Acompanhar as oportunidades de vendas potenciais no Business Contact Manager

Importante :  Este artigo foi traduzido por um sistema de tradução automática, leia o aviso de isenção de responsabilidade. Para sua referência, veja a versão em inglês deste artigo aqui.

Um registro Oportunidade armazena informações sobre ordens de venda potenciais e pode ajudá-lo a controlar as a relação de venda crescente de um atual ou potencial cliente.

Este artigo descreve como você pode usar registros de oportunidade para gravar informações detalhadas sobre os produtos ou serviços que interessam a seu cliente e interações do cliente.

O que você deseja fazer?

Criar um registro de oportunidade

Abrir um formulário de oportunidade

Preencha o formulário de oportunidade

Personalizar listas no formulário de oportunidade

Personalizar os estágios de vendas e atividades de vendas

Excluir estágios de vendas e atividades de vendas

Editar um registro de oportunidade

Alterar a conta ou contato comercial vinculado a um registro de oportunidade

Vincular itens do histórico de comunicações a um registro de oportunidade

Atribuir uma oportunidade a um colega

Marcar uma oportunidade como fechada

Controlar as tarefas que são necessárias para fechar ou ganhar uma oportunidade

Criar um registro de oportunidade

Para cada registro de oportunidade criados por você, você deverá vinculá-lo a um Conta ou um registro de Contato Comercial. Você pode adicionar itens do histórico de comunicações, como anotações de negócios, tarefas, compromissos, logs de telefonema e arquivos, a um registro de oportunidade para controlar suas interações do cliente. Esses itens de histórico também são adicionados ao histórico de conta ou contato comercial vinculado.

Se você deseja personalizar os estágios de vendas incluídos e atividades, consulte Personalizar estágios de vendas e atividades de vendas. Se você quiser personalizar o formulário de oportunidade, adicionando ou removendo campos, consulte criar e personalizar listas e tipos de registro.

Início da página

Abrir um formulário de oportunidade

  1. No Painel de Navegação, em Business Contact Manager, clique em Vendas.

  2. Para abrir um novo formulário em branco oportunidade, na faixa de opções, clique em Nova oportunidade.

  3. Para abrir um registro de oportunidade existente, na guia oportunidades, clique duas vezes no registro de oportunidade que você deseja abrir.

Início da página

Preencha o formulário de oportunidade

  1. Digite ou selecione as informações que você deseja gravar no formulário de oportunidade.

    O formulário inclui as seguintes páginas:

    Geral. Esta página contém informações gerais sobre a oportunidade, bem como status, fonte e termos financeiros.

    Informações da oportunidade.

    • Título da oportunidade (obrigatório). Digite um nome para a oportunidade.

    • Atribuído a. Clique no nome da pessoa que irá controlar e feche a oportunidade.

      Lista atribuído a contém apenas os nomes dos funcionários com quem você tiver compartilhado ou concedeu acesso ao, seu banco de dados do Business Contact Manager. Para obter mais informações sobre como adicionar nomes e compartilhar seu banco de dados, consulte compartilhar seus dados do Business Contact Manager com outros usuários.

    • Tipo. Clique no tipo de ordem de venda potencial do registro.

    Vinculado conta ou contato comercial

    • Link para (obrigatório). Clique no botão de Link para selecionar um Conta ou Contato Comercial para vincular a esta oportunidade. Para obter mais informações sobre como concluir a caixa de diálogo, consulte Selecionar um registro do Business Contact Manager para vincular.

      Observação : Uma oportunidade pode ser vinculada a apenas um registro de conta ou tipo de contato comercial.

    Informações de vendas.

    • Probabilidade. Digite uma porcentagem que representa a probabilidade de que a oportunidade irá desenvolver em uma venda. A porcentagem de probabilidade é usada para calcular a receita esperada com base no total de produtos e serviços listados na seção produtos e serviços.

    • Receita esperada. A receita esperada é calculada automaticamente, usando a porcentagem de probabilidade e o total de produtos e serviços listados na seção produtos e serviços.

    • Data de fechamento. Clique na data que você espera uma venda.

