Adicionar ou excluir uma coluna em uma folha de dados

O Microsoft Office Access 2007 fornece várias maneiras de adicionar ou remover as colunas em uma folha de dados. Você agora pode usar o modo Folha de Dados para adicionar ou remover colunas e definir os tipos de dados para elas. Você também pode adicionar campos de um painel de tarefas ou pode abrir a tabela subjacente à folha de dados e adicionar um campo no modo Design. Este tópico explica como usar cada método.

Observação   As informações neste tópico explicam como realizar algumas, mas não todas, as tarefas que podem ser realizadas em uma folha de dados.

Para obter mais informações sobre como criar e usar folhas de dados, consulte o artigo Abrir uma folha de dados em branco.

O que deseja fazer?

Noções básicas sobre colunas em folhas de dados

Adicionar uma coluna usando o modo Folha de Dados

Remover uma coluna usando o modo Folha de Dados

Adicionar uma coluna usando o modo Design

Remover uma coluna usando o modo Design

Noções básicas sobre como o Access atribui tipos de dados quando você insere informações

Definir os tipos de dados que o modo Folha de Dados não deduz

Habilitar edição de rich text em um campo Memorando

Converter uma coluna em um campo de pesquisa

Noções básicas sobre colunas em folhas de dados

Uma folha de dados é a representação visual das informações contidas na tabela de um banco de dados, ou dos resultados retornados por uma consulta. Uma coluna em uma folha de dados representa a mesma coisa que um campo em uma tabela de um banco de dados. Ao adicionar ou remover uma coluna de uma folha de dados, você adiciona ou remove um campo da tabela subjacente à folha de dados. Se o campo contiver dados, essas informações também serão eliminadas.

Novos recursos para trabalhar com colunas

O Office Access 2007 agiliza e simplifica a adição ou remoção de um campo de tabela porque agora essas tarefas podem ser realizadas no modo Folha de Dados. Por padrão, todas as tabelas no modo Folha de Dados agora contêm uma coluna em branco rotulada Adicionar Novo Campo. Para adicionar uma coluna, insira os dados na primeira célula em branco abaixo do cabeçalho dessa coluna. Você também pode colar uma ou mais partes de dados na coluna em branco. Você não precisa mais usar o modo Design para adicionar ou remover colunas, embora você possa, se quiser.

Além disso, você não precisa mais definir os tipos de dados mais comuns para a nova coluna. Por padrão, os campos em uma tabela de banco de dados devem conter tipos de dados específicos como texto, datas e horas, números, e assim por diante. Geralmente, você define os tipos de dados ao criar as tabelas de um banco de dados. Entretanto, o Access agora deduz a maioria dos tipos de dados quando você insere os dados pela primeira vez em uma nova coluna. Por exemplo, se você inserir um nome no primeiro campo na nova tabela, o Access define esse campo como tipo de dados de texto. Se você colar uma data, o Access define o campo como o tipo de dados de data/hora e assim por diante. Se você colar uma mistura de dados, como os códigos postais de vários países/regiões, o Access seleciona o tipo de dados que melhor preservará as informações — geralmente, o tipo de dados de texto. Para obter mais informações, consulte a seção Noções básicas sobre como o Access atribui tipos de dados quando você insere informações, posteriormente, neste artigo.

Observação   Você não pode usar o modo Folha de Dados para definir todos os tipos de dados disponíveis. Além disso, lembre-se que os bancos de dados relacionais obedecem a um conjunto de regras de design.

Para obter mais informações sobre o uso do modo Folha de Dados e a configuração de tipos de dados, consulte o artigo Abrir uma folha de dados em branco. Se você não estiver familiarizado com as regras de design dos bancos de dados relacionais, consulte o artigo Fundamentos do design de banco de dados.

As etapas nas seguintes seções explicam como adicionar e remover colunas em folhas de dados usando os modos Folha de Dados e Design.

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Adicionar uma coluna usando o modo Folha de Dados

As etapas nesta seção explicam como usar o modo Folha de Dados para adicionar uma coluna a uma folha de dados, dar um nome à coluna e inserir dados. À medida que prosseguir, lembre-se que, ao seguir essas etapas, você adiciona e altera um campo na tabela subjacente à folha de dados.

  1. No Painel de Navegação, localize e clique duas vezes na tabela à qual você deseja adicionar o campo.

    O Access abre a tabela no modo Folha de Dados.

  2. Role para o lado direito ou esquerdo da folha de dados (dependendo das configurações regionais e de idioma do Windows) e localize a coluna em branco.

