Agendar uma reunião em um calendário de grupo no Outlook

Dentro dos grupos, há um calendário compartilhado no qual você e todos os membros do grupo podem agendar, editar e ver eventos futuros. 

Há algumas maneiras de usar o calendário de Grupo:

  • Crie compromissos para itens como marcar as férias e os marcos do grupo do grupo. Os compromissos não têm participantes e outras pessoas podem visitar o calendário do grupo em seu lazer para ver as novidades.

  • Adicione participantes ou salas específicos a um evento de grupo. Isso é útil para itens como um almoço-e-aprender, onde há participantes obrigatórios (neste caso, o apresentador) e outros podem adicionar o evento ao seu calendário pessoal, se for interessante. 

  • Configurar uma reunião em grupo. Convide o grupo e outros participantes para os quais deseja enviar um convite para o evento. Os membros do grupo receberão um convite na caixa de entrada, se eles tiverem eventos de grupo visitados.

Escolha sua versão para obter instruções

As instruções são ligeiramente diferentes dependendo se você está usando o novo Outlook na Web. Escolha qual versão do Outlook na Web você está usando para conferir as etapas que se aplicam a você.

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Outlook na Web Beta

Veja Instruções para o novo Outlook na Web.

Outlook na Web

Confira Instruções para o Outlook na Web clássico.

Observação: Se a sua organização tiver incluído seu logotipo na barra de ferramentas, você verá algo um pouco diferente do mostrado acima.

Veja Instruções para o novo Outlook na Web.

  1. Entrar no Office 365

  2. Clique em Outlook.

  3. Na parte inferior da página, selecione Calendário para abrir o calendário.

  4. No painel de navegação, em Grupos, selecione o grupo. Se você tiver vários calendários abertos, os eventos de cada um deles serão exibidos. As guias coloridas na parte superior indicam quais eventos se alinham a cada grupo.

  5. Selecione dia, semana, semana de trabalhoou mês para alterar o modo de exibição de calendário.

Adicionar uma reunião a um calendário de grupo é muito semelhante a adicionar um ao seu calendário pessoal. Quando você cria uma reunião em um calendário de grupo, ela aparece como organizada pelo grupo. Você será automaticamente adicionado como um participante, e o evento será adicionado ao seu calendário pessoal.

  1. No calendário do grupo, selecione a hora em que você agendará a reunião.

  2. Insira um título de reunião, um local e um horário de término na janela de detalhes.

  3. Por padrão, o convite da reunião não é enviado para a caixa de entrada de todos os membros do grupo. Se você quiser convidar o grupo, adicione o grupo à lista participantes.

  4. Selecione Salvar.

Deseja adicionar férias ou tempo de ausência temporária ao calendário do grupo?

  1. No calendário do grupo, clique duas vezes na reunião para abri-la.

  2. Faça as alterações desejadas e selecione Enviar.

As notificações por email, como "aceitar", "provisório" e "recusar", estão confusos e podem truncar sua caixa de entrada. Ao usar um calendário de grupo para agendar o evento, você pode facilmente obter uma visão geral de quem está chegando, quem não é e quem ainda está respondendo.

  1. No calendário do grupo, clique duas vezes na reunião para abri-la.

  2. Em participantes, consulte o status (aceito, sem resposta, provisório, recusado) em cada nome do convite.

Quando uma reunião é criada no calendário do grupo, qualquer pessoa no grupo pode cancelá-la.

  1. No calendário do grupo, clique duas vezes na reunião para abri-la.

  2. Clique em Cancelar e selecione a opção de cancelamento apropriada.

    Opções de cancelamento de reunião

Instruções para o Outlook na Web clássico

  1. Entre em Office 365.

  2. Clique em Outlook.

    Home page do Office 365 com o aplicativo Outlook realçado

    Não consegue encontrar o aplicativo que está procurando? No inicializador de aplicativos, selecione Todos os aplicativos para ver uma lista em ordem alfabética dos aplicativos disponíveis do Office 365. Nesse local, você pode pesquisar um aplicativo específico.

  3. No painel de navegação, selecione grupose, em seguida, selecione seu grupo.

    Se você tiver vários calendários abertos, os eventos de cada um deles serão exibidos. As guias coloridas na parte superior indicam quais eventos se alinham a cada grupo.

    Calendário de grupo
  4. Selecione dia, semana de trabalhoou mês para alterar o modo de exibição de calendário.

Adicionar uma reunião a um calendário de grupo é muito semelhante a adicionar um ao seu calendário pessoal, e os convites são enviados para todos os membros do grupo. Quando você cria uma reunião em um calendário de grupo, ela aparece como organizada pelo grupo. Você será automaticamente adicionado como um participante, e o evento será adicionado ao seu calendário pessoal.

Aqui está um vídeo que orienta você pelo processo.

  1. No calendário do grupo, selecione a hora em que você agendará a reunião.

  2. Insira um título de reunião, um local e um horário de término na janela de detalhes.

    Calendário de grupos com a tela adição rápida

  3. Por padrão, o convite da reunião será enviado para a caixa de entrada de todos os membros do grupo. Se não quiser isso, desmarque a caixa de seleção ou selecione mais detalhes para especificar os convidados.

  4. Selecione Salvar.

Deseja adicionar férias ou tempo de ausência temporária ao calendário do grupo?

  1. No calendário do grupo, clique duas vezes na reunião para abri-la.

  2. Faça as alterações desejadas e selecione Enviar.

As notificações por email, como "aceitar", "provisório" e "recusar", estão confusos e podem truncar sua caixa de entrada. Ao usar um calendário de grupo para agendar o evento, você pode facilmente obter uma visão geral de quem está chegando, quem não é e quem ainda está respondendo.

  1. No calendário do grupo, clique duas vezes na reunião para abri-la.

  2. Em participantes, consulte o status (aceito, sem resposta, provisório, recusado) em cada nome do convite.

    Evento de calendário com a lista de participantes em destaque

Quando uma reunião é criada no calendário do grupo, qualquer pessoa no grupo pode cancelá-la.

  1. No calendário do grupo, clique duas vezes na reunião para abri-la.

  2. Clique em Cancelar e selecione a opção de cancelamento apropriada.

    Opções de cancelamento de reunião

Agendar uma reunião em um calendário de grupo

  1. No Outlook 2016, escolha um grupo no painel de navegação.

    Grupos na barra de navegação à esquerda

  2. Na faixa de opções, selecione calendário.

    Selecionar calendário

  3. Selecione nova reunião do Skype, nova reunião do Microsoft Teams ou nova reunião. Se você fizer isso em uma reunião do Skype, os detalhes da chamada serão adicionados ao corpo da mensagem. Para saber mais sobre Reuniões do Skype, consulte Ajuda sobre Reuniões do Skype for Business.

    Nova reunião

  4. Observe que o alias do grupo é inserido automaticamente na linha Para. Insira um assunto, um local e uma hora de início e de término para a reunião. Se você não quiser enviar um convite para os membros do grupo, basta removê-lo da lista de participantes.

  5. Digite uma pauta na área da reunião. Quando configurar uma Reunião do Skype, tenha cuidado para não alterar as informações de outras reuniões online.

  6. Selecione Assistente de agendamento na faixa de opções para garantir que você tem o melhor horário para a reunião.

  7. Selecione Enviar.

Observação: No Outlook 2016, quando você edita um evento de grupo que foi enviado para selecionar pessoas, mas não o grupo, o grupo também será adicionado. Você pode excluir o evento e reenviar convites para esses indivíduos ou fazer as alterações em Outlook na Web.

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