Alterar a duração da retenção para uma caixa de correio inativa no Office 365

Uma caixa de correio inativa é usada para reter o email de um funcionário antigo depois que ele se desliga da organização. Uma caixa de correio se torna inativa quando uma Retenção de Litígio, uma Bloqueio In-loco, uma política de retenção do Office 365 ou um bloqueio que está associado a um caso de Descoberta Eletrônica é colocado na caixa de correio, e a conta de usuário correspondente do Office 365 é excluída. O conteúdo de uma caixa de correio inativa é mantido pelo tempo de retenção que foi estabelecido na caixa de correio antes de ela ter se tornado inativa. A duração da retenção define por quanto tempo os itens na pasta Itens Recuperáveis são mantidos. Quando o tempo de retenção expira para um item na pasta Itens Recuperáveis, o item é permanentemente excluído (apagado) da caixa de correio inativa. Depois que uma caixa de correio for inativada, você poderá alterar a duração da retenção ou a política de retenção do Office 365 atribuída à caixa de correio inativa.

Importante : Adiamos o prazo de 1º de julho de 2017 para descontinuar a criação de novos Bloqueios In-Loco para tornar uma caixa de correio inativa. Mas, ainda este ano ou no início do próximo ano, você não poderá criar novos Bloqueios In-loco no Exchange Online. Nesse momento, somente retenções de litígio e políticas de retenção do Office 365 poderão ser usadas para criar uma caixa de correio inativa. No entanto, as caixas de correio inativas existentes que estiverem no Bloqueio In-Loco ainda terão suporte, e você poderá continuar a gerenciar os Bloqueios In-Loco em caixas de correio inativas. Isso inclui a alteração da duração de um Bloqueio In-Loco e exclusão permanente de uma caixa de correio inativa por meio da remoção do Bloqueio In-Loco.

Antes de começar

  • É preciso usar o PowerShell do Exchange Online para alterar a duração de retenção de uma Retenção de Litígio em uma caixa de correio inativa. Não é possível usar o EAC (Centro de administração do Exchange). Mas pode usar o PowerShell do Exchange Online ou o EAC para alterar a duração de retenção de um Bloqueio In-loco. Você pode usar o Centro de Conformidade e Segurança do Office 365 ou o PowerShell do Centro de Conformidade e Segurança para alterar a duração de retenção de uma política de retenção do Office 365.

  • Para se conectar ao PowerShell do Exchange Online ou ao PowerShell do Centro de Conformidade e Segurança, confira um dos seguintes tópicos:

  • Observe que as retenções associadas aos casos de Descoberta Eletrônica são retenções infinitas, o que significa que não há duração de retenção que possa ser alterada. Os itens são mantidos para sempre ou até que a retenção seja removida e a caixa de correio inativa seja excluída.

  • Confira mais informações sobre caixas de correio inativas em Caixas de correio inativas no Office 365.

Etapa 1: identificar as retenções em uma caixa de correio inativa

Como diferentes tipos de retenção ou uma ou mais políticas de retenção do Office 365 podem ser colocadas em uma caixa de correio inativa, a primeira etapa é identificar as retenções em uma caixa de correio inativa.

Execute o comando a seguir no PowerShell do Exchange Online a fim de exibir as informações de retenção para todas as caixas de correio inativas em sua organização.

Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly | FL DisplayName,Name,IsInactiveMailbox,LitigationHoldEnabled,LitigationHoldDuration,InPlaceHolds

O valor de True para a propriedade LitigationHoldEnabled indica que a caixa de correio inativa está em Retenção de Litígio. Se um Bloqueio In-loco, Bloqueio de Descoberta Eletrônica ou política de retenção do Office 365 for colocado em uma caixa de correio inativa, um GUID para a retenção ou a política de retenção será exibido como o valor da propriedade InPlaceHolds. Por exemplo, veja a seguir os resultados para quatro caixas de correio inativas.