    • Termos de pagamento. Clique no método que o cliente usará para pagar os produtos ou serviços.

    • Data de vencimento. Clique na data em que a oferta expira.

    • Data de entrega. Clique na data de entrega que você cotação para o cliente.

    Produtos e serviços.

    Adicione a itens de produto e serviço que interessam o cliente.

    Siga um destes procedimentos:

    • Adicionar . Para adicionar um novo produto ou item de serviço, clique em Adicionar.

      Na caixa de diálogo Adicionar produto ou serviço, caixa de diálogo, digite ou selecione as informações que você deseja. Para obter mais informações sobre como concluir o formulário Adicionar produto ou serviço, consulte gerenciar seus produtos e serviços no Business Contact Manager.

    • Editar. Para alterar um item, clique no item e clique em Editar.

    • Remover. Para excluir um item da lista, clique nele e, em seguida, clique em Remover.

    Informações da fonte.

    • Fonte. Clique na fonte da oportunidade, como o tipo de atividade de marketing que gerou o nome do cliente ou a oportunidade.

    • Iniciada por. Clique para selecionar o nome da conta, contato comercial ou atividade de marketing que gerou essa oportunidade.

      O nome da atividade de marketing é usado para controlar o número de oportunidades que resultou de uma atividade específica. Quando você clica no nome de uma atividade de marketing nesse campo, Business Contact Manager para Outlook adiciona a oportunidade à página de controlar a atividade de marketing.

    • Concorrência. Digite os nomes de quaisquer concorrência para lembrá-lo para verificar os preços para que você pode oferecer uma melhor preço ou serviço melhor.

    Estágio de vendas e atividades

    • Estágio de vendas. Selecione o estágio de vendas da oportunidade para que você pode controlar o progresso.

      Você pode personalizar essa lista para incluir informações de estágio de vendas exclusiva para sua empresa. Clique em Editar esta lista e consulte Personalizar estágios de vendas e atividades de vendas.

      Selecionando o estágio de vendas de bloqueios de Oportunidade ganha ou Oportunidade perdida o registro como um arquivo de somente leitura. Oportunidade ganha define a probabilidade a 100%; Oportunidade perdida define a probabilidade como 0%.

    • Lembrete. Marque a caixa de seleção lembrete para receber lembretes do Outlook sobre esta oportunidade. Clique em data e hora que você deseja ser lembrado.

    Detalhes. Esta página contém comentários ou observações sobre a oportunidade

    Você pode colar os comentários de outros arquivos ou adicionar comentários diretamente para o registro. Para registrar a data e hora que você adicionou um comentário, clique em Adicionar carimbo de hora.

    Histórico. A página de histórico lista todos os itens de histórico de comunicações que estão vinculados ao registro de oportunidade.

    Você pode criar um histórico mais detalhado sobre a oportunidade, clicar no botão novo e, em seguida, vinculando um item como um anotação comercial, registro telefônico, compromisso ou tarefa no registro.

  2. Quando terminar de preencher o formulário, clique em Salvar e fechar.

  3. Insira as informações que você deseja gravar no formulário de oportunidade.

  4. Quando terminar de inserir informações no formulário, clique em Salvar e fechar.

    Se você estiver criando um número de registros de oportunidade, clique em Salvar e novo para salvar as alterações e abrir um novo formulário de oportunidade.

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Personalizar listas no formulário de oportunidade

Business Contact Manager para Outlook usa muitos termos de negócios padrão, mas você também pode criar seus próprios termos de vendas, taxas de pagamento e outros itens com as informações específicas de sua empresa precisa.

Cada lista personalizável inclui uma opção de Editar esta lista. Selecione esta opção para abrir uma caixa de diálogo na qual você pode adicionar ou editar sua terminologia de negócios. No formulário de oportunidade, você pode personalizar listas para os seguintes campos: listas de tipo, termos de pagamento, fonte e Estágio de vendas.

Para obter informações detalhadas sobre como personalizar listas, consulte criar e personalizar listas e tipos de registro.

