Você pode coletar ou atualizar informações por emails usando o Microsoft Access 2007 ou o Access 2010 com o Microsoft Outlook 2007 ou o Microsoft Outlook 2010. O Access o orienta durante a criação de um formulário de coleta de dados e o envio do formulário em uma mensagem de email. Quando seus destinatários de email retornam os formulários preenchidos, você pode optar por ter os dados coletados automaticamente processados e armazenados em um banco de dados do Access especificado. Esse método de coleta de dados pode poupar tempo e esforço que geralmente estão envolvidos em um processo de copiar e colar ou um processo de entrada manual de dados. Veja a seguir alguns cenários em que você pode usar esse processo para coletar dados:
Pesquisas Você pode fazer uma pesquisa e compilar os resultados criando primeiro um banco de dados do Access com as tabelas necessárias para armazenar os resultados e usando o assistente para gerar um formulário de pesquisa e enviá-los para os participantes da pesquisa. Quando os participantes responderem, os dados da pesquisa serão armazenados automaticamente no banco de dados.
Relatórios de status Seja o status mais recente do nível do estoque ou as informações atualizadas sobre problemas pendentes, sua equipe pode mantê-lo informado ao enviar mensagens de email que contenham as informações atuais em intervalos regulares.
Gerenciamento de eventos Ao organizar uma conferência ou treinamento ou outros eventos, você pode enviar um ou mais formulários como uma mensagem de email para coletar informações de contato, preferências de viagem e hotéis e assim por diante. Se você optar por processar as respostas automaticamente, os participantes poderão alterar suas preferências a qualquer momento, sem precisar notificá-lo, e você sempre terá acesso aos dados mais recentes para fins de tomada de decisões.
Este artigo explica o que você precisa para usar esse processo, como começar a usar o assistente e fornece informações adicionais sobre várias etapas para que você possa fazer a seleção mais informada ao acompanhar o assistente.
Observação: Você não poderá adicionar os dados coletados se o destinatário usou o hotmail ou o Yahoo para lhe enviar o formulário de coleta de dados.
Antes de começar
Se esta for a primeira vez que você coleta dados usando mensagens de email, execute as seguintes etapas:
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Verifique se você instalou os seguintes aplicativos no seu computador:
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Acesse o 2007 ou o Access 2010.
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Outlook 2007 ou Outlook 2010. Você deve ter o Outlook instalado e configurado no computador que você usa para enviar as mensagens de email. Se você tiver o Outlook instalado, mas ainda não configurou, inicie o Outlook e siga as instruções no Assistente para inicialização do Outlook. Para obter ajuda com o assistente, consulte a ajuda do Outlook.
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Se você planeja usar um formulário do InfoPath, certifique-se de ter o InfoPath 2007 ou versão posterior instalada e seus destinatários também precisarão ter o InfoPath instalado em seus computadores.
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Seus destinatários de email devem ter o InfoPath ou um cliente de email que ofereça suporte ao formato HTML instalado em seus computadores para que possam exibir e editar o formulário.
O formulário usado para coletar dados por meio de mensagens de email não é um formulário do Access. O assistente gera um formulário especial em formato HTML ou do InfoPath.
Identifique um banco de dados de destino. O banco de dados pode estar no formato. mdb ou. accdb. Além disso, os arquivos. mde e. accde são suportados. Se não quiser usar um banco de dados existente, você deve criar um novo.
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Identifique ou crie as tabelas que você deseja que sejam preenchidas com os dados das respostas de email. Se você estiver coletando dados para tabelas existentes, certifique-se de que as tabelas não sejam somente leitura e que você tenha as permissões necessárias para adicionar ou atualizar seu conteúdo.
Observação: Os tipos de campo de anexo, AutoNumeração, OLE e valores múltiplos não podem ser coletados usando mensagens de email
Se a operação de coleta de dados preencher duas ou mais tabelas, você deverá criar uma consulta seleção e usá-la como fonte de registro do formulário. Certifique-se de que a consulta inclua todos os campos obrigatórios das tabelas subjacentes. Se você estiver usando uma consulta existente, certifique-se de que a consulta não seja somente leitura e que você tenha as permissões necessárias para adicionar ou atualizar seu conteúdo. Para obter mais informações sobre como criar uma consulta com base em duas ou mais tabelas, consulte o artigo introdução às consultas.
Armazene os dados como novos registros nas seguintes situações:
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Se os dados forem preencher várias tabelas.
