Adicionar um ou mais registros a um banco de dados

Importante :  Este artigo foi traduzido por um sistema de tradução automática, leia o aviso de isenção de responsabilidade. Para sua referência, veja a versão em inglês deste artigo aqui.

Este artigo explica como você pode inserir dados em um banco de dados Access e fornece as informações de plano de fundo necessárias para entender os vários processos de entrada de dados. O artigo também explica como usar várias técnicas de entrada de dados no Access.

Neste artigo

Noções básicas de adição de registros

Adicionar registros diretamente a uma tabela no modo folha de dados

Adicionar registros usando um formulário

Editar os itens em um campo de pesquisa

Insira cadeias de caracteres de comprimento zero

Adicionar registros importando ou vinculando a dados

Métodos para economizar tempo ao inserir dados

Noções básicas de adição de registros

Para inserir dados com precisão e rapidez em um banco de dados do Access, ela ajuda a compreender algumas das noções básicas sobre o funcionamento de um banco de dados. As informações nas seções a seguir explicam algumas dos princípios básicos de estrutura e o design que controlam como inserir dados.

Como o design de banco de dados afeta a entrada de dados

Um banco de dados não é um arquivo no mesmo sentido como um documento do Microsoft Word ou uma apresentação de slides do Microsoft PowerPoint. Em vez disso, um banco de dados do Access é um conjunto de objetos — tabelas, formulários, relatórios, consultas e assim por diante — que devem trabalhar juntos para um banco de dados funcionar corretamente.

Além disso, os objetos devem seguir um conjunto de princípios de design ou o banco de dados irá funcionar mal ou falhar completamente. Por sua vez, os princípios de design afetam como inserir dados. Lembre-se destes fatos sobre objetos de banco de dados e design medida que prosseguir.

  • Access armazena todos os dados em uma ou mais tabelas. O número de tabelas que você usa depende o design e a complexidade do banco de dados. Embora você pode exibir dados em um formulário, um relatório, ou nos resultados retornados por uma consulta, o Access armazena os dados apenas em tabelas e outros objetos no banco de dados são criados sobre essas tabelas.

  • Cada tabela deve aceitar apenas um tipo de dados. Por exemplo, uma tabela de informações de contato comercial não deve conter informações de vendas. Em caso afirmativo, encontrar as informações corretas pode se tornar difícil, se não impossível.

  • Normalmente, cada um dos campos em uma tabela aceita apenas um tipo de dados. Por exemplo, você não pode armazenar anotações em um campo definido para aceitar números. Se você tentar inserir texto em tal campo, o Access exibe uma mensagem de erro. No entanto, que não é uma regra de disco rígida, rápida. Por exemplo, você pode armazenar números (como códigos postais) em um campo definido para o tipo de dados de texto, mas você não pode executar cálculos com os dados.

  • Com algumas exceções, os campos em um registro devem aceitar apenas um único valor. Por exemplo, você não pode inserir mais de um endereço no campo de endereço. Este é em contraste com o Microsoft Excel, que, por padrão, permite que você insira qualquer número de nomes ou endereços ou imagens em uma única célula, a menos que você definir essa célula para aceitar limitados tipos de dados.

    No entanto, você pode inserir uma lista delimitada de itens nos campos definidos para o tipo de dados texto ou Memorando. Além disso, Access fornece um recurso chamado de campo de múltiplos valores. Use campos de múltiplos valores para anexar várias partes de dados a um único registro e para criar listas que aceitam valores múltiplos. Por exemplo, você pode anexar um conjunto de slides do Microsoft PowerPoint e qualquer número de imagens a um registro no banco de dados. Você também pode criar uma lista de nomes e selecione quantos os nomes conforme necessário. O uso de campos múltiplos valores pode parecer interromper as regras de design de banco de dados porque você pode armazenar mais de um registro por campo de tabela, mas não na verdade, porque o Access impõe as regras "nos"bastidores, armazenando os dados em tabelas ocultas e especiais.

  • Em versões mais antigas do Access (antes de 2007), você tinha que projetar e criar pelo menos uma tabela antes de você poderia inserir dados. Decidir quais campos para adicionar à tabela, e você tiver definido os tipos de dados para cada campo. Em versões mais recentes do Access, agora você pode abrir uma tabela em branco e começar a inserir dados. Access será inferir um tipo de dados para o campo com base no que você digitar.

Mais informações

As informações nesta seção toca em design de banco de dados, design de tabela e um recurso chamados de campos de múltiplos valores.

Os links a seguir levam você a artigos que fornecem mais informações sobre esses assuntos.

Como os tipos de dados afetam a maneira como você insere dados

Quando você cria uma tabela de banco de dados, você selecionar um tipo de dados para cada um dos campos na tabela, um processo que ajuda a garantir a entrada de dados mais precisa. Por exemplo, suponha que você abra uma tabela em branco e insira um conjunto de valores de vendas. Acesso depois infere o tipo de dados número para o campo. Se alguém tenta inserir texto nesse campo, o Access exibe um erro da mensagem e não permitem que o usuário salvar o registro alterado — uma etapa que ajuda a proteger seus dados.

