Abrir uma folha de dados em branco

Importante :  Este artigo foi traduzido por um sistema de tradução automática, leia o aviso de isenção de responsabilidade. Para sua referência, veja a versão em inglês deste artigo aqui.

Este artigo explica como abrir uma folha de dados nova e em branco no Microsoft Office Access 2007. O artigo também explica como usar o design em Procurar, um novo recurso que permite que você projete grandes partes de uma folha de dados visualmente em vez de ter que usar o designer de tabela.

Neste artigo

Sobre como abrir folhas de dados em branco

Criar uma folha de dados em branco em um novo banco de dados

Adicionar uma folha de dados em branco ao banco de dados existente

Adicionar uma folha de dados de modelo a um banco de dados existente

Definir os tipos de dados anexo ou objeto OLE

Adicionar um campo de pesquisa a uma folha de dados

Relacionar sua nova folha de dados para o resto do seu banco de dados

Altere o tipo de dados de um campo

Gerenciar os campos em uma folha de dados

Como o Access atribui tipos de dados que você insira informações manualmente

Como o Access atribui tipos de dados quando você cola informações

Sobre como abrir folhas de dados em branco

Uma folha de dados é a representação visual dos dados contidos em uma tabela ou dos resultados retornados por uma consulta. Folhas de dados semelhantes Microsoft Office Excel 2007 planilhas, mas com funcionalidade diferente em alguns casos. Por exemplo, normalmente você pode adicionar apenas um registro para cada campo em uma folha de dados e você geralmente deve inserir um tipo específico de dados em um determinado campo, como datas e horas ou valores de Sim/não. Um campo também pode impor limita o tamanho ou o tamanho dos seus dados, algo Office Excel 2007 não faz por padrão. Por exemplo, você pode inserir um máximo de 256 caracteres em alguns campos de texto.

Novos recursos de folha de dados

Office Access 2007 simplifica o processo de criação de uma tabela. Agora você pode abrir uma folha de dados em branco (uma tabela) e executar a maioria das tarefas de design que você poderia fazer apenas usando o designer de tabela anteriormente. Por exemplo, depois de criar uma nova folha de dados, você pode definir o tipo de dados para a maioria dos campos na nova tabela inserindo dados manualmente ou colar dados nos campos. Por exemplo, se você inserir uma data em um campo em branco, o Access define os dados de data/hora digite para esse campo. Se você inserir texto como um nome, o Access aplica o tipo de dados de texto para o campo e assim por diante.

Você também pode definir ou alterar nomes de campo sem precisar usar o designer de tabela e você pode adicionar novos campos digitando o texto na coluna em branco ao lado direito ou esquerdo da grade, dependendo das suas configurações de idioma. Além disso, você pode usar comandos de formatação como negrito e itálico para adicionar formatos de exibição para campos, uma tarefa que você fez anteriormente no designer de tabela.

Observação : Por fim, apesar de acesso torna mais rápido e fácil criar uma tabela, suas tabelas ainda devem seguem as regras de design de banco de dados.

Para obter mais informações sobre essas regras, consulte o artigo Fundamentos do design de banco de dados.

O processo de abertura de uma folha de dados em branco

Quando você abre uma folha de dados em branco, você adicionar uma nova tabela em branco ao seu banco de dados. Você não pode abrir uma folha de dados em branco sem criar uma nova tabela. Assim que o Access carrega a nova folha de dados, você siga estas etapas, basicamente:

  • Você pode inserir um nome para cada campo, ou você pode aceitar os nomes padrão que o Access fornece.

  • Você pode inserir dados nos campos manualmente, ou você pode colar dados. Você não tem mais definir um tipo de dados para cada campo primeiro, pois conforme você digita, o Access infere um tipo de dados com base no tipo de dados que você digitar. Por exemplo, se você inserir um nome no primeiro campo em sua nova tabela, o Access define esse campo para o tipo de dados de texto. Se você inserir uma data no campo seguinte, acesso define como os dados de data/hora tipo e assim por diante. Para obter mais informações sobre os tipos de dados que o Access define como você inserir dados, consulte como o Access atribui tipos de dados que você insira informações manualmente e como o Access atribuirá tipos de dados quando você cola informações, mais adiante neste artigo.

    Observação : Alguns tipos de dados não podem ser definidos para um campo por colar apenas os dados. Por exemplo, você não pode definir os tipos de dados objeto OLE ou anexo colando um arquivo em um campo em branco. Além disso, é possível criar um campo de pesquisa colando uma lista de dados em um campo. Para obter mais informações sobre como usar esses tipos de dados, consulte as seções definir os tipos de dados anexo ou objeto OLE e Adicionar um campo de pesquisa para uma folha de dados, mais adiante neste artigo.

  • Se posteriormente você precisar alterar o tipo de dados definida para um campo, você pode usar ferramentas que fornece acesso.