    Por padrão, as palavras Adicionar Novo Campo aparecem no cabeçalho da coluna em branco. Esta figura ilustra uma típica coluna em branco.

    Um novo campo em uma folha de dados

  3. Clique duas vezes no cabeçalho da coluna e insira um nome para o novo campo.

    -or-

    Clique com o botão direito do mouse no cabeçalho da coluna e clique em Renomear Coluna no menu de atalho. Em seguida, digite um nome para o campo.

  4. Insira alguns dados na primeira linha em branco abaixo do cabeçalho.

    -ou-

    Cole uma ou mais partes de dados no campo, iniciando pela primeira célula em branco.

    Salve as alterações.

    Com base nos tipos de dados inseridos, o Access define um tipo de dados para o campo. Por exemplo, se você inserir um nome, o Access define o tipo de dados como texto.

    Para obter mais informações sobre como o Access define os tipos de dados, consulte Noções básicas sobre como o Access atribui tipos de dados quando você insere informações, posteriormente neste artigo. Para obter informações sobre como definir os tipos de dados manualmente, consulte Definir os tipos de dados para os quais o modo Folha de Dados não interfere, também posteriormente neste artigo.

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Remover uma coluna usando o modo Folha de Dados

Antes de remover uma coluna de uma folha de dados, lembre-se de vários fatores importantes:

Remover a coluna no modo Folha de Dados

  1. Clique com o botão direito do mouse na linha de cabeçalho da coluna que você deseja remover.

  2. Clique em Excluir Coluna no menu de atalho.

  3. Clique em Sim para confirmar a exclusão.

  4. Salve as alterações.

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Adicionar uma coluna usando o modo Design

Se você estiver familiarizado com as versões anteriores do Access, provavelmente tem alguma experiência no uso do modo Design. A ferramenta não foi alterada no Office Access 2007. O modo Design fornece uma flexibilidade maior que o modo Folha de Dados porque você pode definir todos os tipos de dados disponíveis e pode criar um campo de pesquisa, sem ter que sair do modo Design.

Adicionar a coluna no modo Design

  1. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do mouse na tabela que você deseja alterar e clique em Modo Design no menu de atalho.

    -ou-

    Na barra de status do Access, clique em Modo Design.

  2. Na coluna Nome do Campo, selecione uma linha em branco e digite um nome para o novo campo.

  3. Na coluna Tipo de Dados, ao lado do nome do novo campo, selecione um tipo de dados para a nova coluna.

  4. Salve as alterações.

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Remover uma coluna usando o modo Design

As regras para exclusão de uma coluna no modo Folha de Dados também se aplicam ao trabalho no modo Design: se você excluir uma coluna, perde todos os dados que estiverem na mesma. Além disso, antes de excluir um campo de chave primária ou de pesquisa, você deve primeiro excluir as relações desses campos.

Para obter mais informações, consulte os artigos Fundamentos do design de banco de dados, Adicionar, definir, alterar ou remover a chave primária e Adicionar ou alterar um campo Pesquisa que permite armazenar valores múltiplos.

Remover a coluna no modo Design

  1. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do mouse na tabela que você deseja alterar e clique em Modo Design no menu de atalho.

    -ou-

    Na barra de status do Access, clique em Modo Design.

  2. Selecione o campo (a linha) que você deseja excluir.

  3. Na guia Design, no grupo Ferramentas, clique em Excluir Linhas.

    -ou-

    Pressione DELETE.

  4. Salve as alterações.

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Noções básicas sobre como o Access atribui tipos de dados quando você insere informações

Quando você cria uma folha de dados em branco, o Access atribui um tipo de dados a cada campo quando você insere dados pela primeira vez nesse campo. A tabela seguinte lista os diversos tipos de dados que você pode inserir e os tipos de dados que o Access aplica a cada um.

Observação   Você não pode definir os tipos de dados Anexo ou Objeto OLE inserindo dados em um campo e não pode habilitar o suporte para edição de rich-text inserindo dados em um campo.

Para obter informações sobre a configuração desses tipos de dados e a habilitação da edição de rich-text, consulte o artigo Abrir uma folha de dados em branco.

A tabela a seguir mostra como o Access define o tipo de dados de um campo quando você insere dados no modo Folha de Dados.

Se você inserir:

O Office Access 2007 cria um campo com um tipo de dados de:

João

Texto

Um bloco de texto ou de texto e números com mais de 256 caracteres.

Memorando

Observação   Você não pode usar o modo Folha de Dados para habilitar a formatação rich-text. Além disso, se você habilitar uma propriedade chamada Acrescentar Somente do campo Memorando, por padrão, o Access ocultará qualquer texto quando você colocar o cursor nesse campo.