Mostre-me como exibir tipos de dados

No painel de navegação, siga um destes procedimentos:

  • Clique duas vezes na tabela que você deseja investigar para abrir a tabela no modo folha de dados. Na guia campos, no grupo formatação, examine o valor na lista Tipo de dados. Observação, se você estiver usando o Access 2007, você encontrará essa lista na guia folha de dados, no grupo tipos de dados e formatação. As alterações de valor que você coloque o cursor em vários campos na tabela. Esta figura mostra a lista:

    Lista Tipo de Dados

  • Clique com botão direito na tabela que você deseja investigar e clique em Modo Design.

    O Access abre a tabela na grade de design e a seção superior da grade mostra o nome e tipo de dados de cada campo de tabela. Esta figura mostra uma tabela típica na grade de design.

    campos no modo design

O tipo de dados que você definiu para cada campo da tabela fornece o primeiro nível de controle sobre o que você pode e não é possível inserir um campo. Em alguns casos, como ao trabalhar com um campo Memorando, você pode inserir quaisquer dados que você deseja. Em outros casos, como ao trabalhar com um campo Numeração automática, o tipo de dados configuração do campo impede que você inserir informações de forma alguma. A tabela a seguir lista os tipos de dados que Access fornece e descreve como eles afetam a entrada de dados.

Tipo de dados

Efeito na entrada de dados

Texto

Campos de texto aceitam caracteres de texto ou numéricos, incluindo delimitadas listas de itens. Um campo de texto aceita um número menor de caracteres que um campo Memorando — de 0 a 255 caracteres. Em alguns casos, você pode usar funções de conversão para executar cálculos nos dados de um campo de texto. Observe, começando no Access 2013, dados de texto tipos foram renomeados para Texto curto.

Memorando

Você pode inserir grandes quantidades de texto e dados numéricos nesse tipo de campo. Além disso, se o designer de banco de dados define o campo para dar suporte a formatação rich text, você pode aplicar os tipos de formatação que você normalmente encontrar nos programas de processamento de texto, como o Word. Por exemplo, você pode aplicar diferentes fontes e tamanhos de fonte para caracteres específicos em seu texto e torná-las, negrito ou itálico e assim por diante. Você também pode adicionar marcas de linguagem de marcação de hipertexto (HTML) para os dados.

Além disso, os campos Memorando possuem uma propriedade chamada Acrescentar apenas. Quando você habilita essa propriedade, você poderá acrescentar novos dados a um campo Memorando, mas não é possível alterar dados existentes. O recurso destina-se para uso em aplicativos como o acompanhamento de questões bancos de dados, onde você talvez precise manter um registro permanente que permanece ser trocado. Quando você posicionar o cursor em um campo Memorando com a propriedade Acrescentar apenas ativada, por padrão, o texto no campo desaparece. Você não pode aplicar as alterações de formatação ou outras ao texto.

Observe, começando no Access 2013, dados de memorando foram renomeados tipos para Texto longo.

Como os campos de texto, você também pode executar funções de conversão com os dados em um campo Memorando.

Número

Você pode inserir apenas números nesse tipo de campo, e você pode executar cálculos em valores em um campo número.

Número Grande

Você pode inserir apenas números nesse tipo de campo, e você pode executar cálculos em valores em um campo número grande. Observe, tipos de dados de grande número estão disponíveis apenas na versão de assinatura do Office 365 do Access.

Data/Hora

Você pode inserir somente datas e horas nesse tipo de campo. Dependendo de como o designer de banco de dados define o campo, você pode encontrar essas condições:

  • Se o designer de banco de dados definida uma máscara de entrada para o campo (uma série de caracteres literais e espaço reservado que aparecem quando você seleciona o campo), você deve inserir dados em espaços e o formato que fornece a máscara. Por exemplo, se você vir uma máscara como MMM_DD_YYYY, você deve digitar de 2017 11 de Oct nos espaços fornecidos. Você não pode inserir um nome de mês completo ou um valor de ano de dois dígitos.

  • Se o designer não criou uma máscara de entrada para controlar como inserir uma data ou hora, você pode inserir o valor usando qualquer formato de hora ou data válida. Por exemplo, você pode digitar 11 de outubro de 2017, 11/10/17, 11 de outubro de 2017, e assim por diante.

  • O designer de banco de dados pode se aplicar um formato de exibição para o campo. Nesse caso, não se houver nenhum máscara de entrada, você pode inserir um valor em praticamente qualquer formato, mas o Access exibe as datas de acordo com o formato de exibição. Por exemplo, você pode inserir 11/10/2017, mas o formato de exibição pode ser definido para que ele exibe o valor como 11-Oct-2017.

Moeda

Você pode inserir somente os valores de moeda nesse tipo de campo. Além disso, você não precisa inserir manualmente um símbolo de moeda. Por padrão, o Access aplica o símbolo de moeda (¥, £, $ e assim por diante) especificado em suas configurações regionais do Windows.

Numeração Automática

Você não pode inserir ou alterar os dados nesse tipo de campo a qualquer momento. Acesso aumenta os valores em um campo Numeração automática sempre que você adicionar um novo registro a uma tabela.

Calculado

Você não pode inserir ou alterar os dados nesse tipo de campo a qualquer momento. Os resultados desse campo são determinados por uma expressão que você definir. Access atualiza os valores em um campo calculado sempre que você adiciona ou edita um novo registro a uma tabela. Observe, tipos de dados calculados foram adicionados ao início do Access no Access 2010.