Como as regras de design afetam folhas de dados

Quando você abre e começa a preencher uma folha de dados, lembre-se de que bancos de dados relacionais de acordo com um conjunto de regras de design e você deve seguir essas regras de design que você cria folhas de dados. As regras habilitar bancos de dados funcione corretamente, e eles ajudam a garantir que você pode recuperar os dados corretos de banco de dados. Uma discussão das regras de design está além do escopo deste artigo. .

Se você não estiver familiarizado com as regras de design de banco de dados, consulte o artigo Fundamentos do design de banco de dados.

Como o Access adiciona uma chave primária para novas folhas de dados

Por padrão, o Access cria um campo de chave primária denominado "ID" para todas as folhas de dados novo e ele define o tipo de dados para o campo de numeração automática. Também por padrão, o Access oculta o campo do modo de exibição de folha de dados, mas você pode mostrar o campo ID a qualquer momento clicando qualquer cabeçalho de coluna, clicando em Reexibir colunas e, em seguida, usando a caixa de diálogo Reexibir colunas para mostrar o campo oculto. Esta figura mostra a caixa de diálogo Reexibir colunas para uma nova tabela:

A caixa de diálogo Reexibir Colunas

Você também pode exibir o campo ID e todos os demais campos ocultos abrindo a tabela no modo Design — e também quando você exibe a lista de campos da tabela no painel Lista de campos. Para obter mais informações sobre como usar o painel de tarefas, consulte a seção relacionar sua nova folha de dados para o resto do seu banco de dados, mais adiante neste artigo.

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Criar uma folha de dados em branco em um novo banco de dados

Quando você precisa criar um banco de dados simple, como uma lista de contatos, você pode criar um novo banco de dados com uma folha de dados em branco. Office Access 2007 torna o processo mais rápido e fácil versões anteriores, pois não é necessário usar o modo de exibição de Design para criar a nova tabela. Lembre-se de que você pode usar o modo folha de dados para realizar todas as tarefas de design de tabela, exceto a criação de um campo de pesquisa. Para obter mais informações sobre como adicionar um campo de pesquisa a uma tabela, consulte a seção Adicionar um campo de pesquisa para uma folha de dados, mais adiante neste artigo.

Criar uma nova tabela em um novo banco de dados

  1. Inicie o Access e na página de Introdução ao Microsoft Access, em Novo banco de dados em branco, clique em Banco de dados em branco.

  2. Em Banco de dados em branco, na caixa Nome do arquivo, digite um nome para o novo banco de dados. Para alterar o local do novo banco de dados, clique no ícone de pasta. Quando terminar, clique em criar.

    O Access cria o novo banco de dados e abre uma tabela denominada Tabela1 no modo de exibição de folha de dados, assim:

    Uma tabela nova, em branco, em um novo banco de dados

  3. Na folha de dados, clique duas vezes no cabeçalho da primeira coluna (a célula colorido que lê Adicionar novo campo ) e digite um nome para o campo.

  4. Clique no cabeçalho da coluna próxima, ou use as teclas de direção para colocar o foco no cabeçalho da próxima e insira um nome para esse campo. Repita esse processo até terminar nomeando campos da sua tabela.

  5. Na primeira célula em branco abaixo de um nome de campo, insira os dados apropriados.

    O Access usará os dados que você insere para definir um tipo de dados para o campo. Por exemplo, se você inserir uma data, o Access define o campo para os dados de data/hora tipo.

    Importante : Lembre-se de que um campo deve conter apenas um tipo de dados. Por exemplo, um campo de data não deve conter nomes de cliente e um campo de preço não deve conter números de telefone.

    Para obter mais informações sobre os tipos de dados que o Access define como você inserir dados, consulte como o Access atribui tipos de dados que você insira informações manualmente e como o Access atribuirá tipos de dados quando você cola informações, mais adiante neste artigo.

  6. Clique em Salvar.

    Atalho de teclado pressione CTRL + S.

    A caixa de diálogo Salvar como é exibida.

  7. No campo Nome da tabela, digite um nome para a nova tabela e clique em Okey.

    Observações : 

    • Quando o Access cria a tabela, ele adiciona um campo de chave primária chamado ID, e ele define o tipo de dados para o campo de numeração automática. Access também oculta o campo por padrão. Para ver o campo, clique com botão direito qualquer cabeçalho de coluna, clique em Reexibir colunas e, em seguida, use a caixa de diálogo Reexibir colunas para mostrar a coluna.

      – ou –

      Clique com botão direito na guia de documento para a tabela e clique em Modo Design.

    • Você pode alterar ou remover a chave primária apenas abrindo a tabela no modo Design. Para obter informações sobre como fazer isso, consulte o artigo Adicionar, definir, alterar ou remover a chave primária.

    • Se você estiver começando a usar o Access e familiaridade com design de banco de dados e por que você precisa de chaves primárias, consulte o artigo Fundamentos do design de banco de dados.

