Agendador do Lync Web

O Microsoft Lync Web Scheduler é um programa baseado na Web que você pode usar para criar Reuniões do Lync se não tem o Microsoft Outlook ou se usa um sistema operacional não baseado no Windows. Com o Web Scheduler, você pode criar novas reuniões, alterar suas reuniões existentes e enviar convites usando o seu programa de email favorito.

A equipe de suporte da sua empresa fornecerá um nome de usuário e senha para você fazer logon no Web Scheduler.

Neste artigo

Criar uma Reunião do Lync

Enviar convites aos participantes da reunião

Enviar convites usando programa de email

Enviar convites usando o iCalendar

Acesso e Apresentadores

Quem ignorará o lobby

Quem é um apresentador

Ingressar em uma reunião

Exibir ou editar suas reuniões existentes

Excluir ou cancelar uma reunião

Criar uma Reunião do Lync

As Reuniões do Lync dão suporte a reuniões online e chamadas em conferência. Os participantes podem ingressar usando um computador para exibir a apresentação ou chamar a reunião por telefone para acessar apenas o áudio.

  1. Vá para https://sched.lync.com e faça logon no Agendador da Web com seu nome de usuário e senha.

  2. Clique em Criar Nova Reunião.

  3. Na caixa Assunto, digite um assunto para a reunião.

  4. Você pode sair do local da reunião como Reunião Online ou adicionar um local, como uma chamada em conferência, se você também tiver participantes presentes no local.

  5. Digite uma mensagem curta ou o cronograma da reunião na caixa Mensagem (opcional).

  6. Selecione o fuso horário da reunião usando o menu suspenso.

  7. Selecione a data/hora de Início e Término da reunião.

  8. Por padrão, todos, incluindo pessoas de fora da sua empresa, podem ignorar o lobby, que é uma área de espera virtual que permite que você admita pessoas ou negue acesso. Para obter informações sobre como modificar as opções, consulte Acesso e Apresentadores.

  9. Por padrão, qualquer pessoa convidada da sua organização tem permissões de apresentador. Para obter informações sobre como modificar as opções, consulte Acesso e Apresentadores.

  10. Em Participantes e Áudio, adicione os nomes dos participantes na caixa disponível, separados por um ponto e vírgula (;).

  11. Clique em Verificar nomes para verificar se você tem os nomes corretos. Para convidados de fora da sua empresa, digite o endereço de email completo, como mailto:contoso@contoso.com.

Observação : O Web Scheduler não verifica a disponibilidade de participantes ou de salas de conferência.

  1. Se a sua conta estiver configurada com um Provedor de Audioconferência, o convite da reunião incluirá o número de chamada gratuita, o número de chamada tarifada e o código do participante. Os participantes podem usar o áudio do computador ou chamar para a reunião, dependendo de suas preferências.

  2. Clique Salvar.

Enviar convites aos participantes da reunião

Para enviar o convite da reunião, selecione um dos seguintes métodos:

Enviar convites usando programa de email

Ao usar esse método, você copia os detalhes da reunião do Web Scheduler e cola-os em um convite da reunião criado com qualquer programa de email.

Dica : Você também pode acessar as informações da reunião clicando em Exibir Informações de Ingresso na Reunião na página de detalhes da reunião do Web Scheduler.

  1. Quando terminar de criar a reunião, clique em Salvar.

  2. Uma janela com as informações da reunião é aberta.

  3. Destaque os detalhes da reunião, incluindo a URL da reunião, o número de audioconferência e a ID da conferência.

  4. Clique com o botão direito do mouse no texto e clique em Copiar.

  5. Abra qualquer programa de email e crie uma solicitação de reunião regular.

  6. Cole os detalhes da reunião online do Lync (copiados na etapa 4) no convite.

  7. Adicione os participantes, verifique a data/hora da reunião, digite um cronograma da reunião e envie o convite.

Enviar convites usando o iCalendar

O iCalendar permite que usuários de diferentes sistemas de email troquem informações de calendário. Os destinatários do convido do iCalendar devem ter software com suporte para abrir e responder ao convite da reunião.

  1. Na seção Minhas Reuniões, selecione a reunião por seu assunto e clique em Exportar como iCalendar.

  2. Clique em Abrir quando for solicitado pelo seu programa de email.

    Observação : O iCalendar inclui todas as informações que você adicionou ao agendar sua reunião, como a mensagem, os participantes, o local da reunião, a data e a hora.

  3. Quando a entrada do calendário for aberta, encaminhe-a às pessoas que você adicionou como participantes ao agendar a reunião.

  4. Os convidados agora podem abrir o arquivo do iCalendar com seu programa de email preferido, como Outlook, Notes, iCal e assim por diante.