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Personalizar os estágios de vendas e atividades de vendas

Em Business Contact Manager para Outlook, você pode acompanhar todas as tarefas que você precisa concluir se quiser converter um cliente potencial em um cliente real. Um conjunto padrão de estágios de vendas e atividades é fornecido no formulário do cliente potencial, e você pode personalizar esses dados para atender às suas necessidades de negócios.

Observação : Somente o proprietário do banco de dados pode personalizar estágios de vendas e atividades de vendas.

Como o proprietário do banco de dados, você pode alterar o nome e a ordem de qualquer estágio de vendas e atualizar o nome, a ordem ou a duração das atividades de vendas em qualquer estágio de vendas. Você também pode definir lembretes para atividades de vendas.

  1. Abra a caixa de diálogo Modificar estágios de vendas e atividades de vendas seguindo um destes procedimentos:

  2. Na faixa de opções, na guia página inicial, no grupo Personalizar, clique em Estágio de vendas.

  3. Clique na guia arquivo. Na guia Business Contact Manager, clique em Personalizar e, em seguida, clique em Modificar estágios de vendas e atividades de vendas.

  4. Para adicionar um novo estágio ao seu processo, clique em Adicionar um estágio de vendas, digite um nome para o novo estágio de vendas e clique em Okey. Use os botões de seta para mover o estágio de vendas para cima ou para baixo na lista.

  5. Para adicionar uma etapa para um estágio de vendas, clique em Adicionar uma atividade de vendas, digite um nome para a atividade e clique no período de tempo que o levarão a atividade. Clique Okey para fechar a caixa de diálogo Adicionar uma atividade de vendas e, em seguida, use os botões de seta para mover a atividade para cima ou para baixo na lista.

    Caixa de diálogo de atividade de vendas com a caixa de diálogo Modificar estágios de vendas e atividades de vendas por trás editar

  6. Para modificar um estágio de vendas ou uma atividade de venda na lista, clique no item na lista e clique em Editar. Atualizar as informações na caixa de diálogo que é aberta e clique em Okey.

Você não pode editar os estágios de venda de Oportunidade ganha e Oportunidade perdida.

  1. Para reordenar a lista, clique em um estágio de vendas ou atividades de vendas, use os botões de seta para mover para cima ou para baixo na lista. Se você mover um estágio de vendas, todas as suas atividades de vendas associadas moverá com ele.

  2. Uma marca de seleção indica qual estágio de vendas é o estágio de vendas padrão para todos os novos registros de oportunidade. Para definir um estágio de vendas padrão diferente, clique naquele que você deseja usar e, em seguida, clique em Tornar padrão. Para remover a configuração padrão, clique no estágio de vendas e clique em Limpar padrão.

  3. Marque a caixa de seleção para criar lembretes para cada atividade de vendas que tem uma duração especificada. Os lembretes aparecerão no formulário de oportunidade.

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Excluir estágios de vendas e atividades de vendas

Removendo um estágio de vendas ou atividades de vendas de Business Contact Manager para Outlook pode afetar as informações nos registros de oportunidade atuais.

A exclusão de uma atividade de vendas removerá a atividade na lista, bem como dos registros que incluídos nessa atividade. Qualquer registro de oportunidade que incluídos na atividade de exclusão não será mais exibido, mesmo que a atividade foi marcada como concluída no registro.

Excluir um estágio de vendas removerá o estágio da lista e criar uma entrada em branco em cada registro que usá-lo. Por exemplo, um registro de oportunidade que estava no estágio de vendas excluído exibirá um campo de Estágio de vendas em branco quando o registro é aberto novamente. Quando você exclui um estágio de vendas, você pode optar por substituí-la com outro estágio de vendas, ou com um campo em branco. Se você substituí-la com outro estágio de vendas, você pode adicionar as atividades de estágio para o estágio de substituição. Caso contrário, as atividades serão excluídas com o estágio de vendas.

  1. Abra a caixa de diálogo Modificar estágios de vendas e atividades de vendas, seguindo um destes procedimentos:

  2. Na faixa de opções, na guia página inicial, no grupoPersonalizar, clique em Estágio de vendas.

  3. Clique na guia arquivo. Na guia Business Contact Manager, clique em Personalizar e, em seguida, clique em Modificar estágios de vendas e atividades de vendas.