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Adicionar uma folha de dados em branco ao banco de dados existente

Quando você adiciona uma nova folha de dados (uma tabela) um banco de dados existente, essa nova tabela é autônomas até que se relacionam às suas tabelas existentes. Por exemplo, digamos que você precisa controlar pedidos feitos por um órgão governamental. Para fazer isso, você adiciona uma tabela denominada contatos do governo para um banco de dados de venda. Para tirar proveito de potência que fornece um banco de dados relacional — para procurar os pedidos feitos por um determinado contato, por exemplo — você deve criar uma relação entre a nova tabela e a tabela (ou tabelas) que contêm os dados do pedido.

Para obter mais informações sobre relações de tabela e de design de banco de dados, consulte os artigos Noções básicas do design de banco de dados e criar, editar ou excluir uma relação.

Além disso, lembre-se de que você deve adicionar campos de anexo ou objeto OLE para a nova tabela manualmente usando na lista Tipo de dados (na guia folha de dados, no grupo tipo de dados e formatação ) ou usando o designer de tabela. As etapas na seção definir os tipos de dados anexo ou objeto OLE, mais adiante neste artigo, explicam como adicionar esses tipos de campos.

Adicionar uma folha de dados a um banco de dados

  1. Abra o banco de dados que você deseja alterar.

  2. Na guia Criar, no grupo Tabelas, clique em Tabela.

    imagem da faixa de opções do access

    O Access adiciona uma nova tabela em branco e aberta no modo folha de dados.

    Uma nova folha de dados a um banco de dados existente

  3. Na folha de dados, clique duas vezes no cabeçalho da primeira coluna (a célula colorido que lê Adicionar novo campo ) e digite um nome para o campo.

  4. Clique no campo seguinte ou use as teclas de direção para colocar o foco no próximo campo e digite um nome para esse campo. Repita esse processo até terminar nomeando campos da sua tabela.

  5. Na primeira célula em branco abaixo de um nome de campo, insira os dados apropriados.

    O Access usará os dados que você insere para definir um tipo de dados para o campo. Por exemplo, se você inserir uma data, o Access define o campo para os dados de data/hora tipo.

    Para obter mais informações sobre os tipos de dados que o Access define como você inserir dados, consulte como o Access atribui tipos de dados, assim que você insira informações manualmente, mais adiante neste artigo.

  6. Clique em Salvar.

    Atalho de teclado pressione CTRL + S.

    A caixa de diálogo Salvar como é exibida.

  7. No campo Nome da tabela, digite um nome para a nova tabela e clique em Okey.

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Adicionar uma folha de dados de modelo a um banco de dados existente

Além das tabelas em branco, Office Access 2007 também fornece um conjunto de tabelas do modelo. Cada uma das tabelas modeladas corresponde aos modelos de banco de dados que Office Access 2007 fornece. Por exemplo, você pode adicionar uma tabela projetada para aceitar dados de ativos, contato ou problema. As tabelas modeladas fornecem uma maneira de criar pequenos bancos de dados em menos tempo porque você não tem que nomear campos e definir os tipos de dados.

Conforme você continuar, lembre-se de que você pode adicionar uma tabela modelada somente a um banco de dados existente.

Adicionar uma tabela de modelo a um banco de dados

  1. Abra o banco de dados que você deseja alterar.

  2. Na guia criar, no grupo tabelas, clique em Modelos de tabela e, em seguida, selecione um dos modelos disponíveis na lista.

    imagem da faixa de opções do access

    O Access abre a nova tabela no modo folha de dados. Cada campo na nova tabela contém um nome e um tipo de dados, e você pode inserir dados sem precisar fazer mais trabalho adicional.

  3. Insira seus dados.

  4. Clique em Salvar.

    Atalho de teclado pressione CTRL + S.

    A caixa de diálogo Salvar como é exibida.

  5. No campo Nome da tabela, digite um nome para a nova tabela e clique em Okey.

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Definir os tipos de dados anexo ou objeto OLE

Quando você usa o modo folha de dados para criar uma nova tabela, você pode definir a maioria dos tipos de dados por meio de alguns dados na primeira linha de um campo. No entanto, você não pode usar esse método para definir os tipos de dados anexo e objeto OLE; Você deve definir os tipos de dados manualmente usando a lista de Tipo de dados definido na guia folha de dados, ou usando o designer de tabela. As etapas desta seção explicam como usar os dois métodos para definir os tipos de dados.

Use a lista Definir tipo de dados

  1. No Painel de Navegação, clique duas vezes na tabela a ser alterada.

    Isso abre a tabela no modo folha de dados.

  2. Selecione um novo campo.

    Por padrão, novos campos residem no lado direito ou esquerdo da folha de dados (dependendo das suas configurações de idioma e regionais do Windows) e o cabeçalho lê Adicionar novo campo.

