Agendar uma reunião com outras pessoas

Agendar uma reunião com outras pessoas

Importante :  Este artigo foi traduzido por um sistema de tradução automática, leia o aviso de isenção de responsabilidade. Para sua referência, veja a versão em inglês deste artigo aqui.

Você pode enviar uma solicitação de reunião para uma ou mais pessoas. Outlook controla quem aceita a solicitação e bloqueará o horário no seu calendário para a reunião. Quando você cria uma solicitação de reunião, você pode adicionar anexos, definir um local e use o Assistente de agendamento para escolher o melhor horário para sua reunião.

O que você deseja fazer?

Quando você agenda uma nova reunião, você pode definir um tópico da reunião, escolha participantes e especificar quando e onde a reunião ocorrerá. As respostas para suas solicitações de reunião são exibidas na sua caixa de entrada.

  1. Na guia página inicial, no grupo novo, siga um destes procedimentos:

    • Na caixa de entrada, escolha Novos itens > Nova reunião.

      Para agendar uma reunião, na guia página inicial, no grupo novo, escolha novos itens e, em seguida, na reunião.

    • No Calendário, clique em Nova Reunião.

      Comando Nova Reunião na faixa de opções

    Dica : Você também pode usar o atalho de teclado Ctrl + Shift + Q para criar uma nova solicitação de reunião.

  2. Na caixa para, você pode adicionar participantes.

    Observação : Você também pode adicionar — ou remover — participantes quando você usa o Assistente de agendamento no grupo Mostrar na guia reunião.

  3. Na caixa Assunto, informe aos destinatários o assunto da reunião.

  4. Na caixa local, informe aos destinatários onde esta reunião será mantida.

    Dica : Se você usar uma conta do Microsoft Exchange, clique em salas para verificar a disponibilidade e reservar salas.

  5. Escolha uma destas opções:

    • Para uma específica de início e a hora de término na hora de início e hora de término em listas, clique em Iniciar reunião horas e término.

    • Para um evento de dia inteiro, selecione a caixa de seleção evento de dia inteiro e mostra o evento como um evento completo 24 horas, com duração de meia-noite à meia-noite.

    Observação : Se você quiser agendar reuniões com base em um fuso horário alternativo, na guia reunião, no grupo Opções, clique em fuso horário.

  6. Na reunião caixa de mensagem de solicitação, você pode digitar qualquer informação que você deseja compartilhar com os destinatários.

    Dica : Você também pode anexar um arquivo. Na guia Inserir, escolha Anexar arquivo e escolha o arquivo que você deseja adicionar à solicitação de reunião.

  7. Clique em Assistente de agendamento e o Assistente de agendamento para ajuda de contas do Exchange que você encontrar o melhor horário para sua reunião analisando quando destinatários e recursos de reunião, como salas, estão disponíveis.

    Dica : Se você não estiver usando uma conta de Exchange, clique em agendamento.

  8. Escolha uma destas opções:

    • Clique em Adicionar participantes e digite os nomes de destinatários, endereços de email ou nomes de recursos (separados por ponto e vírgula) nas caixas necessário, opcional ou recursos.

      Dica : Se você não estiver usando uma conta de Exchange, clique em Adicionar outros > Adicionar do catálogo de endereços.

    • Na caixa de pesquisa, digite o nome de um possíveis participantes, clique em Ir, escolha um nome na lista de resultados e clique em necessário, opcional ou recursos.

    Observações : 

    • As linhas verticais representam os horários de início e de término da reunião. Você pode clicar nas linhas e arrastá-las para um novo horário de início e de término.

    • Para contas de Exchange, a grade de disponibilidade mostra a disponibilidade dos participantes. Uma linha vertical verde representa o início da reunião. Uma linha vertical vermelha representa o final da reunião.

      grade de disponibilidade do outlook

  9. Para contas de Exchange, o painel de Localizador de sala contém sugerido melhor horário para a reunião (quando a maioria dos participantes estão disponíveis). Para selecionar um horário de reunião, clique em uma sugestão de tempo no painel Localizador de sala na seção vezes sugeridas ou selecione um tempo na grade de disponibilidade.

  10. Uma vez adicionados os participantes, para retornar à solicitação de reunião, na faixa de opções, clique em Compromisso.

    Observação : Depois de configurar o horário da reunião, se você não quiser fazer a reunião recorrente, escolha Enviar ou compromisso se você tiver mais informações para adicionar o corpo da reunião.

  11. Escolha uma destas opções:

    • Se você não quiser torná-la uma reunião recorrente, clique em Enviar.

    • Se quiser torná-la uma reunião recorrente, vá para fazer uma reunião recorrente.

  1. Clique em Reunião > Recorrência.

    comando recorrência na faixa de opções

    Observação : Use o atalho de teclado Ctrl + G para agendar a reunião que ocorra regularmente.

  2. Escolha as opções do padrão de recorrência desejado e clique em OK.

    Observação : Quando você adiciona um padrão de recorrência a uma solicitação de reunião, na guia reunião torna Série de reuniões.

  3. Para enviar a solicitação de reunião, clique em Enviar.

O que você deseja fazer?

  1. No menu arquivo, aponte para novo e clique em Solicitação de reunião.

    Observação : Use o atalho de teclado Ctrl + Shift + Q para criar uma nova solicitação de reunião.

  2. Na caixa Assunto, digite uma descrição.

  3. Na caixa local, digite uma descrição ou clique em salas para escolher salas disponíveis para agendamento automático usando o Microsoft Exchange.

