribuídas políticas ao conjunto de sites. Além disso, o link não aparece imediatamente depois que políticas tiverem sido atribuídas ao site — pode demorar até 24 horas desde a atribuição das políticas até o aparecimento do link Políticas de Exclusão de Documentos.

  3. Siga um destes procedimentos:

    • Para aplicar uma política     Selecione uma política > selecione uma regra nessa política > Salvar.

      Somente uma política e uma regra poderão estar ativas em um site ao mesmo tempo. Sua organização pode oferecer várias opções de políticas e de regras ou somente uma política ou uma regra.

      Selecione a opção de política

    • Para recusar uma política    Escolha Recusar: Não Excluir > Salvar.

      Como proprietário do site, você poderá recusar uma política de exclusão de documentos se determinar que a política não é aplicável ao conteúdo de seu site. No entanto, você não poderá recusar uma política que tenha sido marcada como Obrigatória.

      Opção opt-Out

As políticas de exclusão de documentos substituem outras políticas

Um site pode usar outras políticas de retenção e exclusão de conteúdo:

  • Políticas de tipo de conteúdo para o conjunto de sites.

  • Políticas de gerenciamento de informações para uma lista ou biblioteca.

Se você aplicar uma política de exclusão de documentos a um site que já use políticas de tipo de conteúdo ou políticas de gerenciamento de informações para uma lista ou biblioteca, essas políticas serão ignoradas enquanto a política de exclusão de documentos estiver em vigor. Caso outras políticas sejam ignoradas, você verá a mensagem "O conteúdo deste site usa Políticas de Exclusão de Documentos".

Isso significa que você deve planejar para que um site use somente políticas destinadas a conteúdo estruturado (políticas de gerenciamento de informações e políticas de tipo de conteúdo) ou a conteúdo não estruturado (políticas de exclusão de documentos), e não ambas. Caso você recuse uma política de exclusão de documentos, o aviso não será exibido e outros tipos de políticas continuarão a funcionar.

As políticas de site não são afetadas por políticas de exclusão de documentos.

Determinar se as políticas de tipo de conteúdo estão sendo ignoradas

Se o seu site estava usando políticas de tipo de conteúdo e agora você vê essa mensagem, essas políticas não estarão mais em vigor. Para restaurar as políticas de tipo de conteúdo, você poderá remover a política de exclusão de documentos do seu site, como descrito anteriormente, caso haja uma opção de recusa disponível. Se não houver opção de recusa, a política de exclusão de documentos é obrigatória e você precisará entrar em contato com o encarregado da conformidade de sua organização.

  1. No canto superior direito, escolha Configurações [ícone de engrenagem] > Configurações do Site.

  2. Em Administração do Site > Modelos de Política de Tipo de Conteúdo.

    Aviso no site que estão sendo usadas políticas de exclusão de documento

Determinar se as políticas de gerenciamento de informações estão sendo ignoradas

Se o seu site estava usando políticas de gerenciamento de informações e agora você vê essa mensagem, essas políticas não estarão mais em vigor. Para restaurar as políticas de gerenciamento de informações, você poderá remover a política de exclusão de documentos do seu site, como descrito anteriormente, caso haja uma opção de recusa disponível. Se não houver opção de recusa, a política de exclusão de documentos é obrigatória e você precisará entrar em contato com o encarregado da conformidade de sua organização.

  • Para uma lista ou biblioteca, na guia > Biblioteca da Faixa de Opções > Configurações da Biblioteca > sob Permissões e Gerenciamento > Configurações de Política de Gerenciamento de Informações.

    Aviso no site que estão sendo usadas políticas de exclusão de documento

Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

Consulte Também

Visão geral das políticas de exclusão de documento

Criar uma política de exclusão do documento

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