    Um novo campo em uma folha de dados

    Observação : Você deve selecionar um novo campo. Você não pode alterar o tipo de dados de um campo existente para os tipos de anexo ou objeto OLE.

  3. Se você estiver adicionando um campo objeto OLE, clique duas vezes na linha de cabeçalho e insira um nome para o campo. Caso contrário, pule para a próxima etapa porque quando você adiciona um campo de anexo, o Access altera a linha de cabeçalho em um ícone de clipe de papel.

  4. Clique na primeira linha de dados em branco abaixo do cabeçalho.

  5. Na guia folha de dados, no grupo tipo de dados e formatação, clique na seta para baixo ao lado de Tipo de dados (a lista na parte superior do grupo) e selecione um Objeto OLE ou anexo.

    A lista dos tipos de dados

    Se você selecionar o tipo de dados do anexo, o Access define o cabeçalho de linha para mostrar o ícone de clipe de papel, desta forma: Um novo campo de tabela definido para o tipo de dados Anexo

  6. Salve as alterações.

  7. Para adicionar uma parte dos dados para o novo campo, clique duas vezes na primeira linha em branco e use a caixa de diálogo de anexos para localizar os dados.

    Para obter mais informações sobre como anexar arquivos ao seu banco de dados, consulte o artigo anexar arquivos e elementos gráficos a registros no seu banco de dados.

Usar o modo de Design da tabela

  1. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do mouse na tabela que você deseja alterar e clique em Modo Design no menu de atalho.

  2. Na coluna Nome do campo, selecione uma linha em branco e digite um nome para o novo campo.

    Observação : Você deve selecionar um novo campo. Você não pode alterar o tipo de dados de um campo existente para os tipos de anexo ou objeto OLE.

  3. Na coluna Tipo de dados, clique na seta para baixo ao lado de seu novo nome de campo e selecione Objeto OLE ou anexo da lista.

  4. Salve as alterações.

Para obter informações sobre como anexar arquivos a registros em sua folha de dados, consulte o artigo anexar arquivos e elementos gráficos a registros no seu banco de dados.

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Adicionar um campo de pesquisa a uma folha de dados

Um campo de pesquisa é o outro recurso que deve definir manualmente para uma nova folha de dados. Um campo de pesquisa exibe um conjunto de valores na forma de uma lista. Como uma regra, sempre que você seleciona um item em uma lista suspensa de um banco de dados do Access, você está usando uma lista de pesquisa. Você pode criar dois tipos de listas de pesquisa.

  • Listas com base em tabela    usar consultas para recuperar valores de outras tabelas. A consulta reside na tabela que serve como base para sua nova folha de dados. Crie uma lista com base em tabela quando você precisa usar valores que residem em outro lugar do banco de dados. Por exemplo, digamos que você mantém um banco de dados de problemas de suporte. As informações de problema residem em uma tabela, mas a lista de pessoas que lidam com problemas reside em outra tabela e os dados em que as alterações da tabela com frequência. Usando uma lista com base em tabela evita que você precisar digitar uma lista longa de nomes manualmente, e ele fornece os dados mais atuais. Você pode usar os dados em uma tabela para preencher uma lista baseada em tabela, ou você pode usar os dados retornados por outra consulta para preencher uma lista baseada em tabela.

  • Listas de acordo com o valor    são relativamente curta listas de itens que você usa somente em um só lugar em um banco de dados. Por exemplo, digamos que você use o Access para armazenar e gerenciar informações sobre ativos da empresa. Você pode criar um campo de pesquisa chamado condição (ou algo semelhante) e permitir que os usuários escolham um valor da lista como BOM, razoável, ruim e assim por diante. Criar listas de valor por meio de uma lista de itens diretamente na tabela que serve como base para sua nova folha de dados.

Quando você adiciona uma lista de pesquisa com base em tabela para sua nova folha de dados, o Access cria uma relação entre a tabela que serve como base para sua nova folha de dados e a tabela da qual o campo de pesquisa obtém seus dados. O campo de pesquisa resultante também torna-se uma chave estrangeira — uma coluna cujos valores correspondem os valores de chave primária em outra tabela. Se você estiver começando a usar o acesso e precisa de mais informações sobre relações, chaves primárias e chaves estrangeiras, consulte o artigo Fundamentos do design de banco de dados.

Por fim, você pode adicionar uma lista de pesquisa com base no valor ou baseado em tabela usando um assistente ou criá-los manualmente no designer de tabela. O assistente fornece o método mais fácil e rápido para criar um campo de pesquisa, para que as etapas desta seção explicam como usar esse método.

Adicionar um campo de pesquisa no modo folha de dados

  1. No Painel de Navegação, clique duas vezes na tabela a ser alterada.

    O Access abrirá a tabela no modo Folha de Dados.

  2. Na guia folha de dados, no grupo campos e colunas, clique em Coluna de pesquisa.

    O Assistente de Pesquisa é iniciado.