Sim/Não

Quando você clica em um campo que é definido para este tipo de dados, o Access exibe uma caixa de seleção ou uma lista suspensa, dependendo de como você formatar o campo. Se você formatar o campo para mostrar uma lista, você pode selecionar em Sim ou não, verdadeiro ou Falso, ou em ou fora da lista, novamente dependendo do formato aplicada ao campo. Você não pode inserir valores na lista ou alterar os valores na lista diretamente de um formulário ou tabela.

Objeto OLE

Você use esse tipo de campo quando desejar exibir dados de um arquivo criado com outro programa. Por exemplo, você pode exibir um arquivo de texto, um gráfico do Excel ou um conjunto de slides do PowerPoint em um campo de objeto OLE.

Anexos oferecem uma maneira mais rápida, fácil e mais flexível para exibir dados de outros programas. Veja a entrada de anexo, mais tarde na tabela, para obter mais informações.

Hiperlink

Você pode inserir todos os dados nesse tipo de campo e acesso delimita em um endereço da Web. Por exemplo, se você digitar um valor no campo, o Access envolve o texto com http://www. your_text.com. Se você inserir um endereço da Web, o link funcionará. Caso contrário, o link resultará em uma mensagem de erro. Além disso, o processo de edição hiperlinks existentes pode ser difícil porque clicando em um campo de hiperlink com o mouse inicia o seu navegador e o leva para o site especificado no link. Para editar um campo hiperlink, selecione um campo adjacente, use as teclas TAB ou seta para mover o foco para o campo hiperlink e, em seguida, pressione F2 para habilitar a edição.

Anexo

Você pode anexar dados de outros programas a esse tipo de campo, mas você não pode digitar ou caso contrário, insira o texto ou dados numéricos.

Para obter informações sobre como usar um campo de anexo, consulte o artigo anexar arquivos e elementos gráficos a registros no seu banco de dados.

Assistente de Pesquisa

O Assistente de pesquisa não é um tipo de dados. Em vez disso, você usa o Assistente para criar dois tipos de listas suspensas: o valor de listas e campos de pesquisa. Uma lista de valores usa uma lista delimitada de itens que você insere manualmente quando você usa o Assistente de pesquisa. Esses valores podem ser independentes de quaisquer outros dados ou objeto no seu banco de dados.

Em contraste, um campo de pesquisa usa uma consulta para recuperar dados de uma ou mais das outras tabelas em um banco de dados, ou em outro local, como um servidor executando o SharePoint. O campo de pesquisa, em seguida, exibe os dados em uma lista suspensa. Por padrão, o Assistente de pesquisa define o campo de tabela para o tipo de dados número.

Você pode trabalhar com campos de pesquisa diretamente em tabelas e também em formulários e relatórios. Por padrão, os valores em um campo de pesquisa são exibidos em um tipo de controle de lista chamado uma caixa de combinação — uma lista que tem uma seta suspensa: uma lista de pesquisa em branco . Dependendo de como o designer de banco de dados tenha definido o campo de pesquisa e a caixa de combinação, você pode editar os itens na lista e adicionar itens à lista. Para fazer isso, o designer de banco de dados deve definir uma propriedade para o campo de pesquisa (a propriedade é chamada Limitar à lista, e o designer possui para desativá-lo).

Se você não pode editar diretamente os valores em uma lista de pesquisa, você precisa adicionar ou alterar os dados na sua lista de valores predefinida ou da tabela que serve como fonte para o campo de pesquisa. Para obter informações sobre como fazer isso, consulte Editar os itens em um campo de pesquisa, mais adiante neste artigo.

Finalmente, quando você cria um campo de pesquisa, você pode opcionalmente defina-lo para dar suporte a vários valores. Quando você fizer isso, a lista resultante exibe uma caixa de seleção ao lado de cada item de lista e você pode marcar ou desmarcar como muitos dos itens conforme necessário. Esta figura ilustra uma lista de valores múltiplos típica:

uma lista de caixa de seleção

Para obter informações sobre como criar campos de pesquisa de múltiplos valores e usando as listas resultantes, consulte os artigos guia aos campos de múltiplos valorese usar uma lista que armazene valores múltiplos .

Observação : Anexo, calculados e grande número de tipos de dados não estão disponíveis em formatos de arquivo. mdb.

Como propriedades do campo de tabela afetam a maneira como você insere dados

Além de princípios de design que controlam a estrutura de um banco de dados e os tipos de dados que controlam o que você pode inserir em um determinado campo, várias propriedades do campo também podem afetar como você insere dados em um banco de dados do Access.

Exibir propriedades de um campo de tabela

O Access fornece duas maneiras de exibir as propriedades para um campo de tabela. Você pode usar os controles na guia folha de dados, ou você pode abrir a tabela no modo Design. Os conjuntos de etapas a seguir explicam como usar as duas técnicas.

Exibir propriedades de tabela na guia folha de dados

  1. No painel de navegação, clique duas vezes na tabela que você deseja usar.

  2. Clique na guia campos e use os controles no grupo formatação para exibir as propriedades para cada campo da tabela. Observação, se você estiver usando o Access 2007, você encontrará essa lista na guia folha de dados, no grupo tipos de dados e formatação.