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Se a tabela de destino não tiver um campo de chave primária. Os valores de chave primária são necessários para mapear cada resposta a um registro existente. Se a tabela de destino não tiver um campo de chave primária, adicione-o agora ou atribua um campo existente que tenha valores exclusivos como uma chave primária.
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Se a tabela de destino não tiver nenhum registro. Se a tabela estiver vazia, o assistente pressupõe que você deseja adicionar registros.
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Se os endereços de email dos destinatários não forem armazenados como um campo no banco de dados. Ao coletar dados para atualizar registros, você não poderá digitar manualmente os endereços na mensagem gerada pelo assistente. O campo endereço deve estar na tabela de destino ou em uma tabela que tenha uma relação com a tabela de destino.
Introdução
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Abra o banco de dados no qual os dados coletados serão armazenados.
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Para adicionar os dados a uma única tabela, selecione a tabela no painel de navegação. Para popular várias tabelas relacionadas, selecione a consulta que está associada a essas tabelas.
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Siga um destes procedimentos para iniciar o assistente:
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Na guia dados externos , no grupo coletar dados , clique em criar email.
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Clique com o botão direito do mouse na tabela ou consulta e, em seguida, clique em coletar e atualizar dados por email.
Observação: Se a tabela não contiver nenhum campo ou somente os tipos de campos de pesquisa numeração automática, objeto OLE, anexo ou valores múltiplos forem exibidos, o Access exibirá a seguinte mensagem: a tabela ou consulta selecionada não tem campos que ofereçam suporte à coleta de dados usando email.
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Se a tabela contiver campos que dão suporte a coleta de dados, o assistente será iniciado. Se a tabela de destino der suporte à adição e à atualização de dados, o assistente o guiará pelas etapas necessárias para coletar dados por meio de mensagens de email.
Use as seções a seguir como referência para qualquer pergunta que você possa ter nas sete seguintes etapas principais do processo.
Escolher o tipo de formulário de entrada de dados que você deseja enviar
Selecione o tipo de formulário com base na facilidade de uso para você e seus destinatários.
Selecionar formulário HTML Um formulário HTML pode ser visualizado e editado por qualquer usuário cujo cliente de email dê suporte a HTML
Selecionar formulário do Microsoft InfoPath Você verá essa opção somente se o InfoPath estiver instalado em seu computador. Selecione essa opção somente se seus destinatários tiverem o InfoPath e o Outlook instalados em seus computadores. Um formulário do InfoPath oferece um ambiente de edição e entrada de dados melhor,
A página do assistente exibida em seguida depende se o objeto de destino dá suporte à atualização de dados. Se o objeto for uma consulta com base em duas ou mais tabelas, ou se for uma tabela que não tenha um campo de chave primária ou que não contenha registros, o assistente pressupõe que você deseja adicionar novos registros e solicita que você selecione os campos do formulário. Em todos os outros casos, o assistente solicita que você especifique se deseja adicionar ou atualizar os dados antes de solicitar a seleção dos campos de formulário.
Escolha se deseja coletar novos dados ou atualizar os dados existentes
Especifique o que você deseja fazer com os dados. O tipo de formulário que você está usando afeta a quantidade de novos registros que um destinatário pode enviar a você em uma única resposta. Durante a atualização de dados, o número de registros que devem ser atualizados por um destinatário identifica o número de formulários previamente preenchidos que serão incluídos em uma mensagem.
Observação: Para adicionar novos registros, digite os endereços de email na caixa endereço da mensagem de email quando a mensagem for criada. Para atualizar os dados existentes, os endereços de email dos destinatários devem ser armazenados como um campo na tabela ou consulta base ou em uma tabela relacionada.
Especificar os dados que você deseja coletar
Ao escolher os campos a serem incluídos no formulário, não é necessário incluir todos os campos que existem na tabela ou consulta base no formulário. No entanto, as seguintes condições devem ser atendidas:
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Campos obrigatórios: Os campos marcados com um símbolo de asterisco (*) são campos obrigatórios. Se você estiver coletando novos registros, o assistente incluirá automaticamente todos os campos cuja propriedade obrigatória esteja definida como Sim. Se os campos obrigatórios de qualquer registro estiverem em branco, o Access não adicionará o registro à tabela.
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Tipos de campo sem suporte: Você não poderá incluir determinados tipos de campo no formulário, como, por exemplo, numeração automática, anexo, objeto OLE ou campos de pesquisa de múltiplos valores.