  3. Siga um destes procedimentos:

    • Criar uma lista baseada em tabela   

      1. Selecione eu quero que a coluna de pesquisa pesquise os valores em uma tabela ou consulta e clique em Avançar.

      2. Em modo de exibição, selecione uma opção, selecione uma tabela ou consulta na lista resultante e clique em Avançar.

        Por exemplo, se você quiser usar valores de uma tabela em seu campo de pesquisa, clique em tabelas. Se você quiser usar uma consulta, clique em consultas. Para ver uma lista de todas as tabelas e consultas no banco de dados, clique em ambas.

      3. Mova os campos que você deseja que apareça em sua lista de pesquisa do painel de Campos disponíveis para o painel Campos selecionados e clique em Avançar.

      4. Opcionalmente, escolha uma ou mais opções de classificação para os campos que você selecionou na etapa anterior e clique em Avançar.

      5. Opcionalmente, ajusta a largura de cada coluna na sua lista de pesquisa e clique em Avançar.

      6. Opcionalmente, em que etiqueta você gostaria de sua coluna de pesquisa, digite um nome na caixa de texto.

      7. Opcionalmente, selecione a caixa de seleção Permitir vários valores.

        Selecionar essa opção permite que você selecione e armazenar mais de um item da lista.

      8. Clique em Concluir. Se o Access solicitar que você salve a tabela, clique em Sim.

        O Access adiciona a consulta de pesquisa para sua nova tabela. Por padrão, a consulta recupera os campos que você especificar, além dos valores de chave primária para a tabela de origem. Então, o Access define o tipo de dados para o campo de pesquisa para corresponder ao tipo de dados definido para o campo de chave primária na tabela de origem. Por exemplo, se o campo de chave primária na tabela de origem usa o tipo de dados numeração automática, o Access define o tipo de dados para o campo de pesquisa para o tipo de dados número.

      9. Retornar ao modo folha de dados, vá para o campo de pesquisa e selecione um item na lista.

    • Criar uma lista com base no valor   

      1. Clique em eu digitarei os valores que desejo e clique em Avançar.

      2. Na caixa número de colunas, insira o número de colunas que você deseja que apareçam na sua lista, vá para a primeira célula em branco e insira um valor.

        Quando você insere o primeiro valor, outra célula em branco aparece abaixo da célula atual.

      3. Quando você terminar de inserir o primeiro valor, use a guia ou tecla de seta para baixo para mover o foco para a próxima célula e insira um segundo valor.

      4. Repita as etapas 2 e 3 até terminar de criar sua lista e clique em Avançar.

      5. Opcionalmente, insira um nome para o novo campo e clique em Concluir.

Adicionar um campo de pesquisa no modo Design

  1. No painel de navegação, clique com botão direito na tabela que serve como base para sua nova folha de dados e clique em Modo Design no menu de atalho.

  2. Selecione o campo que você deseja converter.

    – ou –

    Selecione uma linha em branco e, na coluna Nome do campo, insira um nome para o novo campo.

  3. Na coluna Tipo de dados, clique na seta para baixo e selecione Assistente de pesquisa.

    O Assistente de pesquisa é exibida.

  4. Siga as etapas na seção anterior para usar o assistente.

Quando você cria um campo de pesquisa, você pode usar um novo recurso chamado de lista de múltiplos valores. Para obter mais informações sobre listas de múltiplos valores e a tecnologia por trás deles (um recurso chamado de campos de valores múltiplos), consulte os artigos que Adicionar ou alterar um campo de pesquisa que permite armazenar vários valores, guia para campos de múltiplos valorese usam uma lista que armazene valores múltiplos.

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Relacionar sua nova folha de dados para o resto do seu banco de dados

Por padrão, as informações em uma nova folha de dados permanecem isoladas de outras informações em um banco de dados até que você crie pelo menos uma relação entre a tabela que serve como base para sua folha de dados e outras tabelas no banco de dados. Office Access 2007 simplifica o processo de criação de relações, porque agora você pode arrastar e soltar campos de um painel de tarefas em uma folha de dados aberto.

Você pode criar dois tipos de relações usando a nova técnica.

  • Adicione um campo de chave estrangeiro na tabela que serve como base para sua nova folha de dados. Isso coloca sua nova folha de dados no lado muitos de uma relação um-para-muitos.

  • Compartilhe os valores de chave primários da sua nova folha de dados com outra tabela. Isso coloca sua nova folha de dados no lado "um" de uma relação um-para-muitos.

Quando você cria qualquer tipo de relação, você usar o Assistente de pesquisa para criar um campo de pesquisa baseado em tabela. As etapas a seguir explicam como criar os dois tipos de relações.

Importante    Você deve estar familiarizado com o design de banco de dados com êxito criar relacionamentos entre tabelas.