Para obter informações sobre como habilitar a formatação rich-text, consulte o artigo Inserir ou editar dados em um controle ou uma coluna que ofereça suporte ao rich text.

http://www.contoso.com

O Access reconhece os seguintes protocolos da Internet: http, ftp, gopher, wais, file, https, mhtml, mailto, msn, news, nntp, midi, Cid, prospero, telnet, rlogin, tn3270, pnm, mms, outlook.

Observação   Para o Access reconhecer o protocolo e definir o tipo de dados Hiperlink, você deve seguir o protocolo de um caractere que não seja um espaço em branco.

Hiperlink

50000

Número, Inteiro longo

50.000

Número, Inteiro longo

50.000,99

Número, Duplo

50000,389

Número, Duplo

31/12/2006

Os formatos de dada e hora especificados no Configurações Regionais e de Idiomas do Windows controlam como o Access formata dados Data/Hora.

Mostrar como definir ou alterar essas configurações

No Microsoft Windows Vista

  1. Clique no botão Iniciar Imagem do botão e clique em Painel de Controle.

  2. Se você usar o modo de exibição padrão no Painel de Controle, clique duas vezes em Relógio, Idioma e Região.

    -ou-

    Se você usar o modo de exibição Clássico, clique duas vezes em

    Opções Regionais e de Idiomas.

    A caixa de diálogo Opções Regionais e de Idiomas é exibida.

  3. Na guia Formatos, em Formato atual, clique em Personalizar este formato.

    A caixa de diálogo Personalizar Opções Regionais é exibida.

  4. Clique na guia que contém as configurações que você deseja modificar, e faça as as alterações. Por exemplo, para alterar parte de um formato de número ou todo ele, clique na guia Números e altere a configuração desejada. Para obter ajuda para uma opção, clique no botão Ajuda (?), e clique na opção.

No Microsoft Windows XP (modo de exibição Clássico)

  1. Na barra de tarefas do Windows, clique em Iniciar e clique em Painel de Controle.

  2. No Painel de Controle, clique duas vezes em Opções Regionais e de Idioma.

    A caixa de diálogo Opções Regionais e de Idiomas é exibida.

  3. Sob Padrões e Formatos, clique em Personalizar.

    A caixa de diálogo Personalizar Opções Regionais é exibida.

  4. Clique na guia que contém as configurações que você deseja modificar, e faça as alterações. Por exemplo, para alterar parte de um formato de número ou todo ele, clique na guia Números e altere a configuração desejada. Para obter ajuda para uma opção, clique no botão Ajuda (?), e clique na opção.

No Microsoft Windows XP (modo de exibição Categoria)

  1. Na barra de tarefas do Windows, clique em Iniciar e clique em Painel de Controle.

    O Painel de Controle aparece.

  2. Clique em Data, Hora, Idioma e Opções Regionais.

    A caixa de diálogo Data, Hora, Idioma e Opções Regionais é exibida.

  3. Clique em Alterar o formato de número, data e hora.

    A caixa de diálogo Opções Regionais e de Idiomas aparece.

  4. Sob Padrões e Formatos, clique em Personalizar.

    A caixa de diálogo Personalizar Opções Regionais aparece.

  5. Clique na guia que contém as configurações que você deseja modificar, e faça as as alterações. Por exemplo, para alterar parte de um formato de número ou todo ele, clique na guia Números e altere a configuração desejada. Para obter ajuda para uma opção, clique no botão Ajuda (?), e clique na opção.

.

Data/Hora

31 de dezembro de 2006

Observação   Você deve inserir ou colar mais que o nome do dia para que o Access deduza o tipo de dados de data/hora. Por exemplo, se você inserir "Terça-feira," o Access seleciona o tipo de dados de texto. Para que o Access deduza o tipo de dados de data/hora, você deve inserir um mês além do dia.

Data/Hora

10:50:23

Data/Hora

10:50

Data/Hora

17:50

Data/Hora

$12,50

O Access reconhece o símbolo de moeda especificado nas configurações Regionais e de Idiomas do Windows.

Mostrar como definir ou alterar essas configurações

No Microsoft Windows Vista

  1. Clique no botão Iniciar Imagem do botão e clique em Painel de Controle.

  2. Se você usar o modo de exibição padrão no Painel de Controle, clique duas vezes em Relógio, Idioma e Região.

    -ou-

    Se você usa o modo de exibição Clássico, clique duas vezes em

    Opções Regionais e de Idiomas.

