Adicionar tempo fora do escritório para calendários do Outlook de colegas de trabalho

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Você poderá facilmente marcar as horas como "ocupado" ou "ausência temporária" no seu calendário do Outlook. O que acontece se você não usa o Office 365 e você não tiver habilitado o compartilhamento do calendário, mas você precisa dar a seu tempo longe a visibilidade perceptíveis do office para seus colegas de trabalho? Este artigo explica como adicionar solicitações de reunião de dia inteiro personalizadas a calendários de colegas de trabalho, sem afetar o horário livre em seus calendários.

Agendamento de férias com uma solicitação de reunião é um processo de duas etapas. Primeiro, informe seus colegas de trabalho que você estará ausente, adicionando férias aos seus calendários. Em seguida, bloquear suas férias no seu próprio calendário.

Etapa 1: Adicionar seu tempo de férias para calendários de colegas de trabalho

Quando você marca tempo como "ausência temporária" no seu calendário, seus colegas de trabalho vê-lo quando tentam agendar uma reunião com você. Mas seria ótimo se você poderia alertar todos ao mesmo tempo antes de seu tempo ausente sem afetar o seu status de disponibilidade ou encher seus calendários? Você pode fazer isso definindo suas informações apareçam em seus calendários, como um evento de dia inteiro, mas diferentemente de um evento de dia inteiro normal, que geralmente é definido para "ocupado", esse evento de dia inteiro é exibido como tempo livre. Disponibilidade de disponibilidade dos seus colegas de trabalho não é afetada.

Observação : Solicitações de reunião foram projetadas para ser enviada entre os usuários do Outlook. A capacidade de ver agendas de outras pessoas ao redigir solicitações de reunião no Outlook requer sua organização esteja usando o Microsoft Exchange Server.

  1. No calendário, na guia página inicial, clique em Nova reunião.

    Atalho de teclado  Para criar uma nova solicitação de reunião, pressione CTRL + SHIFT + Q.

  2. Digite uma descrição na caixa assunto, e se desejar, insira um local na caixa local.

  3. Na hora de início e hora de término listas, selecione Iniciar e encerrar o tempo para o seu tempo fora do escritório. Férias, isso geralmente envolve dias inteiros. Se esse for o caso, marque a caixa de seleção evento de dia inteiro.

    Observação : Por padrão, o Outlook usa a configuração de fuso horário atual no seu computador para agendamento. Se você deseja agendar seu tempo fora do escritório, com base em um fuso horário diferente, no grupo Opções, clique em fuso horário.

  4. No grupo Opções, para Mostrar como, clique em livre na lista suspensa. Se você já tiver especificado que se trata de um evento de dia inteiro, Mostrar como é definido automaticamente como livre.

    Importante : 

    • Verifique se que a configuração de Mostrar como está definida como livre. Isso permite que a reunião destinatários de solicitação para aceitar a solicitação de reunião e adicione suas férias tempo ao seu calendário, mas não bloqueará a qualquer momento em seu calendário. Calendário do destinatário ainda mostrará livre disponibilidade para agendamento durante o tempo de férias.

    • Ao escolher um evento de dia inteiro, a hora de início do evento é à meia-noite. Para evitar receber alertas em momentos ímpares seus colegas de trabalho, defina a configuração de lembrete para Nenhum.

  5. Digite qualquer informação que você deseja compartilhar com os destinatários.

  6. Adicione destinatários pretendidos a linha para.

  7. Se você estiver alertar as pessoas em uma série de vezes recorrentes que você estará fora do escritório, no grupo Opções, clique em Recorrência, selecione o padrão de recorrência e clique em OK.

  8. Clique em Enviar.

Quando você envia a solicitação de reunião com Mostrar como definido como disponível, o evento aparece na parte superior de cada dia em calendários do Outlook dos seus colegas de trabalho — um lembrete visual que não bloquear o horário de trabalho.

Observação : Se você não selecionou evento de dia inteiro, o evento é exibida dentro da grade de tempo; ele não aparecerá na parte superior do dia. Ela ainda está marcada como tempo livre, no entanto.

