Adicionar ou excluir uma coluna em uma folha de dados

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Access fornece várias maneiras de adicionar ou remover colunas em uma folha de dados. Você pode usar o modo folha de dados para adicionar ou remover colunas e definir tipos de dados para essas colunas. Você também pode adicionar campos de um painel de tarefas ou abrir a tabela subjacente à folha de dados e adicionar um campo no modo Design. Este tópico explica como usar cada método.

Para saber mais sobre como criar e usar folhas de dados, confira os artigos Criar um formulário usando a ferramenta Folha de dados e tTabalhar com folhas de dados.

O que você deseja fazer?

Entenda as colunas nas folhas de dados

Adicionar uma coluna usando o modo folha de dados

Remover uma coluna usando o modo folha de dados

Adicionar uma coluna no modo Design

Remova uma coluna no modo Design

Entenda como o Access atribui os tipos de dados conforme você insere as informações

Defina os tipos de dados que o modo Folha de Dados não deduz

Entenda as colunas nas folhas de dados

Uma folha de dados é uma representação visual das informações contidas em uma tabela de banco de dados ou os dos resultados retornados em uma consulta. Uma coluna em uma folha de dados representa o mesmo que um campo em uma tabela de banco de dados. Quando você adiciona ou remove uma coluna de uma folha de dados, você pode adiciona ou remove um campo da tabela subjacente folha de dados. Se o campo contiver dados, também elimine essas informações.

Trabalhando com colunas

Access é a maneira mais rápida e fácil de adicionar ou remover um campo de tabela porque você pode executar essas tarefas no modo folha de dados. Por padrão, todas as tabelas no modo de exibição de folha de dados agora contêm uma coluna em branco chamadaClique para adicionar. Para adicionar uma coluna, insira os dados na primeira célula em branco abaixo do cabeçalho da coluna. Você também pode colar uma ou mais partes de dados em uma coluna em branco. Não é necessário usar o modo Design para adicionar ou remover colunas, mas se você quiser pode usá-lo.

Além disso, você não precisa mais definir os tipos de dados mais comuns para a nova coluna. Por padrão, os campos em uma tabela de banco de dados devem conter tipos específicos de dados, como texto, datas e horários, números e assim por diante. Normalmente, você define os tipos de dados ao criar tabelas para um banco de dados. No entanto, agora o Access deduz a maioria dos tipos de dados quando você insere dados em uma nova coluna pela primeira vez. Por exemplo, se você inserir um nome no primeiro campo da sua nova tabela, o Access define esse campo para dados de tipo Texto. Se você colar uma data, o Access define o campo para dados do tipo Data/Hora e assim por diante. Se você colar uma combinação de dados, como códigos postais de vários países/regiões, o Access seleciona o tipo de dados que faz o melhor trabalho de preservação das informações — normalmente, é o tipo de dados de texto. Para saber mais, confira a seção Entenda como o Access atribui os tipos de dados conforme você insere as informações, mais adiante neste artigo.

Para saber mais sobre a configuração dos tipos de dados, confira o artigo Tipos de dados para bancos de dados da área de trabalho do Access. Se não estiver familiarizado com regras de design do bancos de dados relacional, confira o artigo Noções básicas do design de banco de dados.

As etapas nas seções a seguir explicam como adicionar e remover colunas em folhas de dados usando o modo Folha de dados e o modo Design.

Adicionar uma coluna usando o modo folha de dados

As etapas nesta seção explicam como usar o modo folha de dados para adicionar uma coluna a uma folha de dados, como dar um nome para a coluna e inserir dados. Ao prosseguir, lembre-se de que seguir estas etapas adiciona e altera um campo na tabela subjacente à sua folha de dados.

  1. No Painel de Navegação, localize e clique duas vezes na tabela à qual você deseja adicionar ao campo.

    O Access abrirá a tabela no modo Folha de Dados.

  2. Role para o lado direito ou esquerdo da folha de dados (dependendo de suas configurações regionais do Windows e do idioma) e localize a coluna em branco.

    Por padrão, as palavras Clique para adicionar aparecem no cabeçalho de coluna da coluna em branco.

  3. Insira alguns dados na primeira linha vazia abaixo do cabeçalho.

    -ou-

    Cole uma ou mais partes dos dados no campo, começando com a primeira célula em branco.

    Salve as alterações.

    Com base no tipo de dados inseridos, o Access define um tipo de dados do campo. Por exemplo, se você inserir um nome, o Access define o tipo de dados como texto.

    Para saber mais sobre como o Acess atribui os tipos de dados confira a seção Entenda como o Access atribui os tipos de dados conforme você insere as informações. Para saber mais sobre como configurar os tipos de dados manualmente, confira Defina os tipos de dados que o modo Folha de Dados não deduztambém mais adiante neste artigo.

  4. Clique duas vezes no cabeçalho da coluna e digite um nome para o novo campo.

    -ou-

    Clique com o botão direito no cabeçalho da coluna e clique em Renomear o campo no menu de atalho. Digite um nome para o campo.

