Agendar uma reunião com outras pessoas

Agendar uma reunião com outras pessoas

Você pode enviar uma solicitação de reunião para uma ou mais pessoas. O Outlook controla quem aceita a solicitação e bloqueará o horário da reunião em seu calendário. Ao criar uma solicitação de reunião, você pode adicionar anexos, definir um local e usar o Assistente de Agendamento para escolher o melhor horário para a reunião.

O que você deseja fazer?

Ao agendar uma nova reunião, você pode definir um tópico para a reunião, escolher participantes e especificar quando e onde a reunião ocorrerá. As respostas às suas solicitações de reunião são exibidas em sua Caixa de Entrada.

  1. Na guia Página Inicial, no grupo Novo, siga um destes procedimentos:

    • Da Caixa de Entrada, escolha Novos Itens > Nova Reunião.

      Para agendar uma reunião, na guia Página Inicial, no grupo Novo, escolha Novos Itens e depois Reunião.

    • No Calendário, clique em Nova Reunião.

      Comando Nova Reunião na faixa de opções

    Dica : Você também pode usar o atalho de teclado Ctrl+Shift+Q para criar uma nova solicitação de reunião.

  2. Na caixa Para, você pode adicionar participantes.

    Observação : Você também pode adicionar, ou remover, participantes quando você usa o Assistente de Agendamento no grupo Mostrar da guia Reunião.

  3. Na caixa Assunto, informe aos destinatários o assunto da reunião.

  4. Na caixa Local, informe os destinatários onde a reunião será realizada.

    Dica : Se você usar uma conta do Microsoft Exchange, clique em Salas para verificar a disponibilidade e reservar salas.

  5. Escolha uma destas opções:

    • Para um horário de início e término específico, nas listas Hora de início e Hora de término, clique nos horários de início e de término da reunião.

    • Para um evento de dia inteiro, marque a caixa de seleção Evento de dia inteiro e o evento será exibido como um evento de 24 horas completas que vai da meia-noite de um dia à meia-noite do dia seguinte.

    Observação : Se quiser agendar reuniões com base em outro fuso horário, na guia Reunião, no grupo Opções, clique em Fusos Horários.

  6. Na solicitação de reunião, digite todas as informações que deseja compartilhar com os destinatários.

    Dica : Você também pode anexar um arquivo. Na guia Inserir, escolha Anexar Arquivo e, em seguida, escolha o arquivo que você deseja adicionar à solicitação de reunião.

  7. Clique em Assistente de Agendamento e o Assistente de Agendamento para contas do Exchange o ajuda a encontrar o melhor horário para a sua reunião, analisando a disponibilidade dos destinatários e dos recursos da reunião.

    Dica : Se não estiver usando uma conta do Exchange, clique em Agendamento.

  8. Escolha uma destas opções:

    • Clique em Adicionar Participantes e digite os nomes dos recursos, os endereços de email ou os nomes dos destinatários (separados por ponto-e-vírgula) nas caixas Necessário, Opcional ou Recursos.

      Dica : Se não estiver usando uma conta do Exchange, clique em Adicionar Outros > Adicionar do Catálogo de Endereços.

    • Na caixa Pesquisar, digite o nome de possíveis participantes, clique em Ir, escolha um nome na lista de resultados e, em seguida, clique em Obrigatório, Opcional ou Recursos.

    Observações : 

    • As linhas verticais representam os horários de início e de término da reunião. Você pode clicar nas linhas e arrastá-las para um novo horário de início e de término.

    • No caso de contas do Exchange, a grade de disponibilidade mostra a disponibilidade dos participantes. Uma linha vertical verde representa o início da reunião. Uma linha vertical vermelha representa o final da reunião.

      Grade de disponibilidade do Outlook

  9. No caso de contas do Exchange, o painel Localizador de Sala contém os melhores horários sugeridos para a reunião (quando a maioria dos participantes estão disponíveis). Para selecionar um horário, clique em uma sugestão de horário no painel Localizador de Sala, na seção Horários sugeridos, ou escolha um horário na grade de disponibilidade.

  10. Uma vez adicionados os participantes, para retornar à solicitação de reunião, na faixa de opções, clique em Compromisso.

    Observação : Depois de configurar o horário da reunião, se não quiser torná-la uma reunião recorrente, escolha Enviar ou Compromisso se você tiver mais informações para adicionar ao corpo da reunião.

  11. Escolha uma destas opções:

    • Se você não quiser tornar essa reunião recorrente, clique em Enviar.

    • Se você quiser tornar essa reunião recorrente, clique em Tornar uma reunião recorrente.

  1. Clique em Reunião > Recorrência.

    Comando Recorrência na faixa de opções

    Observação : Use o atalho de teclado Ctrl+G para agendar a reunião de forma que ocorra regularmente.

  2. Escolha as opções do padrão de recorrência desejado e clique em OK.

    Observação : Quando você adiciona um padrão de recorrência a uma solicitação de reunião, a guia Reunião muda para Série de Reuniões.

  3. Para enviar a solicitação de reunião, clique em Enviar.

O que você deseja fazer?

  1. No menu Arquivo, aponte para Novo e clique em Solicitação de Reunião.

    Observação : Use o atalho de teclado Ctrl+Shift+Q para criar uma nova solicitação de reunião.

  2. Na caixa Assunto, digite uma descrição.

  3. Na caixa Local, digite uma descrição ou clique em Salas para escolher as salas disponíveis para o agendamento automático usando o Microsoft Exchange.