Exibir propriedades da tabela no modo Design

  1. No painel de navegação, clique com botão direito a tabela desejada e clique em Modo Design Imagem do botão no menu de atalho.

    O Access abre a tabela na grade de design.

  2. Na parte inferior da grade, clique na guia Geral, se já não estiver selecionada.

    –ou–

    Para ver as propriedades de um campo de pesquisa, clique na guia pesquisa.

    Um campo de pesquisa é um campo de tabela que usa uma consulta para recuperar valores de uma ou mais tabelas em um banco de dados. Por padrão, o campo de pesquisa apresenta esses valores para você no formulário de uma lista. Dependendo de como um designer de banco de dados define o campo de pesquisa, você pode selecionar um ou mais itens da lista.

A tabela a seguir lista as propriedades que têm o maior impacto na entrada de dados e explica como elas afetam a entrada de dados.

Propriedade

Local na grade de design da tabela

Valores possíveis

Comportamento quando você tenta inserir dados

Tamanho do campo

Guia Geral

0-255

O limite de caracteres se aplica somente a campos definidos para o tipo de dados de texto. Se você tentar inserir mais do que o número especificado de caracteres, o campo os recorta.

Obrigatório

Guia Geral

Sim/Não

Quando ativado, essa propriedade força você a inserir um valor em um campo e acesso não permitirá que você salvar novos dados até que você conclua um campo obrigatório. Quando desativado, o campo aceitará valores nulos, significando que o campo pode permanecer em branco.

Observação : Um valor nulo não é a mesma coisa que um valor zero. Zero é um dígito e "nulo" é um valor ausente, indefinido ou desconhecido.

Permitir cadeias de comprimento zero

Guia Geral

Sim/Não

Quando ativado, você pode inserir cadeias de caracteres de comprimento zero — cadeias de caracteres que não contêm caracteres. Para criar uma cadeia de caracteres de comprimento zero, que você insira um par de aspas duplas no campo ("").

Indexados

Guia Geral

Sim/Não

Quando você indexar um campo de tabela, acesso impede a adição de valores duplicados. Você também pode criar um índice de mais de um campo. Se você fizer isso, você pode duplicar os valores em um campo, mas não em ambos os campos.

Máscara de entrada

Guia Geral

Conjuntos de predefinido ou personalizados de caracteres literais e espaço reservado

Uma máscara de entrada força você a inserir dados em um formato predefinido. As máscaras aparecem quando você seleciona um campo em uma tabela ou um controle em um formulário. Por exemplo, suponha que você clique em um campo de data e ver este conjunto de caracteres: MMM-DD-YYYY. Essa é uma máscara de entrada. Força para inserir valores de mês como abreviações de três letras, como OCT e o valor de ano como quatro dígitos — por exemplo, outubro-15-2017.

Observação : Lembre-se de que máscaras de entrada apenas controlam como inserir dados, não como acessam armazenamentos ou exibe esses dados.

Para obter mais informações sobre a criação e o uso de máscaras de entrada, consulte o artigo formatos de entrada de dados de controle com máscaras de entrada. Para obter mais informações sobre como o Access armazena e exibe dados de data/hora, consulte o artigo Insira um valor de data ou hora.

Limitar a uma lista

Guia pesquisa

Sim/Não

Habilita ou desabilita as alterações aos itens em um campo de pesquisa. Novos usuários de acesso às vezes, tentem alterar os itens em um campo de pesquisa manualmente. Quando o Access impede que você altere os itens em um campo, essa propriedade é definida como Sim. Se essa propriedade estiver ativada e você precisa alterar os itens em uma lista, você deve abrir a lista (se você quer para editar uma lista de valores) ou a tabela que contém os dados de origem para a lista (se você quiser editar um campo de pesquisa) e altere os valores lá. Para obter mais informações sobre como usar campos de pesquisa, consulte Editar os itens em um campo de pesquisa, mais adiante neste artigo.

Permitir Edições da Lista de Valores

Guia pesquisa

Sim/Não

Habilita ou desabilita o comando Editar itens de lista para listas de valores, mas não para campos de pesquisa. Para habilitar esse comando campos de pesquisa, digite um nome de formulário válido na propriedade Formulário de edição de itens de lista . O comando permitir edições da lista de valor aparece em um menu de atalho que você abrir clicando em um controle de caixa de combinação ou de caixa de lista. Quando você executar o comando, aparece a caixa de diálogo Editar itens de lista. Como alternativa, se você especificar o nome de um formulário na propriedade Formulário de edição de itens de lista , o Access inicia esse formulário em vez de exibir a caixa de diálogo.

Observação : Você pode executar o comando Editar itens de lista de caixa de listagem e controles de caixa de combinação localizado em formulários e de controles de caixa de combinação, localizados em tabelas e resultados de consulta define. Formulários devem estar abertos no modo Design ou modo de navegação; tabelas e conjuntos de resultados de consulta devem ser abertos no modo folha de dados.

Formulário de Edição de Itens de Lista

Guia pesquisa

Nome de um formulário de entrada de dados

Se você inserir o nome de um formulário de entrada de dados como o valor desta propriedade de tabela, formulário abre quando um usuário executa o comando Editar itens de lista. Caso contrário, a caixa de diálogo Editar itens de lista é exibida quando os usuários executam o comando.