Para obter mais informações sobre o design de banco de dados e relações, consulte os artigos Noções básicas do design de banco de dados, Adicionar, definir, alterar ou remover a chave primária, guia para relações de tabela e criar, editar ou excluir uma relação.

Adicionar um campo de chave estrangeiro a sua nova folha de dados

  1. Se ainda não estiver, abra sua nova folha de dados no modo folha de dados. Para fazer isso, no painel de navegação, clique duas vezes na tabela.

  2. Na guia folha de dados, no grupo campos e colunas, clique em Adicionar campos existentes.

    O painel de tarefas Lista de campos é exibida e lista a outras tabelas no banco de dados.

  3. Expanda a entrada para a tabela que você deseja usar.

  4. Arraste o campo de chave primária na Lista de campos para sua folha de dados aberta e solte o campo entre dois dos campos existentes na sua folha de dados. As alterações de cursor do mouse para em forma de i quando você seleciona um válido descartando ponto.

    arrastar um campo de lista de campos e soltá-lo entre duas colunas

    Quando terminar de soltar o novo campo, inicia o Assistente de pesquisa.

  5. Vá para o próximo conjunto de etapas para concluir o processo.

Use o Assistente de pesquisa para criar a relação

  1. Mova os campos que você deseja que apareça em sua lista de pesquisa do painel de Campos disponíveis para o painel Campos selecionados e clique em Avançar.

  2. Opcionalmente, escolha uma ou mais opções de classificação para os campos que você selecionou na etapa anterior e clique em Avançar.

  3. Opcionalmente, ajusta a largura de cada coluna na sua lista de pesquisa e clique em Avançar.

  4. Opcionalmente, em que etiqueta você gostaria de sua coluna de pesquisa, digite um nome na caixa de texto.

  5. Opcionalmente, selecione a caixa de seleção Permitir vários valores.

    Selecionar essa opção permite que você selecione e armazenar mais de um item da lista.

  6. Clique em Concluir. Se o Access solicitar que você salve a tabela, clique em Sim.

    O Access adiciona a consulta de pesquisa para sua nova tabela. Por padrão, a consulta recupera os campos que você especificar, além dos valores de chave primária para a tabela de origem. Então, o Access define o tipo de dados para o campo de pesquisa para corresponder ao tipo de dados definido para o campo de chave primária na tabela de origem. Por exemplo, se o campo de chave primária na tabela de origem usa o tipo de dados numeração automática, o Access define o tipo de dados para o campo de pesquisa para o tipo de dados número.

Adicionar a chave primária de sua nova folha de dados para outra tabela

  1. Se você tiver sua nova folha de dados aberto, feche-o.

  2. No painel de navegação, clique duas vezes na tabela à qual você deseja adicionar a nova chave estrangeira.

  3. Na guia folha de dados, no grupo campos e colunas, clique em Adicionar campos existentes.

    O painel de tarefas Lista de campos é exibida e lista a outras tabelas no banco de dados, incluindo sua nova folha de dados.

  4. No painel de tarefas, clique no sinal de adição ao lado da entrada para sua nova folha de dados, arraste o campo de chave primária (o nome padrão para o campo é ID) no painel de tarefas para a folha de dados aberta e solte-o em um local conveniente.

    Por padrão, você deve soltar o novo campo entre dois dos campos existentes na sua folha de dados. As alterações de cursor do mouse para em forma de i quando você seleciona um válido descartando ponto.

    arrastar um campo de lista de campos e soltá-lo entre duas colunas

    Quando terminar de soltar o novo campo, inicia o Assistente de pesquisa.

  5. Siga o conjunto anterior de etapas para concluir o Assistente de pesquisa.

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Alterar o tipo de dados de um campo

Quando você cria uma tabela no modo folha de dados, você pode encontrar o que você inseriu dados que resultaram no Access selecionando o tipo de dados errado. Por exemplo, se você inserir apenas os primeiros cinco dígitos de um código postal de estilo, o Access aplica o tipo de dados número para o campo, uma opção que impede a inserção de códigos postais de outras partes do mundo. Para corrigir esse tipo de problema, você pode alterar o tipo de dados para o campo.

O Access fornece duas maneiras de alterar um tipo de dados. Você pode usar os comandos na guia folha de dados ou você pode usar o designer de tabela. As etapas a seguir explicam como usar as duas técnicas.

Importante    Alterar tipos de dados pode causar acesso ao excluir os dados existentes. Por exemplo, se você alterar um campo de texto para o tipo de dados número e o campo contém letras, bem como números, o Access exclui os dados existentes, porque ele não pode executar cálculos em caracteres de texto.

Use os comandos da faixa de opções para alterar um tipo de dados

  1. No Painel de Navegação, clique duas vezes na tabela a ser alterada.

    Isso abre a tabela no modo folha de dados.

  2. Selecione o campo que você deseja alterar.

  3. Na guia folha de dados, no grupo tipo de dados e formatação, selecione uma opção na lista Tipo de dados definido, localizada na parte superior do grupo.