  4. Nas listas Hora de início e Hora de término, escolha os horários de início e de término da reunião. Se for um evento de dia inteiro, marque a caixa de seleção Evento de dia inteiro.

    Um evento de dia inteiro é um evento de 24 horas completas que vai da meia-noite de um dia à meia-noite do dia seguinte.

    Observação : Por padrão, a configuração de fuso horário atual no sistema de seu computador é usada para agendar reuniões. Se quiser agendar reuniões com base em outro fuso horário, na guia Reunião, no grupo Opções, clique em Fusos Horários.

  5. Digite as informações que você deseja compartilhar com os destinatários, anexe arquivos ou crie um Espaço de Trabalho de Reunião.

    Para saber mais sobre Espaços de Trabalho de Reunião, consulte a seção Confira Também.

  6. Na guia Reunião, no grupo Mostrar, clique em Assistente de Agendamento.

    O Assistente de Agendamento ajuda a encontrar o melhor horário para a reunião.

  7. Clique em Adicionar Outros e em Adicionar do Catálogo de Endereços.

  8. Na caixa de diálogo Selecionar Participantes e Recursos, na caixa Pesquisar, digite o nome de uma pessoa ou recurso que você deseja incluir na reunião. Se estiver pesquisando com a opção Mais Colunas, clique em Ir.

  9. Escolha o nome na lista de resultados e clique em Obrigatório, Opcional ou Recursos e, em seguida, clique em OK.

    Os participantes Obrigatórios e Opcionais são exibidos na caixa Para da guia Reunião. Os Recursos são exibidos na caixa Local.

    A grade de disponibilidade mostra a disponibilidade dos participantes. Uma linha vertical verde representa o início da reunião. Uma linha vertical vermelha representa o final da reunião.

    Grade de disponibilidade

    O painel Horários Sugeridos encontra o melhor horário para a reunião, que é definido como o horário em que a maioria dos participantes está disponível. O melhor horário para a reunião é exibido na parte superior do painel. Para selecionar qualquer um dos horários sugeridos, clique na sugestão de horário no painel Horários Sugeridos. Você também pode escolher manualmente um horário na grade de disponibilidade.

    Painel Horários Sugeridos

  10. Se quiser tornar a reunião recorrente, na guia Reunião, no grupo Opções, clique em Recorrência, escolha o padrão de recorrência e, em seguida, clique em OK.

    Quando você adiciona um padrão de recorrência a uma solicitação de reunião, a guia Reunião torna-se Reunião Recorrente.

  11. Na guia Reunião, no grupo Mostrar, clique em Compromisso.

  12. Clique em Enviar.

  1. Abra a reunião que você deseja alterar.

  2. Siga um destes procedimentos:

    • Alterar as opções de uma reunião que não faz parte de uma série   

      • Alterar as opções desejadas como assunto, local e hora.

      • Clique em Enviar Atualização.

    • Alterar as opções de todas as reuniões de uma série   

      • Clique em Abrir série.

      • Alterar as opções desejadas, como assunto, local e hora.

      • Para alterar as opções de recorrência, na guia Reunião Recorrente, no grupo Opções, clique em Recorrência, altere as opções como hora, padrão da recorrência ou intervalo da recorrência e, em seguida, clique em OK.

      • Clique em Enviar Atualização.

    • Alterar as opções de uma reunião que faz parte de uma série   

      • Clique em Abrir esta ocorrência.

      • Na guia Reunião Recorrente, altere as opções desejadas, como assunto, local e hora.

      • Clique em Enviar Atualização.

Dica : Em Calendário, você pode arrastar a reunião para uma data diferente. Também é possível editar o assunto clicando no texto de descrição, pressionando F2 e digitando suas alterações.

  1. Abra a reunião que você deseja tornar recorrente.

  2. Na guia Reunião, no grupo Opções, clique em Recorrência.

  3. Clique na frequência - Diária, Semanal, Mensal ou Anual - com a qual você deseja que a reunião recorra, marque as opções de frequência e, em seguida, clique em OK.

  4. Clique em Enviar Atualização.

  1. Crie ou abra a reunião que você deseja tornar particular.

  2. Na guia Reunião, no grupo Opções, clique em Opções e, em seguida, clique em Particular.

Importante : Você não deve confiar no recurso Particular para impedir que outras pessoas acessem os detalhes de uma reunião, contato ou tarefa. Para garantir que outras pessoas não possam ler o item que você marcou como particular, não conceda a elas permissão de leitura para suas pastas Calendário, Contatos ou Tarefas. Uma pessoa com permissão de leitura para acessar suas pastas pode usar métodos programáticos ou outros aplicativos de email para ver os detalhes de um item particular. Use o recurso Particular somente quando compartilhar pastas com pessoas nas quais você confia.

Siga um destes procedimentos:

  • Para todas as novas reuniões que você criar    

    • No menu Ferramentas, clique em Opções.

    • Para ter um lembrete automaticamente ativado ou desativado para novas reuniões, marque ou desmarque a caixa de seleção Lembrete padrão.

    • Se tiver marcado a caixa de seleção, insira quanto tempo deseja que o lembrete seja exibido antes da reunião.

  • Para reuniões existentes    

    • Abra a reunião ou série se a reunião for recorrente.

    • Para ter um lembrete ativado ou desativado, na guia Reunião, no grupo Opções, escolha Nenhum ou um tempo de lembrete listado.

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