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Adicionar registros diretamente a uma tabela no modo folha de dados

Uma tabela aberta no modo folha de dados é semelhante a uma planilha do Excel, e você pode digitar ou colar dados em um ou mais campos — o equivalente de uma célula em uma planilha.

Lembre-se destes fatos medida que prosseguir.

  • Você não precisa salvar explicitamente seus dados. Access confirmar as alterações à tabela quando você move o cursor para um novo campo na mesma linha, ou quando você move o cursor para outra linha.

  • Por padrão, os campos em um banco de dados do Access são definidos para aceitar um tipo específico de dados, como texto ou números. Você deve digitar o tipo de dados que o campo está definido para aceitar. Se não estiver, o Access exibe uma mensagem de erro:

    Mensagem de erro de valor inválido

  • Um campo pode ter uma máscara de entrada aplicada. Uma máscara de entrada é um conjunto de caracteres literais e espaço reservado que forçar a inserir dados em um formato específico.

    Para obter mais informações sobre máscaras de entrada, consulte o artigo formatos de entrada de dados de controle com máscaras de entrada.

  • Com exceção de anexos e listas de múltiplos valores, você pode inserir apenas um registro na maioria dos campos. Se você não souber se um campo aceita anexos, você pode verificar as propriedades do campo. Para fazer isso, consulte as etapas em Exibir propriedades para um campo de tabela, neste artigo. Você sempre pode identificar uma lista de valores múltiplos porque o Access exibe uma caixa de seleção ao lado de cada item da lista.

Inserir dados em uma tabela

  1. No painel de navegação, clique duas vezes na tabela que você deseja usar.

    Por padrão, o Access abre a tabela no modo folha de dados — uma grade semelhante uma planilha do Excel.

  2. Clique ou caso contrário, colocar o foco no primeiro campo que você deseja usar e, em seguida, insira os dados.

  3. Para mover para o próximo campo na mesma linha, pressione TAB, use as teclas de seta para a direita ou esquerda ou clique na célula no próximo campo.

    Ao pressionar TAB, por padrão, o Access usa suas configurações regionais do Windows para determinar se ela se move o cursor para a esquerda ou para a direita. Se o computador usa um idioma que leia da esquerda para a direita, mova o cursor para a direita quando você pressiona a tecla TAB. Se o computador usa um idioma que leia da direita para a esquerda, mova o cursor para a esquerda.

    Para mover para a próxima célula em uma coluna, use a seta para cima ou para baixo teclas de direção ou clique na célula que você deseja.

Aplicar formatação rich text para dados em um campo de texto longo (memorando)

  1. Com a tabela aberta no modo folha de dados, selecione um campo de texto longo. Se você estiver usando o Access 2007 ou o Access 2010 que seria um campo Memorando.

    Normalmente, campos de texto longo contêm comentários ou anotações, para que você pode procurar por um campo chamado "Comentários" ou "Anotações". Se você ainda não conseguir encontrar o campo de texto longo, consulte as etapas em Exibir propriedades para um campo de tabela, neste artigo.

  2. Na guia página inicial, no grupo fonte, use os botões e menus para formatar o texto.

    Imagem da faixa de opções do Access

    Você pode aplicar diferentes fontes e tamanhos, tornar o texto negrito ou itálico, alterar cores e assim por diante.

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Adicionar registros usando um formulário

Formulários de entrada de dados podem fornecer uma maneira mais precisa, rápida e fácil de inserir dados. Você normalmente cria formulários quando você precisar inserir dados em mais de uma tabela por vez. Também é possível criar formulários quando você deseja ocultar alguns dos campos em uma tabela, quando você desejar fazer um banco de dados mais fáceis de usar (uma etapa que pode reduzir os custos de treinamento) e, quando você deseja ajudar a garantir que os usuários insiram dados com precisão.

Como usar um formulário para editar dados depende do design do formulário. Formulários podem conter qualquer número de controles, como listas, caixas de texto, botões e folhas de dados — grades que se parecem com planilhas do Excel. Por sua vez, cada um dos controles no formulário ou lê dados de ou grava dados em um campo de tabela subjacente. O que fazer com um determinado controle depende do tipo de dados que você definiu para o campo de tabela subjacente, quaisquer propriedades definidas para esse campo e possivelmente de várias propriedades que define o designer de banco de dados para cada controle. Para obter mais informações sobre como os tipos de dados e propriedades de campo afetam a entrada de dados, consulte as seções como tipos de dados afetam a maneira que você insira dados e como propriedades do campo de tabela afetam a maneira que você inserir dados, neste artigo.

As seções a seguir explicam como usar os controles de entrada de dados mais comuns. Se você tiver dúvidas sobre o seu banco de dados específico, contate o administrador do sistema ou o designer de banco de dados.

Adicionar ou editar texto em uma caixa de texto

Quando você adicionar ou editar texto em uma caixa de texto, você trabalha com dados em um texto ou um campo de texto (memorando) longa. Conforme você continuar, lembre-se de que você pode definir um campo de texto longo (ou o controle associado ao campo de texto longo) oferecer suporte a formatação rich text e, em seguida, você pode aplicar diferentes fontes, tamanhos, estilos e cores a seu texto.

Editar texto em uma caixa de texto

  • Coloque o cursor na caixa de texto e alterar seus dados. Lembre-se de que você não pode fazer cálculos numéricos em um texto ou texto longo (memorando) campo.