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Campo de chave primária: No entanto, o usuário poderá digitar um valor no campo ao adicionar registros; a resposta não será processada se o valor especificado já estiver em uso.
Observação: Para cada campo incluído, em Propriedades do campo, especifique um rótulo e clique em somente leitura se não quiser que o usuário altere os dados desse campo.
Especificar o processamento automático ou manual de dados
Você pode selecionar um processamento automático ou manual de respostas. O processamento automático significa que, quando você obtém as respostas, o Outlook e o Access trabalham em conjunto para exportar os dados para as tabelas de destino em seu banco de dados. O processamento automático pode poupar tempo e esforço. O processamento manual só significa que você inicia a operação de exportação para transferir os dados de uma pasta especificada do Outlook, para a tabela de destino no Access.
As respostas são exportadas com êxito para a tabela de destino, contanto que as seguintes condições sejam atendidas no momento em que as respostas chegam à sua caixa de correio:
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O Outlook já deve estar em execução no seu computador. Se o Outlook não estiver em execução, o processamento começará na próxima vez que você iniciar o Outlook.
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O Access não deve ser protegido por senha, e não deve ser aberto em modo exclusivo. O nome ou o local do banco de dados não devem ser alterados desde que você enviou a mensagem de email.
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Os nomes das tabelas e consultas e as propriedades dos campos incluídos no formulário não devem ser alteradas desde que você enviou a mensagem de email.
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Você deve ter as permissões necessárias para adicionar ou atualizar o conteúdo da consulta e tabelas subjacentes.
Observação: Se o processamento automático falhar, tente corrigir os problemas e exportar manualmente as respostas que falharam. Todas as respostas que chegarem à sua caixa de entrada depois de você resolver os problemas continuarão sendo processadas automaticamente.
Definir propriedades para controlar o processamento automático de respostas
Para especificar uma pasta diferente do Outlook em que as respostas são armazenadas, na página especificar como deseja processar as respostas do assistente, clique no nome da pasta. Na caixa de diálogo Selecionar pasta , selecione uma pasta diferente ou clique em novo para criar uma nova pasta.
Se você clicar em definir propriedades para controlar o processamento automático de respostas para alterar ou ajustar as configurações de importação, consulte a tabela a seguir para obter informações sobre as opções disponíveis:
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Opção |
Resultado |
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Descartar as respostas das pessoas para quem você não enviou a mensagem |
Marque esta caixa de seleção se quiser que apenas as respostas que foram enviadas pelos destinatários originais da sua mensagem sejam processadas automaticamente. As respostas de outras pessoas são armazenadas na pasta de destino, mas não são processadas automaticamente. |
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Aceitar várias respostas de cada destinatário |
Marque esta caixa de seleção se quiser que apenas a primeira resposta de cada destinatário seja processada automaticamente. A segunda e as respostas subsequentes são armazenadas na pasta de destino, mas não são automaticamente processadas. Observação: Essa configuração somente controla o número de respostas, e não o número de registros em uma única resposta, que são processadas. Em outras palavras, se você enviar um formulário do InfoPath, um usuário poderá enviar a você vários registros em uma única resposta, e o Access processará automaticamente todos os registros na resposta, mesmo se essa caixa de seleção não estiver marcada. |
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Permitir atualizações somente em dados existentes |
Quando os destinatários usam um formulário do InfoPath para atualizar dados, eles podem enviar novos registros além de atualizações para registros existentes. Marque esta caixa de seleção para processar somente as atualizações dos registros existentes. |
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Número de respostas a serem processadas |
Digite o número total de respostas (de todos os destinatários) que você deseja que sejam processadas automaticamente. Se você quiser que todas as respostas sejam processadas automaticamente, insira um valor maior, como 5000, na caixa de texto. As respostas recebidas após o valor especificado são armazenadas na pasta de destino, mas não são processadas automaticamente. |
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Data e hora para parar |
Especificar quando o processamento automático de respostas deve parar para esta mensagem de email. Respostas recebidas após esta data e hora são armazenadas na pasta de destino, mas não são processadas automaticamente. |
Para alterar essas opções em uma data posterior, na guia dados externos , no grupo coletar dados , clique em gerenciar respostas. Na caixa de diálogo gerenciar mensagens de coleta de dados , selecione a mensagem para a qual você deseja alterar as configurações e clique em Opções de mensagem. As alterações feitas na caixa de diálogo afetam todas as respostas subsequentes que você recebe para essa mensagem.
