Abrir, editar e atualizar arquivos de um site do SharePoint

Importante :  Este artigo foi traduzido por um sistema de tradução automática, leia o aviso de isenção de responsabilidade. Para sua referência, veja a versão em inglês deste artigo aqui.

Você pode se conectar a uma biblioteca do Microsoft SharePoint para o Microsoft Outlook 2010. Isso permite exibir e editar arquivos de biblioteca do SharePoint no Outlook. Você pode trabalhar com os arquivos do SharePoint, mesmo quando não estiver conectado ao servidor do SharePoint.

Observação : Os recursos descritos neste artigo funcionam melhor com o SharePoint 2010 ou o SharePoint 2007. Se você não tiver certeza de qual versão do Microsoft SharePoint sua organização usa, pergunte ao administrador do SharePoint.

Quando o Outlook está conectado a uma biblioteca do SharePoint, como uma biblioteca de documentos, essa biblioteca é listada como uma pasta no painel de navegação do Outlook na pasta Listas do SharePoint. Os arquivos do SharePoint não aumentar o tamanho da sua caixa de entrada no seu servidor de email porque uma cópia dos arquivos do SharePoint é salvo em um arquivo de dados do Outlook (. pst) no seu computador. Quando você clica em um arquivo, aparece uma visualização no painel de leitura.

O que você deseja fazer?

Acessar arquivos de biblioteca do SharePoint no Outlook

Baixar um arquivo a partir de uma biblioteca do SharePoint ao Outlook

Abrir um arquivo de uma biblioteca do SharePoint no Outlook

Editar um arquivo de uma biblioteca do SharePoint no Outlook

Adicionar um arquivo a uma biblioteca do SharePoint enviando uma mensagem de email

Acessar arquivos de biblioteca do SharePoint no Outlook

  1. Em um navegador da web, abra a biblioteca no site do SharePoint.

    Se você não conseguir localizar a biblioteca, clique em Exibir todo o conteúdo do Site e clique no nome da biblioteca.

  2. Na guia biblioteca, no grupo conectar e exportar, clique em conectar ao Outlook.

Connect to Outlook command

  1. Quando for solicitado a abrir um programa no computador, clique em Permitir.

    No Outlook, a biblioteca é adicionada ao painel de navegação em uma nova pasta chamada Listas do SharePoint.

    Os arquivos na biblioteca se comportam semelhante às mensagens de email. Clique para visualizar o arquivo no painel de leitura ou duas vezes no arquivo para abri-lo. Clique com botão direito o arquivo para obter mais opções.

    Observações : 

    • Se a biblioteca tiver subpastas e você deseja ter acesso a todos os arquivos no Outlook, exiba a biblioteca em seu nível superior e, em seguida, conecte-o ao Outlook. Por padrão, se você estiver trabalhando em uma subpasta de uma biblioteca e conecte-se a biblioteca para o Outlook, somente o conteúdo da pasta está conectado.

    • Para acessar apenas o conteúdo de uma única pasta no Outlook, há duas opções. Se a pasta que contém os arquivos que você deseja acessar no Outlook não estiver aberta, aponte para a pasta, clique na seta de Abrir o Menu que aparece e clique em conectar ao Outlook. Se a pasta que você deseja conectar-se já estiver aberta, siga as etapas para conectar a uma biblioteca. No menu ações, clique em conectar ao Outlook.

    • Depois de conectar uma biblioteca ao Outlook, você poderá convidar outros membros da equipe para se conectar à biblioteca. Clique com o botão direito do mouse no nome da biblioteca no Outlook e clique em Compartilhar esta Pasta.

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Baixar um arquivo a partir de uma biblioteca do SharePoint ao Outlook

Se todos os novos arquivos estiverem disponíveis na biblioteca do SharePoint, esses arquivos aparecem no grupo disponível para Download na lista de mensagens. Você pode marcar arquivos ser baixados durante o próximo comando Enviar/receber ou baixar arquivos imediatamente se uma conexão ao site do SharePoint está disponível.