Aplicar formatação rich text

Observação : Você pode seguir estas etapas apenas quando uma caixa de texto está vinculada a um campo de texto longo (memorando). Consulte as etapas em Exibir propriedades para um campo de tabela, neste artigo.

  1. Com o formulário aberto no formulário ou Layout modos de exibição ou a tabela aberta no modo folha de dados, selecione o campo de texto longo (memorando).

  2. Na guia página inicial, no grupo fonte, use os botões e menus para formatar o texto.

    Imagem da faixa de opções do Access

    Você pode aplicar diferentes fontes e tamanhos, tornar o texto negrito ou itálico, alterar cores e assim por diante.

Inserir dados usando uma lista

Você pode usar listas em formulários e em tabelas e consultas resultado define aberto no modo folha de dados — uma grade semelhante uma planilha do Excel.

Quando você usa uma lista em um formulário, você poderá ver um controle de caixa de combinação ou um controle de caixa de listagem. Esses números retratam uma caixa de combinação e listam controle de caixa, respectivamente.

uma lista de pesquisa em branco

Um controle caixa de listagem básico em um formulário

Quando você usa uma lista em um conjunto de resultados de tabela ou consulta, o Access usa uma caixa de combinação por padrão.

Além disso, listas podem oferecer suporte a vários valores. Se você vir uma lista com uma caixa de seleção ao lado de cada item da lista, você pode selecionar até 100 itens na lista. Listas de múltiplos valores que você pode criar sem programação podem resolver um problema comercial comum. Por exemplo, suponha que você use um banco de dados do Access para rastrear problemas de suporte ao cliente. Se você precisar atribuir várias pessoas para um problema, você pode usar uma lista de valores múltiplos. Esses números mostram típicas listas de múltiplos valores.

Uma lista suspensa de caixas de seleção no estado aberto.   uma lista de caixa de seleção

Você também pode editar os itens em uma lista. Se você ou o criador de banco de dados habilitar o comando, você pode adicionar, alterar e remover itens de lista diretamente na lista. No entanto, designers de banco de dados podem optar por desativar o comando, para que ele pode não estar disponível para todos os bancos de dados.

As etapas nas seções a seguir explicam como usar e editar listas.

Selecionar itens em uma lista suspensa

  1. Abra o formulário, tabela ou conjunto de resultados de consulta que contém a lista.

    Observação : Você deve abrir formulários no modo formulário ou modo de exibição de Layout. Você deve abrir tabelas e conjuntos de resultado da consulta no modo folha de dados.

  2. Clique na seta para baixo ao lado da lista e selecione o item desejado.

  3. Para confirmar sua escolha seu banco de dados, mova o cursor para outro campo.

Selecionar itens de uma caixa de listagem

  1. Abra o formulário que contém a lista.

  2. Role para baixo na lista de itens na caixa de listagem e selecione o item que você deseja.

  3. Para confirmar sua escolha seu banco de dados, mova o cursor para outro campo.

Selecionar itens de uma lista suspensa de caixa de seleção

  1. Abra o formulário, tabela ou conjunto de resultados de consulta que contém a lista.

    Observação : Você pode usar a caixa de seleção nas listas suspensas em formulários, tabelas e conjuntos de resultados de consulta. Para fazer isso, você deve abrir formulários no modo formulário ou modo de exibição do navegador e você deve abrir tabelas e conjuntos de resultado da consulta no modo folha de dados.

  2. Clique na seta para baixo ao lado da lista.

  3. Selecione até 100 caixas de seleção e clique em Okey.

Selecionar itens em uma lista de caixa de seleção

  1. Abra o formulário que contém a lista.

    Observação : Você deve abrir o formulário no modo formulário ou modo de navegação.

  2. Clique na seta para baixo ao lado da lista.

  3. Selecione até 100 caixas de seleção e clique em Okey.

Editar os itens em uma lista

Observação : Você pode editar qualquer tipo de lista em um formulário, tabela ou conjunto de resultados de consulta. Lembre-se de que você deve abrir formulários no modo formulário ou modo de exibição do navegador, você deve abrir tabelas e conjuntos de resultado da consulta no modo folha de dados. Além disso, lembre-se de que o criador de banco de dados ou o departamento de TI pode desabilitar esse comando, para que ele pode não estar disponível em todos os momentos.

  1. Abra o formulário, tabela ou conjunto de resultados de consulta que contém a lista.

  2. Clique com botão direito a lista que você deseja editar e clique em Editar itens de lista.

    Uma caixa de diálogo ou um formulário de entrada de dados é exibida. A tela que você vê depende do tipo de lista que você deseja editar. O Access usará dois tipos básicos de listas — o valor de listas e listas de pesquisa. Exibição de listas de valor um conjunto de itens que você inserir manualmente e listas de pesquisa usam uma consulta para recuperar seus dados de uma ou mais tabelas. Siga um destes procedimentos.

    • Se você estiver editando uma lista de valores, use a caixa de diálogo Editar itens de lista para editar os dados da lista e clique em Okey após concluir.

    • Se você estiver editando uma lista de pesquisa, um formulário de entrada de dados é exibida. Use esse formulário para editar os dados da lista.