Processando respostas manualmente
Para controlar quando e quais respostas são processadas, não selecione a opção processo automático. As respostas serão armazenadas em uma pasta especificada no Outlook até você selecionar e clicar com o botão direito do mouse em cada resposta na pasta e, em seguida, clique em exportar dados para o Microsoft Access no menu de atalho.
Em alguns casos, você também pode precisar processar manualmente as respostas que falharam ao serem processadas automaticamente.
Lembre-se do seguinte antes de exportar dados
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O banco de dados do Access não deve ser aberto em modo exclusivo, e o nome ou o local do banco de dados não devem ser alterados desde que você enviou a mensagem de email.
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Os nomes das tabelas e consultas e as propriedades dos campos incluídos no formulário não devem ser alteradas desde que você enviou a mensagem de email.
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Você deve ter as permissões necessárias para adicionar ou atualizar o conteúdo da consulta e tabelas subjacentes.
Selecione como você deseja especificar os endereços de email dos destinatários
Se você estiver coletando novas informações apenas, poderá especificar os endereços de email de duas maneiras:
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Digite os endereços de email individualmente na mensagem de email do Outlook ou selecione os endereços de um catálogo de endereços.
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Use o campo endereço de email na tabela ou consulta do banco de dados atual do Access.
Observação: Durante a coleta de dados para atualizar os registros existentes, você não vê essa caixa de diálogo porque os endereços de email dos destinatários devem primeiro estar disponíveis como um campo no banco de dados.
Inserindo os endereços de email diretamente no Outlook
Se você estiver especificando seus destinatários no Outlook, poderá visualizar e personalizar a mensagem antes de enviá-la. No corpo da mensagem de email inclui uma breve introdução e um formulário. É recomendável que você não faça alterações no formulário. As alterações na estrutura do formulário podem fazer com que a resposta não seja processada.
Usar os endereços de email armazenados em um campo no banco de dados
A opção para selecionar uma tabela associada refere-se a tabelas relacionadas. Para exibir ou editar as relações de tabelas em seu banco de dados, nas ferramentas de banco de dados. na guia relações, no grupo relações , clique em relações
Para obter mais informações sobre relações, consulte o Guia do artigo para relações de tabelas.
Revisar e especificar a lista de destinatários
A etapa principal final envolve a visualização e a personalização da mensagem de email, o ajuste fino da lista de destinatários e o envio da mensagem de coleta de dados.
Criar e enviar a mensagem de email
Quando o Assistente informa que você já pode criar a mensagem de email e mostra como exibir o status do email usando o comando gerenciar respostas , algumas mensagens de aviso podem ser exibidas. A tabela a seguir descreve cada aviso e a ação que você pode executar para solucioná-lo:
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Warning Mensagem de aviso |
Descrição |
S Olution |
|---|---|---|
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Alguns registros não contêm um endereço válido no campo endereço de email especificado. Nenhum dado será retornado para essas linhas. |
O campo endereço de email que você selecionou contém valores nulos. |
Se você quiser coletar dados de todos os registros, saia do assistente e substitua os valores nulos por endereços de email. Em seguida, inicie o assistente novamente. |
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Atualmente, você tem um bloqueio exclusivo no banco de dados; o processamento automático falhará até que o bloqueio seja liberado. |
Você tem o banco de dados aberto no modo exclusivo. |
Se você optou por ter as respostas processadas automaticamente, o processamento falha porque o Access não pode adicionar ou atualizar um banco de dados que tenha um bloqueio exclusivo nele. Fechar e reabrir o banco de dados no modo não exclusivo logo após o envio da mensagem |
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Essas mensagens de email podem conter dados de uma natureza confidencial ou confidencial. |
Você está coletando dados para atualizar os registros existentes e o formulário que você está prestes a enviar será previamente preenchido com os dados existentes. |
Se alguns campos de formulário incluírem dados confidenciais, volte para a etapa do assistente em que você selecionou os campos e remova os campos que contêm dados confidenciais do formulário |
Depois de Visualizar e personalizar a mensagem, você pode filtrar o campo endereço de email e selecionar seus destinatários. Escolha os endereços de email que você deseja usar marcando as caixas de seleção correspondentes. Se você vir uma caixa de diálogo listando endereços de email inválidos, anote os endereços na lista e clique em sair. Verifique os endereços inválidos, faça as correções necessárias e tente reenviar a mensagem.