  5. Salve as alterações.

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Remover uma coluna usando o modo folha de dados

Antes de remover uma coluna de uma folha de dados, lembre-se vários fatos importantes:

Remover a coluna no modo de exibição da folha de dados

  1. Clique com o botão direito na linha de cabeçalho da coluna que você deseja remover.

  2. Clique em Excluir campo no menu de atalho.

  3. Clique em Sim para confirmar a exclusão.

  4. Salve as alterações.

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Adicionar uma coluna no modo Design

Se você estiver familiarizado com versões anteriores do Access, você provavelmente tem algum conhecimento sobre o uso do modo Design. O Modo Design oferece mais flexibilidade do que o modo folha de dados porque você pode definir todos os tipos de dados disponíveis e criar um campo de pesquisa, sem precisar sair do modo Design.

Adicione a coluna no modo Design

  1. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do mouse na tabela que você deseja alterar e clique em Modo Design no menu de atalho.

    -ou-

    Na barra de status do Access, clique em Modo Design.

  2. Na coluna Nome do Campo, selecione uma linha em branco e digite um nome para o novo campo.

  3. Na coluna Tipo de Dados ao lado do nome do novo campo, selecione um tipo de dados para a nova coluna.

  4. Salve as alterações.

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Remova uma coluna no modo Design

As regras para excluir uma coluna no modo de exibição de folha de dados também se aplicam ao trabalhar no modo Design: Se você excluir uma coluna, perde todos os dados dessa coluna. Além disso, antes de excluir uma chave primária ou um campo de pesquisa, primeiro você deve excluir as relações para esses campos.

Para obter mais informações, consulte noções básicas de design de banco de dadosartigos, Adicionar ou alterar a chave primária de uma tabela no Accesse criar ou excluir um campo de vários valores.

Remover a coluna no modo Design

  1. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do mouse na tabela que você deseja alterar e clique em Modo Design no menu de atalho.

    -ou-

    Na barra de status do Access, clique em Modo Design.

  2. Selecione o campo (linha) que você deseja excluir.

  3. Na guia Design, no grupo Ferramentas, clique em Excluir Linhas.

    -ou-

    Pressione Delete.

  4. Salve as alterações.

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Entenda como o Access atribui os tipos de dados conforme você insere as informações

Quando você cria uma folha de dados em branco, o Access atribui um tipo de dados para cada campo quando você insere dados nesse campo pela primeira vez. A tabela a seguir lista os diferentes tipos de dados que você pode inserir e o tipo de dados que o Access aplica em cada um deles.

Observação: Você não pode definir os tipos de dados Anexo ou objeto OLE inserindo dados em um campo e não pode habilitar o suporte para edição de rich text inserindo dados em um campo.

A tabela a seguir mostra como o Access define o tipo de dados para um campo quando você insere dados em modo de exibição de folha de dados.

Se você inserir:

O Access cria um campo com um tipo de dados de:

Davi

Texto curto (texto)

Um bloco de texto ou de texto e números com mais de 256 caracteres.

Texto Longo (Memorando)

Observação: É possível usar o modo Folha de dados para habilitar o formato rich text. Além disso, se você habilitar uma propriedade denominada Acrescentar Somente no campo Memorando, em seguida, por padrão, o Access ocultará qualquer texto quando você colocar o cursor no campo.

Para obter informações sobre como habilitar a formatação em rich text, confira o artigo Criar ou excluir um campo Rich Text.

http://www.contoso.com

O Access reconhece os seguintes protocolos de Internet: http, ftp, gopher, wais, arquivo, https, mhtml, mailto, msn, notícias, nntp, midi, cid, prospero, telnet, rlogin, tn3270, pnm, mms, o outlook.

Observação: Para que o Access reconheça o protocolo e defina o tipo de dados Hiperlink, siga o protocolo com um caractere que não seja um espaço em branco.

Hiperlink

50000

Número, Número Inteiro Longo

50.000

Número, Número Inteiro Longo

50.000,99

Número, Duplo

50000,389

Número, Duplo

31/12/2019

Os formatos de data e hora especificados nas configurações Regionais e de Idioma do Windows controlam como o Access formata dados de Data/Hora.

Data/Hora

31 de dezembro de 2019

Observação: Você deve digitar ou colar mais do que o nome do dia para que o Access possa deduzir o tipo de dados Data/Hora. Por exemplo, se você digitar "Terça-feira", o Access selecionará o tipo de dados Texto. Para que o Access deduza o tipo de dados Data/Hora, você precisa inserir o mês, além do dia.

Data/Hora

10:50:23

Data/Hora

10:50

Data/Hora

17:50

Data/Hora

R$ 12,50

O Access reconhece o símbolo da moeda especificada nas configurações Regionais e de Idioma do Windows.

Moeda

21,75

Número, Duplo

123,00%

Número, Duplo

3,46E+03

Número, Duplo

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Defina os tipos de dados que o modo Folha de Dados não deduz

Por padrão, você não pode realizar algumas tarefas usando o modo Folha de dados:

  • Você não pode definir os tipos de dados Anexo ou objeto OLE colando dados em uma célula em branco.