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Editar os itens em um campo de pesquisa

Um campo de pesquisa apresenta uma lista de dados que os usuários podem usar para selecionar um ou mais itens. Você pode criar dois tipos de listas de pesquisa.

  • Lista de valor    Eles contêm um conjunto embutida de valores que você insere manualmente. Os valores residem na propriedade Fonte de linha do campo de pesquisa.

  • Listas de pesquisa    Esses usam uma consulta para recuperar os valores de outra tabela. A propriedade Fonte de linha do campo contém uma consulta em vez de uma lista embutida de valores.

Por padrão, o Access exibe dados de pesquisa em uma lista suspensa, embora você possa especificar um controle de caixa de listagem. Uma lista suspensa abre para apresentar a lista e, em seguida, fecha depois que você faça uma seleção. Uma caixa de listagem, em contraste, permanece aberto sempre.

Você pode executar o comando Editar itens de lista, ou você pode editar os dados diretamente na propriedade Fonte de linha ou a tabela de origem. Para obter informações sobre como usar o comando Editar itens de lista, consulte Inserir os dados usando uma lista, anteriormente neste artigo. As etapas desta seção explicam como editar os itens diretamente a propriedade Fonte de linha ou a tabela de origem. O processo segue várias etapas gerais.

  • Identifica o campo de pesquisa. Siga um processo um pouco diferente quando trabalhar com um formulário que com uma tabela.

  • Identificar o tipo de campo de pesquisa — uma lista de valores ou uma lista de pesquisa. Se você estiver usando uma lista de pesquisa, você identificar a tabela de origem que fornece os dados para o campo de pesquisa.

  • Edite os itens na lista de valores.

    – ou –

    Abra a tabela de origem para a lista de pesquisa e editar os dados dessa tabela.

Identificar um campo de pesquisa de um formulário

  1. No painel de navegação, clique com botão direito no formulário e clique em Modo Design.

    – ou –

    Se o formulário já estiver aberto, você pode com o botão direito na guia do formulário e clique em Modo Design no menu de atalho.

    –ou–

    Na guia página inicial, no grupo exibição, clique no botão Exibir para alternar entre modos de exibição disponíveis. Como alternativa, você pode clique na seta em modo de exibição e, em seguida, selecione um dos modos de exibição disponíveis no menu..

    Imagem da faixa de opções do Access

  2. O controle de caixa de listagem caixa ou combinação de atalho e clique em Propriedades.

  3. Na folha de propriedades, clique na guia tudo e localize as propriedades Tipo de fonte de linha e Fonte de linha. A propriedade de Tipo de fonte de linha deve conter Lista de valores ou Tabela/consulta e a propriedade Fonte de linha deve conter uma lista de itens separados por vírgula ou uma consulta. Conforme necessário, aumente a folha de propriedades para que você possa ler a lista de itens ou a consulta.

    Normalmente, listas de valores usam essa sintaxe básica: "item";" item";" item"

    Nesse caso, a lista é um conjunto de itens entre aspas duplas e separados por ponto e vírgula.

    Consultas seleção usam esta sintaxe básica: Selecione [table_or_query_name]. [ nome_do_campo] FROM [table_or_query_name].

    Nesse caso, a consulta contém duas cláusulas (SELECT e FROM). A primeira cláusula se refere a uma tabela ou consulta e um campo nessa tabela ou consulta. A segunda cláusula refere-se apenas à tabela ou consulta. Aqui está um ponto importante a lembrar: selecionadas cláusulas não podem conter o nome de uma tabela ou consulta, embora eles contêm o nome de pelo menos um campo. Entretanto, todas as cláusulas FROM devem se referir a uma tabela ou consulta. Portanto, você pode sempre encontrar a tabela de origem ou consulta de origem para um campo de pesquisa lendo a cláusula FROM.

  4. Siga um destes procedimentos:

    • Se você estiver usando uma lista de valores, edite os itens na lista. Certifique-se de que envolvem cada item com aspas duplas e separe cada item com um ponto e vírgula.

    • Se a consulta na lista de pesquisa faz referência a outra consulta, no painel de navegação, abra essa segunda consulta no modo Design (com o botão direito na consulta e clique em Modo Design ). Observe o nome da tabela que aparece na seção superior do designer de consulta e, em seguida, vá para a próxima etapa.

      – ou –

      Se a consulta no campo de pesquisa fizer referência a uma tabela, observe o nome da tabela e vá para a próxima etapa.

  5. Clique duas vezes na tabela no painel de navegação para abri-lo no modo de exibição de folha de dados e editar os itens de lista conforme necessário.

Identificar um campo de pesquisa de uma tabela

  1. No painel de navegação, clique com botão direito na tabela e clique em Modo Design.

  2. Na seção superior da grade de design da consulta, na coluna Tipo de dados, clique em ou caso contrário, colocar o foco em qualquer texto, número, ou campo Sim/não.

  3. Na seção inferior da grade de design da tabela, clique na guia pesquisa e, em seguida, examine as propriedades Tipo de fonte de linha e Fonte de linha.

    A propriedade de Tipo de fonte de linha deve ler Lista de valores ou Tabela/consulta. A propriedade Fonte de linha deve conter uma lista de valores ou uma consulta.

    Listas de valor usam esta sintaxe básica: "item";" item";" item"

    Nesse caso, a lista é um conjunto de itens entre aspas duplas e separados por ponto e vírgula.