    A faixa de opções é parte do Interface de usuário do Microsoft Office Fluent.

  4. Se o Access solicitar que você confirme a alteração, clique em Sim somente se você tiver certeza de que deseja continuar.

  5. Salve as alterações.

Use o designer de tabela para alterar um tipo de dados

  1. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do mouse na tabela que você deseja alterar e clique em Modo Design no menu de atalho.

  2. Clique na coluna Tipo de dados e selecione um novo tipo de dados.

  3. Se o Access solicitar que você confirme a alteração, clique em Sim somente se você tiver certeza de que deseja continuar.

  4. Salve as alterações.

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Gerenciar os campos em uma folha de dados

Você pode executar várias tarefas de gerenciamento de tabela clicando na linha de cabeçalho e selecionando um comando no menu de atalho resultante. Por exemplo, você pode inserir um campo em um local específico, excluir ou renomear um campo, mostrar ou ocultar uma coluna e iniciar o Assistente de pesquisa e converter uma coluna em um campo de pesquisa.

Use os comandos no menu de atalho

  • Um cabeçalho de coluna de atalho e selecione um comando no menu de atalho.

    Esta figura mostra o menu de atalho:

    O menu de atalho do campo de tabela

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Como o Access atribui tipos de dados que você insira informações manualmente

Quando você cria uma folha de dados em branco, o Access atribui um tipo de dados para cada campo quando você primeiro insere dados nesse campo. A tabela a seguir lista os vários tipos de dados que você pode inserir e o tipo de dados que acesso se aplica a cada um deles.

Observação : Você não pode definir os tipos de dados objeto OLE ou anexo inserindo dados em um campo em branco. Para obter informações sobre como definir os tipos de dados, consulte definir os tipos de dados objeto OLE ou anexo anteriormente neste documento.

Se você digitar:

Office Access 2007cria umcampo com um tipo de dados:

Fulano

Texto

Um bloco de texto ou texto e números mais de 256 caracteres.

Memorando.

Observação : Você não pode usar o design em Procurar para habilitar a formatação rich text. Para obter informações sobre formatação a habilitação de rich text, consulte o artigo Inserir ou editar dados em uma coluna que ofereça suporte ao rich text ou controle.

http://www.contoso.com

Os seguintes protocolos de Internet reconhecidos pelo Access: http, ftp, gopher, wais, arquivo, https, mhtml, mailto, msn, notícias, nntp, midi, cid, prospero, telnet, rlogin, tn3270, pnm, mms, outlook.

Observação : Para obter acesso a reconhecer o protocolo e definir o tipo de dados hiperlink, você deve seguir o protocolo com um caractere diferente de espaço.

Hiperlink

50000

Número inteiro longo

50.000

Número inteiro longo

50,000.99

Número, duplo

50000.389

Número, duplo

31/12/2006

Os formatos de data e hora especificados em suas configurações de idioma e regionais do Windows controlam como o Access formata dados data/hora.

Mostre-me como definir ou alterar essas configurações

Em Windows Vista   

  1. Clique o botão Iniciar Imagem do botão e clique em Painel de controle.

  2. Se você usar o modo de exibição padrão no painel de controle, clique duas vezes em relógio, idioma e região.

    – ou –

    Se você usar o modo de exibição clássico, clique duas vezes

    Opções regionais e idioma.

    Aparece a caixa de diálogo Opções de idioma e regionais.

  3. Em padrões e formatos, clique em Personalizar.

    Aparece a caixa de diálogo Personalizar opções regionais.

  4. Clique na guia que contém as configurações que você deseja modificar e faça suas alterações. Por exemplo, para alterar parte ou todo um formato de número, clique na guia número e altere a configuração desejada. Para obter ajuda com uma opção, clique no botão Ajuda (? ) e clique na opção.

No Microsoft Windows XP (modo de exibição clássico)   

  1. Na barra de tarefas do Windows, clique em Iniciar e, em seguida, clique em Painel de controle.

  2. No painel de controle, clique duas vezes em Opções de idioma e regionais.

    Aparece a caixa de diálogo Opções de idioma e regionais.

  3. Em padrões e formatos, clique em Personalizar.

    Aparece a caixa de diálogo Personalizar opções regionais.

  4. Clique na guia que contém as configurações que você deseja modificar e faça suas alterações. Por exemplo, para alterar parte ou todo um formato de número, clique na guia número e altere a configuração desejada. Para obter ajuda com uma opção, clique no botão Ajuda (? ) e clique na opção.

No Microsoft Windows XP (modo de exibição de categoria)

  1. Na barra de tarefas do Windows, clique em Iniciar e, em seguida, clique em Painel de controle.

    Painel de controle é exibida.

  2. Clique em Data, hora, idioma e opções regionais.

    Aparece a caixa de diálogo Data, hora, idioma e opções regionais.