  • Você não pode habilitar a edição de rich text para um campo Texto Longo (Memorando) colando os dados. Para habilitar o suporte de rich text, defina uma opção para o campo no modo Design.

As etapas nesta seção explicam como realizar essas tarefas.

Definir um tipo de dados Anexo

  1. Se ainda não estiver selecionado, selecione a coluna em branco (a opção chamada Clique para Adicionar) na sua folha de dados.

  2. Na lista suspensa, selecione Anexo.

  3. Salve as alterações.

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Adicionar um campo Texto Longo (Memorando) a uma tabela com a edição de rich text

  1. Se ainda não estiver selecionado, selecione a coluna em branco (a opção chamada Clique para Adicionar) na sua folha de dados.

  2. Na lista suspensa, selecione Rich Text.

  3. Salve as alterações.

Converter uma coluna em um campo de pesquisa

Por padrão, é possível usar o modo folha de dados para converter uma nova coluna em um campo de pesquisa. Se você for novo no Access, um campo de pesquisa exibirá dados de outra fonte, uma tabela ou uma lista de itens, em uma lista. Por padrão, o Access usa uma lista suspensa para exibir dados de pesquisa, mas também pode usar uma caixa de listagem (uma lista que não abre ou fecha) em um formulário.

Você pode criar dois tipos de campos de pesquisa, listas de valores e listas de tabela. Uma lista baseada na tabela usa uma consulta para recuperar dados de outra tabela e uma lista de valores exibe um conjunto de valores embutidos. O procedimento a seguir explica como criar dois tipos de listas.

Adicionar a eficiência na entrada de dados com os campos de pesquisa

  1. No painel de navegação, clique com o botão direito na tabela subjacente à sua nova folha de dados e clique em Modo Design.

    -ou-

    Na barra de status do Access, clique em Modo Design.

    A tabela é aberta no modo Design.

  2. Selecione o campo que você deseja converter.

    -ou-

    Selecione uma linha em branco na coluna Nome do Campo e digite um nome para o novo campo.

  3. Na guia Design, no grupo Ferramentas, clique em Coluna de pesquisa.

    -ou-

    No modo de Design, na coluna Tipo de Dados, clique na seta para baixo e selecione Assistente de Pesquisa.

    O Assistente de Pesquisa é iniciado.

  4. Siga um destes procedimentos:

    • Crie uma lista baseada em uma tabela    

      1. Selecione Eu quero que a coluna de pesquisa pesquise os valores em uma tabela ou consulta e clique em Avançar.

      2. No Modo de Exibição, selecione uma opção, selecione uma tabela ou consulta da lista e, em seguida, clique em Avançar. Por exemplo, se você quiser usar valores de uma tabela no campo de pesquisa, clique em Tabelas. Se você quiser usar uma consulta, clique em Consultas. Para ver uma lista de todas as tabelas e consultas no banco de dados, clique em Ambas.

      3. Mova os campos que você deseja que apareçam em sua lista de pesquisa do painel Campos Disponíveis para o painel Campos Selecionados e clique em Avançar.

      4. Se você quiser, escolha uma ou mais opções de classificação para os campos que você selecionou na etapa anterior e, em seguida, clique em Próximo.

      5. Se você quiser, ajuste a largura de cada coluna na lista de pesquisa e, em seguida, clique em Próximo.

      6. Se você quiser, abaixo de Qual rótulo você gostaria de usar na sua coluna de pesquisa?, insira um nome na caixa de texto.

      7. Opcionalmente, selecione a caixa Permitir valores múltiplos. Esta opção permite a você selecionar e armazenar mais de um item na lista.

      8. Clique em Concluir. Se o Access solicitar que você salve a tabela, clique em Sim. O Access adiciona a consulta de pesquisa à sua nova tabela. Por padrão, a consulta recupera os campos que você especificar e os valores de chave primária da tabela de origem. Em seguida, o Access define o tipo de dados do campo de pesquisa para corresponder ao tipo de dados definido para o campo de chave primária na tabela de origem. Por exemplo, se o campo de chave primária na tabela de origem usa o tipo de dados Numeração Automática, o Access definirá o tipo de dados para o campo de pesquisa para o tipo de dados Numeração.

      9. Retorne ao modo Folha de dados, vá para o campo de pesquisa e selecione um item na lista.

        Ou

  5. Criar uma lista baseada em um valor    

    1. Clique em Digitarei os valores que desejo e clique em Avançar.

    2. Na caixa Número de colunas, insira o número de colunas que você deseja que apareçam na lista, em seguida, vá para a primeira célula em branco e insira um valor.

      Quando você insere o primeiro valor, outra célula em branco aparece abaixo da célula atual.

    3. Quando terminar de inserir o primeiro valor, use as teclas de seta para baixo ou TAB para mover o foco para a próxima célula e digite o segundo valor.

    4. Repita as etapas 2 e 3 até terminar de criar sua lista e, em seguida, clique em Próximo.

    5. Opcionalmente, insira um nome para o novo campo e, em seguida, clique em Terminar.

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