  1. Na lista de mensagens, no grupo Disponíveis para Download, clique com o botão direito do mouse no arquivo que você deseja baixar.

    Dica : Para selecionar vários arquivos pressione e mantenha pressionada a tecla CTRL enquanto clica em cada cabeçalho de arquivo.

  2. Clique em Marcar para fazer o Download de arquivos específicos.

Observação : Se a visualização de um arquivo que não foram baixado ainda for exibida, clique em baixar este documento.

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Abrir um arquivo de uma biblioteca do SharePoint no Outlook

Depois de arquivos são baixados para o Outlook, você pode abrir os arquivos a qualquer momento, como quando você estiver trabalhando offline. Para determinar se os arquivos estão disponíveis, na parte superior da lista de mensagens, clique em Organizar por e, em seguida, clique em disponibilidade. Todos os arquivos que não são baixados aparecem no grupo disponível para Download.

  1. No Mailou olista de pastas, no painel de navegação, expanda a pasta Listas do SharePoint e, em seguida, selecione o nome da biblioteca do SharePoint.

  2. Para abrir um arquivo, clique duas vezes no nome do arquivo. Se solicitado a confirmar a origem do arquivo, clique em Abrir se você souber que é seguro fazer.

  3. Se o arquivo foi atualizado no servidor do SharePoint depois que ele foi baixado no Outlook, você pode ser solicitado para abrir a versão mais recente do arquivo. Clique em Sim ou não, dependendo se você quiser abrir a cópia no seu computador ou a cópia atualizada do servidor do SharePoint.

    O arquivo é aberto no programa em que ele foi criado, se você tiver esse programa instalado em seu computador.

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Editar um arquivo de uma biblioteca do SharePoint no Outlook

Depois de arquivos são baixados para o Outlook, você pode abrir os arquivos a qualquer momento, como quando você estiver trabalhando offline. Para determinar se os arquivos estão disponíveis, na parte superior da lista de mensagens, clique em Organizar por e, em seguida, clique em disponibilidade. Todos os arquivos que não são baixados aparecem no grupo disponível para Download.

Dica : Para impedir que alguém fazer alterações em um arquivo no servidor do SharePoint enquanto você estiver trabalhando nele, check-out do arquivo. Quando um arquivo é aberto que você fez check-out, ele abre no modo de edição. Você pode começar a fazer alterações imediatamente.

  1. No Mailou olista de pastas, no painel de navegação, expanda a pasta Listas do SharePoint e, em seguida, selecione o nome da biblioteca do SharePoint.

  2. Para abrir um arquivo, clique duas vezes no nome do arquivo. Se solicitado a confirmar a origem do arquivo, clique em Abrir se você souber que é seguro fazer.

  3. Se o arquivo foi atualizado no servidor do SharePoint depois que ele foi baixado no Outlook, você pode ser solicitado para abrir a versão mais recente do arquivo. Clique em Sim ou não, dependendo se você quiser abrir a cópia no seu computador ou a cópia atualizada do servidor do SharePoint.

    O arquivo abre no programa em que ela foi criada, se você tiver o programa instalado no seu computador. Se o arquivo foi criado em um programa compatível com o SharePoint, como um programa do Microsoft Office, a barra de mensagens pode aparecer na parte superior do documento.

  4. Na barra de mensagens, clique em Editar Offline.

    Talvez seja exibida uma mensagem que fornece informações sobre como trabalhar offline, como links para a pasta de rascunhos do SharePoint em seu computador e as Opções de edição Offline para seu programa.