Acesso e Apresentadores

As opções Acesso e Apresentadores são ideais para reuniões comuns em equipe. Você pode personalizar as opções da reunião para que se adaptem melhor às suas necessidades, ao tipo de reunião ou aos participantes.

Na seção Acesso e Apresentadores da página de detalhes da reunião, selecione quem pode ignorar o lobby e quem pode ingressar na reunião como um apresentador.

Quem ignorará o lobby

Opções de acesso

O que acontece

Quando é recomendado…

Somente organizador (bloqueado)

Somente o organizador ignora o lobby. Todas as outras pessoas terão de aguardar no lobby até a admissão.

Você não deseja que as pessoas exibam o conteúdo antes da reunião ou duranten a discussão de imagens confidenciais.

Pessoas que eu convido da minha empresa

As pessoas que não têm uma conta na rede e as pessoas que não foram convidadas terão que aguardar no lobby até serem admitidas.

Você está abordando informações confidenciais e deseja permitir que apenas pessoas específicas de sua empresa ingressem.

Pessoas da minha empresa

As pessoas que não têm uma conta na sua rede terão que aguardar no lobby até serem admitidas.

Todos os participantes têm uma conta na rede da sua organização e você não está abordando informações confidenciais.

Todos, incluindo pessoas de fora da minha empresa

Ninguém aguarda no lobby.

Você está convidando participantes externos e não está abordando informações confidenciais.

Importante : Mesmo que o lobby da reunião esteja habilitado, os participantes que chamam na reunião ignorarão automaticamente o lobby da reunião.

Quem é um apresentador

Opções de Apresentador

Quem é um apresentador

Quando é recomendado…

Somente organizador

Somente a pessoa que agenda a reunião.

Apresentações em que os participantes não precisam interagir com o conteúdo da reunião. É possível designar apresentadores adicionais durante a reunião.

Pessoas da minha empresa

Todas as pessoas que você convidar e que tenham uma conta na rede.

Sessões de trabalho de grupo interno, em que todos os participantes podem compartilhar e modificar conteúdo da reunião.

Todos, incluindo pessoas de fora da minha empresa (não há restrições)

Todos que você convidar.

Sessões de trabalho em grupo com pessoas que não têm uma conta na sua rede.

Pessoas que eu escolher

Você e os participantes que você escolhe.

Apresentações com mais de um apresentador específico.

Observação : Participantes externos ou listas de distribuição não podem ser convidados como apresentadores usando a opção Pessoas que eu escolher. Você pode dar ao apresentador acesso a indivíduos quando está na sala de reunião.

Ingressar em uma reunião

Você pode usar o link da reunião no convite para entrar na reunião ou clique na guia Ingressar na Reunião no Web Scheduler para iniciar a reunião.

  1. Em Minhas Reuniões, clique na sua reunião.

  2. Na página de detalhes da reunião, clique na guia Ingressar na Reunião.

  3. O Lync é aberto e permite que você entre na reunião.

Exibir ou editar suas reuniões existentes

Você pode ver todas as reuniões que organizou na guia Minhas Reuniõesno Web Scheduler. Esteja ciente de que o Web Scheduler lista apenas reuniões que você organizou, não as reuniões para as quais você foi convidado.

  1. Clique em uma reunião para abrir a página de detalhes da reunião, que contém um breve resumo da reunião, um conjunto de guias acionáveis e as informações da reunião.

  2. Clique em Editar.

  3. Faça as alterações necessárias e clique em Salvar.

  4. Clique em OK no alerta de sucesso e verifique as informações modificadas.

Importante : Ao atualizar uma reunião, você precisará enviar manualmente as informações atualizadas para seus convidados. O Web Scheduler não atualiza seu calendário automaticamente.

  • Se você tiver usado o iCalendar para enviar os convites, clique em Exportar como iCalendar novamente para abrir o convite e enviar uma atualização.

  • Se você tiver copiado os detalhes da reunião do Lync em um convite de reunião regular, abra o convite, atualize com os novos detalhes da reunião e reenvie a seus participantes.

Excluir ou cancelar uma reunião

Suas reuniões expiram 14 dias após o horário de término agendado, mas você pode excluir uma reunião se quiser limpar o Web Scheduler ou pode cancelar a reunião.

  1. Na guia Minhas Reuniões, clique na reunião que deseja excluir.

  2. Na página de detalhes da reunião, clique na guia Excluir Reunião.

  3. Clique em Sim na caixa de confirmação.

    Importante : Você precisará enviar um aviso de cancelamento a seus participantes, porque o Web Scheduler não atualiza seu calendário automaticamente.

  4. Se você tiver usado o iCalendar para enviar os convites, abra o convite e clique em Cancelar. Isso enviará uma nota de cancelamento aos destinatários.

  5. Se você tiver copiado os detalhes da reunião do Lync em um convite de reunião regular, abra o convite e clique em Cancelar para enviar uma nota de cancelamento aos convidados.

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