Análise de valor agregado, para nós

O valor agregado é um poderoso recurso de controle e orçamento no Project. Mesmo com a grande quantidade de acrônimos assustadores que o definem (como AC, VA, TPI, EV e semelhantes), ele não é especialmente complicado. O valor agregado ajuda você a responder a perguntas do tipo "Observando a quantidade de trabalho concluída até agora neste projeto, quanto dinheiro nós já gastamos supostamente?", que desencadeia outras perguntas do tipo "Conseguiremos terminar a tempo?".

Um exemplo simples    Você está trabalhando em um projeto de jardinagem para 10 casas em uma rua sem saída e espera concluir esse projeto em 10 meses. Além disso, é necessário terminar um jardim de cada casa por mês. Vamos observar agora alguns dos detalhes desse projeto.

  • $10.000 é o seu orçamento total para todas as 10 casas.

  • Cada casa tem um orçamento de $1.000, o que significa que você planeja gastar $1.000 por mês no projeto inteiro. Isso inclui o dinheiro gasto com plantas, ferramentas e um jardineiro.

  • Você solicita um relatório ao seu contador depois de 2 meses decorridos. O contador informa que foram gastos $1.500 no projeto até agora. Você pensa: "Ótimo, estou economizando dinheiro".

  • Em seguida, você percebe seu erro. Depois de 2 meses, 20% do projeto já deveriam ter sido concluídos, pois 2 meses correspondem a 20% dos 10 meses que você originalmente planejou gastar com o projeto. Porém, apenas 1 jardim e meio estão prontos, e não 2.

  • Portanto, depois de 2 meses, você deveria ter gasto 20% X $10.000 (ou $2.000) no projeto para concluí-lo dentro do prazo, e 2 jardins já deveriam estar prontos, e não $1.500 para 1 jardim e meio. Agora, você percebe que está na verdade atrasado. Chegou a hora de ter uma conversa com o jardineiro!

Aqui está o truque (e a grande vantagem) do valor agregado. Ele combina tempo com dinheiro, pois multiplica a moeda pelo tempo agendado (ou porcentagem concluída, no jargão dos gerentes de projeto profissionais).

A lição?    "Tempo é dinheiro", com diz o velho ditado. Mas ainda é cedo para mostrar suas façanhas com o valor agregado. Continue lendo este artigo. . .

Mais sobre valor agregado

Exibir o valor agregado

Usando relatórios

Usando modos de exibição

Interpretar o valor agregado

Alguns conselhos sobre o uso do valor agregado

Leituras adicionais

Exibir o valor agregado

O Project mostra informações sobre valor agregado de duas maneiras: com exibições e relatórios. Mas primeiro, você precisa fazer algumas coisas a fim de configurar o valor agregado para geração de relatórios.

Usando relatórios

  1. Clique em Projeto > Relatórios > Mais Relatórios.

  2. Clique em Custos e em Valor Agregado.

Usando exibições

  1. Clique em Exibir > Tabela e, em seguida, em Mais Tabelas.
    imagem de Mais Tabelas

  2. Na lista Tabelas, clique em Valor Agregado, Indicadores de Custo de Valor Agregado ou Indicadores de Cronograma do Valor Agregado.
    Se não tiver certeza de qual tabela usar, simplesmente selecione Valor Agregado.

  3. Clique em Aplicar.

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Interpretar o valor agregado

A raiz da análise de valor agregado inclui três valores-chave que você precisa conhecer pelos menos para usar o valor agregado.

Valor planejado (PV)    Também conhecido pelo acrônimo COTA (custo orçado do trabalho agendado).

Este é o custo orçado (ou de linha de base) das tarefas estimadas no início do plano do projeto, com base nos custos dos recursos atribuídos a essas tarefas, além de quaisquer custos fixos associados a elas, até a data de status que você escolher.

Por exemplo, o orçamento total planejado para uma tarefa de 4 dias é de $100, começando em uma segunda-feira. Se você definir a data de status para a quarta-feira seguinte, verá que o PV é de $75. No entanto, com esse valor, não há como saber até que ponto o projeto está dando certo.