    A caixa de diálogo Opções Regionais e de Idiomas é exibida.

  3. Sob Padrões e Formatos, clique em Personalizar.

    A caixa de diálogo Personalizar Opções Regionais é exibida.

  4. Clique na guia Moeda, e na lista Símbolo de moeda, selecione o símbolo que você deseja usar. Para obter ajuda para uma opção, clique no botão Ajuda (?), e clique na opção.

No Microsoft Windows XP (modo de exibição Clássico)

  1. Na barra de tarefas do Windows, clique em Iniciar e clique em Painel de Controle.

    O Painel de Controle aparece.

  2. No Painel de Controle, clique duas vezes em Opções Regionais e de Idioma.

    A caixa de diálogo Opções Regionais e de Idiomas aparece.

  3. Sob Padrões e Formatos, clique em Personalizar.

    A caixa de diálogo Personalizar Opções Regionais aparece.

  4. Clique na guia Moeda, e na lista Símbolo de meda, selecione o símbolo que você deseja usar. Para obter ajuda para uma opção, clique no botão Ajuda (?), e clique na opção.

No Microsoft Windows XP (modo de exibição Categoria)

  1. Na barra de tarefas do Windows, clique em Iniciar e clique em Painel de Controle.

    O Painel de Controle é exibido.

  2. Clique em Data, Hora, Idioma e Opções Regionais.

    A caixa de diálogo Data, Hora, Idioma e Opções Regionais é exibida.

  3. Clique em Alterar o formato de número, data e hora.

    A caixa de diálogo Opções Regionais e de Idiomas é exibida.

  4. Sob Padrões e Formatos, clique em Personalizar.

    A caixa de diálogo Personalizar Opções Regionais é exibida.

  5. Clique na guia Moeda, e na lista Símbolo de moeda, selecione o símbolo que você deseja usar. Para obter ajuda para uma opção, clique no botão Ajuda (?), e clique na opção.

Moeda

21,75

Número, Duplo

123,00%

Número, Duplo

3,46E+03

Número, Duplo


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Definir os tipos de dados que o modo Folha de Dados não deduz

Por padrão, você não pode realizar algumas tarefas usando o modo Folha de Dados:

  • Você não pode definir os tipos de dados Anexo ou Objeto OLE colando dados em uma célula em branco.

  • Você não pode habilitar a edição de rich-text em um campo Memorando colando dados. Para habilitar o suporte à rich-text, você deve definir uma opção para o campo no modo Design.

As etapas nesta seção explicam como realizar estas tarefas

Para obter informações mais completas sobre cada tarefa, consulte o artigo Abrir uma folha de dados em branco.

Definir os tipos de dados Objeto OLE ou Anexo

  1. Se ainda não estiver selecionada, selecione a coluna em branco (a rotulada Adicionar Novo Campo) na sua folha de dados.

  2. Clique na primeira linha de dados em branco abaixo do cabeçalho.

  3. Na guia Folha de Dados, no grupo Tipo e Formatação de Dados, clique na seta na lista suspensa ao lado de Tipo de Dados e, em seguida, selecione um tipo de dados.

    A lista dos tipos de dados

  4. Salve as alterações.

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Habilitar edição de rich text em um campo Memorando

Você pode usar o modo Folha de Dados para adicionar um campo Memorando a uma tabela, mas deve usar o modo Design para habilitar e edição de rich-text nesse campo Memorando. As etapas a seguir explicam como realizar ambas as tarefas.

Adicionar um campo Memorando a uma tabela

  1. Se ainda não estiver selecionada, selecione a coluna em branco (a rotulada Adicionar Novo Campo) na sua folha de dados.

  2. Clique na primeira linha de dados em branco abaixo do cabeçalho.

  3. Na guia Folha de Dados, no grupo Tipo e Formatação de Dados, clique na seta na lista suspensa ao lado de Tipo de Dados e, em seguida, selecione um tipo de dados.

  4. Salve as alterações e continue com o seguinte procedimento, no qual você irá habilitar a edição rich-text.

Habilitar edição de rich text em um campo Memorando

  1. Alterne a tabela do modo Folha de Dados para Design. O Access fornece várias maneiras de fazer isso:

    Se você usar guias de objeto, clique com o botão direito do mouse na guia da folha de dados aberta e clique em Modo Design.

    -ou-

    Na barra de status do Access, clique em Modo Design.

    -ou-

    No Painel de Navegação, clique com o botão direito do mouse na tabela subjacente à folha de dados e clique em Modo Design.