    Normalmente, as consultas seleção usam essa sintaxe básica: Selecione [table_or_query_name]. [ nome_do_campo] FROM [table_or_query_name].

    Nesse caso, a consulta contém duas cláusulas (SELECT e FROM). A primeira cláusula se refere a uma tabela ou consulta e um campo nessa tabela ou consulta. A segunda cláusula refere-se apenas à tabela ou consulta. Aqui está um ponto importante a lembrar: selecionadas cláusulas não podem conter o nome de uma tabela ou consulta, embora eles contêm o nome de pelo menos um campo. Entretanto, todas as cláusulas FROM devem se referir a uma tabela ou consulta. Portanto, você pode sempre encontrar a tabela de origem ou consulta de origem para um campo de pesquisa lendo a cláusula FROM.

  4. Siga um destes procedimentos:

    • Se você estiver usando uma lista de valores, edite os itens na lista. Certifique-se de que envolvem cada item com aspas duplas e separe cada item com um ponto e vírgula.

    • Se a consulta no campo de pesquisa faz referência a outra consulta, no painel de navegação, abra essa segunda consulta no modo Design (com o botão direito na consulta e clique em Modo Design ). Observe o nome da tabela que aparece na seção superior do designer de consulta e, em seguida, vá para a próxima etapa.

      – ou –

      Se a consulta no campo de pesquisa fizer referência a uma tabela, observe o nome da tabela e vá para a próxima etapa.

  5. Clique duas vezes na tabela no painel de navegação para abri-lo no modo de exibição de folha de dados e editar os itens de lista conforme necessário.

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Insira cadeias de caracteres de comprimento zero

Access permite diferenciar dois tipos de valores em branco: nulo valores e cadeias de caracteres de comprimento zero. Valores nulos indicam um valor desconhecido e cadeias de caracteres de comprimento zero indicam campos que contêm um espaço. Por exemplo, suponha que você tem a tabela de dados do cliente, e essa tabela contém um campo de número de fax. Você pode deixar o campo em branco se você não tiver certeza do número de fax do cliente. Nesse caso, deixando o campo em branco insere um valor nulo, o que significa que você não souber qual é o valor. Se posteriormente você determinar que o cliente não tem um aparelho de fax, você pode inserir uma cadeia de caracteres de comprimento zero no campo para indicar que você sabe que não há nenhum valor.

Observação : Lembre-se de que você pode definir uma propriedade que impede que campos aceita valores nulos. Para obter mais informações sobre como definir essa propriedade, consulte como os tipos de dados afetam a maneira que você inserir dados, neste artigo.

  1. Abra uma tabela no modo folha de dados ou um formulário no modo formulário ou modo de procura.

  2. Selecione o campo desejado e digite duas aspas duplas sem espaço entre elas ("").

  3. Mova o cursor para outro registro para confirmar as alterações ao banco de dados. Por padrão, as aspas desaparecer.

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Adicionar registros importando ou vinculando a dados

Você pode importar ou vincular aos dados localizados em uma variedade de fontes, incluindo outros bancos de dados do Access, pastas de trabalho do Excel, arquivos de texto e documentos do Word e listas em servidores que executam o Microsoft SharePoint Services.

Explicar como importar e vincular essas fontes de dados está além do escopo deste artigo. Estes links levam você a informações sobre como importar e vincular a dados.

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Métodos para economizar tempo ao inserir dados

O Access fornece várias maneiras para tornar o processo de entrada de dados com mais rapidez. Procedimentos nas seções a seguir explicam como definir um valor padrão para campos e listas em formulários e como usar teclas de atalho para reutilizar valores quando você classifica dados.

Definir um valor padrão para um campo ou controle

Se um grande número de registros compartilha o mesmo valor para um determinado campo, como uma cidade ou país/região, você poderá economizar tempo definindo um valor padrão para o controle vinculado a esse campo. Quando você abre o formulário ou cria um novo registro, o valor padrão é exibida no controle, por padrão.

Inserir um valor padrão para um controle

  1. Abra o formulário no modo Design.

  2. Clique com botão direito no controle que você deseja trabalhar com e clique em Propriedades.

  3. Na guia dados, defina a propriedade Valor padrão para o valor desejado.

  4. Repita as etapas 1 a 3 para definir um novo valor padrão.

Especifique um valor diferente

  • Para um valor em uma caixa de texto, digite os novos dados. Você pode substituir um valor padrão a qualquer momento.

    –ou–

  • Para um valor em uma lista, selecione um novo valor na lista.

Reutilizar valores ao classificar

Ao se mover entre os registros, talvez você precise classificar cada registro usando o mesmo valor. Quando você fizer, você poderá economizar tempo usando teclas de atalho para repetir que classificar valor. Por exemplo, suponha que você classifica listas de pedidos por tipo de produto. No primeiro registro, digite refrigerantes para classificar pedidos onde os clientes comprou suaves bebidas. Quando você move para o próximo registro, você pode copiar e reutilizar esse valor de classificação.

Observação : Estas etapas pressupõem que você tenha um formulário aberto no modo formulário.

  1. Mover para o campo que reutiliza o valor do campo correspondente no registro anterior.

  2. Pressione CTRL +' (apóstrofo).

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Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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