Etapa 2: Bloquear férias em seu calendário

Se você seguiu as etapas na seção anterior, a solicitação de reunião que você enviou foi marcada como tempo livre para evitar bloqueio de tempo em calendários de outras pessoas. No entanto, o tempo também será marcado como livre em seu próprio calendário. Agora, você precisa criar um compromisso adicional para si mesmo, para que outras pessoas possam ver o que você não está disponível durante o tempo que você especificar.

Um erro comum é abrir a solicitação de reunião item em seu calendário e alterar a configuração de Mostrar como de livre para Ausência temporária depois de ter enviado a solicitação original. No entanto, quando você fizer isso uma atualização é enviada para todos que você enviou a solicitação de reunião, transformando livre em Ausência temporária e protegendo as etapas usadas para evitar a fazer isso. Você deve criar um compromisso duplicado em seu calendário com o conjunto de configuração Mostrar como para Ausência temporária.

Quando as pessoas usam o calendário do Outlook para agendar reuniões e outros eventos, eles poderão ver sua disponibilidade, a menos que você alterou as permissões de calendário para impedir que isso. Normalmente, compromissos, reuniões e eventos têm uma configuração Mostrar comoocupado. Você também pode criar itens com uma configuração de Mostrar como de Ausência temporária. Os itens definidos para Ausência temporária são considerados como semelhantes aos itens definir como ocupado — alguém não deve esperar que você esteja disponível no momento. Visualmente, os dois tipos diferem — itens definidos como Ausência temporária são exibidos com uma cor roxa, itens definir como ocupado são identificados por um tema de cor azul. Essa diferença na aparência ajuda Enfatize por que você não está disponível. Por exemplo, talvez você consiga mover um item de ocupado conflitante, mas provavelmente não está disposto a alterar um item de Ausência temporária como suas férias ou capaz.

  1. No calendário, na guia página inicial, clique em Novo compromisso.

  2. Na caixa assunto, digite um nome para seu tempo ausente.

  3. Na hora de início e hora de término, clique nas datas quando o seu tempo ausente inicia e termina.

  4. Marque a caixa de seleção evento de dia inteiro.

  5. Altere a configuração de Mostrar como para Ausência temporária.

  6. Clique em Salvar e Fechar.

Observação : Você pode considerar a exclusão (a partir do seu calendário somente) a solicitação de reunião inicial que você enviou para outras pessoas. Ou você pode deixá-lo em seu calendário para poder usá-lo facilmente enviar uma atualização ou um cancelamento se seus planos mudarem.

Etapa 1: Adicionar seu tempo de férias para calendários de colegas de trabalho

Quando você marca tempo como "ausência temporária" no seu calendário, seus colegas de trabalho vê-lo quando tentam agendar uma reunião com você. Mas seria ótimo se você poderia alertar todos ao mesmo tempo antes de seu tempo ausente sem afetar o seu status de disponibilidade ou encher seus calendários? Você pode fazer isso definindo suas informações apareçam em seus calendários, como um evento de dia inteiro, mas diferentemente de um evento de dia inteiro normal, que geralmente é definido para "ocupado", esse evento de dia inteiro é exibido como tempo livre. Disponibilidade de disponibilidade dos seus colegas de trabalho não é afetada.

Observação : Solicitações de reunião foram projetadas para ser enviada entre os usuários do Outlook. A capacidade de ver agendas de outras pessoas ao redigir solicitações de reunião no Outlook requer sua organização esteja usando o Microsoft Exchange Server.

  1. No menu arquivo, aponte para novo e clique em Solicitação de reunião.

    Atalho de teclado  Para criar uma nova solicitação de reunião, pressione CTRL + SHIFT + Q.

  2. Digite uma descrição na caixa assunto, e se desejar, insira um local na caixa local.

  3. Na hora de início e hora de término listas, selecione Iniciar e encerrar o tempo para o seu tempo fora do escritório. Férias, isso geralmente envolve dias inteiros. Se esse for o caso, marque a caixa de seleção evento de dia inteiro.

    Observação : Por padrão, o Outlook usa a configuração de fuso horário atual no seu computador para agendamento. Se você quiser agendar seu tempo fora do escritório com base em um fuso horário diferente, na guia reunião, no grupo Opções, clique em fuso horário.

  4. No grupo Opções, para Mostrar como, clique em livre na caixa de listagem suspensa. Se você já tiver especificado que se trata de um evento de dia inteiro, Mostrar como é definido automaticamente como livre.