  2. No modo Design, selecione o campo Memorando.

  3. No painel Propriedades do Campo, na guia Geral clique na seta na célula ao lado de Formato do Texto e depois selecione Rich Text da lista.

    É exibida uma mensagem de confirmação, perguntando se você deseja converter a coluna para Rich Text. Clique em Sim para converter a coluna.

  4. Salve as alterações.

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Converter uma coluna em um campo de pesquisa

Por padrão, você não pode usar o modo Folha de Dados para converter uma nova coluna em um campo de pesquisa. Se você for iniciante no Access, um campo de pesquisa exibe dados de outra fonte — seja uma tabela ou uma lista de itens — em uma lista. Por padrão, o Access usa uma lista suspensa para exibir dados de pesquisa, mas também pode usar uma caixa de listagem (uma lista que não abre ou fecha) em um formulário.

Você pode criar dois tipos de campos de pesquisa — listas baseadas em tabela e listas de valores. Uma lista baseada em tabela usa uma consulta para recuperar dados de outra tabela e uma lista de valores exibe um conjunto de valores embutidos em código. O procedimento a seguir explica como criar ambos os tipos de listas.

Adicionar um campo Pesquisa

  1. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do mouse na tabela subjacente à nova folha de dados e clique em Modo Design.

    -ou-

    Na barra de status do Access, clique em Modo Design.

    A tabela abre no modo Design.

  2. Selecione o campo que deseja converter.

    -ou-

    Selecione uma linha em branco na coluna Nome do Campo e insira um nome para o novo campo.

  3. Na guia Design, no grupo Ferramentas, clique em Coluna de Pesquisa.

    -ou-

    No modo Design, na coluna Tipo de Dados, clique na seta para baixo e selecione Assistente de Pesquisa.

    O Assistente de Pesquisa será iniciado.

  4. Execute um dos seguintes procedimentos:

    • Criar uma lista baseada em tabela    

      1. Selecione Eu quero que a coluna de pesquisa procure os valores em uma tabela ou consulta e clique em Próximo.

      2. Sob Modo de Exibição, selecione uma opção, selecione uma tabela ou consulta da lista e clique em Próximo.

        Por exemplo, se você quiser usar valores de uma tabela no campo Pesquisa, clique em Tabelas. Se você quiser usar uma consulta, clique em Consultas. Para ver uma lista de todas as tabelas e consultas no banco de dados, clique em Ambas.

      3. Mova os campos que você deseja que apareçam em sua lista Pesquisa do painel Campos Disponíveis para o painel Campos Selecionados e clique em Próximo.

      4. Opcionalmente, escolha uma ou mais opções de classificação para os campos que você selecionou na etapa anterior em clique em Próximo.

      5. Opcionalmente, ajuste a largura de cada coluna da lista de pesquisa e clique em Próximo.

      6. Opcionalmente, sob Eu quero que a coluna de pesquisa procure os valores em uma tabela ou consulta, insira um nome na caixa de texto.

      7. Opcionalmente, selecione a caixa de seleção Permitir Valores Múltiplos.

        Selecionar esta opção permite que você selecione e armazene mais de um item da lista.

      8. Clique em Concluir. Se o Access pedir para você salvar a tabela, clique em Sim.

        O Access adiciona a consulta de pesquisa à nova tabela. Por padrão, a consulta recupera os campos que você especifica, mais os valores da chave primária da tabela de origem. O Access define o tipo de dados para o campo Pesquisa para que corresponda ao tipo de dados definido para o campo de chave primária na tabela de origem. Por exemplo, se o campo de chave primária na tabela de origem usa o tipo de dados AutoNumeração, o Access define o tipo de dados do campo de pesquisa como o tipo de dados Número.

      9. Retorne para o modo Folha de dados, vá para o campo Pesquisa e selecione um item na lista.

    • Criar uma lista baseada em valor    

      1. Clique em Eu digitarei os valores que eu desejo e clique em Próximo.

      2. Na caixa Número de colunas, insira o número de colunas que você deseja que apareçam na lista e vá para a primeira célula em branco e insira um valor.

        Quando você insere seu primeiro valor, aparece uma célula em branco abaixo da célula atual.

      3. Quando você terminar de inserir seu primeiro valor, use TAB ou as teclas de direção para baixo para mover o foco para a próxima célula e insira um segundo valor.

      4. Repita as etapas 2 e 3 até terminar de criar a lista e clique em Próximo.

      5. Opcionalmente, insira um nome para o novo campo e clique em Concluir.

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Aplicável a: Access 2007



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