  4. Para excluir uma atividade de vendas, selecione a atividade na lista e clique em Excluir.

  5. Para excluir um estágio de vendas, selecione o estágio da lista e clique em Excluir. Na caixa de diálogo Excluir Item, selecione outro estágio de vendas para substituir a excluído ou deixe o campo Substituir por em branco.

  6. Se você selecionar um estágio de vendas de substituição, em seguida, você pode selecionar a caixa de seleção para mover todas as atividades de vendas do estágio de vendas excluído para o estágio de vendas de substituição. As atividades serão adicionadas à parte superior da lista de atividades existentes, e você pode usar os botões de seta para reordená-los.

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Editar um registro de oportunidade

  1. No Painel de Navegação, em Business Contact Manager, clique em Vendas.

  2. No espaço de trabalho, na guia oportunidades, clique duas vezes no registro que você deseja abrir.

    Você pode exibir informações de um registro sem abri-lo usando as vendas espaço de trabalho. De qualquer guia, clique no registro que você está interessado. Detalhes sobre este registro são exibidos no painel de leitura. Para obter mais informações sobre como usar o espaço de trabalho de vendas, consulte dominar seus espaços de trabalho do Business Contact Manager.

  3. Você pode fazer o seguinte em um registro aberto:

    • Edite as informações. Insira as novas informações e faça as alterações conforme necessário. Quando você terminar de fazer alterações, clique em Salvar e fechar.

    • Imprima o registro.

      Onde está o comando Imprimir?

      Clique na guia arquivo clique na guia Imprimir e clique nas opções desejadas.

    • Envie uma mensagem de email para a conta ou contato comercial vinculado. No grupo comunicação, clique em email.

    • Configure um compromisso com a conta ou contato comercial. No grupo comunicação, clique em Solicitação de reunião.

    • Categorize o registro. No grupo marcas, clique em categorizar e clique na categoria à qual você deseja adicionar esse registro. Para obter informações sobre a categorização de registros, consulte usar registros no Business Contact Manager.

    • Exclua o registro. Clique em Excluir.

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Alterar a conta ou contato comercial vinculado a um registro de oportunidade

  1. No Painel de Navegação, em Business Contact Manager, clique em Vendas.

  2. Na guia oportunidades, clique duas vezes no registro de oportunidade que você deseja alterar.

  3. Em conta vinculada ou business contato, clique em Vincular a.

  4. Na caixa de diálogo Link para uma conta ou um contato comercial, na lista Tipo de Item, clique no tipo de registro, como contas ou Todos os tipos de contato comercial.

  5. Na lista, clique no registro que você deseja vincular. Ou, para pesquisar um registro, digite um nome na caixa de pesquisa.

    Para adicionar um novo registro, clique no botão novo e preencha o formulário.

  6. Clique na Vincular a para adicionar a conta ou contato comercial e, em seguida, clique em Okey para retornar para o registro de oportunidade.

  7. Clique em Salvar e Fechar.

Observação : Uma oportunidade pode ser vinculada a apenas uma conta ou tipo de registro com base no contato comercial.

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Vincular itens do histórico de comunicações a um registro de oportunidade

Qualquer tipo de comunicação que está relacionada a uma oportunidade facilmente pode ser vinculado ao registro para que você possa acompanhar de todos os contatos de cliente. Se você chamar a conta ou contato comercial que está vinculado ao registro de oportunidade, crie um log de telefonema. Se você veio de uma reunião, digite os minutos em uma anotação comercial ou na solicitação de reunião original do Outlook. Configurar uma reunião com o cliente e, em seguida, vincular o compromisso para o registro de oportunidade.

Quaisquer itens do histórico de comunicações que você cria a partir de um registro de oportunidade aberto são automaticamente vinculados ao registro.

Para criar um item do histórico de comunicação automaticamente vinculado a um registro de oportunidade, conclua o procedimento a seguir.