DisplayName           : Ann Beebe
Name                  : annb
IsInactiveMailbox     : True
LitigationHoldEnabled : True
LitigationHoldDuration: 365.00:00:00
InPlaceHolds          : {}
...
DisplayName           : Pilar Pinilla
Name                  : pilarp
IsInactiveMailbox     : True
LitigationHoldEnabled : False
LitigationHoldDuration: Unlimited
InPlaceHolds          : {c0ba3ce811b6432a8751430937152491}
...
DisplayName           : Mario Necaise
Name                  : marion
IsInactiveMailbox     : True
LitigationHoldEnabled : False
LitigationHoldDuration: Unlimited
InPlaceHolds          : {}
...
DisplayName           : Carol Olson
Name                  : carolo
IsInactiveMailbox     : True
LitigationHoldEnabled : False
LitigationHoldDuration: Unlimited
InPlaceHolds          : {mbxcdbbb86ce60342489bff371876e7f224}
...
DisplayName           : Abraham McMahon
Name                  : abrahamm
IsInactiveMailbox     : True
LitigationHoldEnabled : False
LitigationHoldDuration: Unlimited
InPlaceHolds          : {UniH7d895d48-7e23-4a8d-8346-533c3beac15d}

A tabela a seguir identifica os cinco tipos diferentes de retenção que foram usados para tornar cada caixa de correio inativa.

Caixa de correio inativa

Tipo de retenção

Como identificar a retenção na caixa de correio inativa

Sara Melo

Retenção de Litígio

A propriedade LitigationHoldEnabled é definida como True.

Manuela Torres

Bloqueio In-loco

A propriedade InPlaceHolds contém o GUID do Bloqueio In-loco que é colocada na caixa de correio inativa. É possível saber que esse é um Bloqueio In-loco porque a ID não começa com um prefixo.

É possível usar o comando Get-MailboxSearch -InPlaceHoldIdentity <hold GUID> | FL no PowerShell do Exchange Online para ver informações sobre o Bloqueio In-loco na caixa de correio inativa.

Mario Necaise

Política de retenção do Office 365 em toda a organização no Centro de Conformidade e Segurança

A propriedade InPlaceHolds está vazia. Isso indica que uma ou mais políticas de retenção do Office 365 em toda a organização ou em todo o Exchange são aplicadas à caixa de correio inativa.

Nesse caso, é possível executar o comando Get-OrganizationConfig | Select-Object -ExpandProperty InPlaceHolds no PowerShell do Exchange Online para ver uma lista dos GUIDs para políticas de retenção do Office 365 em toda a organização. O GUID para políticas de retenção em toda a organização que são aplicadas às caixas de correio do Exchange começa com o prefixo mbx; por exemplo, mbxa3056bb15562480fadb46ce523ff7b02.

Para identificar a política de retenção do Office 365 que é aplicada à caixa de correio inativa, execute o comando a seguir no PowerShell do Centro de Conformidade e Segurança.

Get-RetentionCompliancePolicy <retention policy GUID without prefix> | FL Name

Lara Cardoso

Política de retenção do Office 365 no Centro de Conformidade e Segurança aplicada às caixas de correio específicas

A propriedade InPlaceHolds contém o GUID da política de retenção do Office 365 que é aplicada à caixa de correio inativa. É possível saber que essa é uma política de retenção que é aplicada a caixas de correio específicas porque o GUID começa com o prefixo mbx. Observe que se o GUID da política de retenção aplicada à caixa de correio inativa começasse com o prefixo skp, isso indicaria que a política de retenção é aplicada às conversas do Skype for Business.

Para identificar a política de retenção do Office 365 que é aplicada à caixa de correio inativa, execute o comando a seguir no PowerShell do Centro de Conformidade e Segurança.

Get-RetentionCompliancePolicy <retention policy GUID without prefix> | FL Name

Certifique-se de remover o prefixo mbx ou skp quando executar esse comando.

Abraham McMahon

Retenção de caso da Descoberta Eletrônica no Centro de Conformidade e Segurança

A propriedade InPlaceHolds contém o GUID da retenção de caso da Descoberta Eletrônica que é colocada na caixa de correio inativa. É possível saber que esse é um bloqueio de caso de Descoberta Eletrônica porque o GUID começa com o prefixo UniH.

