Agendar uma reunião com outras pessoas

Agendar uma reunião com outras pessoas

Você pode enviar uma solicitação de reunião para uma ou mais pessoas. O Outlook controla quem aceita a solicitação e reserva o tempo no seu calendário para a reunião. Ao criar uma solicitação de reunião, você pode adicionar anexos, definir um local e usar o Assistente de Agendamento para escolher o melhor horário para a reunião.

Agendar uma reunião

  1. Crie uma solicitação de reunião de uma das seguintes maneiras:

    • Na caixa de entrada, selecione novos itens > reunião ou use o atalho de teclado Ctrl + Shift + Q.

      Para agendar uma reunião, na guia Página Inicial, no grupo Novo, escolha Novos Itens e depois Reunião.

    • No calendário, selecione nova reunião ou use o atalho de teclado Ctrl + Shift + Q.

      Comando Nova Reunião na faixa de opções

    • Em uma mensagem de email na caixa de entrada, selecione o botão responder com reunião .

      Em uma mensagem de email, selecione responder com reunião.
  2. Adicione os participantes de uma das seguintes maneiras:

    • Adicione seus participantes à linha para da solicitação de reunião e pule para a etapa 4.

    • Se você estiver usando uma conta do Office 365 ou uma conta do Exchange, use o Assistente de agendamento para ver os cronogramas dos participantes.

  3. No Assistente de agendamento, clique na caixa abaixo de seu nome e digite o nome ou o endereço de email de um participante ou clique no botão Adicionar participantes para abrir o catálogo de endereços.

    Clique no ícone ao lado do nome do participante no assistente de agendamento para marcar um participante específico como participante obrigatório ,participante opcionalou recurso. Quando você começar a digitar o nome de um participante, o Outlook fornecerá sugestões para você com base nas pessoas com as quais você conheceu ou enviado recentemente. Escolha um nome na lista para adicionar um participante.

    Você pode marcar os participantes como obrigatórios ou opcionais.
  4. Adicionar um assunto de reunião, hora de início e hora de término e local.

    No Outlook 2016 e no Outlook para Office 365, você pode começar a digitar o nome de um local, por exemplo, a Fourth Coffee ou a sala de conferências 23, e o Outlook procurará correspondências de localização. Selecione uma das sugestões para escolher esse local ou continue a digitar para inserir outro local.

    Dica: Se você usa uma conta do Microsoft Exchange ou uma conta de email do Office 365, clique em Assistente de agendamentoe, em seguida, clique em localizador de sala para verificar a disponibilidade e reservar salas. Para obter mais informações, consulte usar o assistente de agendamento e o localizador de salas para reuniões no Outlook.

  5. Para anexar um arquivo a uma solicitação de reunião, no menu Inserir , selecione anexar arquivoe, em seguida, escolha o arquivo que você deseja adicionar.

  6. Se você não quiser tornar essa reunião recorrente, clique em Enviar. Caso contrário, consulte fazer uma reunião recorrente.

Use o Outlook Mobile em conjunto com o Outlook para PC para obter recursos adicionais. Se você usa o Outlook para IOS, seu dispositivo móvel pode lembrá-lo quando você precisa sair para fazê-lo em seus compromissos no prazo.

Ativar o tempo para sair

  1. No Outlook para iOS, selecione configurações > tempo a sair.

  2. Selecione uma conta com suporte e use o controle deslizante para habilitar o tempo de saída.

Observação: O tempo para sair ainda não está disponível para o Outlook para Android. Só há suporte para o Office 365, o Outlook.com e algumas contas do gmail.

Impedir que os participantes encaminhem uma reunião

Se você estiver usando o Office 365, quando criar uma solicitação de reunião, poderá impedir que os participantes da reunião encaminhem a solicitação de reunião para outras pessoas. Esta nova opção está disponível para clientes do canal mensal após a atualização para a versão 1808.

  • Antes de enviar a solicitação de reunião, selecione Opções de resposta > permitir encaminhamento para alternar a capacidade dos participantes encaminharem uma solicitação de reunião.

Consulte impedir o encaminhamento de uma reunião para saber mais.

  1. Clique em Reunião > Recorrência.

    Comando Recorrência na faixa de opções

    Observação: Use o atalho de teclado Ctrl+G para agendar a reunião de forma que ocorra regularmente.

  2. Escolha as opções do padrão de recorrência desejado e clique em OK.

    Observação: Quando você adiciona um padrão de recorrência a uma solicitação de reunião, a guia Reunião muda para Série de Reuniões.

  3. Para enviar a solicitação de reunião, clique em Enviar.

Adicionar uma pessoa a uma reunião existente

Você pode adicionar outro participante a uma reunião existente.

Se você for o proprietário da reunião:

  1. Clique duas vezes para abrir a reunião e use a linha para ou o Assistente de agendamento para adicionar uma ou mais pessoas à reunião.

  2. Clique em Enviar e selecione uma das seguintes opções:

    • Envie atualizações somente para participantes adicionados ou excluídos.

    • Enviar atualizações para todos os participantes.

Se você não for o proprietário da reunião

  1. Abrir a solicitação de reunião. No grupo responder na faixa de opções, selecione respondere, em seguida, Avançar. Adicione um ou mais destinatários à solicitação de reunião.

  2. Clique em Enviar. O proprietário da reunião receberá uma notificação de que você encaminhou a solicitação de reunião para outra pessoa. Para obter mais informações, consulte encaminhar uma reunião.

Encerrar reuniões antecipadamente

Se você estiver usando o Outlook para o Office 365, agora você pode fazer com que o Outlook encerre suas reuniões alguns minutos logo. Isso pode ajudá-lo a criar um tempo de viagem entre reuniões. Você pode escolher uma duração diferente para reuniões em uma hora e reuniões em uma hora.

  1. Selecionar Opções de arquivo > > calendário > Opções de calendário

  2. Marque a caixa de seleção finalizar compromissos e reuniões antecipadamente .

    Caixa de diálogo Opções de calendário com a caixa de seleção Encerrar compromissos e reuniões antecipadamente marcada
  3. Use as lista suspensas para selecionar o número de minutos para reuniões com menos de uma hora e uma hora ou mais; em seguida, clique em OK.

Observação:  Esta página foi traduzida automaticamente e pode apresentar erros gramaticais ou imprecisões. Nosso objetivo é que este conteúdo seja útil para você. Você pode nos dizer se as informações foram úteis? Use o artigo em inglês como referência.​

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