  5. Depois de editar o arquivo, salve o arquivo como de costume.

  6. Feche o arquivo.

    Se uma conexão com o servidor está disponível quando você fecha o arquivo, a caixa de diálogo Editar Offline pode aparecer para que você possa atualizar suas alterações no servidor. Se uma conexão com o servidor não estiver disponível, a caixa de diálogo não aparecer quando você fecha o arquivo, no entanto, ele pode aparecer quando você se reconectar e reabra o arquivo.

  7. Clique em Atualizar para atualizar o arquivo no servidor.

  8. Se o arquivo check-out, outras pessoas não verá as alterações até que você verificar o arquivo. Se o arquivo check-out, você pode ser solicitado a fazer check-in do arquivo. Para verificar no arquivo, clique em Sim.

    Você pode receber um aviso para inserir informações adicionais, como comentários sobre as alterações que você fez ou outros detalhes sobre o arquivo.

  9. Se você trabalha no arquivo enquanto você estiver trabalhando sem uma conexão com o servidor, você não precisará atualizar o arquivo quando você o fecha. Para atualizar o arquivo no servidor, abra o arquivo novamente, faça quaisquer alterações adicionais desejadas e, em seguida, feche o arquivo. Quando for exibida a caixa de diálogo Editar Offline, clique em Atualizar.

    Observação : Se você não check-out do arquivo primeiro e alguém atualiza o arquivo no servidor do SharePoint, aparecerá uma mensagem informar um conflito de alteração. Siga as instruções na tela para reconciliar as alterações.

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Adicionar um arquivo a uma biblioteca do SharePoint enviando uma mensagem de email

Se seu site do SharePoint e a biblioteca estão configurados para receber mensagens de email, você pode adicionar um arquivo à biblioteca enviando-o como um anexo em uma mensagem. Se você fizer isso, você não precisa se conectar a sua biblioteca do SharePoint ao Outlook.

Antes de enviar mensagens para uma biblioteca, você deve saber se a biblioteca está configurada para receber anexos de arquivo de email e o endereço de email para usar.

  1. Para localizar o endereço de email para a biblioteca, siga um destes procedimentos:

    • Pesquisar no catálogo de endereços. Se o endereço de email não estiver lá, você pode obtê-lo da pessoa que configurou a biblioteca. Em seguida, você pode adicioná-lo à sua lista de contatos para que você pode encontrá-lo facilmente mais tarde.

    • Exiba a descrição da biblioteca no site do SharePoint, que aparece sob o título da biblioteca. O proprietário do site pode ter adicionado o endereço de email da biblioteca para a descrição.

    • Exiba as configurações de email para a biblioteca. Isso requer que você tenha permissão para exibir as configurações de biblioteca:

      1. Em um navegador da web, abra o site e, em seguida, para abrir uma biblioteca, clique no nome da biblioteca.

        Se o nome da biblioteca não for exibido, clique em Exibir Todo o Conteúdo do Site e no nome da biblioteca.

      2. No menu configurações, clique nas configurações para o tipo de biblioteca que você está abrindo.

        Por exemplo, em uma biblioteca de documentos, clique em Definições de Biblioteca de Documentos.

      3. Se a biblioteca estiver habilitada para receber mensagens, o endereço de email é exibida em Informações da lista, ao lado de Endereço de email.

        Sua organização poderá ter sua própria lista de email, que é chamada de um grupo do SharePoint, que permite aos membros enviar mensagens uns aos outros. O endereço de grupo do SharePoint pode conter os endereços de bibliotecas para que quando você envia mensagens para os membros do grupo, anexos de mensagens são adicionados automaticamente ao site do SharePoint. O administrador do SharePoint pode dar mais informações sobre as bibliotecas do SharePoint da sua organização.

  2. No Outlook, crie uma mensagem e, em seguida, adicione um arquivo como um anexo.

  3. Na caixa para ou Cc, insira o endereço de email da biblioteca do SharePoint. Se sua organização usa um grupo do SharePoint que inclui a biblioteca, use o endereço de email do grupo do SharePoint.

  4. Clique em Enviar.

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Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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