Você pode usar o cmdlet Get-CaseHoldPolicy no PowerShell do Centro de Conformidade e Segurança para ver informações sobre o caso de Descoberta Eletrônica ao qual a retenção na caixa de correio inativa está associada. Por exemplo, você pode executar o comando Get-CaseHoldPolicy <hold GUID without prefix> | FL Name para exibir o nome da retenção de caso que está na caixa de correio inativa. Certifique-se de remover o prefixo UniH quando executar esse comando.

Para identificar o caso de Descoberta Eletrônica ao qual a caixa de correio inativa está associada, execute os comandos a seguir.

$CaseHold = Get-CaseHoldPolicy <hold GUID without prefix>
Get-ComplianceCase $CaseHold.CaseId | FL Name

Observação : Não é recomendável usar as retenções de Descoberta Eletrônica para caixas de correio inativas. Isso porque os casos de Descoberta Eletrônica são destinados a casos específicos e programados relacionados a uma questão legal. Em algum momento, um caso legal provavelmente terminará, as retenções associadas ao caso serão removidas e o caso de Descoberta Eletrônica será fechado (ou excluído). De fato, se uma retenção colocada em uma caixa de correio inativa estiver associada a um caso de Descoberta Eletrônica e a retenção for liberada ou o caso de Descoberta Eletrônica for fechado ou excluído, a caixa de correio inativa será excluída permanentemente.

Confira mais informações sobre políticas de retenção do Office 365 em Visão geral de políticas de retenção no Office 365.

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Etapa 2: alterar a duração da retenção para uma caixa de correio inativa

Depois de identificar qual tipo de retenção é colocado na caixa de correio inativa (e se há várias retenções), a próxima etapa é alterar a duração da retenção.

Alterar a duração de uma Retenção de Litígio

Veja como usar o PowerShell do Exchange Online de modo a alterar a duração da retenção para uma Retenção de Litígio que é colocada em uma caixa de correio inativa. Você não pode usar o EAC. Execute o comando a seguir para alterar a duração da retenção. Neste exemplo, a duração da retenção é alterada para um período de tempo ilimitado.

Set-Mailbox -InactiveMailbox -Identity <identity of inactive mailbox> -LitigationHoldDuration unlimited

Consequentemente, esses itens na caixa de correio inativa são retidos indefinidamente ou até que a retenção seja removida ou a duração da retenção seja alterada para um valor diferente.

Dica : A melhor maneira de identificar uma caixa de correio inativa é usando seu Distinguished Name ou valor de Exchange GUID. Usar um desses valores ajuda a impedir que a caixa de correio incorreta seja acidentalmente especificada.

Alterar a duração de um Bloqueio In-loco

Você pode usar o EAC ou o PowerShell do Exchange Online para alterar a duração da retenção de um Bloqueio In-loco.

Usar o EAC para alterar a duração da retenção

  1. Caso saiba o nome do Bloqueio In-loco que deseja alterar, vá para a próxima etapa. Caso contrário, execute o comando a seguir para ver o nome do Bloqueio In-loco colocado na caixa de correio inativa. Use o GUID do Bloqueio In-loco obtido na Etapa 1.

    Get-MailboxSearch -InPlaceHoldIdentity <In-Place Hold GUID> | FL Name
  2. No EAC, vá para Gerenciamento de conformidade > Bloqueio e Descoberta Eletrônica In-loco.

  3. Selecione o Bloqueio In-loco que deseja alterar e clique em Editar Ícone Editar .

  4. Na página de propriedades Bloqueio e Descoberta Eletrônica In-loco, clique em Bloqueio In-loco.

  5. Siga um dos procedimentos a seguir com base na duração da retenção atual:

    1. Clique em Reter indefinidamente para manter os itens por um período de tempo ilimitado.

    2. Clique em Especificar número de dias para reter itens em relação à data de recebimento para manter os itens por um período específico. Digite o número de dias pelos quais quer manter os itens.

    Captura de tela da alteração da duração de um Bloqueio In-loco
  6. Clique em Salvar.