Custo Real (AC)    Também conhecido pelo acrônimo CR.

Este é o custo real necessário para concluir todas as tarefas, ou uma parte delas, até a data de status. Por exemplo, se a tarefa de 4 dias acabar resultando em um custo total de $35 durante cada um dos dois primeiros dias, o AC desse período será de $70 (embora o PV ainda seja de $75).

No entanto, com esse valor, não há como saber até que ponto o projeto está dando certo. Por exemplo, se você planejou concluir uma parcela muito maior do trabalho com os mesmos $70, esse cenário não parece nada bom. Você precisa conhecer (adivinhe!) o valor agregado para avaliar completamente a eficácia do seu projeto.

Valor Agregado (EV)    Também conhecido pelo acrônimo VA

Este é o valor do trabalho realizado até a data de status, medido com base na moeda.

Por exemplo, se depois de 2 dias 60% do trabalho em uma tarefa tiverem sido concluídos, a expectativa é de que você tenha gasto 60 % do orçamento total da tarefa, ou $60. Se você acabar descobrindo que gastou $80, é possível dizer com segurança que o orçamento estourou, e a tarefa está atrasada. Ai!

Um tema importante que gira em torno desses termos comuns de valor agregado é a data de status. A análise de valor agregado parte do princípio de que você quer visualizar o progresso do seu projeto até um tempo específico escolhido.

Como uma imagem vale por mil palavras, vamos observar esse cenário graficamente. Veja a seguir um gráfico que mostra um acúmulo de custos constante no decorrer de um projeto. A linha pontilhada mostra despesas constantes ao longo do projeto.

Imagem de valor agregado

Após o início do trabalho no projeto, um gráfico dos valores-chave da análise de valor agregado pode ter a seguinte aparência.

Imagem de valor agregado

A data de status determina os valores calculados pelo Project. O custo real (AC) desse projeto excedeu o custo orçado. O valor agregado (EV) reflete o valor real do trabalho realizado. Nesse caso, o valor do trabalho realizado é menor que a quantia gasta para concluir esse trabalho.

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Alguns conselhos sobre o uso do valor agregado

Faça isto

Como

Tome medidas rapidamente

Quando mais cedo no ciclo de vida de um projeto você identificar discrepâncias entre custos reais, custos orçados e o valor agregado, mais prontamente será possível tomar medidas para remediar o problema.

Trabalhe mais

Falar é fácil, fazer é outra história. Quanto maior a parcela de trabalho que você conseguir concluir antes da próxima data de status para a determinação do valor agregado, melhores serão os resultados. Talvez não adiante contratar mais trabalhadores, mas sim contratar trabalhadores mais baratos. Ou talvez você precise investigar pessoalmente para descobrir por que os trabalhadores não estão sendo mais produtivos. Ou talvez o problema esteja relacionado aos gerentes encarregados de fornecer um maquinário que requer um nível de manutenção maior do que o esperado. Vários podem ser os motivos, mas o ponto central é que usar uma "abordagem de números" com o valor agregado ajudará você a identificar tendências negativas.

Trabalhe de forma mais eficiente

Não vá atrás de problemas de produtividade em tarefas menos importantes do que outras. Confira primeiro o tópico sobre tarefas no caminho crítico para conhecer o melhor impacto sobre números positivos de valor agregado.

Execute novamente seus relatórios

Uma análise do valor agregado no final de um projeto tem muito pouco valor. Os problemas no seu projeto surgiram provavelmente muito antes, e é possível que o impacto de resolvê-los tenha resultado em altos custos e grande frustração da sua equipe, do gerente e de todos os outros envolvidos. Cultive o hábito de executar relatórios de valor agregado mensalmente, isso se você realmente planeja executá-los.

Não se preocupe muito cedo com as coisas

Se você perceber problemas muito cedo no projeto, talvez eles estejam relacionados a aumentos de custo, despesas com treinamento, reunião do pessoal, colaboração inicial intensa (mas necessária) com a sua equipe e outras tarefas de administração interna. Não ignore esses sinais iniciais de problema, mas talvez seja possível entendê-los melhor no início do projeto, e não mais tarde.

Leituras adicionais

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