  1. Abrir um formulário de oportunidade.

  2. Na faixa de opções, na guia página inicial, no grupo Mostrar, clique em histórico.

  3. Clique no botão novo e, em seguida, clique em um dos seguintes itens:

    • Anotação comercial

    • Log de telefonema

    • Tarefa

    • Mensagem de email

    • Compromisso

    • Arquivo

    Não é possível criar um novo arquivo, mas você pode selecionar um arquivo em seu computador para vincular o registro de oportunidade.

  4. Preencha o formulário para seu novo item e, em seguida, clique em Salvar e fechar ou Enviar, , conforme aplicável.

Para vincular um compromisso ou uma mensagem de email existente a um registro de oportunidade, abra a mensagem de email ou um compromisso e, em seguida, na faixa de opções, clique em Vincular ao registro. Na lista Tipo de Item, clique em oportunidades e, em seguida, clique na oportunidade que você deseja vincular a mensagem de email ou um compromisso.

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Atribuir uma oportunidade a um colega

Business Contact Manager para Outlook armazena seus dados comerciais em um banco de dados. Você pode atribuir um registro de oportunidade para qualquer pessoa com quem você compartilhou o banco de dados.

  1. Abrir o registro de oportunidade que você deseja atribuir. Você também pode selecionar vários registros.

Como posso selecionar mais de um registro?

Para selecionar registros não adjacentes, pressione a tecla CTRL e clique nos registros individuais. Para selecionar todos os registros, clique em um registro e pressione CTRL+A.

  1. Na faixa de opções, no grupo ações, clique em Atribuir a e clique no nome da pessoa a quem você deseja atribuir a oportunidade.

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Marcar uma oportunidade como fechada

  1. Abrir o registro de oportunidade que você deseja marcar como fechada.

  2. Na guia oportunidades, clique duas vezes no registro de oportunidade que você deseja fechar.

  3. Em atividade de vendas, na lista de Estágio de vendas, clique em Oportunidade ganha parafechar uma oportunidade que resultou em uma venda ou Oportunidade perdida para fechar uma oportunidade que não resultou em uma venda.

  4. Opcionalmente, na caixa Data de fechamento, clique na data de fechamento real da oportunidade.

  5. Clique em Salvar e Fechar.

    Para obter informações sobre como listar simultaneamente várias oportunidades como fechada, consulte Editar simultaneamente os registros do Business Contact Manager.

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Controlar as tarefas que são necessárias para fechar ou ganhar uma oportunidade

Além de criar tarefas concluídas para realizar uma venda, você pode criar um Projeto Comercial que contenha tarefas distintas para os produtos ou serviços que você irá fornecer depois que a oportunidade foi ganha. Você pode atribuir o projeto comercial geral a um colega e atribuir tarefas individuais dentro do projeto para colegas de trabalho diferentes. O registro de projeto comercial deve ser vinculado a uma conta ou contato comercial.

Para criar um projeto comercial de um registro de oportunidade, conclua o procedimento a seguir.

  1. Abrir o registro de oportunidade que você deseja usar.

  2. Na faixa de opções, no grupo Projeto comercial, clique em Criar projeto.

  3. Abre a caixa de diálogo Criar projeto comercial. Na lista, clique no modelo que você deseja usar, ou então clique em não usar um modelo.

  4. Na caixa Nome do projeto, use o nome padrão, que é o nome da oportunidade selecionada, ou digite um nome diferente para o projeto comercial.

  5. A caixa Vincular ao exibe a conta ou contato comercial vinculado à oportunidade selecionada. Para escolher um registro de conta ou contato comercial diferente, clique em vincular a.

  6. Opcionalmente, insira uma data de início do projeto e clique em Okey.

  7. Na janela de registro de projeto comercial que é aberta, digite qualquer informação que você deseja adicionar:

    • Para adicionar contas e contatos comerciais no projeto, na seção contas relacionadas e contatos comerciais, clique em Adicionar.

    • Para adicionar tarefas, na seção informações de tarefas do projeto, clique em novo.

Para obter mais informações sobre como concluir o projeto comercial e formulários de tarefas do projeto, consulte Usar tarefas do projeto no Business Contact Manager.

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Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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