  4. Na hora de início e hora de término listas, selecione Iniciar e encerrar o horário para a reunião. Se esse for um evento de dia inteiro, marque a caixa de seleção evento de dia inteiro.

    Um evento de dia inteiro é um evento de completo 24 horas com duração da meia-noite para meia-noite.

    Observação : Por padrão, a configuração de fuso horário atual no seu sistema de computador é usada para agendar reuniões. Se você quiser agendar reuniões com base em um fuso horário alternativo, na guia reunião, no grupo Opções, clique em fuso horário.

  5. Digite qualquer informação que você deseja compartilhar com os destinatários, anexar quaisquer arquivos ou criar um espaço de trabalho de reunião.

    Para obter mais informações sobre espaços de trabalho de reunião, consulte a seção Consulte também.

  6. Na guia Reunião, no grupo Mostrar, clique em Assistente de Agendamento.

    O Assistente de agendamento ajuda para encontrar o melhor horário para sua reunião.

  7. Clique em Adicionar Outros e em Adicionar do Catálogo de endereços.

  8. Na caixa de diálogo Selecionar participantes e recursos, na caixa de pesquisa, digite o nome de uma pessoa ou recurso que você deseja convidar para a reunião. Se você estiver pesquisando com a opção Mais colunas, clique em Ir.

  9. Selecione o nome da lista de resultados e clique em necessário, opcional ou recursos e clique em OK.

    Os participantes Obrigatórios e Opcionais são exibidos na caixa Para da guia Reunião. Os Recursos são exibidos na caixa Local.

    A grade de disponibilidade mostra a disponibilidade dos participantes. Uma linha vertical verde representa o início da reunião. Uma linha vertical vermelha representa o final da reunião.

    Grade de disponibilidade

    Painel Horários sugeridos localiza o melhor horário para sua reunião, que é definido como a hora em que a maioria dos participantes estejam disponíveis. O melhor horário de reunião aparece na parte superior do painel. Para selecionar qualquer uma do sugerido vezes, clique na sugestão de tempo no painel Horários sugeridos. Você também manualmente pode escolher um horário na grade de disponibilidade.

    Painel Horários Sugeridos

  10. Se você deseja tornar a reunião periódica, na guia reunião, no grupo Opções, clique em Recorrência, selecione o padrão de recorrência e clique em OK.

    Quando você adiciona um padrão de recorrência a uma solicitação de reunião, a guia Reunião torna-se Reunião Recorrente.

  11. Na guia reunião, no grupo Mostrar, clique em compromisso.

  12. Clique em Enviar.

  1. Abra a reunião que você deseja alterar.

  2. Siga um destes procedimentos:

    • Alterar as opções de uma reunião que não faz parte de uma série   

      • Alterar as opções desejadas como assunto, local e hora.

      • Clique em Enviar Atualização.

    • Alterar as opções de todas as reuniões de uma série   

      • Clique em Abrir série.

      • Altere as opções, como assunto, local e hora, o que você deseja alterar.

      • Para alterar as opções de recorrência, na guia Reunião recorrente, no grupo Opções, clique em Recorrência, altere as opções, como hora, o padrão de recorrência ou o intervalo de recorrência e clique em OK.

      • Clique em Enviar Atualização.

    • Alterar as opções de uma reunião que faz parte de uma série   

      • Clique em Abrir esta ocorrência.

      • Na guia Reunião recorrente, altere as opções, como assunto, local e hora, o que você deseja.

      • Clique em Enviar Atualização.

Dica : No calendário, você pode arrastar a reunião para uma data diferente e você também pode editar o assunto clicando no texto de descrição, pressionar F2 e, em seguida, digitando suas alterações.

  1. Abra a reunião que você deseja tornar recorrente.

  2. Na guia reunião, no grupo Opções, clique em Recorrência.

  3. Clique na frequência —diário, semanal, mensal ou anual — com o qual você deseja que a reunião recorrente e selecione opções de frequência e, em seguida, clique em OK.

  4. Clique em Enviar Atualização.

  1. Crie ou abra a reunião que deseja tornar particular.

  2. Na guia reunião, no grupo Opções, clique em Opções e, em seguida, clique em particular.

Importante : Você não deve confiar no recurso particular para impedir o acesso por outras pessoas para os detalhes de uma reunião, contato ou tarefa. Para garantir que outras pessoas não podem ler o item que você marcou como particular, não conceda-lhes a permissão de leitura para sua pasta de calendário, Contatos ou tarefas. Uma pessoa com permissão de leitura para acessar suas pastas pode usar métodos de programação ou outros aplicativos de email para exibir detalhes de um item particular. Use o recurso particular somente quando compartilhar pastas com pessoas que você confia.

Siga um destes procedimentos:

  • Para todas as reuniões novas que você criará   

    • No menu Ferramentas, clique em Opções.

    • Para que um lembrete automaticamente ativado ou desativada para novas reuniões, marque ou desmarque a caixa de seleção lembrete padrão.

    • Se você selecionou a caixa de seleção, insira a quantidade de tempo antes da reunião que deseja que o lembrete apareça.

  • Para reuniões existentes   

    • Abra a reunião ou série se a reunião for recorrente.

    • Para que um lembrete ativado ou desativada, na guia reunião, no grupo Opções, selecione Nenhuma ou uma hora de lembrete listados.

Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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