Usar o PowerShell do Exchange Online para alterar a duração da retenção

  1. Caso saiba o nome do Bloqueio In-loco que deseja alterar, vá para a próxima etapa. Caso contrário, execute o comando a seguir para ver o nome do Bloqueio In-loco colocado na caixa de correio inativa. Use o GUID do Bloqueio In-loco obtido na Etapa 1.

    Get-MailboxSearch -InPlaceHoldIdentity <In-Place Hold GUID> | FL Name
  2. Execute o comando a seguir para alterar a duração da retenção. Neste exemplo, a duração da retenção é alterada para 2.555 dias (aproximadamente 7 anos).

    Set-MailboxSearch <identity of In-Place Hold> –ItemHoldPeriod 2555

    Para alterar a duração da retenção para um período de tempo ilimitado, use -ItemHoldPeriod unlimited.

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Mais informações

  • Como a duração da retenção é calculada para um item em uma caixa de correio inativa?    A duração é calculada a partir da data original em que um item da caixa de correio foi recebido ou criado.

  • O que acontece quando a duração da retenção expira?    Quando o tempo de retenção expira para um item da caixa de correio na pasta Itens Recuperáveis, o item é permanentemente excluído (apagado) da caixa de correio inativa. Se não houver duração especificada para a retenção colocada na caixa de correio inativa, os itens na pasta Itens Recuperáveis nunca serão apagados (a menos que a duração da retenção para a caixa de correio inativa seja alterada).

  • Uma política de retenção do Exchange ainda é processada em caixas de correio inativas?     Se uma política de retenção do Exchange (o gerenciamento de registros de mensagens, ou MRM, recurso do Exchange Online) foi aplicada a uma caixa de correio quando ela foi desativada, as políticas de exclusão (que são marcas de retenção configuradas com uma ação de retenção Delete) continuarão sendo processadas na caixa de correio inativa. Isso significa que itens que são marcados com uma política de exclusão serão movidos para a pasta Itens Recuperáveis quando o período de retenção expirar. Esses itens serão apagados da caixa de correio inativa quando a duração da retenção de um item expirar.

    Por outro lado, todas as políticas de arquivo morto (que são marcas de retenção configuradas com uma ação de retenção MoveToArchive) que são incluídas na política de retenção atribuída a uma caixa de correio inativa são ignoradas. Isso significa que os itens em uma caixa de correio inativa que são marcados com uma política de arquivo morto permanecem na caixa de correio principal quando o período de retenção expira. Eles não são movidos para a caixa de correio de arquivo morto nem para a pasta Itens Recuperáveis na caixa de correio de arquivo morto. Como um usuário não pode entrar em uma caixa de correio inativa, não há motivo para consumir recursos de datacenter para processar políticas de arquivo morto.

  • Para verificar a nova duração da retenção, execute um dos comandos a seguir.    O primeiro comando destina-se à Retenção de Litígio; o segundo destina-se ao Bloqueio In-loco.

    Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly -Identity <identity of inactive mailbox> | FL LitigationHoldDuration
    Get-MailboxSearch <identity of In-Place Hold> | FL ItemHoldPeriod
  • Assim como as caixas de correio regulares, o MFA (Assistente de Pasta Gerenciada) também processa caixas de correio inativas.    No Exchange Online, o MFA processa caixas de correio, aproximadamente, uma vez a cada 7 dias. Depois de alterar a duração da retenção de uma caixa de correio inativa, você poderá usar o cmdlet Start-ManagedFolderAssistant para começar a processar imediatamente a nova duração de retenção para a caixa de correio inativa. Execute o comando a seguir.

    Start-ManagedFolderAssistant -InactiveMailbox <identity of inactive mailbox>
  • Se muitas retenções forem colocadas em uma caixa de correio inativa, nem todos os GUIDs de retenção serão exibidos.    Você pode executar o comando a seguir para exibir os GUIDs de todas as retenções (exceto Retenções de Litígio) que são colocadas em uma caixa de correio inativa.

    Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly -Identity <identity of inactive mailbox> | Select-Object -ExpandProperty InPlaceHolds

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