    Importante : 

    • Verifique se que a configuração de Mostrar como está definida como livre. Isso permite que a reunião destinatários de solicitação para aceitar a solicitação de reunião e adicione suas férias tempo ao seu calendário, mas não bloqueará a qualquer momento em seu calendário. Calendário do destinatário ainda mostrará livre disponibilidade para agendamento durante o tempo de férias.

    • Ao escolher um evento de dia inteiro, a hora de início do evento é à meia-noite. Para evitar receber alertas em momentos ímpares seus colegas de trabalho, defina a configuração de lembrete para Nenhum.

  5. Digite qualquer informação que você deseja compartilhar com os destinatários.

  6. Adicione destinatários pretendidos a linha para.

  7. Se você estiver alertar as pessoas em uma série de vezes recorrentes que você estará fora do escritório, na guia reunião, no grupo Opções, clique em Recorrência, selecione o padrão de recorrência e clique em OK.

    Quando você adiciona um padrão de recorrência a uma solicitação de reunião, a guia Reunião torna-se Reunião Recorrente.

  8. Na guia reunião, no grupo Mostrar, clique em compromisso.

  9. Clique em Enviar.

Quando você envia a solicitação de reunião com Mostrar como definido como disponível, o evento aparece na parte superior de cada dia em calendários do Outlook dos seus colegas de trabalho — um lembrete visual que não bloquear o horário de trabalho.

Observação : Se você não selecionou evento de dia inteiro, o evento é exibida dentro da grade de tempo; ele não aparecerá na parte superior do dia. Ela ainda está marcada como tempo livre, no entanto.

Etapa 2: Bloquear férias em seu calendário

Se você seguiu as etapas na seção anterior, a solicitação de reunião que você enviou foi marcada como tempo livre para evitar bloqueio de tempo em calendários de outras pessoas. No entanto, o tempo também será marcado como livre em seu próprio calendário. Agora, você precisa criar um compromisso adicional para si mesmo, para que outras pessoas possam ver o que você não está disponível durante o tempo que você especificar.

Um erro comum é abrir a solicitação de reunião item em seu calendário e alterar a configuração de Mostrar como de livre para Ausência temporária depois de ter enviado a solicitação original. No entanto, quando você fizer isso uma atualização é enviada para todos que você enviou a solicitação de reunião, transformando livre em Ausência temporária e protegendo as etapas usadas para evitar a fazer isso. Você deve criar um compromisso duplicado em seu calendário com o conjunto de configuração Mostrar como para Ausência temporária.

Quando as pessoas usam o calendário do Outlook para agendar reuniões e outros eventos, eles poderão ver sua disponibilidade, a menos que você alterou as permissões de calendário para impedir que isso. Normalmente, compromissos, reuniões e eventos têm uma configuração Mostrar comoocupado. Você também pode criar itens com uma configuração de Mostrar como de Ausência temporária. Os itens definidos para Ausência temporária são considerados como semelhantes aos itens definir como ocupado — alguém não deve esperar que você esteja disponível no momento. Visualmente, os dois tipos diferem — itens definidos como Ausência temporária são exibidos com uma cor roxa, itens definir como ocupado são identificados por um tema de cor azul. Essa diferença na aparência ajuda Enfatize por que você não está disponível. Por exemplo, talvez você consiga mover um item de ocupado conflitante, mas provavelmente não está disposto a alterar um item de Ausência temporária como suas férias ou capaz.

  1. Em calendário, no menu arquivo, aponte para novo e clique em compromisso.

  2. Na caixa assunto, digite um nome para seu tempo ausente.

  3. Na hora de início e hora de término, clique nas datas quando o seu tempo ausente inicia e termina.

  4. Marque a caixa de seleção evento de dia inteiro.

  5. Altere a configuração de Mostrar como para Ausência temporária.

  6. Clique em Salvar e Fechar.

Observação : Você pode considerar a exclusão (a partir do seu calendário somente) a solicitação de reunião inicial que você enviou para outras pessoas. Ou você pode deixá-lo em seu calendário para poder usá-lo facilmente enviar uma atualização ou um cancelamento se seus planos mudarem.

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Práticas recomendadas ao usar o calendário do Outlook

Agendar uma reunião com outras pessoas

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