  3. Clique em alterar o formato dos números, datas e horas.

    Aparece a caixa de diálogo Opções de idioma e regionais.

  4. Em padrões e formatos, clique em Personalizar.

    Aparece a caixa de diálogo Personalizar opções regionais.

  5. Clique na guia que contém as configurações que você deseja modificar e faça suas alterações. Por exemplo, para alterar parte ou todo um formato de número, clique na guia números e altere a configuração desejada. Para obter ajuda com uma opção, clique no botão Ajuda (? ) e clique na opção.

Data/Hora

31 de dezembro de 2006

Observação : Acesso não reconhece nomes de dia (segunda-feira, terça-feira, e assim por diante) como entrada válida para selecionar os dados de data/hora tipo. Você deve digitar o nome de um mês.

Data/Hora

10:50:23

Data/Hora

10:50 am

Data/Hora

17:50

Data/Hora

r $12,50

Access reconhece o símbolo de moeda especificado nas configurações regionais do Windows e de idioma.

Mostre-me como definir ou alterar essas configurações

Em Windows Vista   

  1. Clique o botão Iniciar Imagem do botão e clique em Painel de controle.

  2. Se você usar o modo de exibição padrão no painel de controle, clique duas vezes em relógio, idioma e região.

    – ou –

    Se você usar o modo de exibição clássico, clique duas vezes

    Opções regionais e idioma.

    Aparece a caixa de diálogo Opções de idioma e regionais.

  3. Na guia formatos, em formatos atuais, clique em Personalizar este formato.

    Aparece a caixa de diálogo Personalizar opções regionais.

  4. Clique na guia moeda e na lista de símbolo de moeda, selecione o símbolo que você deseja usar. Para obter ajuda com uma opção, clique no botão Ajuda (? ) e clique na opção.

No Microsoft Windows XP (modo de exibição clássico)   

  1. Na barra de tarefas do Windows, clique em Iniciar e, em seguida, clique em Painel de controle.

    Painel de controle é exibida.

  2. No painel de controle, clique duas vezes em Opções de idioma e regionais.

    Aparece a caixa de diálogo Opções de idioma e regionais.

  3. Em padrões e formatos, clique em Personalizar.

    Aparece a caixa de diálogo Personalizar opções regionais.

  4. Clique na guia moeda e na lista de símbolo de moeda, selecione o símbolo que você deseja usar. Para obter ajuda com uma opção, clique no botão Ajuda (? ) e clique na opção.

No Microsoft Windows XP (modo de exibição de categoria)   

  1. Na barra de tarefas do Windows, clique em Iniciar e, em seguida, clique em Painel de controle.

    Painel de controle é exibida.

  2. Clique em Data, hora, idioma e opções regionais.

    Aparece a caixa de diálogo Data, hora, idioma e opções regionais.

  3. Clique em alterar o formato dos números, datas e horas.

    Aparece a caixa de diálogo Opções de idioma e regionais.

  4. Em padrões e formatos, clique em Personalizar.

    Aparece a caixa de diálogo Personalizar opções regionais.

  5. Clique na guia moeda e na lista de símbolo de moeda, selecione o símbolo que você deseja usar. Para obter ajuda com uma opção, clique no botão Ajuda (? ) e clique na opção.

Moeda

21.75

Número, duplo

123.00%

Número, duplo

3.46E + 03

Número, duplo

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Como o Access atribui tipos de dados quando você cola informações

Quando você cola dados na nova planilha, você pode colar mistos ou inconsistentes tipos de dados em um ou mais campos. Por exemplo, digamos que você colar várias colunas de dados de contato e dados incluem códigos postais de todo o mundo — uma mistura de registros e números.

Quando você cola dados, o Access processa cada registro (cada linha na coluna) e determina o tipo de dados para cada registro. Access tenta, em seguida, escolha um tipo de dados que armazena todas as suas informações sem perder ou truncar todos os registros. Como parte do que, o Access aplica às vezes, um tipo de dados amplo a um campo.

Esta lista fornece alguns exemplos de como o Access escolhe os tipos de dados.

  • Quando o Access localiza tipos de dados mistos, ele normalmente define o campo para o tipo de dados texto porque os campos de texto fornecem maior flexibilidade.

  • Quando o Access localiza misturados com um símbolo de números, o Access define o tipo de dados número e remove o símbolo de moeda. Isso proporciona recursos e um número maior de funções de agregação de filtragem e classificação maior. Se você quiser um símbolo de moeda, você pode aplicar um formato de moeda ao campo numérico ou converter o campo para um tipo de dados de moeda.

  • Se você colar dados com uma combinação de símbolos de moeda, o Access aplica o tipo de dados de texto para o campo e preservar os símbolos.

  • Se você colar datas e horas com uma mistura de formatos de exibição (como 14/12/2005 e 14.12.2005), o Access aplica os dados de data/hora tipo e o formato de data geral.

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